5. Bố cục đề tài
2.1.2.1 Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật
Các chi phí này phải được thật chi ra và có thể thẩm định được. Tiêu chí này nhằm khẳng định lại một điều nữa rằng chi phí được trừ là những khoản chi phí thực tế có phát sinh chứ không phải là chi phí định mức. Cho dù doanh nghiệp đã xây dựng được định mức chi phí hợp lý nhưng chi phí thực tế không phát sinh thì cũng không được trừ. Căn cứ để xác định tính thực tế của chi phí là nó phải được chứng minh bằng những bằng chứng pháp lý như: hóa đơn, chứng từ, bảng kê,… theo quy định pháp luật liên quan. Như vậy, chung quy cho điều khoản này là những chi phí được trừ phải là có thực tế phát sinh và có thể chứng minh được bằng các chứng cứ pháp lý. Có thể thấy, chi phí được trừ để xác định thu nhập chịu thuế TNDN không chỉ hoàn toàn là tính hợp lý mà còn phải là hợp pháp.
Một khoản chi muốn được khấu trừ thì phải đảm bảo có đủ chứng từ chứng minh nguồn gốc, xuất xứ,… Theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 05 năm 2010 quy định về hóa đơn hàng hóa cung ứng dịch vụ và Nghị định 04/2014/NĐ- CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ có quy định rõ về hình thức cũng như in, phát hành, sử dụng hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Tuy nhiên, có thể hiểu một hóa đơn, chứng từ được xem là đúng quy định pháp luật khi đáp ứng được các yếu tố sau:
(i) Hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật phải là hợp pháp;
(ii) Hóa đơn do Bộ tài chính phát hành hoặc hóa đơn do chính Doanh nghiệp tự tạo theo quy định của Chính phủ và Bộ tài chính về in ấn, phát hành, quản lý và sử dụng hóa đơn;
(iii) Biên lai thu phí, lệ phí theo Pháp lệnh Phí, Lệ phí và các Nghị định, Thông tư hướng dẫn thi hành;
(iv) Hóa đơn không hợp pháp là các hóa đơn giả, tự tạo của Doanh nghiệp nhưng chưa thông báo phát hành;
(v) Hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật phải là hợp lý.
Khi nói đến hóa đơn, chứng từ thì yếu tố hợp pháp vẫn chưa đủ mà còn phải nói đến sự hợp lý. Như vậy, nội dung trên hóa đơn phải đúng – phù hợp với nội dung kinh doanh và tình hình hoạt động cũng như hiện trạng của Doanh nghiệp. Ví dụ, đơn cử trong hóa đơn ăn uống mặc dù là hóa đơn hợp pháp nhưng phải xem hóa đơn ấy có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh hay không? Nếu hóa đơn ăn uống là do chiêu đãi người thân, bạn bè,… không liên quan đến hoạt động có lợi của doanh nghiệp thì dù có hóa đơn hợp pháp cũng không được xem là chi phí hợp lý và không được hạch toán vào chi phí, giá thành.
Các loại hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật thì coi như hợp lệ, tính hợp lệ được hiểu như là sự phù hợp với những thông lệ. Hóa đơn phải đảm bảo đầy đủ các chỉ tiêu và yêu cầu ghi trên hóa đơn. Theo Luật Kế toán 2003 thì tính hợp lệ của hóa đơn, chứng từ kế toán là chứng từ kế toán đó phải có đầy đủ các yếu tố qui định cho một chứng từ như: Tên và số hiệu của chứng từ kế toán; Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán; Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán; Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán; Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ; Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.12