Khi khách đặt phòng tại Lễ tân, sau khi thỏa thuận, khách nhận phòng, đến khi hết hợp đồng khách trả phòng và Lễ tân là người trực tiếp viết hóa đơn GTGT thanh toán với khách, giao liên 2 hóa đơn cho khách. Sau khi thanh toán xong Lễ tân ghi vào sổ theo dõi doanh thu tại khách sạn.
+ Đối với khách tour:
Căn cứ vào Hợp đồng đặt phòng của khách hàng khi khách hàng đến, Lễ tân đón khách và hướng dẫn khách làm những thủ tục cần thiết. Hết thời gian lưu trú tại khách sạn ngay sau khi khách hàng làm thủ tục trả phòng, Lễ tân lập hóa đơn có chữ ký xác nhận của hướng dẫn viên hoặc trưởng đoàn. Lễ tân lắp giá phòng tùy theo hợp đồng phục vụ khách được ký kết từ trước. Lượng khách đi theo đoàn đến Công ty thường đã có lịch hẹn từ trước có khi trước nhiều tuần, nhiều tháng thậm chí trước cả năm chủ yếu là từ các Công ty, ban ngành, đoàn thể có nhu cầu chọn Huế là nơi du lịch cho nhân viên. Vì vậy tạo thuận lợi hơn cho Công ty TMT sắp xếp phòng, cũng như quảng cáo các tuor du lịch liên quan. Lượng khách đến theo tuor là lượng khách chủ yếu của Công ty. Khi ký hợp đồng du lịch như vậy sẽ được ưu đãi về giá. Nếu khách hàng có sử dụng thêm các dịch vụ ngoài những dịch vụ đã ký trên hợp đồng thì sẽ trả thêm tiền cho các dịch vụ đó.
+ Đối với khách lẻ:
Hằng ngày khi khách đến có nhu cầu thuê phòng nghỉ, khách được Lễ tân đón tiếp và hướng dẫn những thủ tục cần thiết khi thuê phòng, Với khách hàng bình
KHÁCH VÀO ĐẶT PHÒNG TẠI LỄ TÂN HOẶC HỢP
ĐỒNG KHÁCH NHẬN PHÒNG KHÁCH TRẢ PHÒNG
LỄ TÂN THANH TOÁN KẾ TOÁN
SỔ THEO DÕI DOANH THU, SỔ CHI TIẾT
thường thì phải có đầy đủ giấy tờ hợp lệ trình với Lễ tân, ví dụ như giữ giấy CMND của khách,… Sau khi xem xét các thủ tục cần thiết và thỏa thuận giá cả với khách. Lễ tân giao phòng cho khách và theo dõi khách hàng trên sổ đặt phòng tại khách sạn để làm cơ sở thanh toán với khách hàng và qua đó kế toán cũng thống kê được tình hình sử dụng các loại phòng. Khi khách hết thời gian thuê phòng ngủ thì bàn giao cho người trực phòng. Khách hàng đến lễ tân thanh toán và nhận lại các giấy tờ. Khi khách trả phòng Lễ tân lập hóa đơn GTGT thanh toán cho khách. Lượng khách là khách hàng lẻ đến với Công ty là khá ít, chiếm tỷ trọng nhỏ.
Cuối ngày, quầy Lễ tân lập bảng kê hóa đơn hàng hóa, dịch vụ bán ra, kèm theo các hóa đơn GTGT phát sinh trong ngày chuyển về phòng kế toán kèm theo sổ theo dõi doanh thu, sổ đặt phòng tại khách sạn và bảng kê nộp tiền để kế toán đối chiếu lập phiếu thu, thu tiền, ghi vào sổ theo dõi doanh thu. Sau khi đã nhận được đầy đủ hóa đơn chứng từ lễ tân, kế toán có nhiệm vụ phân loại các chứng từ, nhập liệu vào hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm sẽ tự động ghi dữ liệu vào các sổ chi tiết tài khoản liên quan.
Ví dụ về nghiệp vụ doanh thu lưu trú:
Đối với khách lẻ:
Đối tượng khách lẻ đến với khách sạn chủ yếu là khách nội địa, khi đến Huế không có đặt trước phòng. Số lượng khách lẻ chiếm tỷ trọng nhỏ, số lượng không đồng đều. Khách lẻ thường đến đông vào mùa hè, các dịp nghỉ lễ và dịp festival. Chủ yếu khách lẻ không yêu cầu xuất hóa đơn và chỉ nghỉ tại khách sạn trong thời gian ngắn dao động khoảng từ 2-4 đêm.
Ví dụ anh Nguyễn Quốc Huy đến nghỉ tại khách sạn. Anh đã đặt 2 phòng và ở từ ngày 12-12-2013 đến ngày 15-12-2013. Đơn giá chưa thuế 250.000đ/ngày. Khi khách hàng đến thanh toán kế toán xuất hóa đơn.
