i lệu tạ cơ sở
2.1.3. Các bước tiến hành để được chứng nhận.
a/ Tiếp xúc ban đầu.
Khi tổ chức có nhu cầu chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng, cơ sở tiếp xúc với QUACERT để được cung cấp các thông tin như yêu cầu, điều kiện, chi phí, nội dung, thủ tục chứng nhận và các yêu cầu cần thiết khác nếu cần. Sau khi nghiên cứu và chấp nhận các điều kiện, qui định và các yêu cầu khác về chứng nhận hệ thống của QUACERT, tổ chức sẽ điền vào”đăng kí chứng nhận” và gửi đến QUACERT.
b/
Hồ sơ đăng ký chứng nhận.
−Việc xem xét hồ sơ chứng nhận được QUACERT thực hiện tại văn phòng QUACERT và tuân thủ theo thủ tục xem xét hợp đồng. Hồ sơ đăng ký
chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng gồm có: +Đăng ký chứng nhận hệ thống;
+Tài liệu về cơ cấu tổ chức và chính sách của hệ thống (ví dụ như sổ tay chất lượng, sổ tay môi trường, báo cáo tác động môi trường và công văn phê duyệt báo cáo đánh giá nội bộ của tổ chức,…);
+Các thủ tục điều hành hệ thống (nếu có thể).
−Nếu cơ sở có nhiều địa điểm cần đánh giá thì có thể lựa chọn một trong hai hình thức chứng nhận sau:
+Chứng nhận riêng cho từng địa điểm: trong trường hợp này, mỗi địa điểm có một hồ sơ đăng ký chứng nhận riêng.
+Chứng nhận chung: trong trường hợp này, tổ chức chỉ cần làm một hồ sơ chung, trong đó có nêu các địa điểm đó.
− QUACERT xem xét tất cả các yêu cầu chứng nhận nhằm đảm bảo rằng: các yêu cầu chứng nhận được xác định rõ, lập thành văn bản và được thông hiểu; mọi sự hiểu sai giữa QUACERT và tổ chức xin chứng nhận được giải quyết… Sau khi QUACERT thẩm xét hồ sơ và làm rõ các thông tin cần thiết, QUACERT sẽ thông báo chính thức đến tổ chức về việc chấp nhận hay yêu cầu bổ xung thông tin còn thiếu (nếu cần). QUACERT không chấp nhận những hồ sơ không có đủ thông tin cần thiết, trong trường hợp này hồ sơ sẽ được hoàn trả lại tổ chức. Thời hạn bổ xung không quá 30 ngày kể từ ngày tổ chức nhận thông báo, nếu quá thời hạn này, hồ sơ được xem là không hợp lệ.
c/Chuẩn bị đánh giá.
Toàn bộ quá trình đánh giá được QUACERT thực hiện có sự phối hợp với cơ sở xin chứng nhận tại văn phòng QUACERT theo thủ tục chuẩn bị đánh giá.
giá sơ bộ tổ chức nhằm: tìm hiểu các hoạt động của tổ chức để giúp cho việc lập kế hoạch đánh giá, thành lập đoàn chuyên gia đánh giá và cung cấp thông tin ban đầu cần thiết cho đoàn; giải thích về trình tự đánh giá và thiết lập mối quan hệ hợp tác với tổ chức để tạo điều kiện thuận lợi cho việc đánh giá chính thức; xác định sơ bộ tình trạng áp dụng và mức độ phù hợp của hệ thống.
−QUACERT thông báo dự kiến chi phí đánh giá, kế hoạch đánh giá và Đoàn chuyên gia đánh giá đến tổ chức đăng ký chứng nhận để được chấp thuận.
− Sau khi cơ sở chấp thuận các dự kiến, QUACERT sẽ thông báo chính thức lịch trình đánh giá, thành phần Đoàn chuyên gia đánh giá, chương trình đánh giá và các yêu cầu cần thiết khác đến tổ chức.
d/ Đánh giá.
Quá trình đánh giá được QUACERT chia ra làm hai giai đoạn gồm đánh giá tài liệu và đánh giá chính thức tại hiện trường theo thủ tục đánh giá.
Đánh giá tài liệu.
