quy trỡnh luõn chuyển chứng từ kế toỏn tiền lương của Cụng ty
2.4.4.1 Chứng từ sử dụng
Áp dụng theo QĐ 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chớnh, cụng ty đó ỏp dụng cỏc chứng từ sau để hạch toỏn kế toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương tại Cụng ty :
- Bảng chấm cụng (Mẫu số 01 – LĐTL).
- Bảng thanh toỏn tiền lương (Mẫu số 02 – LĐTL).
- Bảng thanh toỏn tiền thưởng 03-LĐTL - Bảng kờ trớch nộp cỏc khoản theo lương 10- LĐTL - Bảng phõn bổ tiền lương và bảo hiểm xó hội
- Phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xó hội
- Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng bảo hiểm xó hội - Phiếu thanh toỏn trợ cấp bảo hiểm xó hội.
2.4.3.2 Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ
Từ cỏc chứng từ sổ sỏch trờn Cụng ty đó vận dụng thực tế cỏc chứng từ theo quy trỡnh luõn chuyển sau:
Sơ đồ 2.1 : Sơ đồ luõn chuyển chứng từ tiền lương Giải thớch
Hàng ngày căn cứ vào giấy nghỉ ốm, phộp và họp để kế toỏn tổng hợp lờn bảng chấm cụng. Cuối thỏng từ bảng chấm cụng và phiếu đề nghị tăng ca, làm thờm giờ để lờn bảng thanh toỏn lương, kế toỏn tổng hợp của từng bộ phận và lờn bảng thanh toỏn lương.
- Trỡnh tự luõn chuyển:
Bảng chấm cụng: Kiểm tra bảng chấm cụng → Sử dụng cho lao động và kế toỏn → Bảo quản → Lưu trữ
Kế toỏn tiền lương dựa vào bảng chấm cụng cho tuỳ cụng nhõn viờn của từng bộ phận để tớnh lương.
Nhưng trước khi tớnh lương phải kiểm tra xem xột để tớnh lương và đưa lờn giỏm đốc và kế toỏn trưởng xem xột và ký, lỳc này đưa bảng chấm cụng vào bảo quản để
sau này đối chiếu thời gian lao động của cụng nhõn viờn trờn bảng chấm cụng và bảng tớnh lương và đưa vào lưu trữ, huỷ.
- Thủ tục thanh toỏn tiền lương
Bảng thanh toỏn tiền lương → Kế toỏn duyệt → Giỏm đốc duyệt → Thủ quỹ chi tiền →Nhõn viờn ký vào bảng lương → Tiến hành thanh toỏn lương.
Kế toỏn tiền lương của cụng ty dựa trờn bảng chấm cụng theo từng ngày lao động của từng cụng nhõn viờn trong cỏc phũng ban và tiến lương, vào bảng thanh toỏn tiền lương xong đưa lờn cho giỏm đốc và kế toỏn trưởng ký duyệt đưa xuống cho thủ quỹ mở kột chi tiền, lỳc này nhõn viờn phải ký tờn vào bảng lương và nhận tiền cụng lao động của mỡnh.
2.4.5.Kế toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương của cụng ty
2.4.5.1 Tài khoản sử dụng:
Áp dụng theo QĐ 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chớnh, cụng ty đó sử dụng cỏc tài khoản sau để hạch toỏn kế toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương :
• TK 334: Phải trả cụng nhõn viờn. • TK 338: Phải trả phải nộp khỏc. Chi tiết : TK 3382 :Kinh phớ cụng đoàn TK 3383 : Bảo hiểm xó hội TK 3384 : Bảo hiểm y tế
TK 3389 : Bảo hiểm thất nghiệp
Mục đớch mở cỏc tài khoản chi tiết này để phản ỏnh số trớch, số nộp, số chi tiờu về kinh phớ cụng đoàn, bảo hiểm xó hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.
• TK 6421: Chi phớ bỏn hàng.
