2.3.2.1 Nhu cầu tuyển dụng và kế hoạch tuyển dụng
- Nhu cầu nhân sự trong công ty phát sinh trong các trƣờng hợp sau: + Bổ sung hoặc thay thế nhân sự theo hoạch định nhân sự hàng năm gắn với kế hoạch,mục tiêu kinh doanh của công ty
+ Bổ sung nhân sự theo nhu cầu phát sinh
+ Thay thế nhân sự do chấm dứt hợp đồng lao động,sa thải - Thẩm quyền phê duyệt:
+ Hoạch định nhân sự đƣợc thực hiện vào quý cuối cùng của 1 năm cho năm tiếp theo dựa trên kế hoạch,mục tiêu công việc của công ty,và các phòng ban sau khi đánh giá lại lực lƣợng lao động hiện có tại các bộ phận.Các nhu cầu tuyển dụng để bổ sung ,thay thế nhân sự theo kế hoạch này cùng với các giải trình sẽ đƣợc phòng ban nhân sự trình lên ban giám đốc phê duyệt.Mẫu “kế hoạch tuyển dụng”.
+ Các phòng ban phát sinh nhu cầu bổ sung nhân sự nằm ngoài hoạch định nhân sự hoặc bổ sung thay thế nhân sự do chấm dứt hợp đồng lao động hoặc sa thải sẽ phải điền vào biểu mẫu “Đề nghị tuyển dụng”và xin phê duyệt của thành viên ban giám đốc công ty trƣớc khi chuyển cho phòng nhân sự để tiến hành tuyển dụng.
2.3.2.2 Chuẩn bị và lên kế hoạch
- Phòng nhân sự sẽ phối hợp với trƣởng phòng ban có nhu cầu tuyển dụng để xem xét lại mô tả công việc của vị trí nếu cần thiết,trong trƣờng hợp vị trí tuyển dụng là mới sẽ cần phải phát triển bản mô tả công việc cho vị trí này. Việc này nhằm mục đích xác định các yêu cầu công việc đối với vị trí tuyển.
- Phòng nhân sự trên cơ sở bản mô tả vị trí công việc ,xác lập các tiêu chí lựa chọn về kiến thức,bằng cấp,kinh nghiệm, kỹ năng,thái độ và tính cách phù hợp cho vị trí công việc.
Các tiêu chí lựa chọn sẽ đƣợc sử dụng:
+ Chuẩn bị nội dung thông báo,quảng cáo tuyển dụng + Sàng lọc hồ sơ
+ Chuẩn bị các câu hỏi phỏng vấn + Đánh giá ứng viên
+ Đề xuất tuyển dụng và ra quyết định tuyển dụng
- Phòng nhân sự trên cơ sở các tiêu chí lựa chọn sẽ đề xuất hình thức lựa chọn,cơ cấu phỏng vấn,chuẩn bị các đề bài kiểm tra,câu hỏi phỏng vấn,chuẩn bị biểu mẫu để cho điểm và đánh giá ứng viên theo tiêu chí tuyển dụng.
2.3.2.3 Thông báo và quảng cáo tuyển dụng
- Phòng nhân sự chuẩn bị nội dung thông báo và quảng cáo tuyển dụng và trình ban giám đốc phê duyệt nội dung trƣớc khi tiến hành đăng
- Tuỳ theo vị trí công việc,phòng nhân sự sẽ đề xuất thông báo và quảng cáo tuyển dụng theo một hoặc nhiều hình thức sau đây:
+ Thông báo tuyển dụng trong nội bộ
+ Thông báo tuyển dụng thông qua các mối quan hệ để giới thiệu + Quảng cáo tuyển dụng tại các trƣờng nghề,các trung tâm đào tạo.
