Mô tả hồi cứu: Sổ sách báo cáo về vaccine tại Trung tâm y tế huyện Vũ Thư
2.2.2.Phươngphápthuthậpsố liệu
Dựa vào sổ sách báo cáo tại Trung tâm y tế huyện Vũ Thư về việc bảo quản, vận chuyển và sử dụng vaccine. Hồi cứu lại các tài liệu:
+ Bảng kê khai về cơ cấu nhân lực, cơ sở vật chất, trang thiết bị . + Báo cáo tổng hợp vaccine tiêm chủng mở rộng tại Trung tâm năm 2014.
+ Báo cáo kiểm tra trang thiết bị bảo quản vaccine năm 2014.. + Bảng theo dõi nhiệt độ của vaccine tại kho bảo quản năm 2014. Các biểu mẫu thu thập số liệu nghiên cứu khảo sát gồm có:
- Dựa vào cơ sở vật chất phục vụ công tác bảo quản và dự trữ hiện có ở kho như diện tích, chiều cao… ta có biểu mẫu thu thập số liệu về diện tích, loại nhà của kho - kho Trung tâm (phụ lục 1).
- Thông qua thống kê số lượng về các trang thiết bị phục vụ công tác bảo quản tại kho có biểu mẫu thu thập số liệu về các trang thiết bị phục vụ công tác bảo quản tại kho tại (phụ lục 2).
- Dựa vào bảng ghi chép nhiệt độ của tủ bảo quản tại kho năm 2014 theo qui định ngày ghi 2 lần sáng (7-8 h) và buổi chiều (16-17 h) có đầy đủ chữ ký của người theo dõi và trưởng khoa.
Tổng số khảo sát là 365 ngày: kiểm tra bảng ghi chép nhiệt độ của tủ bảo quản và tính xem trong năm 2014 có bao nhiêu ngày không kiểm soát nhiệt độ, bao nhiêu ngày kiểm soát nhiệt độ đủ 2 lần/ngày theo quy định và bao nhiêu ngày chỉ kiểm soát nhiệt độ 1 lần/ngày. Biểu mẫu thu thập số liệu về số ngày kiểm tra nhiệt độ tại (phụ lục 4).
- Khảo sát thực tế nhiệt độ của tủ bảo quản vaccine trong một số ngày, ghi lại nhiệt độ của tủ bảo quản vào đầu giờ và cuối giờ quy định phải ghi chép lấy kết quả trung bình và so sánh với kết quả thực tế của tủ đã ghi chép.
Nếu nhiệt độ khảo sát bằng nhiệt độ ghi trong sổ ± 10 C thì coi kết quả khảo sát nhiệt độ và kết quả ghi trong “Sổ ghi chép nhiệt độ” là giống nhau và đạt.
Nếu chỉ ghi 1 lần trong ngày, ghi cùng một lúc 2 lần, ghi không đúng giờ quy định coi như không đạt . Biểu mẫu thu thập số liệu theo dõi thực tế sổ ghi chép tại (phụ lục 5,6).
- Dựa vào phiếu xuất, nhập kho của 9 loại vaccine năm 2014 so sánh hạn dùng của lô vaccine vừa nhập với lô có hạn dùng dài nhất nhập trước đó. Nếu hạn dùng của lô vừa nhập dài hơn hoặc bằng hạn dùng của lô nhập trước đó thì lô vừa nhập có tuân theo nguyên tắc FEFO. Biểu mẫu thu thập số liệu về số lô, hạn dùng của một số vaccine nhập năm 2014 (phụ lục 7).
- Để thu thập số liệu về thực hiện các nguyên tắc trong xuất nhập dựa vào số lô, hạn dùng của lô được xuất so với số lượng, hạn dùng của lô cũ
hạn dùng ngắn nhất trong kho của 9 loại vaccine có năm 2014. Nếu 2 lô trùng nhau hàng xuất đi tuân theo nguyên tắc FEFO. Biểu mẫu thu thập số liệu về số lượng, hạn dùng một số vaccine xuất kho năm 2014 (phụ lục 8).
