- Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính
2.2.2 Thực trạng công tác kế toán bán nhóm hàng nhạc cụ tại Công ty cổ phần âm nhạc và thiết bị nghe nhìn SOL.G
âm nhạc và thiết bị nghe nhìn SOL.G
2.2.2.1 Chứng từ sử dụng
Bán buôn hàng hóa
- Đơn đặt hàng: Khách hàng có nhu cầu mua nhạc cụ với số lượng lớn thường gửi trước đơn đặt hàng đến Công ty;
- Hợp đồng kinh tế: Hợp đồng giữa Công ty và khách hàng do phòng kinh doanh chuyển cho phòng kế toán;
- Hóa đơn GTGT (Phụ lục 2.5): Hóa đơn GTGT do bộ phận kế toán bán hàng in trực tiếp từ phần mềm MISA. Trên Hóa đơn GTGT bao gồm các nội dung như: Tên người mua, người bán, số lượng hàng bán, đơn giá bán, thành tiền, thuế GTGT, tổng giá thanh toán …
- Phiếu xuất kho (Phụ lục 2.4): Dùng để làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng. Trên Phiếu xuất kho chỉ ghi số lượng sản phẩm xuất kho, không ghi số tiền. Số lượng trên Phiếu xuất kho và trên Hóa đơn GTGT phải trùng nhau để thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu.
- Phiếu thu (Phụ lục 2.9): Đối với các khách hàng thanh toán bằng tiền mặt kế toán lập phiếu thu. Thông thường kế toán sẽ lập làm 2 liên, trong đó 1 liên giao cho khách hàng làm chứng từ thanh toán, 1 liên còn lại lưu tại Công ty nhằm làm căn cứ thực tế.
- Giấy báo có: Là chứng từ ngân hàng gửi để xác nhận khoản tiền thanh toán của khách hàng cho công ty …
Sơ đồ 2.2: Trình tự luân chuyển chứng từ nghiệp vụ bán buôn qua kho
Phòng kinh doanh -Tiếp nhận yêu cầu mua hàng của khách hàng viết lệnh xuất hàng
Thủ kho - Xuất hàng, lập phiếu xuất kho và biên bản giao
nhận có chữ ký của khách hàng
Phòng kinh doanh - Tập hợp và kiểm tra chứng từ để chuyển tới phòng
kế toán
Kế toán bán hàng - Kế toán cập nhật chứng từ bán hàng vào máy tính, phần mềm kế toán sẽ tự động hạch toán sau đó in hóa đơn GTGT: liên 1 (lưu), liên 2 (giao cho khách)
Giao hàng đại lý
-Hợp đồng đại lý: ký kết giữa Công ty với các đại lý bao tiêu sản phẩm;
- Biên bản giao hàng đại lý: làm căn cứ xác định và ghi nhận trị giá hàng hóa gửi bán đại lý;
- Bảng kê hoá đơn bán ra của hàng hoá đã bán: do các đại lý chuyển đến;
- Hóa đơn GTGT hàng hóa (Phụ lục 2.10): kế toán bán hàng in từ phần mềm MISA;
thù lao đại lý phải trả vào chi phí bán hàng.
- Thanh lý hợp đồng đại lý: phát sinh chứng từ này khi hợp đồng đại lý hết hiệu lực.
- Ngoài ra, còn các chứng từ thanh toán như Phiếu thu, Giấy báo có…
Sơ đồ 2.3: Trình tự luân chuyển chứng từ nghiệp vụ bán hàng đại lý
Phòng kinh doanh - Ký kết hợp đồng với bên nhận đại lý, viết lệnh giao hàng đại lý
Bộ phận vận chuyển - Vận chuyển hàng từ cảng nhập đến cơ sở nhận đại
lý, lập biên bản giao nhận có chữ ký của bên đại lý Phòng kinh doanh - Tập hợp và kiểm tra chứng từ để chuyển tới phòng
kế toán
Kế toán bán hàng - Kế toán cập nhật chứng từ hàng gửi bán đại lý vào máy tính, phần mềm kế toán sẽ tự động hạch toán. - Cuối tháng, cập nhật bảng kê xác định số hàng gửi bán đã tiêu thụ và thù lao phải trả bên nhận đại lý, hạch toán vào phần mềm kế toán và in hóa đơn GTGT.
