C. CÂU HỎI LƯỢNG GIÁ: Phần 1: Câu hỏi điền khuyết
1. Khái niệm về theo dõi và đánh giá:
Theo dõi và giám sát
Chu trình quản lý
1.1. Theo dõi: là một hoạt động thường xuyên của chu trình quản lý, nhằm liên tục cung cấp các thông tin phản hồi về tiến độ và khiếm khuyết trong quá trình thực hiện một cấp các thông tin phản hồi về tiến độ và khiếm khuyết trong quá trình thực hiện một chương trình/ hoạt động y tế và đưa ra những khuyến nghị về các biệp pháp khắc phục, nhằm đạt được mục tiêu đề ra.
1.2. Đánh giá: là một hoạt động định kỳ của chu trình quản lý, nhằm thu thập và phân tích các thông tin, tính toán các chỉ số, để đối chiếu xem chương trình/ hoạt động có đạt tích các thông tin, tính toán các chỉ số, để đối chiếu xem chương trình/ hoạt động có đạt được mục tiêu kết quả có tương xứng với nguồn lực, (chi phí) bỏ ra hay không? Thông thường, đánh giá nhằm phân tích sự phù hợp, hiệu lực, hiệu quả, tác động và tính bền vững của chương trình/hoạt động y tế.
1.3. Tại sao phải theo dõi, đánh giá:
Theo dõi, đánh giá nhằm mục đích:
- Xem xét mục tiêu đề ra đã đạt được chưa?
- Xem xét tiến độ có phù hợp với mục tiêu đề ra không? Lập kế hoạch
- Tìm ra những điểm mạnh, điểm yếu trong quá trình thực hiện chương trình hay kế hoạch kế hoạch hoạt động.
- Hiệu quả hoạt động có tương xứng với các nguồn lực (người, tiền, thời gian, trang bị, …) đã bỏ ra không?
- Những hoạt động nào đã đạt so với dự kiến kết quả, hoạt động nào chưa đạt, tại sao?
- Thu thập thông tin để giúp cho lập kế hoạch hoạt động tiếp theo phù hợp hơn. - Trao đổi, rút kinh nghiệm.
Theo dõi và đánh giá là những công cụ quản lý cần thiết để cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết định và chứng tỏ tinh thần trách nhiệm của cán bộ. Đánh giá không thể thay thế cho theo dõi và ngược lại. Tuy vậy, cả hai đều sử dụng các bước giống nhau để thu thập các loại thông tin khác nhau. Thu thập các số liệu theo dõi một cách hệ thống là rất quan trọng, giúp cho hoạt động đánh giá có thể thành công.
2. Các bước lên kế hoạch theo dõi và công cụ theo dõi: 2.1. Các bước lên kế hoạch theo dõi:
Khi lên kế hoạch theo dõi để lượng giá tiến độ đạt được các kết quả mong muốn cần phải quan tâm đến những bước cơ bản sau:
- Xác định các kết quả của chương trình/ hoạt động y tế, để góp phần đạt được kết quả đó. Cần những thông tin gì để lượng giá các kết quả đó? Những yếu tố nào là quan trọng nhất, cần phải theo dõi chặt chẽ? Những chỉ số nào cho biết được tiến độ thành công của chương trình/ hoạt động y tế.
- Đánh giá các công cụ theo dõi hiện đang sử dụng, có cung cấp các thông tin cần thiết không? Có sự tham gia các đối tác chính không? Theo dõi có tập trung những vấn đề then chốt không, đối với hiệu quả chương trình/hoạt động y tế đó hay không?
- Xem xét kỹ lưỡng phạm vi và công cụ giám sát. Có cần phải bổ sung phạm vi hoặc sử dụng công cụ giám sát cụ thể nào nữa không?
- Đưa ra cơ chế theo dõi để cung cấp đầy đủ cơ sở cho việc phân tích quá trình hướng tới kết quả và hạn chế khoảng cách giữa thông tin đang có và thông tin cần phải có.
2.2. Công cụ theo dõi:
Báo cáo và phân tích Khẳng định tính chính xác Tham gia
Báo cáo hàng năm về chương trình/hoạt động y tế
Kiểm tra tại cơ sở/ thực địa thực hiện chương trình/hoạt động y tế
Ban điều hành chương trình/hoạt động y tế Báo cáo tiến độ hoặc báo
cáo theo quý
Kiểm tra ngẫu nhiên Họp các bên có liên quan Các kế hoạch làm việc Lượng giá/theo dõi độc lập Thảo luận trong nhóm có
trọng tâm Các tài liệu có liên quan
khác
Điều tra khách hàng
Việc sử dụng công cụ theo dõi nào, phụ thuộc vào quyết định của người quản lý. Không có một công cụ nào là thoả mãn được tất cả các nhu cầu, vì vậy có thể đòi hỏi phải có sự phối hợp các công cụ theo dõi khác nhau.