- Thận trọng: Thận trọng là việc xem xét, cân nhắc, phán đoán cần thiết để lập
2.2.1.Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng phân bón tại Công ty TNHH Dòng Sông Mớ
Theo VAS số 14, đoạn 05, 06, 07, 08:
2.2.1.Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng phân bón tại Công ty TNHH Dòng Sông Mớ
Mặt hàng kinh doanh
Các mặt hàng phân bón tại công ty TNHH Dòng Sông mới ngày càng được đa dạng hóa, đáp ứng nhu cầu cho khách hàng. Mặt hàng phân bón của công ty hiện hiện phân làm 5 nhóm:
- Phân vi lượng Chelate qua lá: Chemicro DF, Chemicro combi SP, Borgrow, Synux Canbo,...
- Phân bón lá dạng lỏng: Topstar Canxi Plus, Biorolex, Biorolex-T,... - Phân bón qua lá NPKs-TE: Newriver-Ka, Newriver 30, River-K,... - Phân vi lượng bón rễ: Synux-nutri, Synux Zofer, Synux G683,...
- Phân phức hợp bón rễ: Synux-Can, Vinapower 15-15-15, Vinapower 13-14- 15,...
Các sản phẩm phân bón này giúp cho cây trồng ra nhiều hoa, chống rụng hoa và trái non, giúp tái tạo và kích thích bộ rễ phát triển mạnh, giúp tăng sản lượng,..mang đến những mùa bộ thu cho nông dân.Chính vì vậy, phân bón của công ty rất được các nhà vườn tin dùng.
Mặt hàng phân bón của công ty được quản lý theo từng loại hàng, mỗi loại hàng được bảo quản trên các kệ riêng để thuận tiện cho quá trình theo dõi, kiểm tra. Khi nhập kho hàng mua, hàng phân bón sẽ được quản lý ở khu vực kệ thấp, theo từng loại riêng. Sau khi qua đóng gói, đóng thùng, hàng sẽ được quản lý ở khu vực kệ cao, cũng được phân theo từng loại riêng. Khu vực kho rất thoáng mát, khô ráo đảm bảo chất lượng phân bón.
Với mặt hàng kinh doanh là phân bón, hằng năm công ty luôn phải tìm kiếm loại hàng mới phù hợp với những giống cây trồng mới trên thị trường. Vì vậy, công ty phải có đội ngũ chuyên gia nông nghiệp giàu kinh nghiệm và nhạy bén để luôn cung cấp những loại hàng hóa phù hợp nhất cho khách hàng của mình.
Hiện tại công ty đang xây dựng lại danh mục mã số các mặt hàng kinh doanh. Phương thức bán hàng
Công ty bán hàng theo cả hai phương thức bán buôn và bán lẻ:
- Phương thức bán buôn: Phương thức này thực hiện dưới hình thức giao hàng trực tiếp hoặc chuyển hàng. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng được giao trực tiếp hoặc chuyển bằng Fax hoặc điện thoại. Công ty có trách nhiệm giao hàng đúng yêu cầu của khách hàng.
- Phương thức bán lẻ: Các khách hàng nhỏ lẻ có thể mua hàng bằng cách tới các cửa hàng của công ty và đều được cấp hóa đơn GTGT khi yêu cầu.
Phương thức thanh toán
Hiện nay Công ty áp dụng 2 phương pháp thanh toán chủ yếu là: Bán hàng thu tiền ngay và bán hàng chưa thu tiền ngay (thanh toán chậm). Công ty chấp nhận thanh toán chậm sau 1-2 tháng đối với các đại lý và các khách hàng quen thuộc để khuyến khích khách hàng mua hàng tại công ty. Đối với các khách hàng mua lẻ, công ty thu tiền hàng ngay sau khi giao hàng.
Công ty áp dụng phương pháp tính theo giá thực tế đích danh để xác định giá vốn hàng bán.
Ví dụ: Đầu tháng 2/22015, hàng phân bón Newriver-Ka còn tồn kho 2.000 kg, giá vốn: 27.000đ/kg. Công ty nhập thêm 21.500 kg hàng phân bón Newriver-Ka, giá vốn: 27.500đ/kg.