- Để đánh giá sự tuân thủ nguyên tắc xuất nhập kho trong thực tế tiến hành kiểm tra 03 lần mỗi lần 10 hóa đơn có số lượng hàng xuất đi vào các ngày 03/6/2014; 4/6/2014; 5/6/2014. Với mỗi vaccine được xuất trong hóa đơn tiến hành ghi lại số lô và đối chiếu số lô đó so với số lô ghi trên hóa đơn và số lô thực tế còn lại trong kho đem so sánh số lô trong hóa đơn với số lô thực xuất. Nếu không giống nhau thì ta đem so với số lô có hạn dùng ngắn nhất hiện có trong kho, nếu trùng nhau vaccine xuất kho tuân theo nguyên tắc FEFO. Biểu mẫu thu thập số liệu về số lượng, hạn dùng của một số phiếu đó xuất trong thực tế tại (phụ lục 10).
- Để so sánh sự chênh lệch số lượng tồn kho thực tế so với sổ sách của một số vaccine năm 2014 ta lấy hiệu số của số lượng hàng tồn kho thực có so với số lượng trên sổ sánh. Biểu mẫu thu thập số liệu về sự chênh lệch số lượng tồn kho thực tế so với sổ sách của một số mặt hàng năm 2014 tại (phụ lục 11, 12).
2.3. CÁC CHỈ TIÊU NGHIÊN CỨU
2.3.1.Cácchỉ tiêunghiêncứuvề côngtácbảoquảnvaccinetạikho.
- Tổ chức bộ máy - Nhân sự - Nhà kho và trang thiết bị - Các qui trình bảo quản - Vaccine trả về
- Hồ sơ, tài liệu
2.3.2.Cácchỉ tiêuvề côngtácdự trữ vaccinetạikhoTrungtâm.
- Sự khớp nhau giữa sổ sách và thực tế - Tỉ lệ hư hao của kho trong năm 2014 - Số lượng mặt hàng quản lý dự trữ tại kho
- Giá trị hàng hoá quản lý và tỷ lệ hư hỏng, quá hạn tại kho
2.4.PHƯƠNGPHÁPPHÂNTÍCHVÀXỬ LÝSỐ LIỆU
2.4.1.Cácchỉ số nghiêncứu
- Cơ cấu nhân lực của trung tâm theo:
+ Trình độ chuyên môn: Bác sĩ, dược sĩ (trình độ ĐH và sau ĐH), dược sỹ trung học, cử nhân y tế công cộng và kế toán, y sĩ, nữ hộ sinh, điều dưỡng, kỹ thuật viên kiểm nghiệm.
- Bảo quản vaccine tại Trung tâm:
+ Quy trình bảo quản vaccine tại Trung tâm
+ Nhiệt độ bảo quản vaccine trung bình tại Trung tâm
+ Phân loại các trang thiết bị sử dụng để bảo quản vaccine tại Trung tâm theo vai trò của chúng.
Bảng 2.1. Chỉ tiêu và cơ sở đánh gía các hoạt động dự trữ
STT Chỉ tiêu khảo sát Cơ sở để khảo sát
1 Tuân thủ nguyên tắc xuất kho
Thông qua 9 loại vaccine thuốc có số lượng xuất nhập trong năm 2014 và kiểm tra thực tế 2 Sự khớp nhau giữa
sổ sách và thực tế
Thông qua 02 lần kiểm kê chính trong năm 9 loại vaccine có số lượng xuất nhập trong năm 2014 và kiểm tra thực tế
3 Tỉ lệ hư hao của kho
Tổng giá trị các vaccine bị thiếu hụt trong năm 2014
4 Hiện tượng thiếu hàng
Thông qua các vaccine bị thiếu trong 2 lần kiểm kê chính và các lần kiểm tra đột xuất
5
Xử lý vaccine hỏng, không đạt chất lượng
Số lượng, gía trị cách sử lý của các vaccine hết hạn, hỏng, trả về.
