2.5.2.1 Những hạn chế
Trên cơ sở những phân tích về yếu tố làm hạn chế động lực lao động đã trình bày ở phần trên, chúng ta rút ra những hạn chế trong công tác tạo động lực lao động cho công chức tại văn phòng Tổng cục Thuế gồm một số nét cơ bản sau:
Chưa chú trọng cải tiến những yếu tố thuộc về bản thân công việc
Phân công công việc cho cán bộ chưa quan tâm đúng mức tới phù hợp khả năng, sở trường của từng người dẫn tới chưa phát huy hết năng lực làm việc. Không thực hiện phân tích, thiết kế công việc nên không có căn cứ để lựa chọn ứng viên phù hợp và người được giao việc cũng khó hình dung ra nội dung công việc, yêu cầu khi thực hiện công việc dẫn đến trách nhiệm không rõ ràng, kết quả thực hiện công việc không cao. Không xây dựng được bản
tiêu chuẩn đầy đủ, không lựa chọn được phương pháp khoa học, công bằng để đánh giá kết quả thực hiện công việc dẫn đến kết quả đánh giá còn bình quân chủ nghĩa, không phản ánh đúng kết quả làm việc và năng lực của cán bộ. Từ việc đánh giá không đúng kéo theo nhiều chính sách nhân sự khác như khen thưởng, đề bạt, ...không công bằng. Điều này làm mất đi tác dụng của các chính sách động viên đang áp dụng và khiến cho đại bộ phận những người có năng lực không hài lòng.
Đãi ngộ về vật chất chưa thoả đáng, mặt bằng lương cán bộ công chức
thấp hơn nhiều so với người lao động làm việc trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh, ngoài ra tiền thưởng không đáng kể, chỉ mang tính chất động viên. Thu nhập thấp khiến đời sống của công chức, đặc biệt là những người mới đi làm chỉ ở mức trung bình thấp nơi đô thị. Trong thời gian 1 năm trở lại đây, từ khi Tổng cục Thuế có người đứng đầu mới thì hầu hết các khoản bổ sung thu nhập cho cán bộ đều bị cắt giảm và thực hiện rất chậm trễ. Điều này khiến hầu hết công chức không hài lòng, làm giảm động lực làm việc.
Chưa quan tâm đến nâng cao điều kiện làm việc, cơ sở hạ tầng xuống
cấp, địa điểm không tập trung, nhiều Ban làm việc ở trụ sở đi thuê khiến cho việc phối hợp công tác giữa các đơn vị không được thuận lợi. Việc đầu tư sửa chữa khá tạm bợ, thường xuyên hỏng hóc các thiết bị vệ sinh, điện nước, hệ thống điều hoà không khí,...Nhìn chung điều kiện cơ sở vật chất như hiện nay thì khó hình thành môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiện đại, làm giảm hiệu suất công việc.
Phương pháp quản lí, điều hành công việc của nhiều lãnh đạo trực
tiếp chưa khoa học. Việc cung cấp thông tin hỗ trợ và phản hồi từ phía lãnh đạo với nhân viên không được thông suốt, do lãnh đạo chưa quan tâm sâu sát đến việc triển khai công việc của nhân viên. Không xây dựng hệ thống các
quy trình xử lí công việc dẫn đến nhiều khi nhân viên lúng túng, chậm trễ trong việc thực hiện và lãnh đạo không kiểm tra, giám sát được nhân viên. Ngoài ra, trong thời gian 5 năm trở lại đây do thực hiện cải cách hệ thống thuế mà tổ chức bộ máy, cơ cấu các phòng ban tại Tổng cục Thuế thay đổi khá nhiều lần; hiện nay đang chuẩn bị triển khai một sự thay đổi lớn dẫn đến cán bộ thuộc diện chuyển đổi bị xáo trộn tâm lí, không chuyên tâm công tác.
Công tác đào tạo và phát triển cán bộ chưa theo chiều sâu, nội dung
và phương pháp đào tạo chưa sát nhu cầu của công việc và của bản thân người công chức nên hiệu quả ứng dụng thấp, gây lãng phí. Chú trọng đào tạo về lí luận chính trị, quản lí nhà nước nói chung hơn là đào tạo kiến thức chuyên môn nghiệp vụ về thuế.