Khi bán cho khách hàng 1.500 kg phân bón Newriver-Ka, trong đó: 1.000 kg Newriver-Ka giá vốn: 27.000đ/kg và 500 kg Newriver-Ka giá vốn: 27.500đ/kg thì giá vốn hàng bán đó được tính như sau:
1.000 x 27.000 + 500 x 27.500 = 40.750.000 đồng
Để thu hút khách hàng công ty sử dụng chính sách giá cả hết sức linh hoạt và mềm dẻo. Giá bán hàng hóa dựa trên giá vốn của hàng bán, dựa trên tình hình biến động cung-cầu của thị trường, số lượng hàng hóa trong mỗi lần giao dịch, mối quan hệ với khách hàng nhưng cũng phải đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của công ty có hiệu quả. Nhờ đó, công ty đã dần thiết lập được mối quan hệ bạn hàng lâu dài, giữ vững chữ tín và nâng cao khối lượng hàng bán.
Chính sách bán hàng
Sản phẩm phân bón của Công ty TNHH Dòng Sông Mới được tiêu thụ ở nhiều tỉnh trong nước như Thanh Hóa, Bình Định, Cần Thơ. Để phát triển thị trường, thêm nhiều bạn hàng, Công ty có áp dụng hình thức khuyến mại, tặng kèm quà tặng cho khách hàng khi mua hàng vào dịp đầu năm, và đặc biệt là với những khách hàng quen biết nhiều năm, là bạn hàng tốt…Tuy nhiên, công ty hiện vẫn chưa áp dụng các chính sách chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán và giảm giá hàng bán cho khách hàng.
2.2.2. Thực trạng kế toán bán hàng phân bón tại Công ty TNHH Dòng Sông Mới
2.2.2.1. Chứng từ sử dụng
Kế toán bán hàng tại công ty sử dụng các chứng từ bán hàng sau:
- Hóa đơn GTGT (Phụ lục 4; 8; 11): Khi bán hàng, kế toán bán hàng lập Hóa
đơn GTGT căn cứ vào phiếu xuất kho và hợp đồng kinh tế. Chứng từ này đùng để xác định doanh thu và thuế GTGT phải nộp Nhà nước. Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên: liên 1 được lưu lại trên gốc quyển hóa đơn GTGT, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 được lưu tại phòng kế toán dùng để hạch toán.
- Phiếu xuất kho (Phụ lục 5; 9; 12): Do kế toán bán hàng lập được dùng làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng. Giá trên phiếu xuất kho phản ánh giá vốn hàng bán. Số
lượng hàng hóa trên phiếu xuất kho phải trùng với số lượng hàng hóa trên hóa đơn GTGT để dễ dàng kiểm kê và đối chiếu. Phiếu xuất kho được lập làm 3 liên: liên 1 lưu tại cuống, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 lưu tại phòng kế toán sử dụng để viết hóa đơn GTGT, là căn cứ để ghi nhận doanh thu.
- Phiếu thu (Phụ lục 10): Khi nhận được tiền khách hàng thanh toán tiền hàng, kế toán đối chiếu với hóa đơn GTGT để lập phiếu thu. Phiếu thu gồm 3 liên: liên 1 lưu tại cuống, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 lưu tại phòng kế toán.
- Phiếu nhập kho( Phụ lục 15): Căn cứ vào hóa đơn GTGT do bên mua lập cho số hàng bán bị trả lại, kế toán bán hàng viết phiếu nhập kho để nhập lại hàng bán do khách trả lại.
- Phiếu chi (Phụ lục 6): Do kế toán lập, dùng trong trường hợp khách hàng trả lại hàng, và công ty chi tiền mặt để trả lại cho khách hàng. Hoặc chi tiền liên quan tới quá trình bán hàng như chi phí vận chuyển, chi phí gửi hàng và các chi phí khác liên quan. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Trình tự luân chuyển chứng từ tại Công ty TNHH Dòng Sông Mới:
2.2.2.2. Tài khoản sử dụng
Kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Dòng Sông Mới áp dụng theo quyết định 48 của Bộ tài chính nên sử dụng các tài khoản sau:
- Tài khoản 156 “Hàng hóa”: Công ty sử dụng TK 156 để phản ánh số hiện có và sự biến động của hàng hóa theo trị giá mua thực tế. Công ty không chi tiết cho từng mặt hàng cụ thể.
- Tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”: Tài khoản này phản ánh doanh thu bán hàng của các mặt hàng trong công ty và công ty không chi tiết cho từng mặt hàng cụ thể.
- Tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”: Phản ánh giá trị hàng hóa đã bán trong kỳ. Tài khoản này cũng không được chi tiết cho các mặt hàng
- Tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng”: Theo dõi các khoản phải thu của khách hàng. Kế toán mở chi tiết TK 131 cho từng khách hàng để theo dõi tình hình nợ và thanh toán của khách:
Chứng từ gốc In ra các bảng biểu,
sổ cần thiết Máy xử lý số liệu
Nhập dữ liệu vào máy
TK 1311 “Phải thu Công ty TNHH Hường Khoa”
TK 1312 “Phải thu Chi nhánh Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Tân Đại Dương”
TK 1313 “Phải thu Công ty TNHH Thương mại Bích Thủy”...
Ngoài ra, kế toán còn sử dụng các TK khác như TK 111 “ Tiền mặt”, TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”, TK 33311 “Thuế GTGT đầu ra phải nộp”, TK 5212 “Doanh thu hàng bán bị trả lại”, TK 6421 “Chi phí bán hàng”, TK 6422 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”…
2.2.2.3. Vận dụng tài khoản kế toán
Công ty TNHH Dòng Sông Mới áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
• Bán buôn hàng hóa
Khi phát sinh nghiệp vụ bán buôn tại công ty, khách hàng thường không thanh toán tiền ngay mà sẽ thanh toán theo hợp đồng kinh tế đã ký kết với công ty,kế toán căn cứ hóa đơn GTGT và hợp đồng kinh tế ghi nhận doanh thu bán hàng và phải thu khách hàng:
Nợ TK 131...: Tổng giá thanh toán
Có TK 511 : Doanh thu bán hàng chưa thuế Có TK 33311 : Thuế GTGT đầu ra
Đồng thời,căn cứ phiếu xuất kho phản ánh giá vốn hàng xuất bán: Nợ TK 632 Giá vốn hàng bán
Có TK 156
Nếu phát sinh chi phí trong quá trình bán hàng (chi phí vận chuyển bốc dỡ) mà doanh nghiệp chịu, kế toán ghi :
Nợ TK 6421: Chi phí bán hàng
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có TK 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán
Khi khách hàng thanh toán tiền hàng, tùy theo hình thức thanh toán của khách hàng mà kế toán hạch toán. Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, kế toán căn cứ phiếu thu, nếu khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản, kế toán căn cứ Giấy báo có để hạch toán:
Nợ TK 111 (Khi thanh toán bằng tiền mặt) Số tiền khách hàng thanh toán
Nợ TK 112 (Khi thanh toán bằng chuyển khoản) Có TK 131
Ví dụ: Ngày 18/02/2015 Công ty bán hàng cho Công ty TNHH Hường Khoa tại kho Hà Nội, theo hóa đơn GTGT số 0000699 như sau:
- Phân bón Newriver-Ka, số lượng: 700 kg, giá vốn: 27.500đ/kg, giá bán (chưa VAT 10%) 30.000đ/kg (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Phân bón Newriver-30 (30-10-10), số lượng: 1200 kg, giá vốn: 36.500đ/kg, giá bán (chưa VAT 10%) 40.000đ/kg
- Phân bón Topstar Canxi Plus, số lượng: 350 lít, giá vốn: 89.250đ/lít, giá bán (chưa VAT 10%) 105.000đ/lít
Chi phí vận chuyển là 1.200.000 đồng (chưa VAT 10%) do bên bán chịu.
