2. Các kiến thức liên quan đến nội dung thực tập:
2.3. Kiến thức về quản lý công tác văn thư lưu trữ:
Công văn của cục lưu trữ nhà nước số 55/cv/tccb ngày 01/03/1991 về hướng dẫn thực hiện quyết định số 24-CT của chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng đã đưa ra quan điểm về công tác văn thư như sau: "công tác văn thư là toàn bộ quá trình xây dựng và ban hành văn bản, quá trình quản lý văn bản phục vụ cho yêu cầu quản lý của cơ quan. Mục đích chính của công tác văn thư là bảo đảm thông tin cho quản lý. Những tài liệu, văn kiện được soạn thảo quản lý và sử dụng theo các nguyên tắc của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt động của các cơ quan có hiệu quả".
Đối với mọi cơ quan, tổ chức, công tác văn thư là hoạt động không thể thiếu được. Làm tốt công tác văn thư sẽ bảo đảm cho hoạt động này có những ý nghĩa sau đây.
Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan giúp cho việc giải quyết mọi công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, có năng suất chất lượng đúng đường lối chính sách, đúng nguyên tắc, chế độ.
Công tác văn thư tốt sẽ bảo đảm giữ gìn bí mật của đảng và nhà nước, ngăn chặn việc sử dụng công văn, giấy tờ con dấu của cơ quan để làm những việc phi pháp.
Công tác văn thư có nề nếp sẽ góp phần giảm bớt những công văn, giấy tờ không cần thiết, tiết kiệm được công sức và tiền của. Ngoài ra, công tác văn thư giúp cho việc giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị để phục vụ tra cứu
giải quyết công việc trước mắt và nộp lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài.
Công tác văn thư bao gồm các khâu nghiệp vụ chủ yếu sau đây:
* Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến.
Nghiệp vụ này được thực hiện dựa trên một số nguyên tắc: nguyên tắc mọi văn bản đến đều phải qua văn thư cơ quan; nguyên tắc chuyển văn bản đến cho thủ trưởng cơ quan chánh văn phòng trước khi phân phối cho các cá nhân đơn vị giải quyết; nguyên tắc giao nhận và nguyên tắc giải quyết văn bản đến; nhanh chóng, chính xác, bảo đảm bí mật.
Quy trình giải quyết và quản lý văn bản đến gồm 8 bước. - Nhận văn bản đến: kiểm tra địa chỉ gửi, bì văn bản .
- Sơ bộ phân loại, bóc bì văn bản: văn bản được chia thành hai loại.
Loại không phải bóc bì: thường báo tin, sách báo, thư đích danh, văn bản của đảng, đoàn thể, văn bản mật.
Loại phải bóc bì. các văn bản còn lại.
+ Bóc bì văn bản: bảo đảm nguyên tắc ưu tiên.
+ Bóc đúng các bước bảo đảm sự nguyên vẹn của văn bản (Có sự đối chiếu kiểm tra văn bản thực tế với thông tin trên bì và phiếu gửi)
+ Đóng dấu đến, số đến ngày đến: dấu đến được đóng dưới số ký hiệu hoặc khoảng trống giữa tác giả và tiêu đề.
+ Vào sổ đăng ký: Ghi lại những điểm cốt yếu của văn bản; Có ba hình thức đăng ký, đăng ký bằng sổ, đăng ký bằng kẻ và đăng ký bằng máy vi tính.
+ Trình văn bản: Tuỳ thuộc vào chế độ văn thư ở mỗi cơ quan.
+ Chuyển giao văn bản: Bảo đảm đúng đối tượng, kịp thời, thích ứng. + Theo dõi việc giải quyết văn bản đến:
* Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi.
yêu cầu nội dung và hình thức.
Quy trình tổ chức giải quyết và quản lý văn bản:
- Soát lại văn bản: Kiểm tra tính toán hoàn thiện của văn bản. - Vào sổ đăng ký văn bản đi.