• TK 6422: Chi phớ quản lý doanh nghiệp. ……. Và một số tài khoản liờn quan khỏc.
TK 111,112 TK 334 TK 338 Ứng và thanh toỏn lương Cỏc khoản phải trả khỏc
Cho người lao động
TK 138, 141, 338 TK 335 Cỏc khoản khấu trừ vào lương Tiền thưởng phải trả
Cho người lao động
TK 6421, 6422 Tớnh lương phải trả cho CNV
Sơ đồ 2.2 : Sơ đồ chữ T tài khoản 334
2.4.5.2 Hế thống sổ sỏch kế toỏn chi tiết sổ kế toỏn tổng hợp Cụng ty sử dụng để hạch toỏn kế toỏn tiền lương tại Cụng ty
Theo chế độ kế toỏn hiện hành, việc tổ chức hệ thống sổ sỏch dựa trờn 4 hỡnh thức sổ do Bộ Tài chớnh quy định, đồng thời căn cứ vào đặc điểm, quy mụ hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Chớnh vỡ vậy, Cụng ty Cổ phần Đầu tư Thương Mại và Phỏt triển Việt Phỏt đó ỏp dụng hỡnh thức ghi sổ theo hỡnh thức Nhật ký chung để phự hợp tổ chức quản lý của doanh nghiệp nờn cỏc loại sổ được Cụng ty sử dụng để hạch toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương tại Cụng ty gồm :
+ Sổ Nhật ký chung : Đõy là sổ kế toỏn tổng hợp căn bản dựng để ghi chộp cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh theo trỡnh tự thời gian và quan hệ đối ứng tài khoản của nghiệp vụ đú, làm căn cứ để ghi vào sổ cỏi. Trong hạch toỏn tiền lương thỡ dựng để ghi chộp cỏc nghiệp vụ như : hạch toỏn chi phớ lương phải trả cho cụng nhõn viờn;
trớch BHXH, BHYT, BHTN; Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN… bỳt toỏn Sổ nhật ký chung là loại sổ đúng thành tập ghi tất cả cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh chủ yếu trong đơn vị.
+ Sổ cỏi là sổ kế toỏn tổng hợp. Đối với kế toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương thỡ sổ cỏi gồm cú sổ cỏi TK 334, Sổ cỏi TK 338 dựng để tập hợp và hệ thống hoỏ cỏc nghiệp vụ phỏt sinh liờn quan đến cỏc chi phớ về lương . Số liệu của sổ cỏi cuối thỏng, sau khi đó cộng số phỏt sinh và rỳt số dư của từng tài khoản được dựng để lập bảng cõn đối số phỏt sinh, bảng cõn đối kế toỏn và cỏc bỏo biểu kế toỏn khỏc.
+ Cỏc sổ kế toỏn chi tiết:
Cụng ty sử dụng sổ chi tiết TK 334, sổ chi tiết TK 3382, Sổ chi tiết TK 3383, Sổ chi tiết TK 3384 , Sổ chi tiết TK 3389 để hạch toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương tại cụng. Cỏc loại sổ này dựng để ghi chi tiết cỏc sự việc đó ghi trờn sổ kế toỏn tổng hợp nhằm phục vụ yờu cầu của cụng tỏc quản lý, kiểm tra và phõn tớch. Khi mở cỏc sổ kế toỏn chi tiết thỡ chứng từ gốc được ghi vào sổ kế toỏn chi tiết, cuối thỏng căn cứ vào cỏc sổ chi tiết lập cỏc bảng tổng hợp chi tiết.
Bảng tổng hợp chi tiết gồm cú Bảng tổng hợp chi tiết TK 334, Sổ tổng hơp chi tiết TK 338 dựng để tổng hợp cỏc chi phớ phỏt sinh liờn quan đến tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương ở đầu kỳ kế toỏn, trong kỳ và cuối kỳ kế toỏn, để từ đú đối chiếu với số liệu của tài khoản đú trong sổ cỏi hay trong bảng cõn đối số phỏt sinh.
