C, Nhập mới bản ghi:
2.2.4.Phân hệ mượn – trả:
H, Xuất khẩu bản ghi:
2.2.4.Phân hệ mượn – trả:
Là quá trình lưu thông ấn phẩm giữa thư viện và bạn đọc cũng như giữa các thư viện với nhau. Đồng thời nó giúp cho thư viện sử dụng có hiệu quả các thông tin được ghi nhận trong quá trình mượn trả, từ đó đưa ra những báo cáo thống kê đa dạng về tần suất, số lượt mượn ấn phẩm.
Các tính năng chính: - Tự động hoá tối đa:
Hoạt động mượn trả được tự động hoá tối đa nhằm giảm bớt số thao tác thủ công của cán bộ thư viện và đảm bảo chính sách với bạn đọc của thư viện được chấp hành chặt chẽ. Chương trình tự động hợp lệ bạn đọc: kiểm tra hạn thẻ, số sách bạn đọc được mượn, vị trí của bạn đọc trong hàng đợi, sách bạn đọc giữ quá hạn và tiền phạt nếu có; Hợp lệ ấn phẩm: ấn phẩm đang được xếp hàng cho ai? Những mã xếp giá nào còn rỗi? Loại đối tượng nào được mượn? Ngày trả ấn phẩm... Chương trình cũng tự động in phiếu ghi mượn sau khi bạn đọc đã được cho mượn xong.
- Tích hợp mã vạch:
Việc tích hợp với mã vạch (cả cho thẻ đọc và cho ấn phẩm) giúp cho cán bộ thư viện có thể nhanh chóng ghi mượn, trả bằng máy đọc mã vạch. Có thể tích hợp với các thiết bị ngoại vi khác như thẻ từ, cổng từ chính.
- Thống kê đa dạng:
Vẽ đồ thị về hoạt động lưu thông tài liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau như những ấn phẩm được mượn nhiều nhất, những bạn đọc, nhóm bạn đọc mượn nhiều nhất, thống kê lượt lưu thông tài liệu theo năm, tháng, ngày.
- Xử lý ấn phẩm mượn quá hạn:
Phân hệ tự động lên danh sách những ấn phẩm mượn quá hạn và gửi thư nhắc nhở qua email hoặc in thư theo mẫu định sẵn theo thời gian biểu quy định.
Phân hệ mượn trả trên Web:
Phân hệ Mượn & trả có chức năng quản lý việc lưu thông ấn phẩm giữa cộng đồng bạn đọc và thư viện và đảm bảo việc thực thi các chính sách của thư viện liên quan đến hoạt động này.
Phân hệ Mượn & trả có 3 phần là: Mượn & trả, Bạn đọc và Thống kê và lập lịch. Trung tâm TT – TV ĐHKTHN đã áp dụng 2 phần là Mượn & trả và Bạn đọc, còn phần Thống kê và lập lịch thì Trung tâm chưa áp dụng.
Mượn & trả:
Mượn & trả có các chức năng sau:
- Ghi mượn: chức năng Ghi mượn có nhiệm vụ ghi lại những thông tin về việc mượn sách hoặc các ấn phẩm khác trong thư viện của bạn đọc và nó cũng cho phép người ta kiểm tra được số bản rỗi của một cuốn sách hay trạng thái mượn sách của một bạn đọc.
Để thực hiện chức năng Ghi mượn, người sử dụng phải thực hiện các bước sau:
Nhập thẻ của bạn đọc: số thẻ được nhập vào trước hết phải được kiểm tra lại độ chính xác của thông tin đưa vào. Công việc này rất quan trọng vì chương trình cần phải đưa ra được những thông tin sơ bộ về bạn đọc và trạng thái mượn sách của bạn đọc ví dụ: ngày sinh, ngày cấp thẻ, ngày hết hạn thẻ, số sách được mượn, số sách đã mượn, số sách còn được mượn... Những thông tin này giúp cho cán bộ thư viện dễ dàng quyết định bạn đọc có quyền mượn sách nữa hay không, hay bạn đọc có phải nộp tiền phạt vì sách đã quá hạn hay không?
Nhập mã tài liệu: khi biết bạn đọc có được quyền mượn sách nữa hay không, người dùng tiếp tục cập nhật thông tin về ấn phẩm mà bạn đọc cần mượn.
Ghi mượn: sau khi đã xác định được số thẻ bạn đọc mượn sách và thông tin về ấn phẩm cần mượn, chương trình sẽ yêu cầu thủ thư xác định một số thông tin sau: thời điểm mượn, thời điểm trả, hình thức mượn, lượt mượn... Bước cuối cùng sau khi đã xác định đầy đủ những thông số cần thiết cho lượt mượn, cán bộ thư viện sẽ nhấn nút “Ghi mượn” để kết thúc công việc ghi mượn.
- Ghi trả: chức năng này có nhiệm vụ ghi nhận việc trả sách, xác định lại những yêu cầu đặt mượn được đến lượt hay chưa. Ngoài ra nó còn có nhiệm vụ lưu lại nhật ký quá trình mượn sách của bạn đọc.
Sau khi ấn phẩm được hoàn trả lại cho thư viện, chương trình sẽ cân đối lại số bản rỗi của ấn phẩm và những yêu cầu đặt mượn trước sao cho số bản rỗi phải tương đương với số yêu cầu đặt mượn được đến lượt. Những yêu cầu nào đã đến lượt sẽ được liệt kê trong ấn phẩm “Đặt trước” thuộc phân hệ Tra cứu.
Tìm và liệt kê xem đối với một cuốn sách nào đó đang được mượn bởi bạn đọc nào hoặc những cuốn sách nào đang được mượn bởi cùng một bạn đọc.
Liệt kê những cuốn sách đã bị mượn quá hạn. Tra cứu và xử lý các yêu cầu giữ chỗ.
In ra mẫu thư thông báo sách đã bị quá hạn.
- Ai từng mượn: chức năng này cho phép người dùng khai thác các thông tin về lịch sử lưu thông của ấn phẩm.
Để thực hiện chức năng này, cán bộ nhập vào những thông tin cần tra cứu và thông tin nào không cần dùng thì bỏ trống không nhập, sau đó nhấn nút nhập chương trình sẽ tìm và liệt kê ra những ai đã từng mượn một cuốn sách nào đó hoặc một bạn đọc nào đó đã từng mượn những cuốn sách nào.
- Chính sách lưu thông:
Mỗi một dạng tài liệu trong thư viện, khi tham gia vào quá trình mượn, trả sách đều phải có một chính sách quy định riêng. Chức năng này giúp cho người dùng thiết đặt những chính sách lưu thông ấn phẩm trong thư viện.
- Xem và thay đổi dạng tài liệu:
Chức năng này cho phép người dùng xem thông tin chi tiết về các mã xếp giá thuộc dạng tài liệu được thiết lập chính sách lưu thông.
Để xem những mã xếp giá khác, người dùng có thể nhập các tiêu chí tìm kiếm vào trong phần Tra cứu. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bạn đọc:
Phần Bạn đọc có những tính năng sau: - ấn phẩm giữ quá hạn:
- Yêu cầu giữ chỗ:
- Khoá thẻ: cung cấp cho người dùng khả năng tạm dừng hoạt động của một hay nhiều thẻ bạn đọc.
Trung tâm TT-TV ĐHKTHN đã thực hiện mượn trả trên hệ thống phần mềm tích hợp điện tử Libol từ khoá 2004-2005. Mỗi năm số lượng bạn đọc tăng từ 1300 đến 1500 sinh viên hệ chính quy, số sinh viên tại chức tăng thêm 200, học viên cao học tăng khoảng 150.