3. Kết quả thu được trong quá trình thực tập:
3.3. Hỗ trợ công tác thi:
Trong thời gian về thực tập, công tác hỗ trợ tổ chức thi là một trong những công việc chủ yếu và chiếm phần lớn quỹ thời gian chủ yếu của tôi. Hội thi giáo viên dạy giỏi được tổ chức định kì 3 năm một lần với mục đích tuyển chọn, công nhận suy tôn giáo viên dạy giỏi các cấp; hội thi là một trong những căn cứ để đánh giá thực trạng đội ngũ, từ đó xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình
độ chuyên môn nghiệp vụ cho giáo viên đáp ứng yêu cầu đổi mới của giáo dục. Công tác hỗ trợ cho kì thi mà tôi tham gia thực hiện gồm:
- Phối hợp công tác chuẩn bị, tổ chức coi thi, chấm thi kì thi chọn học sinh giỏi các môn văn hóa lớp 12 và giải toán trên máy tính cầm tay lớp 9,12 năm học 2011-2012 và vòng thi kiểm tra năng lực giáo viên hội thi giáo viên dạy giỏi cấp tỉnh năm học 2011-2012 :
+ Hỗ trợ giao nhận đề thi, bài thi, in sao hồ sơ thi; kiểm tra phân loại và lưu trữ danh sách đăng kí dự thi, biên bản các hội đồng coi thi.
+ Chuẩn bị các loại văn phòng phẩm, ấn phẩm thực hiện chấm thi, phân loại, lưu trữ hồ sơ chấm thi.
- Phối hợp tham mưu công tác tổ chức thi học sinh giỏi quốc gia năm 2012: Chuẩn bị danh sách đăng kí dự thi, văn phòng phẩm, ấn phẩm thi…. (ngày thi 9- 12/1).
- Phối hợp chuẩn bị tổ chức chấm thi vòng thi giảng Hội thi giáo viên giỏi năm 2012
a, Mục đích :
- Nhằm hoàn thành nhiệm vụ mà phòng Khảo thí và QLCL giáo dục giao, từ đó giúp công tác thi diễn ra có kết quả theo kế hoạch của Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Điện Biên.
- Bổ sung thêm kiến thức còn thiếu của bản thân liên quan đến tổ chức kì thi, quản lý hồ sơ thi. Rèn luyện kĩ năng tổng hợp, kiểm tra.
b,Yêu cầu :
- Nắm được các công việc liên quan đến công tác hỗ trợ công tác thi.
- Công việc phải được hoàn thành đúng thời gian quy định để phục vụ kì thi được tổ chức.
- Phải đảm bảo tính chính xác, đúng yêu cầu, cẩn trọng trong quá trình làm việc, phải có kĩ năng tin học.
c, Phương pháp, cách làm :
-Đọc và nắm được nội dung kế hoạch tổ chức kì thi của Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Điện Biên.
- Cùng làm với phòng Khảo thí và QLCL giáo dục, sau khi được sự hướng dẫn của thầy hướng dẫn trực tiếp của phòng, quan sát và làm theo.
Để hỗ trợ công tác thi học sinh giỏi văn hóa lớp 12 và giải toán trên máy tính cầm tay lớp 9,12 cấp cơ sở năm học 2011-2012; hội thi giáo viên dạy giỏi cấp tỉnh năm học 2011-2012; kỳ thi học sinh giỏi quốc gia, bản thân em đã tham gia các việc:
- Sau khi vòng thi sáng kiến kinh nghiệm kết thúc, nhận phiếu chấm điểm của ban chấm thi tiến hành nhập điểm, lên điểm cho thí sinh của hội thi giáo viên dạy giỏi cấp tỉnh năm học 2011-2012:
+ Công việc có sự hỗ trợ của chuyên viên Phòng Khảo thí và QLCL giáo dục.
+ Ban giám khảo đánh giá các sáng kiến kinh nghiệm theo hai vòng độc lập. Dựa vào phiếu chấm điểm của hai giám khảo lấy phần điểm thống nhất rồi nhập dữ liệu vào máy tính và lưu lại sau đó gửi lại phòng Khảo thí và QLCL giáo dục để Ban tổ chức hội thi thông báo kết quả đánh giá sáng kiến kinh nghiệm tới các đơn vị qua mạng hồ sơ công việc.
