4.3.1 Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý
Hình 4.2: Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty
Trong đó:
- Giám đốc: Là ngƣời lãnh đạo cao nhất Công ty, chịu trách nhiệm điều hành Công ty. Là ngƣời có quyền và chịu trách nhiệm cao nhất về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty theo chế độ một thủ trƣởng, có quyền ủy quyền cho phó Giám đốc chịu trách nhiệm một số công việc, chức năng và nhiệm vụ đƣợc phân công.
- Phó Giám đốc: Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, hỗ trợ giám đốc trong việc lãnh đạo Công ty, phụ trách kiểm tra các phòng ban và theo dõi các hoạt động tài chính, kinh doanh của Công ty.
- Phòng tổ chức hành chánh:
Quản lý, tổ chức, điều hành, kiểm tra các hoạt động về chính sách tuyển dụng và điều phối lao động.
Quản lý, tổ chức, điều hành và kiểm tra các họat động về chính sách đào tạo.
Quản lý, tổ chức, thực hiện và kiểm tra các họat động về chế độ, chính sách lƣơng bổng, đãi ngộ, thi đua – khen thƣởng.
GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÕNG TỔ CHỨC HÀNH CHÁNH PHÕNG KẾ TOÁN PHÕNG KẾ HOẠCH KINH DOANH PHÂN XƢỞNG
GIẤY XEO GIẤY CARTON PHÂN XƢỞNG
PHÂN XƢỞNG IN
Quản lý, điều hành công tác Hành chính - Văn phòng trong công ty. Quản lý, tổ chức thực hiện công tác xây dựng cơ bản.
- Phòng kế toán:
Xây dựng và thực hiện hệ thống kế toán Công ty theo chuẩn mực kế toán Việt Nam.
Tổ chức hệ thống kế toán phù hợp với mô hình bộ máy quản lý của Công ty, chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc về hệ thống kế toán của Công ty.
Nghiên cứu các chế độ chính sách về tài chính doanh nghiệp của Nhà nƣớc, Bộ ngành và địa phƣơng để xây dựng chiến lƣợc tài chính của công ty.
- Phòng kế hoạch kinh doanh:
+ Xây dựng và thực hiện các kế hoạch đề ra nhƣ: kế hoạch sản xuất, kế hoạch đầu tƣ, kế hoạch tiêu thụ,…
+ Sắp xếp lịch giao hàng, nhận nguyên liệu.
+ Giao dịch tiêu thụ sản phẩm, tìm kiếm khách hàng mới. + Quan hệ mua thiết bị, vật tƣ.
+ Sắp xếp lịch sản xuất sản phẩm cho khách hàng căn cứ vào kế hoạch của ban Giám đốc Công ty.
- Phân xưởng giấy xeo, phân xưởng giấy Carton, phân xưởng in: bao gồm những ngƣời trực tiếp vận hành, bảo trì, sửa chữa, điều khiển máy móc thiết bị, đƣa nguyên liệu vào máy để sản xuất ra sản phẩm giấy xeo và thùng Carton. Đảm bảo cho sản xuất sản phẩm đúng chất lƣợng, kịp tiến độ, hạn chế hỏng máy móc thiết bị bằng cách thƣờng xuyên theo dõi để khắc phục kịp thời sự cố và sai sót.
- Tổ thu mua: bao gồm những ngƣời chịu trách nhiệm trực tiếp trong quá trình thu mua, vận chuyển nguyên liệu cung cấp cho phân xƣởng sản xuất và nhập, xuất kho đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục.
4.3.2 Tình hình nhân sự và tiền lƣơng của Công ty
Bảng 4.1: Tiền lƣơng của công nhân viên trong Công ty năm 2012
Diễn giải Đơn vị tính Số lƣợng (Số tiền)
1. Số lƣợng công nhân viên: 90
Nhân viên trực tiếp Ngƣời 70
Nhân viên gián tiếp Ngƣời 20
2. Tiền lƣơng: 2.116.402.425
Nhân viên trực tiếp Đồng/năm 1.540.477.025
Nhân viên gián tiếp Đồng/năm 575.925.400
3. Lƣơng bình quân:
Nhân viên trực tiếp Đồng/ngƣời/năm 22.006.815
Nhân viên gián tiếp Đồng/ngƣời/năm 28.796.270
Nguồn: số liệu từ phòng kế toán Công ty, 2012
Nhân tố con ngƣời là nguồn lực quan trọng nhất đối với doanh nghiệp, do đó việc quản lý và sử dụng nguồn nhân lực ngày càng đƣợc quan tâm, nghiên cứu và phát triển.
