- Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính
2.2.1 Đặc điểm nghiệp vụ bán nhóm hàng nhạc cụ tại Công ty
2.2.1.1 Đặc điểm nhóm hàng
Nhóm hàng nhạc cụ công ty đang thực hiện kinh doanh bao gồm các sản phẩm như đàn organ, đàn piano, đàn guitar, harmonica… Các sản phẩm này đều mang thương hiệu của các nhà sản xuất nhạc cụ nổi tiếng trên thế giới như Hohner, Stagg, Yamaha …
Các sản phẩm nhạc cụ đều được đánh mã hàng thuận tiện cho việc theo dõi, kiểm tra quá trình nhập, xuất, tồn hàng hóa. Việc đánh mã hàng này đều được thống nhất giữa các bộ phận trong công ty. Công tác quản lý các sản phẩm nhạc cụ được thực hiện cả về hiện vật và giá trị. Công ty đã xây dựng hệ thống nội quy, quy chế, trách nhiệm tới từng phòng ban, các bộ phận phối hợp kiểm tra thực hiện như phòng kinh doanh, phòng kế toán, thủ kho…
2.2.1.2 Phương thức bán hàng
Hiện nay, Công ty đang áp dụng ba phương thức bán hàng chính là: bán buôn, bán lẻ và giao hàng đại lý.
Bán buôn
Đây là hình thức được Công ty áp dụng cho các khách hàng mua hàng với khối lượng lớn, khách hàng có thể là các công ty thương mại, các cửa hàng lớn hoặc các câu lạc bộ âm nhạc muốn mua nhạc cụ làm quà tặng… Quy trình bán buôn nhạc cụ tại Công ty như sau:
Ký hợp đồng: Phòng kinh doanh chủ động tìm kiếm và gửi giấy báo giá tới các tổ chức có nhu cầu mua nhạc cụ với số lượng lớn. Khi nhận được đơn đặt hàng, phòng kinh doanh tiến hành ký kết hợp đồng thương mại với khách hàng.
Lập phiếu đề nghị xuất hàng:
+ Nhân viên kinh doanh lập phiếu đề nghị xuất bán hàng ghi rõ nội dung tên hàng, giá, chiết khấu, thưởng trình Trưởng/phó phòng kinh doanh xem xét phê duyệt.
+ Sau khi phiếu đề nghị xuất hàng được duyệt, nhân viên kinh doanh chuyển phiếu cho bộ phận kho để thực hiện thủ tục xuất hàng.
Giao hàng:
+ Khi khách hàng tới thì phải có giấy giới thiệu người nhận hàng hoặc giấy uỷ quyền thường xuyên.
+ Dựa phiếu đề nghị xuất hàng, nhân viên kho ghi phiếu xuất kho sau đó giao hàng cho khách hàng.
+ Khách hàng nhận hàng xong phải ký nhận vào phiếu xuất kho.
+ Sau khi giao hàng, nhân viên kho bấm phiếu giới thiệu và phiếu xuất kho, chuyển bản chính phiếu xuất kho về phòng kế toán.
Trường hợp Công ty thực hiện vận chuyển hàng cho khách:
+ Dựa trên phiếu đề nghị xuất hàng, nhân viên kho ghi phiếu xuất kho sau đó giao hàng cho nhân viên vận chuyển.
+ Nhân viên vận chuyển chịu trách nhiệm vận chuyển và giao hàng hóa cho khách hàng, lấy ký nhận của khách hàng trên phiếu xuất kho sau đó chuyển về cho phòng kế toán.
Hạch toán kế toán và in hóa đơn GTGT:
+ Căn cứ hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng, phiếu xuất kho, kế toán bán hàng thực hiện hạch toán trên phần mềm để ghi nhận doanh thu, giá vốn.
+ Sau khi lưu dữ liệu, nhân viên kế toán tiến hành in hóa đơn GTGT trực tiếp từ phần mềm kế toán.