- Hỗ trợ giao nhận đề thi, in sao hồ sơ thi cho các hội đồng coi thi trước khi kì thi diễn ra một ngày:
+ Dựa vào phiếu tổng hợp in đề thi mà Thầy Phó trưởng phòng Khảo thí và QLCL giáo dục cung cấp nắm được số lượng thí sinh dự thi ở các phòng thi của từng môn thi, cấp thi mà in Bảng ghi tên dự thi, Phiếu thu bài thi theo môn thi, phòng thi của từng hội đồng coi thi. Sau khi in xong phải kiểm tra lại đảm bảo in
đúng đủ số lượng. Ghim lại theo từng phòng thi, sau đó cho vào bì đựng riêng theo từng hội đồng coi thi. Công việc được hoàn thành trước khi kì thi được tổ chức
+ Một ngày trước khi kì thi diễn ra đi cùng Thầy Phó trưởng phòng Khảo thí và QLCL giáo dục để nhận đề thi. Đề được niêm phong theo từng hội đồng coi thi, mỗi hội đồng có đề chính thức và đề dự bi. Tiến hành nhận đề từ hội đồng làm để với sự giám sát của cán bộ công an.
• Sau đó bàn giao cho hội đồng coi thi đề thi cùng các hồ sơ liên quan (Bảng ghi tên dự thi, Phiếu thu bài thi, Quyết định thành lập hội đồng coi thi...).
Trong quá trình chuẩn bị đề, tôi có phối hợp với thầy Phó trưởng phòng Khảo thí và QLCL giáo dục trong việc nhận đề từ hội đồng làm đề để thực hiện công việc nhằm bảo đảm không để xảy ra tình trạng thiếu đề, tính bảo mật của đề cũng như thiếu hồ sơ thi.
- Kiểm tra, phân loại và lưu trữ danh sách đăng kí dự thi, biên bản các hội đồng coi thi:
+ Khi kì thi kết thúc các hội đồng coi thi gửi bài thi và hồ sơ coi thi về Phòng Khảo thí và QLCL giáo dục.
+ Dựa vào hồ sơ coi thi tiến hành xem xét, tổng hợp lại các thông tin về: thí sinh vắng thi, những thông tin cần sửa của thí sinh, biên bản những sự cố xảy ra trong phòng thi. Lập bảng để ghi chép lại và gửi lại Phòng khảo thí và QLCL giáo dục.
+ Sau khi kiểm tra xong hồ sơ, tiến hành phân loại hồ sơ coi thi: Phân loại biên bản coi thi, biên bản tổng kết...theo hội đồng coi thi; phân loại Bảng ghi tên dự thi, Phiếu thu bài thi theo môn thi, cấp thi.
+ Cuối cùng là công tác lưu trữ hồ sơ: Sau khi phân loại, tiến hành đựng bì riêng có ghi rõ từng loại và dán lại. Lưu tại vị trí liên quan đến công tác coi thi để tiện tra cứu khi cần thiết.
- Chuẩn bị các loại văn phòng phẩm, ấn phẩm thực hiện chấm thi, phân loại, lưu trữ hồ sơ chấm thi:
+ Công việc được thực hiện nhằm chuẩn bị cho hội đồng chấm thi của hai kì thi.
+ Dựa vào Quyết định chấm thi của Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Điện Biên mà cung cấp giấy bút, kế hoạch chấm thi, hướng dẫn chấm thi cho từng Ban chấm thi của từng môn thi.
+ Sau khi Ban chấm thi làm việc xong, giao nhận lại toàn bộ bài thi, hồ sơ chấm thi để lưu trữ.
- Phối hợp tổ chức chấm thi vòng thi giảng hội thi giáo viên dạy giỏi cấp tỉnh năm học 2011-2012:
+ Chuẩn bị các loại văn phòng phẩm, ấn phẩm:
• Căn cứ Quyết định số 459/QĐ-SGDĐT ngày 31 tháng 1 năm 2012 của Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Điện Biên về việc thành lập các tiểu ban tổ chức thi giảng hội thi giáo viên dạy giỏi cấp tỉnh năm học 2011-2012 mà phân chia giấy bút, phong bì đựng phiếu đánh giá, hướng dẫn đánh giá, hướng dẫn chấm thi cho từng môn thi.
+ Nhập dữ liệu thông tin cho toàn bộ thí sinh vào phần mềm quản lý các hoạt động của hội thi: Với từng thí sinh ghi rõ địa điểm thi, lớp dạy, tên bài dạy, tiết theo phân phối chương trình, ngày thi. Lưu lại để cung cấp cho các thư kí của từng địa điểm thi.