Kế toán bán hàng phiếu xuất kho (Phụ lục 5) để xuất hàng cho khách hàng, căn cứ Phiếu xuất kho, kế toán bán hàng lập hóa đơn GTGT (Phụ lục 4). Chi phí vận chuyển do doanh nghiệp chịu nên khi chi tiền, thủ quỹ lập phiếu chi (Phụ lục 6)
Căn cứ hóa đơn GTGT, kế toán hạch toán doanh thu hàng bán: Nợ TK 1311: 116.325.000
Có TK 511 : 105.750.000 Có TK 33311 : 10.575.000
Đồng thời, căn cứ phiếu xuất kho hạch toán giá vốn hàng bán: Nợ TK 632: 94.287.500
Có TK 156: 94.287.500
Căn cứ phiếu chi, kế toán hạch toán chi phí vận chuyển: Nợ TK 6421: 1.200.000
Nợ TK 133 : 120.000 Có TK 111: 1.320.000
Ngày 26/2/2015, Công ty TNHH Hường Khoa thanh toán tiền hàng ngày 18/2/2015 bằng chuyển khoản. Căn cứ vào Giấy báo có của ngân hàng (Phụ lục 7), kế
toán hạch toán:
Nợ TK 112: 113.718.770 Có TK 1311: 113.718.770 •Bán lẻ hàng hóa
Công ty bán cho cá nhân tới mua tại cửa hàng của công ty. Thông thường, doanh số bán lẻ hàng hóa được ghi trên bảng kê, nhưng nếu khách hàng yêu cầu viết hóa đơn thì kế toán sẽ lập hóa đơn GTGT cho khách. Trình tự hạch toán tương tự trường hợp bán buôn:
Đối với khách hàng mua lẻ hàng của công ty thì thường phải thanh toán ngay bằng tiền mặt nên kế toán căn cứ hóa đơn GTGT và Phiếu chi ghi nhận doanh thu bán hàng:
Nợ TK 111 : Tổng giá thanh toán
Có TK 511 : Doanh thu bán hàng chưa thuế Có TK 33311 : Thuế GTGT đầu ra
Đồng thời,căn cứ phiếu xuất kho phản ánh giá vốn hàng xuất bán: Nợ TK 632 Giá vốn hàng bán
Có TK 156
Ví dụ: Ngày 25/02/2015, công ty bán hàng cho anh Nguyễn Hữu Giai số hàng như sau:
- Phân bón Newriver-Ka, số lượng: 100 kg, giá vốn: 27.500đ/kg, giá bán: 30.000đ/kg (chưa VAT 10%)
- Phân bón Magnit, số lượng: 130 kg, giá vốn: 26.500đ/kg, giá bán: 30.000đ/kg (chưa VAT 10%)
- Phân bón Newriver-30 (30-10-10), số lượng: 100 kg, giá vốn: 36.500đ/kg, giá bán: 40.000đ/kg (chưa VAT 10%)
Khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt.
Khi xuất hàng cho khách, kế toán bán hàng lập phiếu xuất kho (Phụ lục 9) để xuất hàng cho khách. Căn cứ phiếu xuất kho, kế toán bán hàng lập Hóa đơn GTGT
(Phụ lục 8). Khi khách hàng thanh toán tiền, kế toán lập phiếu thu (Phụ lục 10).