Thu tiền: Thông thường các tổ chức mua nhạc cụ của Công ty với số lượng lớn sẽ thực hiện thanh toán theo hình thức chuyển khoản thông qua tài khoản của Công ty tại các ngân hàng như: HSBC, VCB, Techcombank …
Gửi bán đại lý
Hiện nay, Công ty đang áp dụng phương thức bán này cho hai đại lý lớn tại Nghệ An và Thành phố Hồ Chí Minh. Công ty thực hiện hợp tác với hai đại lý theo hình thức đại lý bao tiêu sản phẩm. Theo đó, bên đại lý sẽ đảm nhận bán một lượng nhạc cụ nhất định theo giá tối thiểu do Công ty cổ phần âm nhạc và thiết bị nghe nhìn SOL.G quy định. Thù lao mà bên đại lý được hưởng là chênh lệch giữa giá bán thực tế với giá bán Công ty quy định. Quy trình gửi bán đại lý nhóm hàng nhạc cụ tại Công ty như sau:
Ký kết hợp đồng đại lý: Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm ký kết hợp đồng với hai đại lý. Trong hợp đồng đại lý, các nội dung đều được thể hiện rất cụ thể như:
+ Hàng hóa: tên hàng, quy cách, số lượng …;
+ Thời hạn, phương thức và địa điểm giao hàng: Thông thường sẽ giao hàng tại kho của bên nhận đại lý;
+ Giá bán tối thiểu: Quy định cụ thể đối với từng sản phẩm nhạc cụ; + Phương thức thanh toán và thời điểm thanh toán.
Giao hàng đại lý
Thông thường khi hoàn thành thủ tục hải quan cho lô hàng nhạc cụ nhập khẩu, công ty sẽ vận chuyển hàng đến các đại lý để gửi bán. Vì thế hàng hóa sẽ không thông qua kho, nhân viên kho thay vì lập phiếu xuất kho sẽ lập biên bản giao hàng đại lý. Nhân viên vận chuyển thực hiện giao hàng đại lý và lấy đầy đủ ký nhận trên biên bản giao nhận.
Xác định trị giá hàng hóa đã tiêu thụ và số thù lao đại lý được hưởng
Tại thời điểm cuối mỗi tháng, các đại lý gửi về Công ty bảng kê hoá đơn bán ra của hàng hoá đã bán và hóa đơn GTGT thù lao đại lý được hưởng. Căn cứ vào hợp đồng đại lý, bảng kê, kế toán bán hàng xác định trị giá hàng hóa gửi bán đã tiêu thụ, đồng thời tính toán số thù lao đại lý phải trả cho bên nhận đại lý. Sau đó kế toán tiến hành hạch toán doanh thu, giá vốn, chi phí bán hàng và in trực tiếp từ phần mềm hóa đơn GTGT tương ứng với số hàng hóa đã tiêu thụ.
Bán lẻ
Hình thức này áp dụng cho showroom tại Hà Nội. Khách hàng chủ yếu là các cá nhân có nhu cầu về nhạc cụ, mua để trực tiếp sử dụng hoặc cho tặng với số lượng ít. Quy trình như sau:
- Khách hàng đến showroom xem xét và đồng ý mua hàng, nhân viên bán hàng sẽ lập hóa đơn bán lẻ.
- Nhân viên kho căn cứ hóa đơn bán lẻ, lập phiếu xuất kho và xuất kho hàng hóa cho khách hàng. Khách hàng nhận hàng và ký nhận trên phiếu xuất kho.
- Nhân viên bán hàng tiếp nhận thanh toán từ khách hàng.
Nếu khách hàng yêu cầu lấy hóa đơn GTGT thì hóa đơn bán lẻ sẽ được chuyển ngay cho kế toán bán hàng, kế toán bán hàng tiến hành hạch toán và in hóa đơn từ phần mềm.
hàng để tiến hành nhập liệu, hạch toán doanh thu, giá vốn trên phần mềm và in hóa đơn GTGT và phiếu thu. Đồng thời nộp số tiền thu được từ bán hàng nhạc cụ trong ngày cho thủ quỹ.
2.2.1.3 Phương thức thanh toán
Công ty đang thực hiện hai phương thức thanh toán chủ yếu là thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
Hình thức thanh toán bằng tiền mặt được áp dụng đối với khách lẻ mua hàng tại showroom và thường sẽ là thanh toán ngay.