HÓA ĐƠN (GTGT) Mấu số 01GTKT3/001 INVOICE Ký hiệu: KĐ/11P Liên 3: Nội bộ Số: 0002304 Ngày 15 tháng 12 năm 2012 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Khánh Đạt Mã số thuế: 3300353675
Địa chỉ: 28 Bà Triệu, Tp Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế. Tài khoản
Điện thoại: 054.3814815- 054.3820119 Họ tên người mua hàng: Khách lẻ Đơn vị:
Địa chỉ: Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số thuế:
STT Tên hàng hóa dịch vụ
Đơn vị
tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Tiền phòng
(2 phòng – 3 đêm) 2P*3Đ 250000 1500000
Cộng tiền hàng: 1500000 đồng Thuế suất GTGT: 10%: 150000 đồng Tổng cộng tiền thanh toán: 1650000 đồng Số tiền viết bằng chữ: Mười sáu triệu không nghìn đồng chẵn
Người mua hàng Người bán hàng Giám đốc
Căn cứ vào hóa đơn kế toán định khoản như sau: Nợ TK 111: 1650000
Có TK 511: 1500000 Có TK 33311: 150000
Khi khách thanh toán sẽ ghi phiếu thu tiền mặt như sau: ( Xuất từ phần mềm kế toán công ty)
Đơn vị: Công ty TNHH Khánh Đạt Mẫu số 01 -TT
Địa chỉ:28 Bà Triệu, tp Huế (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU THU
Ngày 15 tháng 12 năm 2013
Họ tên người nộp tiền: Khách lẻ Quyển số 01
Địa chỉ: Số: 145
Lý do nộp: Doanh thu phòng Nợ: 111
Số tiền: 1650000đ Có : 511,33311
Viết bằng chữ: Một triệu sáu trăm năm mươi ngàn đồng chẵn Kèm theo HĐ 2304 Chứng từ gốc
Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ (ký,họ tên,đóng dấu) (ký ,họ tên) (ký ,họ tên) (ký ,họ tên)
Khách lẻ hầu hết đều thanh toán bằng tiền mặt.
+Khách tuor: Khách tuor đến với khách sạn chủ yếu là người nước ngoài đến theo sự giới thiệu của một công ty môi giới du lịch bên ngoài. Loại hình khách du lịch này có đặc điểm đi theo số lượng lớn với mục đích nghỉ dưỡng và thăm quan các điểm du lịch tại Huế nên thời gian lưu trú tương đối dài. Và giá cả cũng thấp hơn so với
khách lẻ, thanh toán bằng chuyển khoản. Kế toán ghi nhận doanh thu tương tự như đối với khách lẻ.
Sổ cái TK cấp 2: TK 5111 Doanh thu phòng ngủ ( Xuất từ phần mềm kế toán công ty)
Công ty TNHH Khánh Đạt 28 Bà Triệu, Tp Huế
SỔ CÁI TÀI KHOẢN CẤP 2
TÀI KHOẢN: 5111 DOANH THU PHÒNG NGỦ
Kỳ kế toán năm 2013
Diễn giải Tài khoản
đối ứng Nợ Có Số dư
5111 Doanh thu phòng ngủ
Dư đầu kỳ
Phát sinh trong kỳ 6.825.961.094
Kết quả kinh doanh 911 6.825.961.094
Tổng 6.825.961.094 6.825.961.094
Lập biểu
(Ký, họ tên) Kế toán trưởng(Ký, họ tên)
Ngày 31 Tháng 12 Năm 2013
Giám đốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Doanh thu dịch vụ lưu trú trong năm 2013 của doanh nghiệp là hơn 6.8 tỷ đồng. Doanh thu này sẽ được kết chuyển vào TK 911:
Nợ 911 6.825.961.094
Có TK 5111 6.825.961.094
2.2.3.1. Đặc điểm khách hàng sử dụng dịch vụ ăn uống
Ngoài văn hóa bản địa của địa điểm du lịch thu hút khách thì văn hóa ẩm thực cũng đóng một vai trò rất quan trọng. Đặc biệt với Huế từ lâu đã nổi tiếng với các món ăn cung đình vừa tao nhã nhưng lại rất cầu kì, tinh tế. Vì vậy kinh doanh ăn uống là lĩnh vực kinh doanh chiếm tỷ trọng lớn của khách sạn. Khách đến với khách sạn ngoài dịch vụ lưu trú có thể ăn uống tại tầng của khách sạn. Tại đây khách hàng được phục vụ các món ăn Á- Âu với chất lượng 3 sao. Món ăn đa dạng đến từ nhiều vùng miền và món ăn đặc trưng của Huế phù hợp với khẩu vị của từng thực khách.
Đặc điểm chính của kế toán mặt hàng này là tiêu thụ gắn liền với sản xuất, không thể lưu trữ vào kho khi sản xuất nhiều nên khi khách yêu cầu thì bếp của khách sạn
mới sản xuất và chất lượng phục vụ phụ thuộc rất lớn vào trình độ nấu ăn của bếp trưởng và thái độ phục vụ của nhân viên. Khách sạn có khu vực phục vụ ăn uống sạch sẽ, thoáng mát tại tầng cảu khách sạn, phục vụ mọi đối tượng khách hàng. Khách hàng đặt đồ ăn sẽ được ghi lại vào phiếu.
2.2.3.2. Tài khoản sử dụng
Tài khoản kế toán sử dụng TK 5113: Doanh thu từ dịch vụ ăn uống
2.2.3.3. Trình tự luân chuyển chứng từ
Sơ đồ 2.5: Trình tự luân chuyển chứng từ công ty TNHH Khánh Đạt