- Phân tích số liệu: Phương pháp so sánh liên hoàn số liệu theo tháng, theo các phân loại khác nhau, so sánh tỷ lệ
- Xử lý số liệu, trình bày bảng, biểu đồ minh họa bằng phần mềm Microsopl.Excell.
CHƯƠNG 3. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
3.1. CƠ CẤU NHÂN LỰC, CƠ SỞ VẬT CHẤT, TRANG THIẾT BỊ BẢO QUẢN VACCINE THIẾT BỊ BẢO QUẢN VACCINE
3.1.1. NhânlựcTrungtâmytế huyệnVũ Thư
3.1.1.1. Sơđồ tổ chức
Hình 3.1. Sơđồ tổ chức nhân lực của Trung tâm
Lãnh đạo Trung tâm gồm: 1 Giám đốc, 2 Phó giám đốc và 7 trưởng phòng các khoa, phòng, chuyên môn, nghiệp vụ:
+ Phòng hành chính - Tổ chức - Tài vụ. + Phòng kế hoạch truyền thông.
+ Khoa kiểm soát dịch bệnh - phòng chống HIV/ADS. + Khoa chăm sóc sức khỏe sinh sản.
+ Khoa an toàn vệ sinh thực phẩm. + Khoa Y tế công cộng.
+ Khoa Xét nghiệm - Cận Lâm Sàng.
3.1.1.2. Cơ cấu nhân lực của Trung tâm
Bảng 3.1. Cơ cấu nhân lực của Trung tâm
STT Trình độ chuyên môn Số lượng Tỷ lệ % 1 Bác sĩ (Thạc sĩ, Bác sĩ CK1) 10 23,3 2 Dược sỹđại học 02 4,7 3 Dược sỹ trung học 03 7,0 4 Cứ nhân y tế công cộng 02 4,7 5 Cử nhân kế toán 02 4,7 6 Y sĩ (Nhi,Sản,YHCT) 5 11,6 7 Nữ hộ sinh 7 16,3
8 Kĩ thuật viên xét nghiệm 4 9,3
9 Điều dưỡng 6 14,0
10 Cán bộ khác 02 4,7
Tổng: 43 100,0
Kết quả nghiên cứu cho thấy tổng số cán bộ của Trung tâm là 43 người, trong đó có 1 bác sĩ thạc sĩ Giám đốc Trung tâm, 2 bác sĩ chuyên khoa 1 Phó Giám đốc Trung tâm; số cán bộ làm công tác dược chiếm tỷ lệ khá cao gồm 5 dược sĩ chiếm 11,6 %.
3.1.1.3. Công tác tập huấn chuyên môn
Kết quả nghiên cứu cho thấy 100% cán bộ trên Trung tâm đều được tập huấn về tiêm chủng mở rộng. Số lần tập huấn trung bình một người
trong một năm là 2 lần, trong đó số lần tập huấn cao nhất là 4 lần, số lần tập huấn thấp nhất là 1 lần cho 1 cán bộ trong 1 năm thể hiện ở bảng 3.2
Bảng 3.2. Tỷ lệ cán bộ được tập huấn về tiêm chủng và vaccine
TT Số lần tập huấn Số lượng 1 Số cán bộđược tập huấn về tiêm chủng mở rộng 43 2 Số lần tập huấn trung bình/ người/ năm 02 3 Số lần tập huấn nhiều nhất/ người/ năm 4 4 Số lần tập huấn ít nhất/ người/ năm 01
3.1.1.4 Nhân lực tham gia bảo quản vaccine tại kho Trung tâm
Bảng 3.3. Nguồn nhân lực tham gia bảo quản vaccine
TT Trình độ chuyên
môn Số lượng Vai Trò
1 Bác sĩ 01 Thư ký Chương trình TCMR
2 Dược sĩđại học 01 Dược Lâm Sàng - thông tin
vaccine
Nguồn nhân lực quản lý và bảo quản vaccine tại Trung tâm được giao cho Khoa kiểm soát dịch bệnh phối hợp với Khoa xét nghiệm. Tổng số cán bộ là 3 cán bộ, trong đó có 01dược sĩ đại học, 01 bác sĩ thư ký chương trình TCMR, 01 dược sỹ trung học.
