- Thận trọng: Thận trọng là việc xem xét, cân nhắc, phán đoán cần thiết để lập
Theo VAS số 14, đoạn 05, 06, 07, 08:
1.2.2. Kế toán bán hàng trong doanh nghiệp theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành (Quyết định 48/QĐ-BTC ban hành ngày 14/09/2006 của chế độ kế toán doanh
hành (Quyết định 48/QĐ-BTC ban hành ngày 14/09/2006 của chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành)
Theo quyết định 48/QĐ-BTC ban hành ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC thì kế toán bán hàng sử dụng các chứng từ sau:
- Hóa đơn GTGT (Mẫu số: 01 GTKT-3LL): Là loại hóa đơn sử dụng cho các tổ chức, cá nhân tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. Hóa đơn do kế toán bán hàng lập khi bán hàng hoặc cung ứng dịch vụ. Mỗi hóa đơn được lập cho hàng hóa, dịch vụ có cùng thuế suất. Khi viết hóa đơn phải đặt giấy than một lần in sang các liên có nội dung như nhau( ghi rõ giá bán chưa thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, số thuế GTGT và tổng giá thanh toán). Hóa đơn này lập làm 3 liên: liên 1 lưu, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 để người bán làm chứng từ thu tiền hoặc cuối ngày kèm theo tiền mặt, séc nộp cho kế toán để làm thủ tục nhập quỹ và ghi sổ kế toán có liên quan.
- Hóa đơn bán hàng thông thường (Mẫu số: 02GTGT-3LL): Đối với doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc doanh nghiệp kinh doanh những mặt hàng không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT. Hóa đơn do kế toán bán hàng lập khi bán hàng hoặc cung ứng dịch vụ thu tiền và lập bằng cách đặt giấy than viết một lần cả 3 liên. Trên hóa đơn bán hàng ghi giá bán là tổng giá thanh toán của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ.
- Phiếu xuất kho (Mẫu số: 02-VT): dùng để theo dõi chặt chẽ số lượng hàng hóa xuất kho. Phiếu xuất kho do bộ phận kho hoặc bộ phận quản lý... lập làm 3 liên: Liên 1 để lưu ở bộ phận lập phiếu; Liên 2 thủ kho giữ để ghi thẻ rồi giao cho phòng kế toán gi sổ kế toán; Liên 3 giao cho người nhận hàng.
- Thẻ quầy hàng (Mẫu số: 02-BH): Dùng theo dõi về số lượng và giá trị hàng hóa trong quá trình nhận và bán tại quầy hàng, giúp theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn tại quầy và là căn cứ để kiểm tra, quản lý hàng hóa, lập bảng thống kê bán hàng từng ngày. Mỗi thẻ dùng tho dõi một mặt hàng do người bán hàng giữ và ghi hằng ngày. Cuối tháng, cộng các thẻ quầy để lập báo cáo bán hàng.
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03-PXK-3LL): Phiếu này dùng để theo dõi số lượng vật tư, sản phẩm, hàng hóa điều chuyển từ kho doanh
nghiệp bán đến cơ sở hạch toán phụ thuộc, chi nhánh, cửa hàng ở các địa phương khác hoặc chuyển hàng đến cho các bên nhận gia công, chế biến, chuyển đi xuất
khẩu...Phiếu này làm chứng từ vận chuyển trên đường. Phiếu do bộ phận cung ứng lập làm 3 liên: liên 1 để lưu, liên 2 dùng để vận chuyển hàng, liên 3 dùng nội bộ.
- Bảng kê bán lẻ hàng hóa: Sử dụng thay thế hóa đơn khi doanh nghiệp bán lẻ các sản phẩm có giá trị nhỏ. Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ dùng cho cơ sở kinh doanh trực tiếp bán lẻ hàng hóa có giá trị dưới mức quy định (200.000 đồng) không thuộc diện phải lập hóa đơn bán hàng. Căn cứ lập là báo cáo bán hàng hằng ngày. Hằng ngày, cơ sở kinh doanh căn cứ vào báo cáo bán hàng phân loại hàng hóa dịch vụ bán lẻ theo từng nhóm có cùng mức thuế suất để lập bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ, cuối tháng tổng hợp lên Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra.
