1. Phương pháp lập và luân chuyển chứng từ
Cuối tháng các bảng chấm công của từng Phòng, Phân xưởng của các bộ phận quản lý. Phiếu xác nhận sản phẩm, hạng mục hoàn thành, bảng kê sản lượng được chuyển về phòng Nghiệp vụ, kế toán Lao động tiền lương đối chiếu sản lượng tính lương phải đúng với sản phẩm hoàn thành nhập kho trong tháng.
Kế toán lao động tiền lương tiến hành lập bảng chi tiết lương sản phẩm là bảng tính toán cụ thể: số lượng, đơn giá, từng công đoạn, từng mặt hàng của từng công nhân, từ bảng chi tiết lương sản phẩm lên bảng thanh toán tiền lương.
Đối với Công nhân trực tiếp sản xuất tại phân xưởng từng ca, tổ, hàng ngày khi ra ca, sản phẩm đều có nghiệm thu chất lượng, cân, đếm và ghi vào “Phiếu xác nhận sản phẩm và công việc hoàn thành”, và có chấm công. Cuối tháng thủ kho tiến hành cộng tổng sản lượng trong “Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành” phải khớp đúng với số lượng sản xuất nhập kho từng loại hàng đã được nghiệm thu nhập kho trong tháng và kèm với “Bảng chấm
công” phải được xác nhận của ca trưởng (tổ trưởng), quản đốc phân xưởng sau đó mới được chuyển về phòng Nghiệp vụ.
Đối với bộ phận Quản lý xí nghiệp, các Phân xưởng, phòng Nghiệp Vụ,
bảo vệ nộp bảng chấm công cho kế toán lao động tiền lương. Trưởng các bộ phận trực tiếp giám xác quá trình tham gia lao động của các thành viên trong phòng, phân xưởng của mình.
Bảng thanh toán lương lập riêng từng đơn vị: Phân xưởng Bao bì, Phân xưởng Mỹ Nghệ, Bộ phận quản lý Xí nghiệp.
Bảng lương được lập thành 3 bảng: Giám đốc Xí nghiệp, Trưởng phòng Nghiệp vụ, Người lập bảng ký tên, sau đó chuyển bảng lương về Công ty, Trưởng phòng Tổ chức Hành Chánh, kiểm duyệt đúng ký tên chuyển sang Trưởng phòng Tài chính Kế toán phê duyệt và trình Giám đốc Công ty ký. Sau đó Bảng lương được đóng dấu và chuyển về Xí Nghiệp để chi tiền lương.
1 bảng kế toán thanh toán lập phiếu chi tiền (kèm theo phiếu chi).
1 bảng kế toán lao động tiền lương Xí nghiệp lưu giữ làm báo cáo thu nhập.
1 bảng chuyển về Phòng Tổ chức Hành chánh Công ty, chuyên viên lao động tiền lương lưu giữ để theo dõi.
2. Chứng từ sử dụng
Bảng chấm công.
Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành (1).
Báo cáo sản lượng máy kéo chỉ, máy dệt, máy cắt… (2).
Bảng kê sản lượng tổ sấy, tổ lựa, tổ tạo mẫu… (3).
Bảng thanh toán tiền lương.
Phiếu thu, phiếu chi.
(1), (2), (3) đều kèm theo bảng chấm công từng tổ, từng bộ phận.
Được đóng thành tập và lưu giữ từng tháng tại phòng Nghiệp vụ Xí Nghiệp.
3. Tài khoản sử dụng
TK 334 có 3 TK cấp 2:
TK 33413 – Phải trả công nhân viên (HĐDH) – XN NS-BB, cán bộ CNV, công nhân hợp đồng không xác định thời hạn.
TK 33423 – Phải trả công nhân viên (HĐNH) – XN NS-BB, công nhân hợp đồng từ 1-2 năm, hợp đồng Công nhật thời vụ.
TK 33433 – Tiền ăn giữa ca – XN NS-BB.
TK 33483 – Phải trả người lao động khác (CNBX) – XNNS-BB, công nhân bốc xếp.
4. Kết cấu và nội dung ghi chép tài khoản
TK 334
Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng ,BHXH và các khoản khác đã trả, đã ứng cho công nhân viên.
Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của công nhân viên.
Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác phải trả cho công nhân viên.
Số dư có: Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng, và các khoản khác còn phải trả cho công nhân viên.
Tài khoản 334 có thể có số dư bên Nợ, số dư bên Nợ TK334 (nếu có) phản ánh số tiền đã trả quá số phải trả về tiền lương, tiền công, tiền lương và các khoản khác cho công nhân viên.