Về phân công chức năng nhiệm vụ của các cán bộ như sau:
+ Nghiệp vụ dược: gồm 1 dược sĩ đại học. Thực hiện công tác kiểm tra quy định chuyên môn dược tại Trung tâm. Cập nhật thường xuyên các văn bản quy định về quản lý chuyên môn, tham mưu cho Trưởng khoa trình Giám đốc Trung tâm kế hoạch phổ biến, triển khai thực hiện các quy định chuyên môn tại các khoa phòng trong Trung tâm, đảm nhiệm việc cung ứng vaccine và định kỳ kiểm tra việc bảo quản, quản lý, cấp phát vaccine tại kho Dược.
Kiểm tra việc sử dụng và bảo quản vaccine tại kho Trung tâm và 30 trạm y tế trên địa bàn huyện. Đảm nhiệm việc kiểm tra, kiểm soát chất lượng vaccine.
+ Thủ kho cấp phát: Gồm 1 dược sĩ phụ trách cấp phát. Có trách nhiệm:
• Kiểm tra, giám sát chặt chẽ việc xuất, nhập thuốc theo quy định của công tác dược và báo cáo thường xuyên hoặc đột xuất cho Trưởng phòng về công tác kho và cấp phát.
• Báo cáo số liệu thống kê khi nhận được yêu cầu của Giám đốc Trung tâm hoặc Trưởng phòng. Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về nhiệm vụ được phân công.
• Thực hiện báo cáo công tác Dược, tình hình sử dụng thuốc, hóa chất, vật tư y tế tiêu hao định kỳ hàng năm và báo cáo đột xuất khi được yêu cầu.
Trung tâm chưa có dược sỹ chuyên trách làm công tác dược lâm sàng, thông tin thuốc mà do dược sỹ kiêm nhiệm thêm công tác này.
3.1.2.Cơ sở vậtchấtkhobảoquảnvaccine
3.1.2.1.Vị trí, thiết kế xây dựng
Địa điểm Kho vaccine được xây dựng trên tầng 2, vị trí thuận tiện cho việc bảo quản, cấp phát vaccine cho tuyến trước
Hình 3.2. Sơ đồ bố trí kho vaccine Tủ bảo quản vaccine 2 Tủ bảo quản vaccine 1 Tủ làm đá Tủ làm đá Giá để hòm lạnh, phích lạnh, tích lạnh
Cửa ra Cửa vào
Bàn làm việc
3.1.2.2. Thiết kế, xây dựng
Nhà kho vaccine được xây dựng năm 2010, kho được xây cao ráo, thoáng mát phù hợp với điều kiện bảo quản theo quy định.
Bảng 3.4. Diện tích nhà kho vaccine STT Thông số Số lượng 1 Diện tích xây dựng 60 m2 2 Diện tích sàn 48 m2 3 Dung tích 129 m3 4 Chiều dài 12 m 5 Chiều rộng 4 m 6 Chiều cao 2,7 m 7 Loại nhà cấp IV Nhận xét:
- Nhà kho được thiết kế xây dựng, đáp ứng các yêu cầu với tổng diện tích 60 m2, dung tích 129m3, diện tích sàn 48 m2 , nền nhà được thiết kế đảm bảo tiêu chuẩn kho.
- Việc bố trí cửa nhập, xuất, đường đi lại hợp lý, bảo đảm hàng hoá dễ lưu thông và an toàn cho người lao động khi làm việc hoặc có biến cố xảy ra.
3.1.3.Trangthiếtbị bảoquảnvaccine
Các tủ bảo quản vaccine, tủ làm đá có khoảng cách đều nhau. Trong mỗi tủ bảo quản có 3 giá, mỗi giá có 2 tầng, mỗi tầng được bố trí sắp xếp hàng hoá theo qui tắc FIFO và FEFO.