Đối với bán buôn và gửi bán, các đại lý và công ty khách hàng thường áp dụng phương thức thanh toán chuyển khoản. Với các khách hàng có mối quan hệ thân thiết, tin cậy với Công ty có thể được áp dụng hình thức trả chậm, thời hạn thanh toán được định rõ trong hợp đồng nhưng tối đa là sau 30 ngày kể từ ngày chuyển quyền sở hữu hàng hóa.
2.2.1.4 Tính giá vốn hàng bán
Do đặc điểm của công ty là kinh doanh đa dạng các loại mặt hàng nên để thuận tiện cho việc tính toán, theo dõi giá vốn hàng bán, công ty thực hiện tính giá vốn theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Việc tính giá vốn được thực hiện trên phần mềm MISA thông qua phân hệ kho, chọn “Tính giá xuất kho”, chọn hàng hóa cần tính giá, chọn khoảng thời gian “1 tháng” (Công ty lựa chọn kỳ tình giá là 1 tháng), chọn tháng muốn tính giá, sau đó nhấn “Thực hiện”. Phần mềm tự động tính giá các sản phẩm, hàng hóa rất nhanh chóng và chính xác.
Ví dụ: Đối với mặt hàng đàn Guitar Acoustic Sunny 720A
Biểu 2.1 Bảng tổng hợp tồn – nhập tháng 2 của đàn Guitar Acoustic Sunny 720A
Tồn đầu tháng Nhập trong kỳ
Số lượng
(chiếc) Tổng giá trị(đồng) Số lượng (chiếc) (đồng/chiếc)Đơn giá
Chi phí kho bãi, vận chuyển, bốc dỡ phân bổ (đồng/chiếc) Tổng giá trị (đồng) 63 64.612.860 150 1.105.000 54.670 173.950.500
Cuối tháng, nhân viên kế toán thực hiện các thao tác tính giá như trên, phần mềm sẽ xác định được giá vốn bình quân trong tháng của sản phẩm đàn Guitar Acoustic
Sunny 720A là:
Đơn giá bình quân = 1.120.016
15063 63 500 . 950 . 173 860 . 612 . 64 = + + (đồng/chiếc) Như vậy, tất cả các sản phẩm đàn Guitar Acoustic Sunny 720A xuất kho trong tháng 2/2015 đều có giá xuất kho là 1.120.016 (đồng/chiếc).
2.2.1.5 Chính sách bán hàng
- Chiết khấu thương mại: Khi khách hàng mua hàng với số lượng lớn, hoặc là khách quen mua hàng nhiều lần tại Công ty, khách hàng sẽ được hưởng loại chiết khấu này. Tùy theo số lượng hàng mua, giá trị hợp đồng, đối tượng khách hàng, kế toán sẽ xác định mức chiết khấu phù hợp.
- Hàng bán bị trả lại: Hàng bán đã xác định tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại do không đúng quy định đã ghi trong hợp đồng. Đây là trường hợp ít phát sinh bởi khi đặt hàng và ký kết hợp đồng đều có sự có mặt của bên mua và bên bán. Tuy nhiên, nếu phát sinh hàng bán bị trả lại, công ty sẽ nhận lại hàng và trả lại tiền cho khách. Bộ phận kho của Công ty sẽ có trách nhiệm nhận lại hàng, kế toán bán hàng yêu cầu khách hàng xuất hóa đơn cho số hàng trả lại, căn cứ hóa đơn để hạch toán ghi giảm doanh thu, giá vốn.
- Các chương trình khuyến mại: Với mục đích tăng doanh số bán ra hoặc giới thiệu sản phẩm, tiếp cận thị trường mới, phòng marketing của Công ty sẽ xây dựng các chương trình khuyến mại như tặng kèm quà tặng, tặng phiếu mua hàng … khi mua nhạc cụ của Công ty. Phòng kế toán phải tính toán để lựa chọn chương trình khuyến mại nào đem lại hiệu quả kinh tế cao nhất.