2.5.2.2 Nguyên nhân của những hạn chế
Nguyên nhân khách quan, về chính sách lương đối với công chức thì bắt buộc phải tuân thủ theo quy định và cơ chế chung của Nhà nước, việc điều chỉnh là vượt quá thẩm quyền của các cấp lãnh đạo Tổng cục Thuế. Nhiều công việc còn phụ thuộc vào chỉ đạo và quy định của cơ quan cấp trên như chỉ tiêu tuyển dụng mới, triển khai xây dựng trụ sở mới, trang bị điều kiện làm việc tốt hơn,... Vì những quy định khá chặt chẽ về quản lí các khoản chi do cơ quan cấp trên ban hành mà nhiều chính sách hỗ trợ về mặt vật chất và cải thiện điều kiện làm việc cho cán bộ công chức không được thực hiện.
Nguyên nhân chủ quan từ phía các cấp lãnh đạo tại văn phòng Tổng cục Thuế. Qua theo dõi tiến trình lịch sử và phỏng vấn chuyên sâu với những cán bộ có thâm niên công tác cao thì thấy chính sách đãi ngộ về vật chất đối với cán bộ công chức tại văn phòng Tổng cục Thuế là phụ thuộc vào cái tâm, cái tài của người đứng đầu. Khi người lãnh đạo quan tâm tới đời sống, tâm tư nguyện vọng của cán bộ thì họ sẽ có cách để hỗ trợ thu nhập cho anh em mà
vẫn phù hợp với quy định, với cơ chế. Người lãnh đạo cấp cao nhất mà tài giỏi, có phương pháp quản lí, điều hành khoa học thì mọi việc trong cơ quan từ chuyên môn nghiệp vụ đến chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ đều được thực hiện tốt và ngược lại. Điều này đã được chứng minh qua 4 lần thay đổi Tổng cục Trưởng từ khi thành lập ngành Thuế đến nay (từ năm 1990). Đồng thời, vai trò của các cấp quản lí trung gian như phó tổng cục trưởng, trưởng/phó phòng ban cũng khá quan trọng trong việc động viên, khuyến khích cán bộ chuyên môn thông qua việc phân công công việc, nhận xét đánh giá cán bộ và tạo không khí làm việc tích cực cho tập thể. Nếu tại một bộ phận nào đó công chức kém hài lòng hơn những công chức thuộc các bộ phận khác trong cùng cơ quan văn phòng Tổng cục Thuế thì nguyên nhân cần được xem xét là phong cách quản lí, năng lực làm việc của người lãnh đạo trực tiếp.
Ngoài ra, một nguyên nhân không kém phần quan trọng khiến cho công tác tạo động lực lao động chưa hiệu quả là xuất phát từ phía người lao động. Có những người không hài lòng với các chính sách động viên của cơ quan là do họ đòi hỏi quá nhiều mà chưa làm tròn trách nhiệm hoặc không có ý thức xây dựng. Có những cán bộ năng lực làm việc kém, phương pháp làm việc không khoa học, giao tiếp kém, không biết cách giải toả căng thẳng dẫn đến hiệu quả làm việc thấp mà sinh ra chán nản, giảm động lực lao động.
2.6 MỘT SỐ GIẢI PHÁP CỤ THỂ LÀM TĂNG ĐỘNG LỰC LAO ĐỘNG TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CỤC THUẾ
2.6.1 Thực hiện phân tích công việc làm cơ sở để triển khai các chính sách nhân sự khác
về công việc trong một cơ quan, tổ chức. Kết quả phân tích công việc là xây dựng được bản mô tả công việc, bảng tiêu chuẩn chức danh công chức đối với từng loại công việc và hệ thống tiêu chuẩn đánh giá việc thực hiện công việc của công chức. Với vai trò như vậy, phân tích công việc là cơ sở cho việc tuyển dụng, đánh giá mức độ hoàn thành công việc của công chức, giúp cho việc hoạch định chính sách về đào tạo, nâng cao chất lượng công chức, là một trong những cơ sở để xếp hạng công việc và thực hiện trả lương, thưởng công bằng, hợp lí...