3.1.3.1. Trang thiết bị bảo quản lạnh
Bảng 3.5. Trang thiết bị bảo quản vaccine tại Trung tâm năm 2014
Stt Trang thiết bị bảo quản
vaccine trung tâm Số lượng
Thiết bị hỏng 1 Tủ lạnh Dometic 3000 2 0 2 Tủ lạnh 550 l 1 0 3 Tủ đá 200 l 1 0 4 Hòm lạnh 6 0 5 Phích đựng vaccine 60 0 6 Nhiệt kế vaccine 60 1 7 Bình tích lạnh bảo quản vaccine 360 1
8 Bảng theo dõi nhiệt độ hàng ngày 2 0
Kết quả nghiên cứu cho thấy các thiết bị bảo quản được duy trì hoạt động tốt có 2 tủ bảo quản vaccine, có 1 tủ làm đá, 1 tủ lạnh, chuẩn bị đủ số bình tích lạnh cần dùng phù hợp thời gian cần thiết để làm đông băng bình tích lạnh với số lượng trên đảm bảo cho các trạm y tế luôn chủ động sẵn sàng cho các đợt tiêm chủng. Có 2 bảng ghi chép theo dõi nhiệt độ của tủ bảo quản hàng ngày, có 60 nhiệt kế vaccine theo dõi nhiệt độ
- Tủ lạnh bảo quản vaccine
Hình 3.3. Tủ lạnh bảo quản vaccine
Cơ chế hoạt động: Tủ lạnh ở Trung tâm là tủ chạy điện. Khi mất điện, đá ở xung quanh tủ lạnh có thể duy trì nhiệt độ trong 16 giờ nếu tủ hoạt động 8 giờ một ngày.
Vai trò: Tủ lạnh đảm bảo:
+ Vaccine và dung môi đủ dùng trong 1 tháng. + Vaccine và dung môi dự trữ để dùng 1-2 tuần.
+ Luôn để khoảng trống trong tủ lạnh để không khí lưu thông quanh vaccine và dung môi, đảm bảo chúng được giữ lạnh.
- Hòm lạnh bảo quản vaccine
Toàn Trung tâm có 6 chiếc, được sử dụng để bảo quản vaccine khi vận chuyển từ Trung tâm y tế dự phòng tỉnh về kho vaccine Trung tâm, việc bảo quản trong hòm lạnh giúp vaccine không bị hỏng trong quá trình vận chuyển. Hòm lạnh có chứa các bình tích lạnh xung quanh để giữ vaccine và dung môi trong quá trình vận chuyển hoặc bảo quản trong thời gian ngắn (từ 2-7 ngày).
Hình 3.4. Hòm lạnh bảo quản vaccine
Phích vaccine có xếp bình tích lạnh đông băng để bảo quản vaccine và dung môi trong khi vận chuyển và bảo quản tạm thời. Phích vaccine nhỏ hơn hòm lạnh nên có thể vận chuyển dễ dàng nhất là khi đi bộ nhưng thời gian giữ lạnh của phích vaccine không bằng hòm lạnh, tối đa là 48 giờ với điều kiện không mở lắp.
Hình 3.5. Phích lạnh bảo quản vaccine
Phích vaccine dùng để bảo quản vận chuyển vaccine và dung môi từ Trung tâm đến các trạm y tế xã, thị trấn. Tại các trạm y tế xã, thị trấn phích vaccine được sử dụng để vận chuyển vaccine hàng tháng từ Trung tâm về. Phích vaccine cũng dùng để bảo quản vaccine khi tủ lạnh bị hỏng.
− Miếng xốp bảo quản vaccine
Hình 3.6. Miếng xôp bảo quản vaccine
Trong mỗi phích Vaccine có một miếng xốp đậy khít có những đường rạch nhỏ để cài lọ vaccine. Trong buổi tiêm chủng, miếng xốp sẽ giữ
lạnh cho vaccine ở dưới và giữ lạnh cho lọ vaccine đã mở đang sử dụng thay thế cho việc dùng cốc đá hay bình tích lạnh để đặt vaccine như trước
đây.
− Bình tích lạnh.
Hình 3.7. Bình tích lạnh bảo quản vaccine
Bình tích lạnh dùng nước làm đóng băng tủ đá để bảo quản vaccine