Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
(Nguồn: Báo cáo tình hình tổ chức nhân sự của công ty TNHH Jobstreet Việt Nam)
2.1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm tổ chức, điều hành và kiểm tra kế toán trong nội bộ công ty. Tất cả các nhân viên kế toán trong công ty đều chịu sự kiểm tra trực tiếp của kế toán trưởng. Đồng thời, kế toán trưởng còn tham mưu cho Ban giám đốc trong việc xử lý các hoạt động kế toán, đặc biệt là những vấn đề liên quan đến tài chính kế toán.
Kế toán bán hàng: Ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tình hình bán hàng của doanh nghiệp, cả về giá trị và số lượng hàng bán tổng số và trên từng mặt hàng cụ thể. Kiểm tra đôn đốc tình hình thu hồi và quản lí nợ, theo dõi chi tiết cho từng khách hàng, lô hàng, số tiền khách hàng nợ, thời hạn và tình hình trả nợ.
Kế toán chi phí: Tổng hợp tất cả các chi phí phát sinh trong kỳ kế toán, tổng hợp và phân
bổ chi phí đến từng bộ phận. Thực hiện thanh toán tấc cả các khoản chi phí phát sinh hợp lệ theo đúng quy trình trong chính sách của công ty đề ra.
Kế toán trưởng (Finance Manager) Kế toán bán hàng Kế toán chi phí Thủ quỹ
33
Thủ quỹ: quản lý tiền mặt trong quy công ty. Hằng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi do kế toán lập – có sự xét duyệt của giám đốc và kế toán trưởng. Thủ quỹ sẽ tiến hành công việc thu – chi tiền mặt.
2.1.4. Hệ thống thông tin kế toán tại công ty.
2.1.4.1. Chế độ kế toán áp dụng
Toàn bộ mẫu biểu, sổ sách kế toán, tài khoản, công tác hạch toán tuân thủ theo “Chế độ kế toán doanh nghiệp” được ban hành tại Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính và điều chỉnh theo thông tư 55/2002/TT – BTC ngày 16 tháng 06 năm 2002 hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam áp dụng cho danh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hoạt động tại Việt Nam.
Thực hiện việc cập nhật chứng từ, hạch toán, lập sổ kế toán, hạch toán chi phí, doanh thu, kết quả sản xuất kinh doanh, lập báo cáo tài chính theo yêu cầu của công ty và quy định của Nhà nước.
2.1.4.2. Hệ thống tài khoảnvà sổ kế toán áp dụng
- Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo đúng qui định mà bộ tài chính ban hành (VAS).
- Các loại sổ tổng hợp: Sổ cái, sổ nhật ký chung, sổ nhật ký đặc biệt, sổ chi tiết các tài khoản
- Các chứng từ sử dụng như: Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán hàng, Phiếu chi, Phiếu thu, Lệnh chuyển tiền,…
- Báo cáo: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Bảng cân dối kế toán, Thuyết minh báo cáo tài chính.
2.1.4.3. Hình thức kế toán
Công ty áp dụng hình thức kết toán chứng từ ghi sổ có sự hỗ trợ của phần mềm kế toán GP (từ năm 2014, trước đó công ty cũng sử dụng phần mềm MISA).
34
Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy:
Sơ đồ 2.3: Kế toán theo hình thức ghi sổ trên máy.
Ghi chú:
: ghi hằng ngày : ghi cuối tháng
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ tại công ty. Sơ đồ 2.4. Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ
Chứng từ kế toán Sổ kế toán
-Sổ cái, sổ nhật ký chung. -Sổ chi tiết các tài khoản.
Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán cùng loại
Phần mềm kế toán
35
Hằng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký – Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan.
- Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát ính nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số kiệu kết quả bảng phân bổ ghi vào Bảng kê và Nhật ký – Chứng từ có liên quan.
- Đối với các Nhật ký – Chứng từ được ghi căn cứ vào các Bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật ký – Chứng từ.
Cuối tháng khóa sổ, cộng số kiệu trên các Nhật ký – Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký – Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký – Chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái.
- Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái.
- Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chi tiết trong Nhật ký – Chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dung để lập báo cáo tài chính.
(Nguồn: Quyết định 15/BTC- Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Chứng từ)
2.1.4.4. Các chính sách kế toán của công ty
Các chính sách kế toán áp dụng tại công ty:
- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hằng năm.