Về lí thuyết nếu không thực hiện hoặc thực hiện không tốt việc phân tích công việc trong các cơ quan quản lí nhà nước thì sẽ là một trong những nguyên nhân dẫn tới hàng loạt các vấn đề bất cập nảy sinh trong quản lí như: đánh giá không hợp lí, thiếu công bằng; mâu thuẫn nội bộ; sự phối hợp giữa các cá nhân và bộ phận trong một tổ chức không tốt; giảm sút động lực lao động của công chức…
Phần thực trạng tại chương 2 đã nêu, văn phòng Tổng cục Thuế chưa thực hiện việc phân tích công việc, chưa xây dựng được “bản mô tả công việc” chưa có “bản tiêu chuẩn chức danh công chức”, dẫn đến người lao động không nắm được đầy đủ công việc mình phải đảm nhận và trách nhiệm của mình ra sao đối với công việc.
Do vậy, Tổng cục Thuế cần tiến hành phân tích công việc một cách khoa học và định kì 3-4 năm phải xem xét lại nếu tính chất công việc thay đổi. Cần thiết phải lựa chọn phương pháp phù hợp để thu thập thông tin như phương pháp bảng hỏi, phỏng vấn, hay quan sát,…cũng như lựa chọn nhóm chuyên gia, có thể là những người trong văn phòng Tổng cục Thuế hoặc thuê chuyên gia bên ngoài cùng thực hiện thu thập thông tin và xây dựng. Các văn bản kết quả này nên được tập hợp thành cuốn sổ tay nhân viên phát cho từng
người, xem như một cẩm nang để định hướng hành vi của công chức lãnh đạo cũng như công chức thừa hành.
Cần tuân thủ nguyên tắc 3 mặt cân bằng khi mô tả một công việc (hình 3.1)
Chức vụ = trách nhiệm + quyền hạn + nghĩa vụ Trách nhiệm = quyền hạn = nghĩa vụ
Trách nhiệm là phạm vi công việc mà một cá nhân bắt buộc phải hoàn thành. Nghĩa vụ là phải thực hiện những yêu cầu đối với công việc như nghĩa vụ báo cáo, nghĩa vụ giải trình, nghĩa vụ tuân thủ những quy tắc, quy định liên quan. Quyền hạn có thể coi là quyền quyết định, quyền ra lệnh hoặc thực hiện các bước công việc cần thiết để hoàn thành trách nhiệm được giao.
Bởi vậy, để hoàn thành chức vụ, nhất thiết phải trao quyền hạn tương xứng với trách nhiệm. Khi được trao trách nhiệm và quyền hạn tương ứng nhau, yêu cầu người công chức phải đặt nghĩa vụ lên hàng đầu để làm đúng chức trách.
Theo học thuyết nhu cầu của Maslow khi con người càng thỏa mãn ở những mức độ cao hơn thì càng muốn khẳng định bản thân bằng trình độ cao để phát huy sáng tạo và sự tự quản trong công việc. Tức là để tạo động lực
Chức vụ
Trách nhiệm
Quyền
cho người công chức cần hướng họ vào những công việc và nhiệm vụ mang tính thách thức để thúc đẩy hành vi của chính họ.
Bản mô tả công việc thƣờng bao gồm ba nội dung:
Phần xác định công việc: tên công việc (chức danh công việc), mã số của công việc, tên bộ phận hay địa điểm thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo trực tiếp, số người phải lãnh đạo dưới quyền, mức lương...ngoài ra có thể có một số tóm lược về mục đích hoặc chức năng của công việc.
Phần tóm tắt về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc: là phần tường thuật một cách tóm tắt và chính xác về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc. Phần này bao gồm các câu mô tả chính xác, nêu rõ người công chức phải làm gì, thực hiện các nhiệm vụ và trách nhiệm như thế nào và tại sao phải thực hiện những nhiệm vụ đó.
Các điều kiện làm việc: bao gồm các điều kiện về môi trường vật chất (các máy móc, công cụ, trang bị cần phải sử dụng), thời gian làm việc, điều kiện về vệ sinh, an toàn lao động, các phương tiện đi lại để phục vụ công việc và các điều kiện khác có liên quan.
Bản tiêu chuẩn chức danh công chức là bản liệt kê các đòi hỏi của công việc đối với công chức về kiến thức, kĩ năng, kinh nghiệm cần phải có; các yêu cầu về đạo đức, tinh thần, trình độ giáo dục và đào tạo cần thiết; các yêu cầu về thể lực.