Bán lẻ
- Hóa đơn GTGT (Phụ lục 2.8);
- Hóa đơn bán lẻ (Phụ lục 2.6): đóng thành quyển để tại quầy bán hàng;
- Phiếu xuất kho (Phụ lục 2.7);
- Phiếu thu (Phụ lục 2.9)…
Sơ đồ 2.4: Trình tự luân chuyển chứng từ nghiệp vụ bán lẻ
đơn bán lẻ, làm thủ tục thanh toán với khách hàng Thủ kho - Căn cứ hóa đơn, xuất hàng, viết phiếu xuất kho có
đủ chữ ký của khách hàng
Kế toán bán hàng - Kế toán hóa đơn bán lẻ vào máy tính, phần mềm kế toán sẽ tự động hạch toán sau đó thực hiện in hóa đơn GTGT, phiếu thu (nếu khách hàng yêu cầu). - Cuối ngày, cập nhật hóa đơn bán lẻ chưa hạch toán vào phần mềm kế toán và in hóa đơn GTGT, phiếu thu.
Thủ quỹ - Nhập quỹ số tiền thu được từ bán hàng nhạc cụ trong ngày
2.2.2.2 Tài khoản sử dụng
Các tài khoản sử dụng chủ yếu trong kế toán bán hàng tại Công ty:
- TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”: Kế toán sử dụng các TK chi tiết cấp 2 như trong phần mềm mặc định, không thêm các tài khoản chi tiết khác.
Kế toán doanh thu bán nhóm hàng nhạc cụ sử dụng chủ yếu là TK 5111 “Doanh thu bán hàng hóa”.
- TK 131 “Phải thu khách hàng”: Tài khoản này phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của công ty với khách hàng về tiền bán hàng hóa, dịch vụ. Tài khoản này được mở chi tiết cho từng đối tượng khách hàng đã được mã hóa trong phần khai báo thông tin ban đầu trên phần mềm MISA như sau:
+ Loại khách hàng: Khách hàng thường xuyên, khách hàng quan trọng và khách hàng tiềm năng.
+ Nhóm khách hàng: thực hiện phân loại nhóm khách hàng theo tỉnh thành (Hà Nội, Hải Phòng, Nghệ An, Thành phố Hồ Chí Minh ...)
+ Danh sách khách hàng: được mã hóa theo từng tên cá nhân, tổ chức. Ví dụ: CT_VIET THANH (Công ty TNHH MTV Việt Thanh Music), CT_TRUONG THINH (Công ty TNHH thiết bị âm thanh ánh sáng Trường Thịnh), KHACH LE (khách lẻ) ...
Đối với những khách hàng thường xuyên, Công ty áp dụng hình thức thanh toán sau nên TK 131 được sử dụng rất nhiều trong công tác kế toán bán hàng tại Công ty. Việc theo dõi, quản lý, đôn đốc công nợ bán hàng do kế toán tổng hợp thực hiện, trên
cơ sở thông tin khách hàng đã được mã hóa theo từng nhóm khách hàng và từng đối tượng khách hàng cụ thể.
- TK 632 “Giá vốn hàng bán”: Phản ánh trị giá gốc của thành phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ. Tài khoản này kế toán Công ty không mở tài khoản chi tiết, tất cả hàng hóa và dịch vụ bán ra của công ty đều được kế toán phản ánh chung vào tài khoản này.
- TK 156 “Hàng hóa” : Phản ánh số hiện có và sự biến động của hàng hóa theo giá mua thực tế. Tài khoản này cũng được mở chi tiết cho từng kho hàng, từng sản phẩm đã được mã hóa như sau:
+ Kho: Công ty thực hiện khai báo và mã hóa kho hàng hóa gồm: KHO_NC (Kho nhạc cụ), KHO_TBAT (Kho thiết bị âm thanh), KHO_TBAS (Kho thiết bị ánh sáng), KHO_KHAC (Kho các sản phẩm khác).