Quy trỡnh ghi sổ kế toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương tại Cụng ty Cổ phần Đầu tư Thương Mại và Phỏt triển Cụng nghệ Việt Phỏt
Sơ đồ 2.3: trỡnh tự ghi sổ kế toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương theo hỡnh thức ghi sổ Nhật ký chung
Ghi chỳ: Ghi hàng ngày :
Ghi định kỳ : Ghi đối chiếu :
Chứng từ gốc:
-Bảng thanh toỏn lương -Bảng thanh toỏn bảo hiểm - Chứng từ thanh toỏn Sổ nhật ký chung Bảng tổng hợp chi tiết TK 334, 338 Bảng phõn bổ tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương Sổ chi tiết TK 334, 3382, 3383, 3384, 3389 Sổ cỏi TK 334, 338 Bảng cõn đối số phỏt sinh
* Cụng ty đó vận dụng hỡnh thức ghi sổ Nhật ký chung như sau:
Trong thỏng, khi nhõn viờn muốn tạm ứng lương thỡ phải làm giấy đề nghị tạm ứng theo mẫu 03 – TT , sau đú nộp lờn trưởng phũng, trưởng phũng sẽ xem xột và nộp lờn giỏm đốc để xột duyệt. Giấy đề nghị tạm ứng như sau : (kốm theo chứng từ gốc) Cụng ty CP Đầu tư TM và Phỏt Triển Cụng nghệ Việt Phỏt Bộ phận : Kinh doanh Mẫusố: 03 – TT (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG
Ngày 23 thỏng 03 năm 2015
Số: 16
Kớnh gửi: ễng Bựi Đức Thiện - Trưởng phũng Kinh doanh Tờn tụi là: Trần Thị Thanh
Địa chỉ: Bộ phận Kinh doanh
Đề nghị cho tạm ứng số tiền: 2.000.000 VNĐ (Viết bằng chữ) : Hai triệu đồng chẵn.
Lý do tạm ứng : Tạm ứng lương thỏng 3/2015
Vậy kớnh đề nghị trưởng phũng bộ phận xem xột và giải quyết.
Hà Nội, ngày 23 thỏng 03 năm 2015
Giỏm đốc (Ký, họ tờn) (Đó ký) Kế toỏn trưởng (Ký, họ tờn) (Đó ký) Phụ trỏch bộ phận (Ký, họ tờn) (Đó ký)
Người đề nghị thanh toỏn
(Ký, họ tờn) (Đó ký)
Sau khi giỏm đốc duyệt và ký nhận, giấy sẽ được chuyển về phũng kế toỏn, kế toỏn viờn sẽ căn cứ vào số tiền xin tạm ứng trờn giấy, lập phiếu chi chuyển cho thủ quỹ chi tiền, sau đú hạch toỏn.
CễNG TY CP ĐẦU TƯ TM VÀ PHÁT TRIỂN CễNG NGHỆ VIỆT PHÁT
Số 99 phố Nhổn, Xuõn Phương,Từ Liờm, Hà Nội
Mẫu số: C31-BB
(Ban hành theo QĐ số19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng BTC
PHIẾU CHI Ngày 23 thỏng 03 năm 2015 Quyển số: 003 Số:120 Nợ: 334 Cú: 111 Họ và tờn người nhận tiền : Trần Thị Thanh
Địa chỉ : Bộ phận kinh doanh
Lý do chi: Tạm ứng lương thỏng 03 năm 2015 cho nhõn viờn Số tiền: 2.000.000 VNĐ .Bằng chữ : Hai triệu đồng chẵn. Kốm theo 1 chứng từ gốc là giấy đề nghị tạm ứng số 16.