- Kỳ hạch toán là quý, cuối mỗi quý kế toán tổng hợp chi phí, doanh thu, xác định kết quả kinh doanh rồi lập ra Bảng Báo cáo giữa các quý, cuối năm kế toán tổng hợp lại rồi lập Báo cáo tài chính cho 1 năm.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng là VND. Nguyên tắc và chuyển đổi các đồng tiền sử dụng trong kế toán: áp dụng theo tỷ giá bán của ngân hàng tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
- Nguyên tắc ghi nhận chênh lệch tỷ giá hối đoái: ghi nhận chênh lệch theo giá thời điểm tại ngân hàng giao dịch. Ghi nhận các khoản chênh lệch tỷ giá vào doanh thu tài chính
36
hoặc chi phí tài chính và thực hiện theo chuẩn mực số 10 – “Ảnh hưởng của việc thay đổi tỷ giá hối đoái”
- Nguyên tắc xác định các khoản tương đương tiền: theo giá gốc.
- Lập dự phòng: hằng tháng kế toán trích lập dự phòng các khoản chi phí hoặc doanh thu dựa trên những khoản chi đã chi tháng trước và doanh thu tháng trước.
- Mức tính thuế giá trị gia tăng là 10%, 5% và 0%.
- Tính khấu hao tài sản cố định hữu hình, tài sản cố định vô hình theo số dư giảm dần có hiệu chỉnh.
- Nguyên tắc ghi nhận và khấu hao bất động sản đầu tư: không có.
- Nguyên tắc ghi nhận chi phí đi vay: chi phí vay được đưa vào chi phí tài chính.
2.1.5. Tình hình kinh doanh của công ty trong 6 tháng đầu năm 2015
2.1.5.1. Tình hình kinh doanh của công ty trong 6 tháng đầu năm 2015
Bảng 2.1. Tình hình kinh doanh của công ty trong 6 tháng đầu năm 2015
(Đơn vị : đ)
Quý
Chỉ tiêu
Quý I Quý II Tốc độ tăng giữa các quý
Quý II/Quý I
Doanh thu 4.929.874.345 6.529.881.403 32,5%
Chi phí 7.299.308.653 13.017.872.432 78%
Lợi nhuận (2.370.659.652) (6.487.991.029) 173,7%
(Nguồn: Báo cáo thống kê của công ty TNHH Jobstreet Việt Nam)
Trong quý II năm 2015 doanh thu của công ty đã tăng 32,5% từ 4.928.649.001 đồng của quý I lên 6.528.621.663 đồng. Nhưng bên cạnh đó tổng chi phí của quý II cũng tăng lên rất nhiều, tăng 78% so với quý I. Do trong quý II công ty đã tiến hành sửa chữa trụ sở của công ty, mua thêm thiết bị phục vụ kinh doanh,.... Nhưng chi phí tăng nhiều nhất là chi phí lãi vay từ gần 2 tỷ đồng trong quý I lên hơn 4 tỷ đồng trong quý này. Vì thành lập chưa được lâu nên doanh thu của công ty chưa đủ để bù đắp cho những chi phí đã bỏ ra vì thế công ty luôn trong tình trạng kinh doanh lỗ. Nhưng nhìn chung doanh thu của công ty cũng đã tăng trưởng rất cao khi chỉ mới hoạt động trong thị trường Việt Nam chưa lâu và phải cạnh tranh với nhiều đối thủ lớn như: Vietnamwork.com, timviecnhanh.com, careerlink.com,….
37
2.1.5.2. Mục tiêu của công ty “Improving Lives Through Better Careers”.
- Tiếp tục quan tâm, sâu sát đến định hướng và tình hình hoạt động cụ thể của từng bộ phận trong công ty. Tập trung đẩy mạnh kinh doanh bằng mọi biện pháp đúng đắn với mục tiêu là tăng doanh thu, lợi nhuận để bù đắp những chi phí đã đầu tư.
- Làm tốt công tác tư tưởng cho cán bộ công nhân viên công ty nhằm thấy rõ thuận lợi, khó khăn của các năm tới đặc biệt là sự thay đổi trong nhận thức từng người khi làm việc trong môi trường doanh nghiệp nước ngoài. Xây dựng văn hóa doanh nghiệp trong đó mọi người tự giác chủ động dám nghĩ dám làm, dám chịu trách nhiệm, đoàn kết hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao ở từng vị trí một cách sáng tạo, đúng pháp luật. Thực hành dân chủ và tiết kiệm trên mọi mặt công tác.
