CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY TNHH HOÀNG LÊ
3.1.2.1. Mô tả bài toán
Theo kế hoạch sản xuất và tình hình vật tư tồn kho, ban lãnh đạo sẽ giao cho một nhân viên trong công ty liên hệ với nhà cung cấp để mua vật tư. Khi
người giao (bên nhà cung cấp) giao vật tư cùng với hóa đơn bán hàng (do bên cung cấp lập), phòng kỹ thuật sẽ tiến hành kiểm tra chất lượng, lập biên bản kiểm nghiệm vật tư và nếu vật tư không đủ tiêu chuẩn thì sẽ gửi trả lại nhà cung cấp,
không cho nhập kho.
Khi nhập kho, dựa trên biên bản kiểm nghiệm vật tư và hóa đơn bán hàng, bộ phận kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho thành 3 liên (một liên lưu hồ sơ gốc, một liên chuyển cho bộ phận kho, một liên chuyển cho người giao). Căn cứ vào phiếu nhập kho, bộ phận kho tiến hành nhập kho vật tư đồng thời chuyển phiếu
nhập kho có đầy đủ chữ ký cho bộ phận kế toán.
Khi có nhu cầu sử dụng vật tư, bộ phận sản xuất viết phiếu yêu cầu vật tư chuyển cho kế toán vật tư. Sau đó kế toán trình lên ban lãnh đạo ký duyệt để lập
phiếu xuất kho (có chữ ký của ban lãnh đạo) chuyển cho bộ phận kho để làm thủ tục xuất kho vật tư, sau đó bộ phận kho cũng chuyển lại phiếu xuất kho (đủ chữ ký) cho bộ phận kế toán.
Từ tất cả các chứng từ, bộ phận kế toán vật tư sẽ tiến hành phân loại, nhập số liệu vào phần mềm kế toán. Phần mềm kế toán xử lý số liệu đưa ra sổ chi tiết vật tư, đồng thời đưa ra bảng kê nhập - xuất - tồn (N-X-T) vật tư để biết và theo dõi
được lượng tồn kho các loại vật tư để điều chỉnh mua vào, xuất ra sản xuất hợp lý. Cuối tháng, tổ trưởng bộ phận sản xuất viết báo cáo sử dụng vật tư trong kỳ để biết tình hình sử dụng vật tư thực tế cho sản xuất, có còn thừa vật tư để lại phân xưởng cho kỳ sản xuất tiếp theo hay không. Kế toán vật tư xuống kho cùng với thủ kho tiến hành kiểm kê vật tư thực tế. Dựa vào kết quả kiểm kê thực tế, bảng kê nhập - xuất - tồn và quyết định xử lý của ban lãnh đạo, kế toán vật tư lập biên
nguyên liệu vật liệu, báo cáo kiểm kê, đánh giá lại gửi cho ban lãnh đạo để có kế hoạch mua, xuất vật tư cho tháng tiếp theo, cũng như quyết định xử lý chênh lệch vật tư.