Hà Nội, Ngày 23 thỏng 03 năm 2015
Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tờn, đúng dấu) Kế toỏn trưởng (Ký, họ tờn) Người lập (Ký, họ tờn) ( Đó ký) (Đó ký) (Đó ký) Đó nhận đủ số tiền: 2.000.000 VNĐ Viết bằng chữ : Hai triệu đồng chẵn.
Ngày 05 thỏng 04 năm 2015 Thủ quỹ (Ký, họ tờn) Người nhận tiền (Ký, họ tờn) (Đó ký) ( Đó ký)
Cuối thỏng, kế toỏn sẽ tập hợp cỏc chứng từ gốc gồm cú: • Bảng chấm cụng cỏc bộ phận :
+) Bộ phận bỏn hàng (kốm theo chứng từ gốc,nguồn từ phũng kế toỏn cụng ty CP Đầu tư TM và Phỏt triển Việt Phỏt):
+) Bộ phận quản lý (kốm theo chứng từ gốc,nguồn từ phũng kế toỏn cụng ty CP Đầu tư TM và Phỏt triển Việt Phỏt ) :
Bảng 2.3: Bảng chấm cụng bộ phận quản lý
Với ký hiệu chấm cụng là : Lương thời gian : + Ốm điều dưỡng : ễ Nghỉ lễ : NL
+) Bảng phõn bổ tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương
(kốm theo chứng từ gốc, nguồn từ phũng kế toỏn cụng ty CP Đầu tư TM và Phỏt triển Việt Phỏt)
Đơn vị tớnh : đồng STT Họ và tờn Mức lương BH BHXH BHYT BHTN KPCĐ Cụng ty đúng NLĐ đúng Cụng ty đúng NLĐ đúng Cụng ty đúng NLĐ đúng Cụng ty đúng NLĐ đúng A Bộ phận quản lý 46.000.000 8.280.000 3.680.000 1.380.000 690.000 460.000 460.000 920.000 0 1 Nguyễn Văn Dực 5.500.000 990.000 440.000 165.000 82.500 55.000 55.000 110.000 0 2 Nguyễn Đăng Khang 5.000.000 900.000 400.000 150.000 75.000 50.000 50.000 100.000 0 3 Lõm Thị Hằng 4.800.000 864.000 384.000 144.000 72.000 48.000 48.000 96.000 0 4 Vũ Thị Hằng 4.200.000 756.000 336.000 126.000 63.000 42.000 42.000 84.000 0 5 Bựi Đức Thiện 4.500.000 810.000 360.000 135.000 67.500 45.000 45.000 90.000 0 6 Nguyễn Minh Đức 3.500.000 630.000 280.000 105.000 52.500 35.000 35.000 70.000 0 7 Trần Thị Thanh 3.500.000 630.000 280.000 105.000 52.500 35.000 35.000 70.000 0 8 Vũ Đỡnh Mạnh 4.500.000 810.000 360.000 135.000 67.500 45.000 45.000 90.000 0 9 Nguyễn Thị Mai 3.500.000 630.000 280.000 105.000 52.500 35.000 35.000 70.000 0 10 Đinh Thị Nhõm 3.500.000 630.000 280.000 105.000 52.500 35.000 35.000 70.000 0
11 Đỗ Văn Quảng 3.500.000 630.000 280.000 105.000 52.500 35.000 35.000 70.000 0 B Bộ phận bỏn hàng 15.000.000 2.700.000 1.200.000 450.000 225.000 150.000 150.000 300.000 0 1 Lờ Đỡnh Trọng 4.500.000 810.000 360.000 135.000 67.500 45.000 45.000 90.000 0 2 Bựi Đức Thiện 3.500.000 630.000 280.000 105.000 52.500 35.000 35.000 70.000 0 3 Trần Quang Chớnh 3.500.000 630.000 280.000 105.000 52.500 35.000 35.000 70.000 0 4 Vừ Thị Hương 3.500.000 630.000 280.000 105.000 52.500 35.000 35.000 70.000 0 Tổng A + B 61.000.000 10.980.000 4.880.000 1.830.000 915.000 610.000 610.000 1.220.000 0
Bảng 2.4 : Bảng phõn bổ tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương
+) Bảng thanh toỏn lương (kốm theo chứng từ gốc, nguồn từ phũng kế toỏn cụng ty CP Đầu tư TM và Phỏt triển Việt Phỏt) :
Đơn vị tớnh : Đồng
STT Họ và tờn Chứcvụ Mức lươngtheo HĐ cụngSố
Phụ cấp
Lương
gộp Lươngthực tế Tạm ứng
Cỏc khoản trừ vào lương
Thực lĩnh nhậnKý Phụ cấp ăn ca Phụ cấp trỏch nhiệm BHXH (8% ) (1,5%)BHYT BHTN(1%) Thuế TNC N A Bộ phận quản lý 46.000.000 285 5.720.000 4.500.000 56.220.000 56.065.385 2.000.000 3.680.000 690.000 460.000 0 49.235.385 1 Nguyễn Văn Dực GĐ 5.500.000 26 520.000 2.000.000 8.020.000 8.020.000 440.000 82.500 55.000 0 7.442.500
2 Nguyễn Đăng Khang P.GD 5.000.000 26 520.000 1.500.000 7.020.000 7.020.000 400.000 75.000 50.000 0 6.495.000
4 Vũ Thị Hằng KTV 4.200.000 26 520.000 4.720.000 4.720.000 336.000 63.000 42.000 0 4.279.000 5 Bựi Đức Thiện TPKD 4.500.000 26 520.000 5.020.000 5.020.000 360.000 67.500 45.000 0 4.547.500 6 Nguyễn Minh Đức NVKD 3.500.000 26 520.000 4.020.000 4.020.000 280.000 52.500 35.000 0 3.652.500 7 Trần Thị Thanh NVKD 3.500.000 26 520.000 4.020.000 4.020.000 2.000.000 280.000 52.500 35.000 0 1.652.500 8 Vũ Đỡnh Mạnh TPHC 4.500.000 26 520.000 5.020.000 5.020.000 360.000 67.500 45.000 0 4.547.500 9 Nguyễn Thị Mai NVHC 3.500.000 25 520.000 4.020.000 3.865.385 280.000 52.500 35.000 0 3.497.885 10 Đinh Thị Nhõm TQ 3.500.000 26 520.000 4.020.000 4.020.000 280.000 52.500 35.000 0 3.652.500 11 Đỗ Văn Quảng TK 3.500.000 26 520.000 4.020.000 4.020.000 280.000 52.500 35.000 0 3.652.500 B Bộ phận bỏn hàng 15.000.000 104 2.080.000 0 17.080.000 17.080.000 1.200.000 225.000 150.000 0 15.505.000 1 Lờ Đỡnh Trọng TPBH 4.500.000 26 520.000 5.020.000 5.020.000 360.000 67.500 45.000 0 4.547.500 2 Bựi Đức Thiện NVBH 3.500.000 26 520.000 4.020.000 4.020.000 280.000 52.500 35.000 0 3.652.500 3 Trần Quang Chớnh NVBH 3.500.000 26 520.000 4.020.000 4.020.000 280.000 52.500 35.000 0 3.652.500 4 Vừ Thị Hương NVBH 3.500.000 26 520.000 4.020.000 4.020.000 280.000 52.500 35.000 0 3.652.500 Tổng A + B 61.000.000 389 7.800.000 4.500.000 73.300.000 73.145.385 2.000.000 4.880.000 915.000 610.000 0 64.740.385
Căn cứ vào bảng thanh toỏn lương, kế toỏn sộ hạch toỏn chi phớ lương và cỏc khoản trớch theo lương vào phiếu kế toỏn, ta cú PKT65, PKT66, PKT67
CễNG TY CP ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN CễNG NGHỆ VIỆT PHÁT
Địa chỉ: Số 99 phố Nhổn, Xuõn Phương,Từ Liờm, Hà Nội
PHIẾU KẾ TOÁN
Họ và tờn : Vũ Thị Hằng Ngày 31 thỏng 03 năm 2015 Tờn đơn vị : Cụng ty CP Đầu tư TM và PT Cụng nghệ Việt Phỏt Số CT : PKT65 Nợ : 6421 Cú : 334
STT Nội dung Tiền việt
1 Tớnh ra lương phải trả cho bộ phận bỏn hàng thỏng 03/2015
15.505.000
Số tiền bằng chữ : Mười năm triệu năm trăm lẻ lăm ngàn đồng chẵn.