- Tiếp tục cải thiện phần mềm hỗ trợ các nhà tuyển dụng lẫn ứng viên (SiVA). Đẩy mạnh mở rộng thị trường ra khu vực miền Bắc.
- Hoàn thiện lại quy chế hoạt động của công ty cổ phần để tạo các hành lang các quy định đảm bảo vừa thông thoáng cho sản xuất kinh doanh, vừa chặt chẽ và cụ thể cho quản lý, với mục tiêu ổn dịnh và phát triển công ty
- Hoàn thành tốt các mục tiêu, nhiệm vụ của tổng công ty đề ra.
(Nguồn: Báo cáo tổng hợp và định hướng phát triển hằng năm)
2.1.5.3. Chiến lược phát triển của công ty
- Chiến lược mở rộng thị trường: Duy trì và phát triển kinh doanh trong ngành tuyển
dụng trực tuyến không chỉ ở khu vực miền Nam mà còn hướng tới các doanh nghiệp khu vực Miền Bắc (từ Thừa Thiên Huế trở ra).
- Chiến lược chăm sóc khách hàng
Tiếp tục tham gia quảng cáo, chào hàng, tham gia các hội thảo liên quan đến mở rộng thị trường và xúc tiến thương mại. Đặc biệt quan tâm và đầu tư khai thác vào các doanh nghiệp mới từ miền Bắc. Tham gia thường xuyên các hội chợ triển lãm trong và ngoài nước. Khai thác thị trường nội địa nhằm tìm ra các nguồn hàng cũng như cung cấp nội địa có thể cung cấp hàng mẫu mới.
Xác định, phân loại khách hàng và bạn hàng để xây dựng chính sách thống nhất cho hoạt động bán hàng, có quy định chế độ ưu đãi về giá cả sản phẩm, dịch vụ thanh toán đối với bạn hàng có uy tín gắn bó với công ty và những bạn hàng quan trọng.
38
- Chiến lược về vốn, tài chính.
Chủ động trong việc huy động vốn để hạn chế việc vay vồn từ Tổng công ty ở nước ngoài và vay từ các cổ đông.
Tính toán phân bổ nguồn vốn một cách hợp lý, tranh thủ tối đa các nguồn vốn ứng trước của khách hàng.
- Chiến lược nguồn nhân lực: Chỉnh lý, bổ sung hoàn thiện chế độ tiền lương, tiền
thưởng sao cho tiền lương thưởng thực sự là đòn bẩy kinh tế thúc đẩy người lao động hăng say làm việc, tăng năng suất lao động và tăng hiệu quả kinh doanh. Có chính sách đãi ngộ hợp lý với người lao động trên cơ sở chất lượng và hiệu quả của công việc. Có kế hoạch đào tạo, tuyển dụng nguồn nhân lực trẻ, năng động nhiệt tình có trình độ.
(Nguồn: Báo cáo tổng hợp và định hướng phát triển hằng năm)
2.2. Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH Jobstreet Việt Nam trong quý II năm 2015. Nam trong quý II năm 2015.
2.2.1. Đặc điểm kinh doanh, các phương thức tiêu thụ và thanh toán tại công ty. 2.2.1.1. Đặc điểm kinh doanh
Công ty TNHH Jobstreet VIệt Nam hoạt động trong lĩnh vực tuyển dụng trực tuyến nên doanh thu của công ty chủ yếu đến từ nhu cầu đăng tin tuyển dụng từ các doanh nghiệp trong nước. Những khách hàng lớn của công ty như: Zalora, Lazada, Big C,…
2.2.1.2. Phương thức bán hàng
Đặc thù là một công ty kinh doanh trực tuyến qua mạng nên phương thức bán hàng chủ yếu của công ty là bán hàng qua điện thoại thu tiền sau. Đây là một phương thức bán hàng phổ biến đối với các công ty hoạt động trong lĩnh vực này. Trong đó, nhân viên tìm kiếm khách hàng bằng cách gọi điện đến các đối tượng mục tiêu để chào bán các sản phẩm dịch vụ của công ty mình. Bên cạnh đó nhân viên cũng có thể thông qua phương thức này kết hợp với ứng dụng của các phần mềm để điều tra thụ trường, chăm sóc khách hàng,… Các gói bán hàng chính hiện nay của công ty là:
- Gói Bạch kim (giá trị dịch vụ từ 10 triệu đồng trở lên)
- Gói Tiêu chuẩn ( giá trị dịch vụ từ 550 ngàn đồng đến dưới 10 triệu đồng)
39
Gói Khuyến mãi Giáo dục: dành cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực giáo dục
Gói Khuyến mãi Giới thiệu: dành cho các doanh nghiệp từ T.T Huế trở ra (3 mẩu tin quảng cáo việc làm).