+ Hàng hóa: Hàng hóa được khai báo và mã hóa cho từng sản phẩm. Ví dụ: GT_MATIC AG370 (Đàn ghita Mantic AG370/AG370C), GT_STAGG C546 (Đàn ghita Stagg C546), OG_PSR S650 (Đàn Organ PSR-S650//Y) ...
Ngoài việc quản lý thực hiện thông qua việc mã hóa bởi phần mềm MISA, Công ty cổ phần âm nhạc và thiết bị nghe nhìn SOL.G còn tổ chức hạch toán kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song. Với phương pháp này, hàng hóa được theo dõi tại kho hàng hóa về mặt số lượng và theo dõi tại phòng kế toán cả về số lượng lẫn giá trị.
- TK 157 “Hàng gửi bán”: Phản ánh số hiện có và sự biến động của hàng hóa gửi bán. Tài khoản này được mở chi tiết cho từng sản phẩm đã được mã hóa như đối với TK 156.
Ngoài ra còn có các TK 111 “Tiền mặt”, TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”, TK 3331 “Thuế GTGT đầu ra phải nộp”, TK 521 “Các khoản giảm trừ doanh thu”.
2.2.2.3 Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu
Bán buôn hàng hóa
Phương thức bán buôn mà công ty áp dụng chủ yếu là bán buôn qua kho.
Theo phương thức này hàng hóa được bán buôn trực tiếp tại kho của công ty, thông thường công ty giao hàng theo hợp đồng kinh tế đã ký kết từ trước. Khi xuất hàng giao cho khách hàng, thủ kho lập Phiếu xuất kho. Sau đó, kế toán sẽ căn cứ vào các chứng từ nhận được từ phòng kinh doanh để hạch toán vào phân hệ bán hàng của
phần mềm MISA.
Nếu công ty phải chịu chi phí khi bán hàng như chi phí chuyển hàng, chi phí gửi hàng hay những chi phí khác liên quan đến quá trình bán hàng thì căn cứ vào Phiếu chi hay các chứng từ liên quan, kế toán sẽ hạch toán vào phân hệ quỹ, phân hệ ngân hàng hoặc phân hệ tổng hợp.
Ví dụ 1: Ngày 18 tháng 1 năm 2015 Công ty cổ phần âm nhạc và thiết bị nghe
nhìn SOL.G bán cho Công ty TNHH MTV Việt Thanh Music số hàng nhạc cụ bao gồm:
- Đàn Ghita Mantic AG-1C/MG-1C, số lượng: 20 chiếc, giá bán chưa thuế 1.200.000đ/chiếc.
- Đàn Ghita Mantic AG220/AG280, số lượng: 20 chiếc, giá bán chưa thuế 920.000đ/chiếc.
- Đàn Ghita Stagg C546, số lượng: 30 chiếc, giá bán chưa thuế 800.000đ/chiếc. Thuế GTGT 10%, khách hàng chưa thanh toán. Chi phí thuê người bốc xếp hàng lên xe bằng là 200.000 đồng, bên bán chịu và đã thanh toán bằng tiền mặt.
Khi nhận được phiếu đề nghị xuất hàng (Phụ lục 2.3) từ nhân viên kinh doanh, thủ kho căn cứ lập Phiếu xuất kho (Phụ lục 2.4) và giao hàng cho khách. Kế toán bán hàng căn cứ vào các chứng từ như đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho tiến hành nhập liệu như sau:
Phân hệ bán hàng -> Bán hàng chưa thu tiền -> Nhập liệu:
+ Thông tin chung: Chọn đối tượng đã được mã hóa “CT_VIET THANH”, địa chỉ tự cập nhật, diễn giải “Bán hàng cho công ty Việt Thanh”.
+ Điền các thông tin chứng từ như ngày tháng , ký hiệu, số hóa đơn.
+ Thông tin hàng tiền: Chọn các mã hàng “GT_MANTIC AG1C”, “GT_MANTIC AG220”, “GT_STAGG C546”; các chỉ tiêu như diễn giải, kho, TK nợ, TK có, đơn vị tính phần mềm tự cập nhật căn cứ vào khai báo báo ban đầu. Nhập vào cột số lượng lần lượt là 20, 20, 30; cột đơn giá lần lượt là 1.200.000, 920.000, 800.000.