Ngoài ra còn có các chứng từ như: - Phiếu thu, phiếu chi
- Giấy báo nợ, báo có của ngân hàng - Hóa đơn cước phí vận chuyển
- Hóa đơn thuê kho, thuê bãi, thuê bốc dỡ hàng hóa trong quá trình bán hàng - Hợp đồng kinh tế với khách hàng
1.2.2.2. Tài khoản sử dụng
Kế toán bán hàng trong doanh nghiệp sử dụng một số tài khoản sử dụng chủ yếu sau:
TK 511 “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”: phản ánh doanh thu của khối
lượng hàng hóa đã bán, dịch vụ đã cung cấp không phân biệt đã thu được tiền hay sẽ thu được tiền.
Kết cấu tài khoản:
Bên nợ TK 511 phản ánh thuế XK, thuế TTĐB, thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp của số hàng hóa sản phẩm tiêu thụ; Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại phát sinh trong kỳ; Cuối kỳ kết chuyển Doanh thu thuần để xác định kết quả.
Bên có TK 511 phản ánh Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thực tế phát sinh trong kỳ.
TK này cuối kỳ không có số dư. TK 511 có 4 TK cấp 2:
- TK 5111 “Doanh thu bán hàng hóa”: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu và doanh thu thuần của khối lượng hàng hoá được xác định là đã bán trong một kỳ kế toán của doanh nghiệp.
- TK 5112 “Doanh thu bán các thành phẩm”: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu và doanh thu thuần của khối lượng sản phẩm (thành phẩm, bán thành phẩm) được xác định là đã bán trong một kỳ kế toán của doanh nghiệp.
- TK 5113 “Doanh thu cung cấp dịch vụ”: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu và doanh thu thuần của khối lượng dịch vụ đã hoàn thành, đã cung cấp cho khách hàng và được xác định là đã bán trong một kỳ kế toán.
- TK 5118 “Doanh thu khác”: Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản doanh thu ngoài doanh thu bán hàng hóa, doanh thu bán thành phẩm, doanh thu cung cấp dịch vụ, như: chi phí quản lý do cấp dưới nộp, doanh thu về thuê hoạt động, thanh lý nhượng bán bất động sản, các khoản trợ cấp trợ giá...
TK 521 “Các khoản giảm trừ doanh thu”:
TK 521 có 3 TK cấp 2:
o TK 5211 “Chiết khấu thương mại”: Phản ánh các khoản chiết khấu thương mại mà
DN đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho người mua hàng do việc đã mua hàng với khối lượng lớn theo thỏa thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc cam kết mua, bán hàng.
Kết cấu TK 5211:
Bên nợ TK 5211 phản ánh số tiền chiết khấu thương mại đã chấp nhận thanh toán cho khách hàng.
Bên có TK 5211 kết chuyển số tiền chiết khấu thương mại sang TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” để xác định doanh thu thuần của kỳ hạch toán.
o TK 5212 “Hàng bán bị trả lại”: Phản ánh giá trị khối lượng hàng bán đã xác định là
tiêu thụ bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán do các nguyên nhân như: vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng kinh tế, hàng bị mất, kém phẩm chất…
Bên nợ TK 5212 phản ánh giá trị hàng bị trả lại trong kỳ.
Bên có TK 5212 kết chuyển trị giá hàng trả lại sang TK liên quan để xác định doanh thu thuần.
o TK 5213 “Giảm giá hàng bán”: phản ánh khoản giảm trừ cho người mua do toàn bộ
hay một phần sản phẩm, hàng hóa kém, mất phẩm chất hay không đúng quy cách theo quy định của hợp đồng kinh tế.
Kết cấu TK 5213:
Bên Nợ phản ánh khoản giảm giá đã chấp nhận với người mua.