Nhìn chung mức lƣơng nhƣ vậy chỉ tƣơng đối khá, để thu hút đƣợc số lƣơng lớn công nhân viên có trình độ tay nghề cao thì công ty nên nghiên cứu tìm ra giải pháp hợp lý để có thể tăng lƣơng cho công nhân viên và phải phù hợp với bằng cấp, chức vụ của nhân viên trong Công ty. Nhƣ vậy sẽ góp phần làm tăng hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh đồng thời cũng mang lại lợi nhuận cao hơn cho Công ty trong tƣơng lai.
4.4 HOẠT ĐỘNG KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY
Tổ chức số lao động: 5 ngƣời Trình độ chuyên môn:
- Đại học: 3 ngƣời
4.4.1 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán
Hình 4.3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty
Nguồn: phòng kế toán của Công ty, 2012
4.4.2 Phần hành của từng bộ phận
- Kế toán trưởng: Là ngƣời giúp việc cho Giám đốc và đƣợc Giám đốc bổ nhiệm, Kế toán trƣởng quản lý mọi hoạt động tài chính của công ty, tổ chức chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán, chịu trách nhiệm về việc mở sổ kế toán và tổ chức hạch toán theo quy định và chế độ kế toán. Đồng thời giám sát các quan hệ với cơ quan về vốn, về thanh toán, về tín dụng và các quan hệ trong phạm vi tài chính kế toán, báo cáo tài chính, phản ánh kết quả hoạt đông kinh doanh, thẩm định, phê duyệt và định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty.
- Kế toán tổng hợp: Là ngƣời chuyên tổng hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, theo dõi công nợ, thuế. Tổng hợp thống kê tình hình hoạt động tài chính kế toán của đơn vị, ghi chép phản ánh mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng tháng, quý, năm, hạch toán và báo cáo kết quả kinh doanh của đơn vị.
- Kế toán tiền lương – Kế toán nguyên vật liệu: Có trách nhiệm trong việc chi trả lƣơng và các khoản trích theo lƣơng theo chế độ hiện hành. Kiểm tra tình hình nhập – xuất – tồn kho vật tƣ, hàng hóa, thành phẩm trên sổ kế toán một cách chính xác bằng cách đối chiếu các phiếu nhập kho, xuất kho với sổ sách kế toán; xác định giá trị hàng tồn kho thực tế lúc cuối kỳ và đồng thời làm cơ sở tính ra giá xuất kho trong kỳ.
- Thủ quỹ: Có trách nhiệm quản lý tiền mặt và các phiếu thu, chi dƣới sự quản lý của Kế toán trƣởng. Theo dõi mặt phát sinh hàng ngày về các chứng từ để ghi vào sổ quỹ dùng để đối chiếu.
KẾ TOÁN TRƢỞNG
KẾ TOÁN
4.4.3 Hình thức kế toán
Công ty TNHH SX – TM Bao Bì Tân Hƣng áp dụng cách phân loại chi phí
sản xuất theo mục đích và công dụng của chi phí trong sản xuất để chia ra các khoản mục chi phí khác nhau, mỗi khoản mục bao gồm những chi phí có cùng mục đích và công dụng không phân biệt nội dung kinh tế.
Đối tƣợng tập hợp chi phí là theo từng phân xƣởng riêng biệt. Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật Ký Chung.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong quá trình ghi chép là đồng Việt Nam. Niên độ kế toán: từ 01/01 đến ngày 31/12.
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài Chính. Công tác kế toán: theo chƣơng trình hệ thống kế toán tự viết.
