Sơ đồ 2.11. Chính sách mua hàng của công ty TNHH Jobstreet Việt Nam
Nhìn vào chính sách mua hàng của công ty vẫn còn nhiều bất cập như:
- Chưa có một đại diện phê duyệt các lệnh chi tiền của công ty ở Việt Nam. Toàn bộ lệnh chuyển tiền đều phải gửi về “vùng” để phê duyệt. Các lệnh chi hợp lệ phải có đầy đủ chữ ký của hai người đứng tên tài khoản là ông Goh Kok Ghee và ông Gregory Charles Poarch.
- Mỗi yêu cầu mua hàng đều cần phải lập PR, PO. Và nếu không có đủ 3 bảng báo giá thì phải làm thêm mẫu Exception Form.
81
- Quy trình này cần hiều người có thẩm quyền phê duyệt mới hợp lệ.
- Trường hợp phát sinh những tình huốn bất ngờ nếu làm theo quy trình này thì sẽ làm chậm trễ quy trình làm việc của cả công ty.
- Khoản chi hơn 1 triệu đồng phải lập Vendor data form (Thông tin nhà cung cấp gồm: Giấy chứng nhận kinh doanh và Thông tin về thuế) và phải chờ được phê duyệt đầy đủ mới được chi.
Kiến nghị:
- Công ty cần đơn giản hóa quy trình phê duyệt chứng từ cho những nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường xuyên như: ứng tiền cho nhân viên, mua văn phòng phẩm,…
- Công ty nên trích lập một ngân sách hay quỹ cho hững khoản chi bất thường để tránh việc đùn nhận viên phải tự mình bỏ tiền ra.
- Đơn giản hóa quy trình thanh toán cho nhà cung cấp để tránh trễ nãi gây ảnh hưởng đến uy tín của công ty.
- Công ty nên thực hiện tấc cả các giao dịch của công ty trên một ngân hàng để dễ dàng quản lý và tiết kiệm được chi phí quản lý tài khoản.
- Công ty nên đề ra những trường hợp ngoại lệ phát sinh bất ngờ để kế tóa có thể đối phó kịp thời.