Ưu điểm:
Phần mềm Microsoft Office Excel có tốc độ lọc dữ liệu nhanh và rất dễ sử dụng trong trường hợp số bản ghi không nhiều, đồng thời hiện nay đang được áp dụng phổ biến và doanh nghiệp không phải tốn nhiều chi phí để mua bản quyền cho phần mềm.
Phần mềm này đã in được đầy đủ sổ kế toán và các báo cáo tài chính theo quy định (báo cáo doanh thu, sổ chi tiết doanh thu, báo cáo bán hàng,…).
Thực tế cho thấy mặc dù phần mềm Microsoft Office Excel sử dụng có nhiều tiện lợi nhưng các doanh nghiệp hiện nay đang dần từng bước áp dụng phần mềm Visual Foxpro. Lý do vì các doanh nghiệp hiện đang thấy rất rõ những khuyết điểm mà phần mềm Microsoft Office Excel đang có. Những khuyết điểm của phần mềm Microsoft Office Excel được thể hiện cơ bản như sau:
Nhược điểm:
Phần mềm excel hoạt động độc lập, không có sự kết nối dữ liệu vì thế không đáp ứng được tiêu chuẩn tin cậy của một hệ thống thông tin hoạt động tốt.
Phần mềm excel không có tính năng phân quyền, thông tin dễ dàng bị can thiệp trái phép bởi bất kỳ người dùng nào. Sự thiếu an toàn này có thể sẽ gây ra những thiệt hại khôn lường.
Việc tính toán hàng tháng dựa trên excel có thể rất mất thời gian , sự chậm chạp này có thể gây nên việc lập các báo cáo, xác định kết quả kinh doanh không kịp thời.
Hệ thống không có khả năng tìm kiếm dữ liệu nhanh chóng, thao tác với dữ liệu còn phức tạp, chưa được đảm bảo.
Việc lập Báo cáo, sổ sách vào cuối kỳ không thể thực hiện được trong điều kiện hạn hẹp về thời gian, không thể bổ sung các tính năng cần thiết khác theo yêu cầu của công ty.
Hướng khắc phục:
Cần tiến hành xây dựng phần mềm kế toán vật tư nhằm thay thế phần mềm MS – Excel dựa trên tình hình thực tế về vật tư tại công ty TNHH Hoàng Lê. Phần mềm được xây dựng cần đảm bảo các yêu cầu như sau:
• Quản lý được tình hình nhập, xuất, tồn của vật tư.
• Đưa ra được các biên bản, chứng từ cần thiết.
• Đưa ra được các báo cáo phục vụ cho công tác quản lý, kiểm tra, giám sát.