− Ít nhất một tuần trước khi đánh giá tại tổ chức, QUACERT tiến hành đánh giá sự phù hợp của hệ thống tài liệu so với các yêu cầu của tiêu chuẩn áp dụng. Trường hợp tài liệu được đánh giá chỉ gồm sổ tay chất lượng, sổ tay môi trường, danh sách khía cạnh môi trường có ý nghĩa các tài liệu khác sẽ được đánh giá tại hiện trường.
− Báo cáo đánh giá tài liệu được gửi tới tổ chức để khắc phục, những điểm không phù hợp cảu hệ thống tài liệu có thể trở thành điểm không phù hợp khi đánh giá chính thức tại hiện trường.
Đánh giá chính thức tại hiện trường.
− Trưởng đoàn đánh giá chủ trì cuộc họp khai mạc với sự tham gia của đại diện tổ chức được đánh giá nhằm khẳng định mục tiêu, phạm vi, tiêu
chuẩn đánh giá, giới thiệu phương pháp, thủ tục đánh giá, phân loại sự không phù hợp, thống nhất chương trình đánh giá, cam kết bảo mật và các yêu cầu cần thiết khác;
− Các chuyên gia đánh giá tiến hành những kỹ năng và phương pháp cần thiết nhằm thu thập bằng chứng để khẳng định tính hiệu lực và sự phù hợp cảu hệ thống đang được áp dụng với các yêu cầu của tiêu chuẩn xin chứng nhận và các yêu cầu bắt buộc của pháp luật. Việc không tuân thủ các yêu cầu của pháp luật có thể được đưa vào báo cáo đánh giá như các điểm không phù hợp để tổ chức khắc phục.
− Kết quả thu được trong quá trình đánh giá sẽ được thảo luận trong đoàn đánh giá, viết thành báo cáo, thông báo và giải thích trong cuộc họp kết thúc cho tổ chức đựoc chứng nhận. trưởng đoàn đánh giá có trách nhiệm khẳng định lại phạm vi, tiêu chuẩn chứng nhận, các yêu cầu khác và tạo điều kiện để tổ chức trình bày, thông báo rõ trách nhiệm của tổ chức đối với việc khắc phục tất cả các điểm không phù hợp do đoàn đánh giá đưa ra.
Báo cáo đánh giá.
− Trưởng đoàn đánh giá có trách nhiệm lập và tập hợp tất cả các báo cáo đánh giá để gửi cho tổ chức được đánh giá và gửi về QUACERT để xem xét và quyết định chứng nhận.
− Trong trường hợp có những điểm không phù hợp, cơ sở được đánh giá phải nêu rõ các biện pháp khắc phục trong thời hạn đã định, cơ sở thông báo bằng văn bản đến QUACERT để xem xét chấp nhận hay phải tiến hành đánh giá lại.
e/ Quyết định chứng nhận.
Việc thẩm xét, kiến nghị và phê duyệt chứng nhận được QUACERT thực hiện tại văn phòng QUACERT và tuân thủ theo thủ tục thẩm xét hồ sơ chứng nhận.
Hồ sơ chứng nhận được QUACERT chuyển cho Ban kỹ thuật chứng nhận để thẩm xét và kiến nghị giám đốc QUACERT ra quyết định chứng nhận và thông báo bằng văn bản đến tổ chức xin chứng nhận về quyết định của mình. QUACERT tiến hành thẩm xét hồ sơ để đảm bảo rằng các hoạt động đánh giá đã diễn ra theo đúng yêu cầu, đúng thủ tục và các điểm không phù hợp đều đã được cơ sở khắc phục một cách kịp thời, thích hợp trước khi cấp giấy chứng nhận và dấu chứng nhận cho cơ sở được đánh giá.
Thời hạn hiệu lực của giấy chứng nhận không quá 3 năm kể từ ngày cấp.
g/ Giám sát sau chứng nhận.
- Để duy trì chứng nhận, tổ chức được chứng nhận phải: đảm bảo tính hiệu quả, duy trì hệ thống phù hợp với phạm vi chứng nhận, tiêu chuẩn áp dụng và các yêu cầu bắt buộc của pháp luật; thông báo bằng văn bản cho QUACERT nếu có những thay đổi lớn trong hệ thống tổ chức, điều hành có thể ảnh hưởng tới hệ thống quản lý của tổ chức để QUACERT tiến hành những xem xét cần thiết nhằm đảm bảo tính hiệu lực của hệ thống đã được chứng nhận.