Tính giá thành theo phƣơng pháp giản đơn (phƣơng pháp trực tiếp). Hạch toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên. Tính giá xuất kho theo phƣơng pháp bình quân gia quyền liên hoàn. Tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ.
4.4.3.1 Sơ đồ hạch toán
Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải đƣợc ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: - Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;
- Sổ Cái;
Hình 4.4: Sơ đồ trình bày trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
4.4.3.2 Trình tự ghi sổ
Công ty TNHH SX – TM Bao Bì Tân Hƣng không mở sổ nhật ký đặc biệt. (a) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, trƣớc hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh đƣợc ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trƣờng hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lƣợng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ quỹ SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ kế toán
nghiệp vụ đƣợc ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
(b) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (đƣợc lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) đƣợc dùng để lập các Báo cáo tài chính.Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
4.5 KHÁI QUÁT KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY QUA BA NĂM VÀ SÁU THÁNG ĐẦU NĂM TY QUA BA NĂM VÀ SÁU THÁNG ĐẦU NĂM
Bảng 4.2: Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2010 – 2012 tại Công ty TNHH SX – TM Bao Bì Tân Hƣng Đơn vị tính: 1.000 đồng Chỉ tiêu Năm Chênh lệch 2010 2011 2012 2011/2010 2012/2011 Số tiền % Số tiền % Tổng doanh thu 18.300.002 19.083.620 19.791.589 783.618 4,28 707.969 3,71 Tổng chi phí 9.835.560 11.953.588 11.972.576 2.118.028 21,53 18.988 0,16 Lợi nhuận 8.464.442 7.130.032 7.819.013 (1.334.410) (15,76) 688.981 9,66
Nguồn: số liệu từ phòng kế toán Công ty, 2010, 2011, 2012
Qua bảng số liệu trên, cho ta thấy rằng lợi nhuận của doanh nghiệp qua các năm có sự tăng giảm không đều. Cụ thể năm 2011 giảm 1.334.410.000 đồng tƣơng đƣơng giảm 15,76 % so với năm 2010, nhƣng sang năm 2012 có sự gia tăng với số tiền là 688.981.000 đồng tƣơng đƣơng tăng 9,66 % so với năm 2011. Nguyên nhân có sự tăng giảm không đều này là do giá cả xăng dầu và tình hình lạm phát tăng lên làm cho giá cả nguyên vật liệu đầu vào và các chi phí khác tăng lên đáng kể. Trong khi đó, doanh thu của doanh nghiệp vẫn có sự gia tăng qua các năm nhƣng vẫn còn thấp so với sự gia tăng của chi phí ở năm 2011. Vì vậy mà sang năm 2012 doanh nghiệp đã từng bƣớc điều chỉnh
lại chênh lệch gia tăng về chi phí và doanh thu nên lợi nhuận năm 2012 có sự gia tăng so với năm 2011 để có thể ổn định và giữ vững quy mô của doanh nghiệp mình. Tuy nhiên, lợi nhuận năm 2012 vẫn còn thấp hơn so với năm 2010, điều này doanh nghiệp cần phải quan tâm và chú ý hơn nữa trong việc điều chỉnh sự chênh lệch giữa doanh thu và chi phí để đạt đƣợc mục tiêu nâng cao lợi nhuận nhƣ mong muốn của doanh nghiệp giúp doanh nghiệp đứng vững trên thị trƣờng cạnh tranh gay gắt nhƣ hiện nay.