Bên có kết chuyển giảm giá hàng bán phát sinh trong kỳ sang TK liên quan để xác định doanh thu thuần.
Cuối kỳ TK 521 (5211, 5212, 5213) không có số dư.
TK 632 “ Giá vốn hàng bán” : phản ánh giá gốc của thành phẩm, hàng hóa, dịch vụ
đã tiêu thụ trong kỳ. Kết cấu TK 632: Bên nợ:
+ Trị giá vốn hàng hóa, thành phẩm đã tiêu thụ trong kỳ.
+ Chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công vượt trên mức bình thường… + Phản ánh khoản hao hụt, mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ phần bồi do trách nhiệm cá nhân gây ra.
+ Số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Bên có:
+ Các khoản được xử lý giảm giá vốn hàng bán.
+ Kết chuyển giá vốn hàng hóa dịch vụ đã tiêu thụ vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh.
+ Phản ánh khoản hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối năm tài chính.
TK 131 “Phải thu của khách hàng”: Phản ánh tình hình các khoản nợ
phải thu và tình hình thanh toán công nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán hàng hóa, thành phẩm, dịch vụ.
Kết cấu TK 131:
Bên Nợ phản ánh số tiền phải thu khách hàng về bán hàng hóa đã cung cấp trong kỳ, số tiền thừa phải trả lại cho khách hàng trong kỳ.
Bên Có phản ánh số tiền khách hàng thanh toán trong kỳ, số tiền giảm trừ công nợ phải thu của khách hàng, số tiền giảm trừ cho khách hàng về chiết khấu, giảm giá, bớt giá và hàng bán bị trả lại.
Số dư bên Nợ phản ánh số tiền còn phải thu của khách hàng.
Số dư bên Có phản ánh số tiền thu trước hay thu thừa của khách hàng. TK 131 được mở chi tiết cho từng đối tượng khách hàng.
TK 157 “Hàng gửi đi bán”: phản ánh trị giá hàng hóa, thành phẩm chuyển
bán, gửi đại lý, nhưng chưa xác định là tiêu thụ. Kết cấu TK 157:
Bên Nợ phản ánh trị giá thực tế hàng hóa chuyển bán hay giao cho bên nhận đại lý, ký gửi. Giá dịch vụ đã hoàn thành nhưng chưa chấp nhận thanh toán.
Bên Có phản ánh: trị giá thực tế hàng hóa bị người mua, người nhânh đại lý, ký gửi trả lại. Trị giá thực tế hàng chuyển bán gửi đại lý, ký gửi, dịch vụ đã hoàn thành đã được xác định là tiêu thụ.
TK này cuối kỳ có số dư bên nợ.
Ngoài ra còn có một số TK liên quan khác như: TK 152 “ Nguyên liệu, vật liệu”, TK 153 “Công cụ dụng cụ”, TK 156 “Hàng hóa”, TK 159 “Các khoản dự phòng”, TK 3331 “Thuế GTGT phải nộp”…
Kế toán nghiệp vụ bán hàng ở doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
• Bán buôn
Bán buôn qua kho:
Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp:
Phản ánh doanh thu bán hàng hóa: Căn cứ vào hóa đơn GTGT và các chứng từ thanh toán, kế toán ghi tăng tiền mặt (TK 111), tiền gửi ngân hàng (TK 112), các khoản phải thu( TK131)… theo tổng giá thanh toán; ghi tăng doanh bán hàng (TK 511) tính theo giá bán chưa thuế; ghi tăng thuế GTGT đầu ra (TK 33311).
Phản ánh giá vốn hàng xuất bán: Ghi tăng giá vốn hàng bán (TK632); ghi giảm hàng hóa (TK156).
Bán buôn qua kho theo hình thức gửi hàng đi bán:
Phản ánh trị giá hàng hóa xuất gửi đi bán: Kế toán ghi tăng hàng gửi bán (TK 157); ghi giảm hàng hóa (TK156) theo trị giá hàng hóa gửi bán.
