CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
3.1.2. Những tồn tạ
Cùng với các ưu điểm trên, công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm của Công ty TNHH Giang Hải cũng đang bộc lộ những hạn chế nhất định.
Hạn chế trong việc tập hợp chi phí nhân công trực tiếp
Như đã trình bày, chi phí nhân công trực tiếp chiếm đến hơn 70% trong cơ cấu về tổng chi phí sản xuất. Những hạn chế trong việc tập hợp chi phí nhân công trực tiếp sẽ có những ảnh hưởng lớn tới công tác tổng họp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Qua tìm hiểu thực trạng trong Chương 2, ta có thể đưa ra một số những điểm hạn chế đối với việc tập hợp chi phí nhân công trực tiếp của Công ty TNHH Giang Hải như sau:
-Sự không“ ăn khớp”giữa kỳ tính lương và kỳ tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: Kỳ tính lương được xác định là từ ngày 21 của tháng này đến ngày 20 của tháng sau trong khi kỳ xác định sản phẩm hoàn thành cũng như kế toán lại được tính từ ngày 01 đến ngày cuối cùng của tháng đối với kỳ kế toán tháng và từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 đối với kỳ kế toán năm. Ta có thể mô tả sự không ăn khớp này trong sơ đồ minh họa về kỳ tính chi phí dự án và kỳ tính chí phí nhân công trực tiếp sau:
21/11 Kỳ tập hợp chi phí cho dự án 20/12 SƠ ĐỒ 3.1: KỲ TẬP HỢP CHI PHÍ DỰ ÁN Kỳ tập hợp chi phí cho dự án 21/11 20/12 01/12 31/12 Kỳ xác định dự án đã hoàn thành chưa
Như vậy, nếu dự án A được triển khai từ ngày 01/12 và hoàn thành vào ngày 31/12 thì chi phí nhân công được tập hợp cho dự án A là chi phí tiền lương, tiền công,.. cho giai đoạn từ ngày 21/11 đến ngày 20/12. Điều này cũng có nghĩa là toàn bộ tiền lương, tiền công,..từ ngày 21/12 đến ngày 31/12 sẽ không được tập hợp trong chi phí nhân công trực tiếp của dự án A.
Trong điều kiện không tính chi phí theo từng dự án mà tính tổng chi phí của toàn bộ các dự án thì phần thiếu hụt chi phí nhân công từ 20/12 đến 31/12 sẽ được bù đắp bởi khoản chi phí từ ngày 21/11 đến ngày 30/11. Mặc dù khoảng thời gian tính chi phí nhân công bù đắp là tương đương nhau (10 ngày) tuy nhiên không thể nói là đảm bảo được độ chính xác bởi bản chất đó không phải là thời gian phục vụ đối tượng dự án tập hợp chi phí chưa kể đến chi phí nhân công còn có sự ảnh hưởng không nhỏ của lương làm thêm giờ với các hệ số tính 150%, 200%, 300% so với lương ngày thường.
-Không thực hiệntrích trướckhoản thưởngdựán theo từng tháng:
Theo số liệu đã trình bày trong phần Kế toán chi phí nhân công trực tiếp, chi phí thưởng (ngoài thưởng tháng lương thứ 13 và thưởng các ngày lễ tết) trong năm tương đương với mức bằng ba lần mức lương thực nhận hàng tháng của người lao động. Đồng thời đây lại là mức thưởng sau khi đã trừ đi thuế thu nhập cá nhân nên sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới chi phí thuế thu nhập cá nhân mà Công ty phải chịu cho người lao động. Việc trả thưởng được thực hiện vào thời điểm trước tết âm lịch và chốt số liệu tại thời điểm cuối tháng 12. Với thực tế triển khai báo cáo theo tháng, việc hạch toán toàn bộ chi phí thưởng vào tháng 12 sẽ làm mất cân đối giữa các báo cáo hàng tháng, tạo nên sự đột biến về chi phí cho tháng 12.
-Chưatậphợp đượcchi phí nhân công trực tiếpcho từng dựán/đơn hàng:
44 làm việc của từng nhân viên cho từng dự án nhưng lại chưa tập hợp được chi phí nhân công trực tiếp theo đối tượng tập hợp chi phí mà lại tổng hợp chung cho cả Bộ phận sản xuất. Như vậy doanh nghiệp mới chỉ dừng lại ở phạm vi tính tổng chi phí cho toàn bộ các dự án mà không tách riêng được chi phí cho từng dự án sẽ dẫn đến hiệu quả không quản lý được tính kinh tế, lợi nhuận thực tế mỗi dự án đem lại.