2.3.2.4 Sàng lọc hồ sơ
- Phòng nhân sự sẽ tiến hành hoặc phối hợp với các bộ phận có nhu cầu tuyển dụng sàng lọc các hồ sơ ứng viên nhận đƣợc đạt yêu cầu và việc chọn lọc hồ sơ cũng sẽ dựa trên các yêu cầu trong bản mô tả công việc về trình độ học vấn,kinh nghiệm chuyên môn,kiến thức kỹ năng,và các thành tích,nhằm loại bỏ bớt các hồ sơ ứng viên không đáp ứng các yêu cầu tuyển dụng đã thông báo,hồ sơ không đầy đủ thông tin,hoặc hồ sơ có hình thức,nội dung không phù hợp. Việc xét tuyển,sàng lọc hồ sơ sẽ đƣợc ƣu tiên đối với hồ sơ của các ứng viên nội bộ.
- Một hồ sơ có đầy đủ tài liệu và thông tin bao gồm các giấy tờ sau:
+ Sơ yếu lý lịch tiếng Việt có xác nhận của chính quyền địa phƣơng(theo mẫu quy định)
+ CV bằng tiếng Việt + Đơn xin việc tiếng Việt
+ Bản photo công chứng các bằng cấp,chứng chỉ liên quan + Bản photo công chứng CMND
+ 2 ảnh (3x4) mới chụp trong vòng 6 tháng gần nhất + Kết quả khám sức khỏe
- Đơn xin việc là 1 giấy tờ quan trọng trong hồ sơ,cung cấp thêm thông tin về ứng viên,phần nào thể hiện thái độ và một số kỹ năng nhất định của ứng viên
- Các hồ sơ ứng viên sau khi đƣợc sàng lọc sẽ đƣợc đƣa vào danh sách lựa chọn đƣợc lập theo biểu mẫu.
2.3.2.5 Thực hiện lựa chọn và đánh giá
- Các hình thức lựa chọn:
Hình thức lựa chọn khác nhau sẽ đƣợc áp dụng tuỳ theo vị trí tuyển dụng từ lao động phổ thông,lao động có tay nghề,lao động có chuyên môn cho đến các vị trí nhƣ giám sát,quản lý.Tuỳ theo chiến lƣợc và cơ cấu quá trình lựa chọn do phòng nhân sự chuẩn bị,các ứng viên có thể trải qua một hoặc nhiều vòng tuyển chon nhƣ sau:
+ Kiểm tra kiến thức,kỹ năng + Phỏng vấn
- Ban tuyển chọn:
Phòng nhân sự sẽ đề nghị thành phần của ban tuyển chọn tuỳ theo vị trí tuyển dụng.
Vị trí Thành phần ban tuyển chọn
1.Công nhân ,nhân viên Trƣởng hoặc phó phòng ban hoặc bộ phận. Cán bộ tuyển dụng của phòng nhân sự.
2. Chuyên viên Trƣởng phòng.
Cán bộ tuyển dụng của phòng nhân sự.
3. Cán bộ quản lý,giám sát
Thành viên ban giám đốc.
Trƣởng phòng nhân sự,trƣởng phòng chuyên môn.
4. Quản lý cấp cao (cấp
trƣởng phòng trở lên) Giám đốc công ty.
- Sắp xếp kiểm tra, phỏng vấn:
Phòng nhân sự sẽ lên lịch kiểm tra,phỏng vấn và thông báo lịch thời gian tới từng ứng viên và thành viên của ban tuyển chọn trƣớc ít nhất 03 ngày,danh sách các ứng viên đến than dự kiểm tra,phỏng vấn cũng sẽ đƣợc thông báo tới bộ phận lễ tân và bảo vệ công ty.
+ Kiểm tra trắc nghiệm
Phòng nhân sự chịu trách nhiểm thực hiện các cuộc kiểm tra,trắc nghiệm Đối với phần kiểm tra kiến thức ,kỹ năng: Các bộ phận có nhu cầu tuyển dụng cần phải gửi đề bài,thang điểm, đáp án cho bộ phận tuyển dụng, phòng nhân sự trƣớc ngày kiểm tra 02 ngày.Khi ứng viên đã hoàn thành bài kiểm tra,bộ phận nhân sự sẽ tập hợp và chuyển lại cho phòng ban liên quan để chấm điểm.Chấm điểm xong,bộ phận quản lý trực tiếp gửi trả lại bài kiểm tra, điểm,kết quả đánh giá cho bộ phận tuyển dụng chậm nhất 02 ngày kể từ khi nhận đƣợc bài làm của ứng viên để tổng hợp.