+ Thông tin thuế, giá vốn: hầu hết các chỉ tiêu phần mềm đều tự cập nhật, chỉ cần chọn TK kho là “156”.
Kế toán sau khi kiểm tra tất cả các thông tin thì chọn “Cất” để lưu dữ liệu và chọn “In” -> Hóa đơn GTGT (Phụ lục 2.5).
Sau khi kết thúc quá trình nhập liệu, phần mềm MISA sẽ tự cập nhật số liệu vào sổ Nhật ký chung (Phụ lục 2.14), sổ cái TK 511 (Phụ lục 2.15), sổ cái TK 3331 (Phụ
lục 2.17), sổ cái TK 131 (Phụ lục 2. 18), sổ chi tiết bán hàng (Phụ lục 2.22), sổ chi tiết
TK131, riêng sổ cái TK 632 (Phụ lục 2.16) và TK 156 (Phụ lục 2.19) phần mềm sẽ cập nhật cột “số tiền” tại thời điểm cuối tháng khi kế toán thực hiện thao tác tính giá xuất kho (do Công ty áp dụng tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ).
Hạch toán chi phí bốc xếp: Phân hệ quỹ -> Phiếu chi -> Đối tượng: THUE NGOAI, TK Nợ 6421, TK Có 1111, Số tiền: 200.000
Số liệu sẽ tự cập nhật vào sổ nhật ký chung (Phụ lục 2.14), sổ cái TK 642 (Phụ
lục 2.21), sổ cái TK 111, sổ quỹ tiền mặt (Phụ lục 2.23).
Bán lẻ
Tại cửa hàng của công ty thì khách hàng chủ yếu là các cá nhân, đơn vị mua hàng với số lượng ít và không thường xuyên, tiền bán hàng thu được chủ yếu là tiền mặt.
Khi khách hàng tới cửa hàng và đồng ý mua hàng, nhân viên bán hàng sẽ viết hóa đơn bán lẻ. Hóa đơn bán lẻ được chuyển xuống bộ phận kho để thủ kho xuất hàn và ghi phiếu xuất kho. Nếu khách hàng yêu cầu hóa đơn GTGT thì kế toán bán hàng căn cứ vào hóa đơn bán lẻ, phiếu xuất kho để hạch toán vào phần mềm và in hóa đơn GTGT. Cuối ngày, kế toán bán hàng tập hợp các hóa đơn bán lẻ chưa được hạch toán để nhập liệu vào phần mềm và in hóa đơn GTGT cho toàn bộ trị giá hàng bán trong ngày (trừ trị giá hàng hóa khách hàng đã lấy hóa đơn GTGT). Trình tự ghi nhận doanh thu, giá vốn tương tự như phương thức bán buôn.
Ví dụ 2: Ngày 12 tháng 3 năm 2015, xuất bán cho Trần Kim Hòa 1 đàn Organ
PSR-S650//Y + Adaptor PA-300C//E, giá bán chưa thuế GTGT 16.200.000 đồng/bộ, thuế GTGT 10%. Khách hàng thanh toán bằng tiền mặt.
Khi đồng ý bán cho khách hàng, nhân viên bán hàng lập Hóa đơn bán lẻ (Phụ lục
2.6) chuyển xuống kho xuất hàng. Thủ kho căn cứ vào Hóa đơn bán lẻ lập phiếu xuất
Căn cứ vào Hóa đơn bán lẻ và Phiếu xuất kho kế toán tiến hành nhập liệu vào phần mềm MISA như sau:
Phân hệ bán hàng -> Bán hàng thu tiền ngay-> Nhập liệu:
+ Thông tin chung: Chọn đối tượng đã được mã hóa “KHACH LE”; địa chỉ “Số nhà 7B, ngõ 2 Phạm Văn Đồng, Mai Dịch, Cầu Giấy, Hà Nội”; diễn giải “Bán hàng cho Trần Kim Hòa”.
+ Điền các thông tin chứng từ như ngày tháng , ký hiệu, số hóa đơn.