Nợ TK 111 : 11.990.000
Có TK 511 : 10.900.000 Có TK 33311 : 1.090.000
Căn cứ phiếu xuất kho, kế toán ghi nhận giá vốn hàng bán: Nợ TK 632 : 9.845.000
Có TK 156 : 9.845.000 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
•Trường hợp phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu
Khách hàng yêu cầu trả lại hàng cho công ty do hàng bán không đảm bảo đúng yêu cầu về thông số kỹ thuật, mẫu mã, chủng loại hàng bán. Công ty và bên mua làm biên bản trả lại hàng bán, in làm 2 bản, mỗi bên giữ một bản. Khi nhận lại hàng bán bị trả lại, kế toán căn cứ biên bản trả lại hàng bán và hóa đơn GTGT bên mua giao và chứng từ thanh toán ghi nhận doanh thu hàng bán bị trả lại:
Nợ TK 5212 : Doanh thu hàng bán bị trả lại chưa thuế Nợ TK 33311: Thuế GTGT đầu ra
Có TK 131 (Nếu khách hàng chưa thanh toán): Số tiền khách hàng nhận nợ Có TK 111, 112...(Nếu khách hàng đã trả tiền): Số tiền trả lại cho khách hàng
Đồng thời, căn cứ phiếu nhập kho, kế toán ghi nhận giá vốn hàng bán bị trả lại: Nợ TK 156 Giá vốn hàng bán
Có TK 632
Ví dụ: Ngày 20/02/2015, Công ty bán hàng cho Chi nhánh Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Tân Đại Dương số hàng gồm:
- Phân bón Newriver-30 (30-10-10), số lượng: 100 kg, giá vốn: 36.500đ/kg, giá bán: 40.000đ/kg (chưa VAT 10%)
- Phân bón Magnit, số lượng: 100 kg, giá vốn: 26.500đ/kg, giá bán: 30.000đ/kg (chưa VAT 10%)
- Phân bón Califlower 8-52-17, số lượng: 150 kg, giá vốn: 45.000đ/kg, giá bán: 50.000đ/kg (chưa VAT 10%)
Kế toán bán hàng lập phiếu xuất kho (Phụ lục 12) để xuất hàng cho khách. Căn cứ phiếu xuất kho, kế toán lập Hóa đơn GTGT (Phụ lục 11).
Căn cứ Hóa đơn GTGT, kế toán ghi nhận doanh thu hàng bán: Nợ TK 1312: 15.950.000
Có TK 511 : 14.500.000 Có TK 33311 : 1.450.000
Căn cứ phiếu xuất kho, kế toán ghi nhận giá vốn hàng bán: Nợ TK 632: 13.050.000
Có TK 156: 13.050.000
Ngày 21/02/2015, Chi nhánh Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Tân Đại Dương nhận được hàng. Sau khi kiểm tra phẩm chất hàng, Chi nhánh Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Tân Đại Dương phát hiện hàng không đạt tiêu chuẩn mà công ty yêu cầu nên đề nghị trả lại toàn bộ số hàng. Hai bên chấp nhận lập biên bản trả lại hàng hóa (Phụ lục 13).Chi nhánh Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Tân Đại Dương đã chuyển trả toàn bộ hàng kèm theo Hóa đơn GTGT (Phụ lục 14), kế toán bán hàng lập phiếu nhập kho(Phụ lục 15) và nhập lại đủ số hàng.
Căn cứ biên bản trả lại hàng bán, Hóa đơn GTGT, kế toán ghi nhận: Nợ TK 5212 : 14.500.000
Nợ TK 33311: 1.450.000 Có TK 1312: 15.950.000
Đồng thời, căn cứ phiếu nhập kho, kế toán ghi nhận giá vốn hàng bán bị trả lại: Nợ TK 156: 13.050.000
Có TK 632: 13.050.000
2.2.2.4. Sổ kế toán
Kế toán bán hàng sử dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung trên phần mềm kế toán Misa. Khi kế toán hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong phân hệ mua hàng, phân hệ bán hàng,...thì phần mềm kế toán tự động kết chuyển dữ liệu sang các sổ. Kế toán vào phân hệ Tổng hợp/ Báo cáo (Phụ lục 16), chọn để xem các sổ. Bao gồm các loại sổ chủ yếu sau:
- Nhật ký chung (Phụ lục 17): Phản ánh tất cả các nghiệp vụ kế toán diễn ra trong công ty do kế toán lập. Kế toán vào phân hệ Tổng hợp/ Báo cáo/ Sổ nhật ký chung (Phụ lục
18), chọn từ ngày 01/02/2015 đến ngày 28/02/2015, chọn “Thực hiện”. Cuối tháng,
cuối năm, kế toán in sổ để lưu trữ.
- Sổ cái: TK 511 (Phụ lục 19), TK 131 (Phụ lục 20): Kế toán vào phân hệ Tổng hợp/ Báo cáo/ Sổ cái tài khoản (hình thức nhật ký chung) (Phụ lục 21), chọn từ ngày