Phần nội dung kiểm tra trắc nghiệm IQ và kiến thức xã hội sẽ do bộ phận tuyển dụng chuẩn bị và chấm điểm.
Những ứng viên có kết quả kiểm tra,trắc nghiệm IQ,kiến thức xã hội đạt từ 50% trở lên sẽ đƣợc lựa chọn vào vòng phỏng vấn trực tiếp.
+ Sắp xếp phỏng vấn:
Phòng nhân sự chịu trách nhịêm liên hệ và tổ chức phỏng vấn.Các tài liệu và thông tin sau se đƣợc gửi đến các thành viên ban tuyển chọn trƣớc cuộc phỏng vấn:
Danh sách ứng viên và lịch phỏng vấn Bản mô tả công việc của vị trí tuyển dụng Các câu hỏi gợi ý
Kết quả kiểm tra kiến thức,kỹ năng,IQ,kiến thức xã hội.
Phòng nhân sự chịu trách nhiệm sắp xếp địa điểm phỏng vấn sẵn sàng trƣớc khi bắt đầu phỏng vấn.
+ Nội dung phỏng vấn:
Ban tuyển chọn sẽ thực hiện tiến trình phỏng vấn theo chiến lƣợc và hình thức do phòng nhân sự đề xuất cho từng vị trí.Mục tiêu của cuộc phỏng vấn là tìm hiểu sự phù hợp của các ứng cử viên đối với vị trí đang tuyển dụng và văn hoá của công ty chủ yếu thể hiện ở các mặt:
Thái độ, hành vi
Kiến thức,kỹ năng,kinh nghiệm và tiềm năng
Các cuộc phỏng vấn nói chung sẽ bao gồm các phần sau:
Đón chào,cảm ơn và giới thiệu công ty Phỏng vấn,trao đổi với ứng viên
Trả lời các vấn đề ứng viên quan tâm
+ Đánh giá
Trong quá trình phỏng vấn,Ban tuyển chọn sẽ cho điểm các ứng viên(theo mẫu)
Sau khi kết thúc các cuộc phỏng vấn Ban tuyển chon sẽ làm việc trên cơ sở điểm số đã cho để thảo luận,thống nhất việc đánh giá,báo cáo và đề cử tuyển dụng.Nếu không thống nhất đƣợc ý kiến, Ban giám đốc là ngƣời quyết định cuối cùng.
Sau khi phỏng vấn nếu cần thiết ,việc kiểm tra trắc nghiệm vẫn có thể đƣợc tiến hành thêm đối với các ứng viên tiềm năng để lựa chọn ứng viên thành công,hoặc kết quả tuyển dụng có thể đƣợc sử dụng vào các mục đích nhân sự khác.
+ Kiểm tra nguồn tham khảo
Đối với một số vị trí,khi cần thiết ,phòng nhân sự sẽ tiến hành kiểm tra qua nguồn tham khảo đối với ứng viên đƣợc ban tuyển chọn đề nghị tuyển dụng.
Phòng nhân sự sẽ tìm hiểu quá trình làm việc và những yếu tố cá nhân của ứng viên bằng cách liên hệ với ngƣời quản lý,giám sát nơi công ty trƣớc đó mà ứng viên đã từng làm việc để xác nhận các thông tin cần thiết.
2.3.2.6 Duyệt tuyển dụng
Sau quá trình lựa chọn,khi ƣng viên phù hợp đã đƣợc xác định đƣợc. Phòng nhân sự sẽ trình ban giám đốc báo cáo đánh giá ứng viên cùng với các điều kiện tuyển dụng để xin duyệt tuyển dụng và ký thƣ mời tuyển dụng.
2.3.2.7 Thông báo kết quả cho ứng viên
- Thông báo cho ứng viên trúng tuyển
Sau khi kết quả tuyển dụng đã đƣợc phê duyệt, phòng nhân sự sẽ phối hợp với trƣởng phòng ban có nhu cầu tuyển dụng nhân viên để lên
kế hoạch thời gian phù hợp sắp xếp thông báo cho nhân viên mới tiếp nhận công việc qua các bƣớc sau:
+ Gửi thƣ mời làm việc thông báo với ứng viên đã trúng tuyển kết quả tuyển dụng trƣớc ngày bắt đầu làm việc ít nhất 05 ngày.Yêu cầu ứng viên ký tên vào bản thƣ mời và chuyển lại cho phòng nhân sự.