Khi khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán về số hàng đã gửi bán: Kế toán phản ánh doanh thu như hình thức xuất kho giao hàng trực tiếp. Đồng thời kết chuyển trị giá vốn hàng gửi bán đã xác định tiêu thụ: ghi tăng giá vốn hàng bán (TK632); ghi giảm hàng gửi bán (TK157) theo trị giá vốn hàng gửi bán.
Bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng: Bán giao tay ba:
Mua bán thẳng giao nhận trực tiếp tay ba với nhà cung cấp và khách hàng, kế toán ghi tăng giá vốn hàng bán (TK 632) theo trị giá mua chưa thuế; ghi tăng thuế GTGT được khấu trừ (TK133); ghi giảm tiền mặt (TK 111), tiền gửi ngân hàng (TK112) nếu doanh nghiệp trả nhà cung cấp bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng,ghi tăng phải trả người bán (TK 331) nếu nhận nợ nhà cung cấp.
Phản ánh doanh thu bán hàng: kế toán ghi tăng tiền mặt (TK 111), tiền gửi ngân hàng (TK 112), các khoản phải thu( TK131)… theo tổng giá thanh toán; ghi tăng doanh bán hàng (TK 511) tính theo giá bán chưa thuế; ghi tăng thuế GTGT phải nộp (TK 33311).
Gửi hàng chuyển bán thẳng:
Phản ánh trị giá vốn hàng vận chuyển bán hàng đã được tiêu thụ: Ghi tăng giá vốn hàng bán (TK632); ghi giảm hàng gửi bán (TK 157) theo trị giá vốn hàng hóa gửi bán.
Phản ánh doanh thu bán hàng: kế toán ghi tăng tiền mặt (TK 111), tiền gửi ngân hàng (TK 112), các khoản phải thu( TK131)… theo tổng giá thanh toán; ghi tăng doanh bán hàng (TK 511) tính theo giá bán chưa thuế; ghi tăng thuế GTGT đầu ra (TK 33311).
Chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng: Nếu doanh nghiệp chịu, ghi tăng
chi phí bán hàng (TK6421); ghi tăng thuế GTGT được khấu trừ (TK 133) (nếu có); ghi giảm tiền mặt (TK111), tiền gửi ngân hàng (TK112) hoặc phải trả người bán (TK 331). Nếu doanh nghiệp chi hộ bên mua, kế toán ghi tăng phải thu khác (TK 138) theo giá thanh toán đã có thuế; ghi giảm tiền mặt (TK111), tiền gửi ngân hàng (TK112) hoặc phải trả người bán (TK 331).
• Bán lẻ
Bán lẻ tại quầy:
Căn cứ vào phiếu bán hàng, giấy nộp tiền hàng lập vào cuối ngày hoặc cuối ca bán hàng, kế toán ghi nhận doanh thu và giá vốn bình thường.
Khi bán lẻ hàng hoá thường phát sinh các trường hợp nhân viên bán hàng nộp thiếu hoặc thừa tiền hàng so với lượng hàng đã bán:
Trường hợp phát sinh tiền thiếu: kế toán ghi tăng tiền mặt (TK111), tiền gửi ngân hàng (TK112) hoặc tiền đang chuyển (TK 113) theo tổng số tiền nhân viên bán hàng đã nộp; ghi tăng tài sản thiếu chờ xử lý (TK 1381) theo số tiền thiếu chưa rõ nguyên nhân, chờ xử lý hoặc ghi tăng phải thu khác (TK 1388) theo số tiền thiếu nhân viên bán hàng phải bồi thường; đồng thời ghi tăng doanh thu bán hàng (TK 511) tính theo giá bán chưa thuế; ghi tăng thuế GTGT phải nộp (TK 33311).
