C, Nhập mới bản ghi:
H, Xuất khẩu bản ghi:
2.2.3. Phân hệ bạn đọc:
Là công cụ trợ giúp thư viện trong việc quản lý bạn đọc và tiến hành các hoạt động nghiệp vụ liên quan đến bạn đọc như cấp thẻ, in thẻ, gia hạn thẻ, cắt hiệu lực thẻ.
Phân hệ cho phép người dùng tự tạo những khuôn dạng thẻ đọc khác nhau, phù hợp với nghiệp vụ và chức năng của từng thư viện. Cho phép in mã vạch cho thẻ.
Phân hệ cũng cho phép thư viện phân loại bạn đọc và quy định các chính sách riêng biệt và thích hợp cho từng nhóm bạn đọc.
Cung cấp nhiều phép thống kê bạn đọc khác nhau như thống kê theo tuổi, độ tuổi, nhóm ngành nghề, nhóm bạn đọc, thời gian cấp thẻ và hết hạn thẻ.
Trung tâm TT – TV ĐHKTHN đã áp dụng phân hệ bạn đọc để quản lý bạn đọc trong hoạt động của mình.
Các chức năng của phân hệ:
Các thông tin về bạn đọc như: ảnh, ngày sinh, trình độ học vấn, địa chỉ liên lạc, nhóm ngành nghề, tên cơ quan, niên khoá, khoa, trường (với bạn đọc là học sinh, sinh viên)... cũng như các thông tin về thẻ (số thẻ, loại thẻ, ngày cấp, ngày hết hạn) được cập nhật vào cơ sở dữ liệu để phục vụ cho việc tra cứu, thống kê cũng như in thẻ (có tích hợp mã vạch).
Khả năng xử lý lô:
Khả năng xử lý lô với các nghiệp vụ gia hạn thẻ, rút hạn thẻ, xoá thẻ tạo thuận tiện cho thư viện (đặc biệt là thư viện của các trường đại học) trong việc quản lý bạn đọc được cấp thẻ theo đợt với thời hạn sử dụng giống nhau.
Phân loại bạn đọc theo nhóm:
Tính năng phân loại bạn đọc thành nhóm cho phép quy định chính sách cụ thể với từng nhóm như danh sách những thể loại ấn phẩm được mượn, hạn định số lượng và thời gian cho việc mượn ấn phẩm ra về, mượn đọc tại chỗ, số lần gia hạn mượn, tiền phạt trong trường hợp trả sách chậm, quyền đặt chỗ và thời hạn yêu cầu đặt chỗ được giữ khi bạn đọc đến lượt...
In thẻ và mã vạch theo các khuôn dạng khác nhau:
Mỗi một bạn đọc tuỳ thuộc vào đặc trưng và chức năng của mỗi thư viện sẽ có những khuôn dạng thẻ khác nhau và mỗi thẻ đọc sẽ mang những thông tin khác nhau. Để giải quyết vấn đề này, tính năng tạo khuôn dạng thẻ đọc cho phép cán bộ thư viện tự tạo những kiểu thẻ khác nhau, mang những thông tin khác nhau.
Sau khi thẻ đã được tạo kiểu dáng, Libol 5.0 cung cấp cho người dùng tính năng in thẻ và in mã vạch cho thẻ. Người dùng có thể in thẻ theo một nhóm hay là in cho từng đối tượng cụ thể.
Người dùng có thể tiến hành các thống kê khác nhau liên quan đến cộng đồng bạn đọc như vẽ đồ thị phân loại bạn đọc theo nhóm tuổi, niên khoá, ngày cấp thẻ, ngày hết hạn thẻ, theo nhóm bạn đọc...
* Phân hệ Bạn đọc có 3 phần: Thẻ bạn đọc; Thống kê và In thẻ. Cụ thể từng phần là:
Thẻ bạn đọc:
Trong Thẻ bạn đọc có các chức năng sau:
- Chức năng tra cứu: Chức năng này cho phép người dùng tìm kiếm thông tin về một hoặc một nhóm bạn đọc theo các tiêu chí khác nhau.
