- Tất cả các vắc xin phải được bảo quản trong dây chuyền lạnh ở nhiệt độ
1.5.Hoạt động cấp phát vắc xin
Cấp phát thuốc là công việc thường quy và quan trọng của khoa dược.
Khoa Dược xây dựng và trình Giám đốc phê duyệt quy trình cấp phát, theo dõi việc sử dụng đồng thời giúp giám đốc kiểm tra việc thực hiện khi quy trình trên được hoạt động.
Xây dựng kiểm tra quy trình giao nhận chặt chẽ (từ kho vắc xin tỉnh nhận về khoa dược tuyến huyện đến các trạm y tế và tiêm vào cơ thể con người) để đảm bảo an toàn cho từng người.
Tồn trữ bảo quản gồm các quá trình xuất nhập kho hợp l , kiểm kê, dự trữ và các biện pháp bảo quản vắc xin.
Cụ thể dựa trên tính chất, đặc điểm của từng đơn vị theo nguyên tắc cấp phát kịp thời, thuận lợi.
Quy trình cấp phát vắc xin tại khoa Dược của Trung tâm thường dựa trên các biểu mẫu. Số lượng vắc xin sử dụng cho đợt kế tiếp được các bộ chuyên trách tổng hợp và dự trù gửi cho khoa KSDB. Sau khi xem xét số lượng trên báo cáo
huyện làm thủ tục hành chánh để nhận và cấp phát vắc xin theo lịch tiêm chủng hàng tháng.
Cần tuân thủ một một số vấn đề khi nhận và cấp phát vắc xin.
+ Kiểm tra và ghi nhiệt độ bảo quản vắc xin khi nhận và cấp phát vào biên bản giao nhận/ phiếu xuất kho.
+ Giao nhận vắc xin nhạy cảm với nhiệt độ cao trước (OPV, Sởi, BCG ...). Vắc xin ít nhạy cảm với nhiệt độ cao sau: DPT-VGB-Hib, DPT, VGB, VNNB ...
+ Kiểm tra, đối chiếu theo phiếu xuất kho: loại vắc xin, dung môi, số liều/lọ, số lô, hạn dùng, nơi sản xuất, tình trạng chỉ thị nhiệt độ (nếu có).
+ K vào biên bản giao nhận/phiếu xuất kho và lưu lại. Nếu có vấn đề gì bất thường báo cáo lãnh đạo và cấp trên.
+ Ghi đầy đủ thông tin vào sổ quản l vắc xin: loại vắc xin, dung môi, số liều/lọ, ngày nhận/cấp, nơi cấp/nhận, số lượng, số lô, hạn sử dụng, nước sản xuất nhiệt độ khi nhận/cấp, chỉ thị nhiệt độ lọ vắc xin (VVM) và chỉ thị đông băng (nếu có).
+ Phối hợp với cán bộ tiêm chủng để đảm bảo nhận và cấp phát đúng số lượng vắc xin và dung môi.
+ Vắc xin vận chuyển từ kho của huyện tới cơ sở y tế hoặc từ trạm y tế đến điểm tiêm chủng ngoài trạm được bảo quản trong hòm lạnh hoặc phích vắc xin. Trong các thiết bị vận chuyển vắc xin luôn có thiết bị để theo dõi nhiệt độ của vắc xin trong quá trình vận chuyển.
Sau cấp phát phải vào thẻ kho theo dõi hàng ngày.
Cấp phát thuốc theo nguyên tắc thuốc nhập trước xuất trước, thuốc có hạn dùng ngắn hơn xuất trước, chỉ cấp phát thuốc còn hạn sử dụng, chất lượng đảm bảo [2],[4],[5].
Hoạt động cấp phát đƣợc đánh giá là có hiệu quả khi
- Vắc xin được bảo quản trong điều kiện tốt, không bị quá hạn sử dụng, mất phẩm chất.
- Hạn chế tối đa tình trạng hao hụt do các nguyên nhân khác nhau. - Vắc xin được cấp cho các trạm y tế, đúng, đủ và kịp thời.
- Có phương tiện vận chuyển thuốc nhanh chóng.
- Xử l kịp thời và hợp l những khó khăn ngoài dự kiến.
- Lưu trữ các hồ sơ và dữ liệu đầy đủ, trung thực, chính xác và minh bạch [3].
Thống kê báo cáo sử dụng: Khoa dược thực hiện báo cáo hàng tháng, 3 tháng, 6 tháng, 9 tháng và năm theo quy định và báo cáo đột xuất khi có yêu cầu cần thiết.
Báo cáo gửi đi các cấp phải ghi đầy đủ, đúng qui định theo mẫu báo cáo và phải được lãnh đạo đơn vị thông qua và k duyệt.
Kiểm kê: Thành lập hội đồng kiểm kê.
Thực hiện kiểm kê định kỳ theo quy định hàng tháng đối với khoa dược, đột xuất khi xảy ra mất mát.
Đối chiếu sổ xuất nhập với chứng từ lưu, số lượng thực tế với số sổ sách. Trường hợp hư hỏng, thiếu thừa thì hội đồng lập biên bản đề nghị xử l .
Bảng 1.4. Quy trình cấp phát vắc xin
TT Nội dung Cán bộ thực hiện
1 Kiểm tra kế hoạch cấp phát vắc xin lần này Chuyên trách TCMR, cán bộ quản l vắc xin (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2 Viết phiếu xuất kho Cán bộ quản l vắc xin
TT Nội dung Cán bộ thực hiện
4 Xác định tủ lạnh chứa vắc xin cần cấp theo
phiếu xuất Người cấp
5 Lấy các loại vắc xin cần cấp theo đúng loại,
đúng số lượng, đúng lô ra khỏi tủ lạnh Người cấp
6
Xếp bình tích lạnh/ đá lạnh vào đáy, xung quanh hòm lạnh/ phích vắc xin (theo quy trình đóng gói vắc xin vào phích vắc xin)
Người nhận
7
Đối chiếu, giao/ nhận từng loại vắc xin theo phiếu xuất.
Lưu giao các loại vắc xin nhạy cảm với nhiệt độ cao trước OPV, Sởi, BCG. Vắc xin ít nhạy cảm với nhiệt độ được giao sau: DPT-VGD- Hib, DPT, ….
Người cấp, người nhận
8
Xếp các loại vắc xin vào hòm lạnh/ phích vắc xin theo quy định (qui trình đóng gói vắc xin vào phích vắc xin)
Người nhận
9 Sắp xếp dung môi (nếu có) vào hòm lạnh/
phích vắc xin (nếu còn chỗ) hoặc để nơi mát. Người nhận 10 K vào biên bản giao nhận/ hóa đơn xuất kho Người nhận
11
Ghi chép: nơi nhận vắc xin, dung môi, đơn vị sản xuất, nước sản xuất, số liều/ lọ, số lô, hạn dùng, số lượng cấp phát, nhiệt độ, tình trạng chỉ thị nhiệt độ vào mục xuất trong sổ quản l vắc xin tại đơn vị.
Người cấp
Khoa Dược chịu trách nhiệm về toàn bộ vắc xin được cấp phát phải đúng số lượng, tên vắc xin, hàm lượng,…
Trong quá trình vận chuyển vắc xin phải được bảo quản trong dây chuyền lạnh theo quy định và ở nhiệt độ phù hợp đối với từng loại vắc xin theo yêu cầu của nhà sản xuất, có thiết bị theo dõi nhiệt độ của vắc xin trong quá trình vận chuyển [3].