CễNG TY CP ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN CễNG NGHỆ VIỆT PHÁT
Địa chỉ: Số 99 phố Nhổn, Xuõn Phương,Từ Liờm, Hà Nội
PHIẾU KẾ TOÁN
Họ và tờn : Vũ Thị Hằng Ngày 31 thỏng 03 năm 2015 Tờn đơn vị : Cụng ty CP Đầu tư TM và PT Cụng nghệ Việt Phỏt Số CT :PKT66 Nợ : 6422 Cú : 334
STT Nội dung Tiền việt
1 Tớnh ra lương phải trả cho bộ phận quản lý thỏng 03/2015 51.235.385
Số tiền bằng chữ : Năm mươi mốt triệu hai trăm ba mươi lăm ngàn ba trăm tỏm mươi lăm ngàn đồng chẵn.
Giỏm đốc Kế toỏn trưởng Người ghi sổ
Tương tự cho PKT67, trớch cỏc khoản theo lương. Dựa vào bảng thanh toỏn lương sau khi được giỏm đốc ký duyệt, kế toỏn thanh toỏn sẽ lập phiếu chi để thanh toỏn tiền lương thỏng 03 cho nhõn viờn toàn cụng ty rồi chuyển cho thủ quỹ chi tiền.
CễNG NGHỆ VIỆT PHÁT
Số 99 phố Nhổn, Xuõn Phương,Từ Liờm, Hà Nội (Ban hành theo QĐ số19/2006/QĐ-BTCngày 30/3/2006 của Bộ trưởng BTC
PHIẾU CHI Ngày 31 thỏng 03 năm 2015 Quyển số: 003 Số:123 Nợ: 334 Cú: 111 Họ và tờn người nhận tiền : Vũ Thị Hằng
Địa chỉ : Cụng ty CP Đầu Tư TM Và PT Cụng Nghệ Việt Phỏt Lý do chi: Thanh toỏn lương cho nhõn viờn thỏng 03 năm 2015 Số tiền: 64.740.385 VNĐ
(Viết bằng chữ): .Sỏu mươi tư triệu bảy trăm bốn mươi ngàn ba trăm tỏm mươi lăm ngàn đồng chẵn. Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tờn, đúng dấu) Kế toỏn trưởng (Ký, họ tờn) Người lập (Ký, họ tờn) Đó nhận đủ số tiền: 64.740.385 VNĐ
Viết bằng chữ : Sỏu mươi tư triệu bảy trăm bốn mươi ngàn ba trăm tỏm mươi lăm ngàn đồng chẵn. Ngày 31 thỏng 03 năm 2015 Thủ quỹ (Ký, họ tờn) Người nhận tiền (Ký, họ tờn)
Sau đú, kế toỏn viờn sẽ tập hợp cỏc chứng từ gốc như : Bảng chấm cụng, bảng thanh toỏn lương, bảng phõn bổ tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương, giấy đề nghị thanh toỏn, phiếu chi, …để ghi vào sổ Nhật ký chung cú biểu mẫu như sau:
PHÁT TRIỂN CễNG NGHỆ VIỆT PHÁT
Địa chỉ: Số 99 phố Nhổn, Xuõn Phương,Từ Liờm, Hà Nội
Mẫu số: S03a – DN
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)