- Chức năng nhập mới: cho phép người dùng cập nhật các thông tin về một bạn đọc vào cơ sở dữ liệu để phục vụ cho việc quản lý, thống kê. Chức năng này cũng cho phép người dùng phân loại bạn đọc theo các nhóm khác nhau và đặt ra các chính sách quản lý cũng như quy định những quyền lợi của bạn đọc thuộc mỗi nhóm một cách thích hợp.
- Chức năng sửa và gia hạn thẻ:
Chức năng sửa hồ sơ bạn đọc cho phép người dùng thay đổi lại các thông tin về hồ sơ bạn đọc. Để sửa thông tin của một bạn đọc nào đó trước hết cán bộ phải đưa vào một hoặc một nhóm tiêu chí tìm kiếm để xác định bạn đọc (hoặc một nhóm bạn đọc) cần sửa. Danh sách bạn đọc thoả mãn các điều kiện đặt ra sẽ được liệt kê trong một cửa sổ nhỏ. Thông tin hiển thị bao gồm: tên bạn đọc, số thẻ được cấp tại thư viện, ngày tháng năm sinh, nơi công tác/ trường đang học. Dựa vào những thông tin đó, cán bộ có thể chọn cụ thể hồ sơ cần sửa thông tin và hiệu đính các thông tin hiện thời.
Chức năng gia hạn thẻ cho phép cán bộ thay đổi hạn sử dụng của một hoặc một nhóm thẻ thư viện.
- Chức năng xoá thẻ bạn đọc: cho phép người dùng xoá thông tin về một hoặc một nhóm bạn đọc ra khỏi cơ sở dữ liệu.
Để có thể xoá được một thẻ đọc trong cơ sở dữ liệu thì người dữ thẻ phải đã hoàn trả tất cả các cuốn sách từng mượn.
Nếu thẻ bị xoá, tất cả các lần mượn sách của người giữ thẻ được cơ sở dữ liệu ghi nhận sẽ mất thông tin về người mượn.
- Xem thông tin bạn đọc: tính năng này giúp cho người dùng có thể xem toàn bộ thông tin về bạn đọc. Hồ sơ bạn đọc được hiển thị theo thứ tự tăng dần của số thứ tự bạn đọc.
Thống kê:
Chức năng Thống kê bạn đọc cho phép người dùng có thể tiến hành một số thống kê bạn đọc dựa trên các thông tin liên quan có trong cơ sở dữ liệu. Các phép thống kê có thể tiến hành được bao gồm:
Độ tuổi bạn đọc Nhóm bạn đọc Số thẻ được cấp Nhóm ngành nghề Số thẻ hết hạn
Tuỳ thuộc mục đích thống kê mà bạn chọn những tính năng trên sao cho phù hợp.
In thẻ:
Trong phần In thẻ có các tính năng sau:
- Tạo khuôn dạng thẻ đọc cho phép người dùng tự tạo những kiểu thẻ khác nhau, phù hợp với chức năng cũng như nghiệp vụ của từng thư viện.
- Sửa khuôn dạng thẻ: cho phép người dùng thay đổi lại khuôn dạng thẻ đã được tạo.
- In mã vạch: Chức năng in mã vạch cho số thẻ cho phép người dùng chọn in giá trị mã vạch cho một nhóm thẻ thư viện nằm trong một trong ba khung điều kiện sau:
Các thẻ được cấp trong một khoảng thời gian (nhập mốc ngày tháng bắt đầu và kết thúc).
Các thẻ có chỉ số ID nằm trong một dải xác định (thông qua giá trị ID cận dưới và ID cận trên).
Các thẻ được chỉ định cụ thể.
- In thẻ: cho phép người dùng chọn in thẻ đọc (có mã vạch cho số thẻ) hoặc mã vạch cho một nhóm bạn đọc có chỉ số ID nằm trong một dải nào đó.
Trung tâm TT-TV ĐHKTHN đã bắt đầu làm thẻ đọc qua phần mềm tích hợp quản trị thư viện Libol cho sinh viên từ khoá 2002. Đến nay Trung tâm đã làm được hơn 5000 thẻ đọc.
Ví dụ về mẫu thẻ bạn đọc có thể xem ở phần Phụ lục.