+ Ghi số của văn bản: số văn bản được ghi liên tục từ 01 bắt đầu từ ngày 01 tháng 01đến hết ngày 31 tháng 12 mỗi năm; có thể đánh số chung hoặc cho từng loại.
+ Ghi ngày, tháng của văn bản: nguyên tắc chung văn bản gửi đi ngày nào gửi đi ngày ấy. Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp dụng pháp luật đề ngày, tháng là thời điểm ký ban hành.
+ Đóng dấu: bảo đảm các nguyên tắc đóng dấu.
+ Vào sổ văn bản đi chính xác, rõ ràng, ngắn gọn các điểm cần thiết của văn bản đi.
- Chuyển giao văn bản đi: Chuyển giao kịp thời, đúng địa chỉ bảo đảm an toàn đối với văn bản đi.
- Lưu văn bản đi: lưu tại bộ phận soạn thảo 01 bản, lưu tại văn thư cơ quan 01 bản.
* Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ: Áp dụng các nguyên lý chung của mỗi văn bản nơi quản lý văn bản.
* Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật: Nghiệp vụ này thực hiện với các nguyên tắc đặc thù:
- Xác định đúng mức độ mật.
- Thực hiện đúng các quy định về phổ biến, lưu hành, tìm hiểu, sử dụng, giao nhận, vận chuyển và tiêu huỷ các văn bản mật.
- Văn thư cơ quan không được phân công nhiệm vụ phụ trách văn bản mật chỉ vào sổ bì ngoài văn bản và chuyển giao cho bộ phận có trách nhiệm giải quyết.
nước, có ký nhận kiểm soát đối chiếu nghiêm ngặt.
- Văn bản tuyệt mật, tối mật phải niêm phong chỉ thủ trưởng cơ quan và những người được uỷ quyền mới được bóc văn bản.
- Đăng ký vào sổ: lập hồ sơ chung cho văn bản mật và chia làm 2 phần: văn bản mật đi và văn bản mật đến.
* Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:
Quản lý và sử dụng con dấu là một nghiệp vụ quan trọng trong công tác văn thư, là vấn đề liên quan đến quyền lực của cơ quan.
Việc đóng dấu phải bảo đảm các quy định :
- Nội dung con dấu phải trùng với tên cơ quan ban hành văn bản;
- Đóng dấu vào những văn bản có chữ ký chính thức, đúng thẩm quyền, không đóng dấu khống;
- Đảm bảo kỹ thuật đóng dấu, quy định về mẫu mực dấu. - Việc quản lý con dấu tuân theo chế độ quản lý đặc biệt.
- Người quản lý con dấu do thủ trưởng cơ quan hoặc chánh văn phòng quyết định và phải có tiêu chuẩn về nghiệp vụ và phẩm chất theo quy định.
- Việc quản lý con dấu được đảm bảo bằng các thiết bị an toàn, không được mang dấu về nhà, đi công tác (trừ trường hợp đặc biệt).
* Công tác lập hồ sơ.
- Lập hồ sơ là khâu nghiệp vụ cuối cùng quan trọng của công tác văn thư. - Trong cơ quan căn cứ vào đặc trưng văn bản có 4 loại hồ sơ: hồ sơ nhân sự, hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ trình duyệt và hồ sơ công vụ.
Vào cuối năm cơ quan lập danh mục hồ sơ để thực hiện cho năm mới. Danh mục hồ sơ là bản liệt kê có hệ thống tên gọi các hồ sơ mà cơ quan cần phải lập trong năm và được duyệt theo một chế độ nhất định. Danh mục hồ sơ có vai trò quan trọng trong việc bảo đảm sự thống nhất, chủ động trong công tác lập hồ sơ, bố
Quy trình lập hồ sơ được thực hiện trên cơ sở các bước sau đây: - Mở hồ sơ: cán bộ được giao nhiệm vụ lập hồ sơ viết tiêu đề. - Phân loại văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ.
- Sắp xếp văn bản tài liệu vào hồ sơ. - Biên mục hồ sơ.
- Đóng quyển - Nộp lưu hồ sơ.