Một bản tiêu chuẩn chức danh công chức phải bao hàm các nội dung cơ bản sau:
- Tiêu chuẩn về phẩm chất và trình độ chính trị
- Tiêu chuẩn về đạo đức cách mạng, đạo đức nghề nghiệp - Tiêu chuẩn về năng lực chỉ đạo, quản lí
Tiêu chuẩn chức danh công chức được xây dựng nhằm các mục đích sau. - Làm căn cứ để xác định các yêu cầu về phẩm chất chính trị, đạo đức lối sống, năng lực công tác, trình độ kiến thức của từng chức danh công chức trong hệ thống.
- Làm căn cứ để tuyển chọn, bố trí, sử dụng, nhận xét, đánh giá, đề bạt cán bộ và để xác định rõ nội dung, chương trình đào tạo, bồi dưỡng; để thực hiện các chính sách và các chế độ đãi ngộ khác với công chức.
- Là căn cứ để tổ chức thi tuyển, thi nâng bậc cho công chức.
- Là căn cứ, cơ sở để công chức phấn đấu trong học tập, rèn luyện nâng cao phẩm chất chính trị, đạo đức lối sống, năng lực và hiệu quả công tác, hoàn thành tốt chức trách và thực hiện đúng nghĩa vụ, quyền hạn của mình.
Hệ thống tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc
Bản hệ thống tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc sẽ phát huy tốt vai trò của nó nếu được trình bày dưới dạng các văn bản cụ thể với những thông tin mang tính định lượng, rõ ràng. Tuy nhiên không phải với bất kì một công việc nào trong bộ máy hành chính người ta đều có thể định lượng được các yêu cầu và chất lượng thực hiện công việc. Các công việc mang tính tác nghiệp có thể đưa ra được yêu cầu định lượng song các công việc quản lí, điều phối thì rất khó đưa ra được các yêu cầu định lượng. Để việc đánh giá thực hiện công việc được chính xác, các tiêu chuẩn nên đưa ra dưới dạng các văn bản viết, mức độ định lượng của các tiêu chuẩn tuỳ thuộc vào nội dung, bản chất công việc của công chức, yêu cầu chung đối với tất cả các tiêu chuẩn là đạt mức độ định lượng cao nhất nếu có thể.
Do đặc thù nghề nghiệp mà khi đánh giá một công chức cần xem xét cả ba yếu tố sau:
công việc.
Thứ hai, hành vi của người công chức như ý thức chấp hành kỉ luật, thực hiện các quy định của tổ chức.
Thứ nhất, xem xét phẩm chất đạo đức nghề nghiệp của người công chức.
2.6.2 Đánh giá thực hiện công việc khoa học làm cơ sở để thực hiện nguyên tắc “đối xử công bằng”
Đánh giá thực hiện công việc của công chức đóng vai trò quan trọng trong quản trị nguồn nhân lực nói chung và trong tạo động lực cho công chức nói riêng. Đánh giá mức độ hoàn thành công việc không chỉ là cấp trên đánh giá cấp dưới mà còn là việc tự đánh giá mức độ hoàn thành công việc của từng công chức và sự đánh giá của cấp dưới đối với cấp trên. Thông thường, việc đánh giá mức độ hoàn thành công việc được thực hiện 6 tháng một lần hoặc 1 năm một lần. Đánh giá thực hiện công việc nhằm xác định kết quả làm việc cụ thể của từng cá nhân công chức trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao. Đồng thời, xác định nhu cầu đào tạo và phát triển công chức, nội dung đào tạo và những vấn đề khác. Phân tích và đánh giá thực hiện công việc còn là cơ sở cho việc bố trí, sử dụng công chức. Bên cạnh đó còn là cơ sở cho việc trả thù lao lao động, xếp hạng công chức và tạo cơ hội cho công chức phát triển.
Phần thực trạng đã trình bày, việc đánh giá thực hiện công việc ở văn phòng Tổng cục Thuế chủ yếu bằng phương pháp tự nhận xét cá nhân, sau đó có sự bình bầu trong phòng/ ban, rồi người công chức lãnh đạo bộ phận căn cứ vào đó xếp loại theo một vài tiêu thức như số lượng công việc, chất lượng công việc, đảm bảo ngày công, tuân thủ kỉ luật. Về nguyên tắc làm như vậy cũng rất tốt có sử dụng sự tự đánh giá, đồng nghiệp đánh giá và cấp trên đánh giá nhưng do sự cả nể, tiêu chuẩn đánh giá chung chung, dùng quá ít tiêu thức