Ngoài ra trong kì thi học sinh giỏi quốc gia năm 2012 tiến hành kiểm tra hồ sơ học sinh đăng kí dự thi:
+ Sau khi nắm rõ kế hoạch tổ chức kì thi học sinh giỏi quốc gia, cách kiểm tra hồ sơ chuyên môn.
+ Được sự hướng dẫn của thầy Phó trưởng phòng khảo thí và QLCL giáo dục thực hiện công việc kiểm tra hồ sơ học sinh để chuẩn bị cho đội tuyển thi học sinh giỏi quốc gia diễn ra vào ngày 9-12/01/2012
+ Trước hết kiểm tra số lượng hồ sơ có đủ so với số lượng thí sinh dự thi không, mỗi bộ hồ sơ gồm có học bạ, giấy khai sinh bản sao, thẻ dự thi của thí sinh.
+ Sau đó tiến hành kiểm tra thông tin, thể thức của những bộ hồ sơ đó đối chiếu với thông tin lưu trữ tại Sở xem có gì sai xót không: kiểm tra học bạ có gì sai xót không, nhất là điểm phẩy môn thí sinh dự thi, học bạ yêu cầu phải có đầy đủ chữ kí của giáo viên bộ môn, giáo viên chủ nhiệm, lãnh đạo nhà trường.
+ Ghi chép lại những thông tin cần chỉnh sửa và gửi cho Phó trưởng Phòng khảo thí và QLCL giáo dục.
+ Sau khi kiểm tra xong hồ sơ tiến hành chuẩn bị danh sách đăng kí dự thi, văn phòng phẩm, ấn phẩm thi: Xuống văn phòng đóng dấu học bạ, thẻ dự thi, danh sách thí sinh thi ở 8 môn thi, cùng những quy định quy chế thi...
d, Kết quả đạt được:
- Hoàn thành nhiệm vụ được giao, để các kì thi được diễn ra với hiệu quả cao, đảm bảo tính chính xác, đầy đủ không để sai xót.
- Rèn luyện được tính tỉ mỉ cẩn thận, và cách làm việc khoa học nghiêm túc.
⇒ Phòng Khảo thí và QLCL giáo dục có nhiệm vụ quan trọng là tổ chức thực hiện các kì thi thuộc phạm vi quản lý của Sở Giáo dục và Đào tạo, xây dựng sử dụng, bảo quản lưu trữ hồ sơ thi nên công việc chủ yếu mà tôi được tham gia chủ yếu liên quan đến nhiệm vụ này. Công việc này đòi hỏi tinh thần làm việc nghiêm túc, cẩn thận không để sai xót. Và đặc biệt chức năng kiểm tra được sử dụng xuyên suốt trong quá trình làm việc, nhờ vậy mà đảm bảo tính chính xác của các công việc được tham gia.
♦ Ngoài những công việc chính trên, trong thời gian thực tập tôi còn tham gia thực hiện một số công việc liên quan đến công tác hành chính văn phòng. Qua thời gian thực tập, tôi nhận thấy trong bất kì vị trí công tác nào thì những kiến thức, kĩ năng về hành chính, văn phòng là những kiến thực, kĩ năng không thể thiếu khi tham gia tác nghiệp. Đây gần như là công cụ tối thiểu để hoàn thành các công việc quan trọng khác.
Một số công việc tôi có tham gia thực hiện một số công việc thuộc công tác hành chính văn phòng: Photo và đóng dấu tài liệu, chuyển văn thư phát hành văn bản sau khi chuyên viên đã trình lãnh đạo Sở phê duyệt, lưu trữ tài liệu…
Công tác hành chính văn phòng là một công việc đòi hỏi các cán bộ, chuyên viên phải có những hiểu biết, những kiến thức, kĩ năng văn phòng cần thiết phục vụ cho công việc. Nắm được các quy định về công tác văn thư, hành chính và tuân thủ các quy định đấy. Đồng thời phải có kĩ năng giao tiếp tốt trong giải quyết các công việc nghiệp vụ. Trong công tác hành chính văn phòng, mà đặc biệt là các công việc văn thư thì các mối quan hệ quản lý quản lý được thể hiện rõ nét. Đó là mối quan hệ giữa các phòng ban, các vị trí trong việc giao nhận công văn, xin dấu…
Khi thực hiện công tác này việc nắm rõ Nghị định 110/2004/NĐ-CP của chính phủ về công tác văn thư là yêu cầu bắt buộc. Đặc biệt được sự hướng dẫn của nhân viên văn phòng của Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Điện Biên công việc được tiến hành nhanh chóng.