Trường hợp phát sinh tiền thừa: kế toán ghi tăng tiền mặt (TK111), tiền gửi ngân hàng (TK112) hoặc tiền đang chuyển (TK 113) theo tổng số tiền nhân viên bán hàng đã nộp; đồng thời ghi tăng doanh thu bán hàng (TK 511) tính theo giá bán chưa thuế; ghi tăng thuế GTGT phải nộp (TK 33311); ghi tăng thu nhập khác (TK 711) theo số tiền thừa quyết định ghi tăng thu nhập, ghi tăng phải trả, phải nộp khác (TK 3388) nếu số tiền thừa chờ xử lý.
Bán hàng trả chậm, trả góp:
Khi doanh nghiệp bán hàng, căn cứ vào chứng từ kế toán ghi tăng tiền (TK 111, TK 112) số tiền khách hàng trả ngay; ghi tăng phải thu khách hàng (TK131) số tiền khách hàng còn nợ; đồng thời ghi tăng doanh thu bán hàng (TK 511) theo giá bán
chưa thuế; ghi tăng thuế GTGT phải nộp (TK33311); ghi tăng doanh thu chưa thực hiện (TK 3387) phản ánh số lãi trả góp.
Phản ánh giá vốn hàng bán: kế toán ghi tăng giá vốn hàng bán (TK 632); ghi giảm hàng hóa (TK 156) theo trị giá vốn hàng bán.
Định kỳ khi thu tiền trả chậm: ghi tăng tiền (TK 111, TK 112); ghi giảm phải thu khách hàng (TK 131).
Kết chuyển lãi trả chậm định kỳ: ghi giảm doanh thu chưa thực hiện (TK 3387); ghi tăng doanh thu tài chính (TK 515).
• Bán hàng đại lý
Đối với bên giao đại lý:
Khi đơn vị giao hàng hóa cho bên nhận đại lý, kế toán ghi tăng hàng gửi bán (TK 157) và ghi giảm hàng hóa (TK 156).
Khi hàng giao đại lý đã bán được, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng: ghi tăng phải thu khách hàng (TK 131) theo tổng giá thanh toán; ghi tăng doanh thu bán hàng (TK 511) theo doanh thu của hàng đã bán chưa có thuế; ghi tăng thuế GTGT phải nộp (TK 33311). Đồng thời phản ánh giá vốn của hàng bán ra, ghi tăng giá vốn hàng bán (TK 632), ghi giảm hàng gửi đi bán (TK 157).
Trả hoa hồng cho cơ sở đại lý, kế toán ghi tăng chi phí bán hàng (TK 6421) theo hoa hồng đại lý chưa có thuế; ghi tăng thuế GTGT được khấu trừ (TK 133); ghi giảm tiền (TK 111. TK 112).
Đối với bên nhận đại lý:
Khi doanh nghiệp nhận hàng hóa gửi bán, kế toán ghi tăng hàng hóa nhận bán hộ, nhận ký gửi, ký cược (TK 003) theo trị giá hàng nhận đại lý nhập kho.
Khi doanh nghiệp bán hàng đại lý, kế toán ghi tăng tiền (TK 111, TK 112) hoặc tăng phải thu khách hàng (TK 131); ghi tăng phải trả người bán (TK 331) theo giá bán hàng đại lý. Đồng thời giảm hàng hóa gửi bán, nhận ký gửi, ký cược (TK 003).
Khi thanh toán với bên giao đại lý, kế toán ghi giảm phải trả người bán (TK 331); ghi giảm tiền (TK 111, TK 112). Đồng thời phản ánh số hoa hồng nhận được: ghi tăng tiền (TK 111, TK 112); ghi tăng doanh thu cung cấp dịch vụ (TK511) theo hoa hồng đại lý chưa thuế; ghi tăng thuế GTGT phải nộp (TK 33311).
•Trường hợp phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu
Các khoản giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại chấp nhận cho khách hàng được hưởng: kế toán ghi tăng chiết khấu thương mại (TK 5211), ghi tăng giảm giá
Tiền (TK 111, TK 112) nếu trả lại tiền cho khách hàng, ghi giảm số tiền phải thu của