Gói Khuyến mãi Mừng trở lại: dành cho các doanh nghiệp từ Đà Nẵng trở vào (3 mẩu tin quảng cáo việc làm).
2.2.1.3. Chính sách bán hàng của công ty
Lưu đồ 2.1. Chính sách bán hàng của công ty
Khách hàng Bộ phận bán hàng Gửi trả KH No Yes
(Nguồn: Chính sách bán hàng của công ty TNHH Jobstreet Việt Nam)
A Phê duyệt N B Bộ phận kế toán Thỏa thuận mua bán dịch vụ Đơn đặt hàng Đơn đặt hàng A B KH C KH C
40
Diễn giải:
- Khách hàng có nhu cầu đăng tin tuyển dụng thì lập một đơn đặt hàng gửi đến bộ phận bán hàng của công ty.
- Bộ phận bán hàng sau khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng và đệ trình lên cho người có thẩm quyền phê duyệt. Nếu được phê duyệt thì tiến hành lập một thỏa thuận mua bán dịch vụ (thay thế cho hợp đồng) 3 liên và gửi liên 2 cho khách hàng, gửi liên 3 cho bộ phận kế toán để tiến hành hạch toán doanh thu, liên 1 lưu nội bộ tại bộ phận. Nếu không được phê duyệt thì bộ phận bán hàng gửi trả lại đơn đặt hàng cho khách hàng.
2.2.1.4. Các phương thức thanh toán
Phương thức thanh toán công ty chủ yếu của là:
- Thu bằng tiền mặt
- Chuyển khoản qua ngân hàng (Ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam)
2.2.1.5. Chính sách quản lí công nợ
- Xây dựng hạn mức tín dụng cho khách hàng bao gồm:
Quy định về thời gian được phép nợ sau khi xuất hóa đơn là bao nhiêu ngày (bao gồm 3 mức: 1-30 ngày, 30-60 ngày, 60-90 ngày).
Đối tượng nào được phép nợ, đối tượng nào không được phép nợ phải thanh toán trước khi giao hàng.
Cho phép khách hàng được nợ tối đa bao nhiêu tiền, đối tượng nào được nợ nhiều, đối tượng nào được nợ ít, đối tượng nào không được nợ.
- Sát sao trong việc thu hồi nợ:
Quy định sau 3 ngày đến hạn trả mà chưa thấy thông báo từ ngân hàng thì gửi công văn nhắc nợ.
Sau 30 ngày quá hạn thì cử người sang gặp khách hàng.
Nếu khách hàng vẫn dây dưa không chịu trả nợ thì có thể kiện ra tòa hoặc nhờ đến bên thứ 3 để dòi nợ giùm.
Định kỳ kế toán lập dự phòng những khoản thu khó đòi hoặc nợ quá hạn không có khả năng thu hồi và xóa nợ.
41
2.2.2. Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
2.2.2.1. Đặc điểm doanh thu của công ty
Doanh thu chính của công ty đến từ việc đăng tin tuyển dụng trên trang Jobstreet.com của các doanh nghiệp đang có nhu cầu tuyển dụng nhân lực.
2.2.2.2. Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” để hạch toán doanh thu, chi tiết TK 5113 “Doanh thu cung cấp dịch vụ”. Một số TK liên quan đến hạch toán doanh thu như:
- Tài khoản 131 – Thu tiền khách hàng,
- Tài khoản 511 – chi tiết 5113 – Doanh thu cung cấp dịch vụ
- Tài khoản 3331 – chi tiết 33311 – Thuế GTGT đầu ra
- Tài khoản 112 – chi tiết 1121 – Tiền gửi ngân hàng