- Trong thời hạn giấy chứng nhận có hiệu lực, QUACERT sẽ cử Đoàn chuyên gia đánh giá đến tổ chức để tiến hành đánh giá giám sát theo định kì 6 tháng, 9 tháng hoặc tối đa 12 tháng một lần để đảm bảo rằng hệ thống của tổ chức vẫn tiếp tục hoạt động có hiệu lực phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn áp dụng.
- Ngoài đánh giá giám sát theo định kì, QUACERT có thể tiến hành đánh giá đột xuất nếu có bằng chứng chứng tỏ hệ thống quản lý của tổ chức đang thực hiện không còn phù hợp với những yêu cầu của tiêu chuẩn áp dụng, có khiếu nại với QUACERT hoặc hệ thống không được thực hiện có hiệu lực.
hoặc đột xuất tùy thuộc vào mức độ phức tạp của hệ thống và qui mô của tổ chức. QUACERT xem xét việc sử dụng dấu chứng nhận và giấy chứng nhận trong quá trình giám sát.
- Trước khi hết hạn hiệu lực của chứng nhận, nếu muốn chứng nhận lại, tổ chức tiến hành thủ tục đăng ký và QUACERT sẽ tiến hành đánh giá chứng nhận lại.
h/ Mở rộng, thu hẹp phạm vi chứng nhận.
Tổ chức đã được chứng nhận muốn mở rộng phạm vi chứng nhận gửi đăng kí chứng nhận mở rộng cho QUACERT. Trong trường hợp này, QUACERT sẽ đánh giá bổ sung các yêu cầu liên quan đến phạm vi mở rộng theo các thủ tục đánh giá mở rộng và các thủ tục đánh giá khác của QUACERT.
Trong trường hợp đánh giá giám sát hoặc đánh giá đặc biệt phát hiện thấy một phần của lĩnh vực được chứng nhận không thỏa mãn các yêu cầu hoặc tổ chức đã được chứng nhận muốn thu hẹp phạm vi chứng nhận, QUACERT sẽ thu hẹp phạm vi chứng nhận theo thủ tục thu hẹp phạm vi chứng nhận.
Khi có sự thay đổi về tiêu chuẩn, qui định hay thủ tục công nhận, QUACERT sẽ thông báo cho tổ chức để có thể điều chỉnh cho phù hợp với các thay đổi. QUACERT có trách nhiệm bảo mật thông tin có liên quan đến tổ chức.
Khi tổ chức bị phát hiện những điểm không phù hợp nặng, không thực hiện các hành động khắc phục hay ngừng sản xuất quá 1 năm, không duy trì hiệu lực hệ thống hay theo đề nghị của tổ chức QUACERT sẽ đình chỉ hay hủy bỏ chứng nhận. Khi công tác đánh giá không đúng tổ chức có thể khiếu nại lên giám đốc trung tâm QUACERT.
Sau khi hệ thống quản lý chất lượng của cơ sỏ được chứng nhận, tổ chức được cấp giấy chứng nhận. Qui định về sử dụng dấu chứng nhận và giấy chứng nhận được trình bày chi tiết sau đây:
Các dấu chứng nhận của QUACERT, khách hàng được sử dụng:
•Trong các tiếp đầu thư, công văn, giao dịch, tài liệu kĩ thuật, đào tạo, quảng cáo, name card, chứng từ và tài liệu tiếp thị...
•Trong các chương trình quảng cáo, quảng bá, trên các phương tiện thông tin đại chúng, trên các phương tiện giao thông vận tải...
Và không được sử dụng:
•Gây hiểu lầm là QUACERT và tổ chức công nhận JAS-ANZ đã chứng nhận hay công nhận tính pháp lý cho các hoạt động hay sản phẩm của tổ chức hay bất kì một cách hiểu nhầm nào khác;
•Gây hiểu lầm là QUACERT đã công nhận chất lượng cho sản phẩm cụ thể;
•Khi đã hết hiệu lực công nhận hoặc không tuân thủ các yêu cầu về chứng nhận.
•Giấy chứng nhận và dấu chứng nhận không được chuyển nhượng.