+ Thông tin hàng tiền: Chọn các mã hàng “OG_PSR S650”; các chỉ tiêu như diễn giải, kho, TK nợ, TK có, đơn vị tính phần mềm tự cập nhật căn cứ vào khai báo báo ban đầu. Nhập vào cột số lượng là 1; cột đơn giá là 16.200.000.
+ Thông tin thuế, giá vốn: hầu hết các chỉ tiêu phần mềm đều tự cập nhật, chỉ cần chọn TK kho là “156”.
Kế toán sau khi kiểm tra tất cả các thông tin thì chọn “Cất” để lưu dữ liệu và “In” -> Hóa đơn GTGT (Phụ lục 2.8), phiếu thu (Phụ lục 2.9).
Kết thúc quá trình nhập liệu, phần mềm MISA sẽ tự cập nhật số liệu vào sổ Nhật ký chung (Phụ lục 2.14), sổ cái TK 511 (Phụ lục 2.15), sổ cái TK 3331 (Phụ lục 2.17), sổ cái TK 111, sổ quỹ tiền mặt (Phụ lục 2. 23), sổ chi tiết bán hàng (Phụ lục 2.22), riêng sổ cái TK 632 và TK 156 phần mềm sẽ cập nhật cột “số tiền” tại thời điểm cuối
tháng.
Bán hàng đại lý
Công ty chủ yếu thực hiện giao hàng đại lý cho 2 cơ sở đại lý chính là Vinh – Nghệ An và TP Hồ Chí Minh. Hai cơ sở này đã ký hợp đồng hợp tác lâu dài với công ty trong vai trò là các đại lý bao tiêu. Hoa hồng đại lý Công ty phải là khoản chênh lệch giữa giá bán tối thiểu quy định trong Hợp đồng đại lý và giá bán thực tế của các cơ sở nhận đại lý. Cuối tháng, các đại lý gửi về công ty một Bảng kê bán hàng đại lý, kế toán bán hàng căn cứ bảng kê này xác định số hàng gửi bán đã tiêu thụ, ghi nhận doanh thu và giá vốn. Đồng thời, căn cứ Hóa đơn GTGT về hoa hồng đại lý, kế toán bán hàng ghi nhận vào chi phí bán hàng.
Ví dụ 3: Ngày 25 tháng 2 năm 2015, Công ty nhận được Bảng kê số hàng nhạc
cụ được xác định là đã tiêu thụ của Đại lý TP Hồ Chí Minh như sau:
Biểu 2.2 Bảng kê nhạc cụ bán ra trong tháng 1 năm 2015- Đại lý TP Hồ Chí Minh
S T T T Tên hàng hóa, dịch vụ Đ V T Số lượng tồn đầu kỳ Số lượng nhận trong kỳ Tổng số Số hàng đã bán trong kỳ Số lượng tồn cuối kỳ Số lượng Đơn giá (cả thuế) Thành tiền A B C (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) 1 Đàn Organ Yamaha PSR- E243 Ch 4 10 14 5 4.785.000 23.925.000 9 2 Đàn Acoustic Guitar Yamaha F6000 Ch 6 25 31 20 1.974.500 39.490.000 11 3 Đàn Guitar Mantic AG220/AG280 Ch 5 40 45 30 825.000 24.750.000 15 4 Đàn Guitar Stagg C546 Ch 5 25 30 25 902.000 22.550.000 5
5 Đàn Piano điện Yamaha YDP Ch 4 0 4 1 20.845.000 20.845.000 3
6 Trống Hohner S2508 Ch 1 4 5 2 14.998.995 29.997.990 3
Cộng Ch 25 104 129 83 161.557.990 46
đồng đại lý của đàn Organ Yamaha PSR-E243 là 3.000.000đ, đàn Acoustic Guitar Yamaha F6000 là 1.200.000đ, đàn Guitar Mantic AG220/AG280 là 600.000đ, đàn Guitar Stagg C546 là 720.000đ, đàn Piano Điện Yamaha YDP là 14.500.000đ, trống Hohner S2508 là 10.000.000đ.
Căn cứ vào bảng kê, kế toán bán hàng tiến hành nhập liệu vào phần mềm MISA