Xét về tương lai, Công ty TNHH Giang Hải sẽ không chỉ thụ động ngóng chờ nguồn hàng “sẵn có” từ chủ đầu tư. Ngay trong kế hoạch tăng vốn điều lệ, Công ty cũng đã xác định mục tiêu mở rộng thị trường, đa dạng hóa nguồn khách hàng. Nếu không quản lý được chi phí theo từng đơn hàng, từng dự án, Công ty sẽ không thể có những quyết định hiệu quả trong việc tiếp nhận đơn hàng và đầu tư cho dự án. Mặt khác, trong điều kiện chi phí nhân công đang chiếm tỷ trọng rất lớn, trên 70% trong cơ cấu chi phí sản xuất và các chế độ về lương, thưởng cho người lao động cần gắn chặt với kết quả thực tế của dự án thì đây là một vấn đề cần đặt trọng tâm để khắc phục sớm.
Hạn chế trong việc tập hợp chi phí sản xuất chung
Cũng giống như việc tập hợp chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cũng chưa được tách riêng theo từng dự án. Các chi phí sản xuất chung đang được cộng tổng lại và phân bổ đều cho toàn bộ các dự án được triển khai trong kỳ. Điều này sẽ dẫn đến trường hợp dự án không phát sinh chi phí sản xuất chung nhưng sẽ bị tính và trường hợp chi phí sản xuất chung của dự án này được san xẻ sang các dự án khác. Đặc biệt đáng lưu tâm là chi phí đi công tác nước ngoài. Theo thực tế số liệu, ngoài chi phí đi công tác nước ngoài của Giám đốc, tháng 05/2014 Công ty TNHH Giang Hải đang có 03 nhân viên đang công tác tại Nhật Bản phục vụ trực tiếp cho 03 dự án riêng biệt nhau. Ngoài chi phí tiền lương hàng tháng theo Hợp đồng lao động, chi phí thuê nhà ở, điện nước sinh hoạt tại Nhật, vé máy bay, tàu xe đi lại,...03 nhân viên này đang hưởng mức phụ cấp công tác phí là
150.000 Yên Nhật/ tháng, tương đương khoảng 39 triệu đồng một tháng. Toàn bộ khoản chi phí này đang được bổ đều cho 09 dự án khác cùng triển khai và hoàn thành trong tháng 05/2014.
Hạn chế trong việc xác định sản phẩm dở dang và sản phẩm hoàn thành trong kỳ:
Căn cứ xác định sản phẩm hoàn thành không thực hiện bằng văn bản chính thức: Hoàn toàn kế toán đang xác định sự hoàn thành dự án trên cơ sở suy đoán từ Hợp
đồng thương mại với khách hàng về điều kiện thanh toán và sự xác nhận từ nội bộ Công ty là dự án đã bàn giao cho khách hàng. Về nguyên tắc, dự án chỉ được coi là hoàn thành khi khách hàng đã chấp nhận hàng giao. Có thể nói Thông báo chấp nhận hàng giao của khách hàng là căn cứ pháp lý chắc chắn nhất để xác định dự án hoàn thành và ghi nhận doanh thu cũng như chi phí hàng bán trong kỳ. Mọi suy đoán không thể coi là căn cứ xác đáng. Cho đến thời điểm này, cũng một phần do khách hàng của Công ty TNHH Giang Hải đều là khách hàng mang tính “nội bộ” từ chủ đầu tư Nhật Bản và mọi số liệu về doanh thu, chi phí đều được báo cáo kịp thời trong tháng với chủ đầu tư nên chưa có sai sót trong việc xác định dự án hoàn thành cũng như dở dang. Tuy nhiên, đây cũng là một vấn đề Công ty TNHH Giang Hải cần khắc phục sớm vì khách hàng sẽ không chỉ hạn chế trong phạm vi khách hàng “nội bộ” và ngoài việc nội bộ, Công ty sẽ còn phải đối mặt với các vấn đề về thuế, đặc biệt là thuế Thu nhập doanh nghiệp và thuế Giá trị gia tăng.