Bảng 4.3: Kết quả hoạt động kinh doanh tại Công ty trong 6 tháng đầu năm 2011, 2012, 2013
Đơn vị tính: 1.000 đồng
Chỉ tiêu
6 Tháng đầu năm Chênh lệch
2011 2012 2013 2012/2011 2013/2012 Số tiền % Số tiền % Tổng doanh thu 11.450.172 11.874.953 9.211.094 424.781 3,71 (2.663.859) (22,43) Tổng chi phí 7.172.152 7.183.545 7.126.378 11.393 0,16 (57.158) (0,80) Lợi nhuận 4.278.020 4.691.408 2.084.716 413.388 9,66 (2.606.692) (55,56)
Nguồn: số liệu từ phòng kế toán Công ty, 2011, 2012, 2013
Qua bảng số liệu trên, cho ta thấy đƣợc tình hình hoạt động kinh doanh 6 tháng đầu năm của năm 2011, 2012, 2013 biến động theo xu hƣớng không đồng đều. Cụ thể khi so sánh 6 tháng đầu năm 2012 với 6 tháng đầu năm 2011 ta thấy lợi nhuận tăng 413.388.000 đồng tƣơng đƣơng với 9,66 % tăng. Còn khi so sánh 6 tháng đầu năm 2013 với 6 tháng đầu năm 2012 ta thấy lợi nhuận giảm mạnh với số tiền 2.606.692.000 đồng tƣơng đƣơng với 55,56 % giảm. Nguyên nhân có sự tăng giảm mạnh nhƣ thế này là do doanh thu biến động không đều ở đầu năm 2013 so với đầu năm 2012, nguyên nhân chính là đầu năm 2013 nhu cầu bao bì theo đơn đặt hàng của một số doanh nghiệp khách hàng giảm. Về vấn đề chi phí đầu năm giữa các năm 2011, 2012, 2013 có sự điều chỉnh rất tốt nên biến động chi phí rất đều nhau chỉ là sự tăng giảm chi phí rất nhỏ là do giá cả đầu vào ổn định. Nhƣ vậy, doanh nghiệp cần chú ý xúc tiến thăm dò thị trƣờng để nâng cao số lƣợng đơn đặt hàng bao bì nhằm tăng
doanh thu vào cuối năm 2013 và theo dõi chi phí thật chặt chẽ để biến động chi phí ít góp phần nâng cao lợi nhuận vào 6 tháng cuối năm 2013.
4.6 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ PHƢƠNG HƢỚNG SẮP TỚI 4.6.1 Thuận lợi 4.6.1 Thuận lợi
Với các chính sách và cơ chế thông thoáng nhƣ hiện nay, Công ty chủ động
điều hành cũng nhƣ tự kiếm nguồn vốn phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của mình vì thế vấn đề giải quyết về vốn của Công ty sẽ chủ động hơn, đáp ứng kịp thời cho sản xuất.
Đặc thù của Công ty là sản phẩm luôn có sự cải tiến về mẫu mã, luôn đảm bảo chất lƣợng của sản phẩm, tạo ra doanh thu luôn ổn định.
Toàn thể Công ty luôn nổ lực trong công tác cùng nhau xây dựng tập thể đoàn kết vững mạnh, nhằm góp phần nâng cao hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
4.6.2 Khó khăn
Trên thị trƣờng hiện đang có rất nhiều Công ty hoạt động sản xuất cùng
mặt hàng, do đó việc cạnh tranh gay gắt về số lƣợng và chất lƣợng là điều không tránh khỏi.
Bên cạnh đó, nguồn vốn lƣu động của Công ty còn thấp, không đủ cho hoạt động sản xuất kinh doanh nên Công ty phải vay vốn từ Ngân hàng với lãi suất cao ảnh hƣởng đến giá thành sản phẩm, làm cho lợi nhuận của Công ty bị ảnh hƣởng.
4.6.3 Định hƣớng phát triển của Công ty
Mặt hàng sản xuất chính của Công ty là giấy và các loại thùng Carton 3, 5, 7 lớp với đa dạng quy cách phục vụ hàng đóng thùng xuất khẩu, hàng tiêu dùng nội địa. Điều này đòi hỏi các sản phẩm phải đƣợc sản xuất theo một quy trình công nghệ khép kín, tiết kiệm thời gian sản xuất nhằm nâng cao năng suất sản xuất để tạo ra một số lƣợng lớn sản phẩm phục vụ cho nhu cầu khách hàng cần đóng gói.
Chính vì vậy, phƣơng châm hoạt động của Công ty là luôn luôn coi trọng chất lƣợng sản phẩm, cung cách phục vụ khách hàng tận tình, đáp ứng nhu cầu sản phẩm của khách hàng theo đơn đặt hàng, không ngừng cải tiến sản phẩm bằng việc áp dụng trình độ khoa học – kỹ thuật, mở rộng đầu tƣ máy móc thiết