+ Thông báo cho ứng viên không trúng tuyển
- Phòng nhân sự sẽ thực hiện việc thông báo kết quả phỏng vấn và cám ơn đến các ứng viên không đạt qua các hình thức điện thoại ,thƣ hoặc email.
8. Chào đón nhân viên mới và định hướng công việc
- Ký kết hợp đồng lao động
Phòng nhân sự sẽ tiến hành chuẩn bị hợp đồng lao động cho các nhân viên mới trong đó ghi rõ thời hạn và yêu cầu đào tạo ban đầu và thử việc
Hợp đồng lao động sẽ đƣợc phòng nhân sự làm thành 2 bản, một bản sẽ đƣợc gửi lại cho nhân viên, một bản sẽ đƣợc lƣu file tại phòng nhân sự.
- Thủ tục định hƣớng công việc cho nhân viên mới
Phòng nhân sự chịu trách nhiệm trình bày và định hƣớng cho nhân viên mới các nội dung sau:
+ Trình bày về lịch sử công ty,văn hoá công ty và hệ thống tổ chức của công ty
+ Giới thiệu,xác nhận đọc hiểu về nội dung lao động và chính sách đãi ngộ nhân sự, quy định và các quy trình thủ tục hành chính của công ty
+ Hƣớng dẫn hiểu rõ trách nhiệm và nhiệm vụ qua việc cung cấp mô tả công việc
+ Hƣớng dẫn quy định về chấm công,ngày nghỉ,nghỉ lễ tết ,cƣới xin,hiếu hỉ trong công ty
Trƣởng phòng ban bộ phận nơi nhân viên mới làm việc chịu trách nhiệm định hƣớng cho nhân viên mới các nội dung sau:
+ Mục tiêu của phòng ban bộ phận + Mục tiêu của cá nhân nhân viên mới
+ Kế hoạch hƣớng dẫn công việc và thử việc + Các quy định an toàn của phòng ban bộ phận
+ Các quy định tác nghiệp của phòng và công việc mà nhân viên phải học hoặc tuân thủ
+ Giới thiệu nhân viên mới với các đồng nghiệp hoặc các phòng ban khác(nếu cần thiết)
2.3.2.9 Thử việc và đánh giá thử việc
- Mọi vị trí khi tuyển dụng trong công ty đều phải trải qua thời gian thử việc:
+ Thời gian thử việc là 02 tháng đối với ngƣời có bằng cấp từ CĐ trở lên
+ Thời gian 01 tháng đối với những ngƣời khác
- Trƣởng phòng ban bộ phận nơi nhân viên mới làm việc chịu trách nhiệm lập chƣơng trình đào tạo nghiệp vụ ban đầu và chƣơng trình thử việc và kèm cặp,hƣớng dẫn và tạo điều kiện tốt nhất cho nhân viên mới thực hiện công việc
- Phòng nhân sự theo dõi hạn thời gian thử việc và thông báo cho trƣởng bộ phận đánh giá mức hoàn thành công việc của nhân viên trong thời gian thử việc(theo mẫu) ít nhất trƣớc khi thời hạn thử việc kết thúc 05 ngày.
2.3.2.10 Ký quyết định tiếp nhận chính thức
Trên cơ sở xem xét kết quả thử việc của ngƣời lao động thông qua: + Đánh giá kết quả thực hiện chƣơng trình thử việc
+ Đánh giá thử việc và đề xuất của trƣởng phòng phụ trách trực tiếp
Phòng nhân sự sẽ chuẩn bị quyết định tiếp nhận chính thức trình ban giám đốc phê duyệt
Các trƣờng hợp bị đánh giá không đạt sẽ đƣợc xem xét để đề nghị kéo dài thời gian thử việc hoặc thông báo chấm dứt hợp đồng lao động.