II- CÔNG VIỆC THỰC TẬP
2.1.2.Lập phiếu chi thanh toán tiền mua nước đá
2. Quan sát và tìm hiểu công việc của kế toán tại phòng Nghiệp vụ
2.1.2.Lập phiếu chi thanh toán tiền mua nước đá
Xí Nghiệp có 2 Phân xưởng sản xuất 2 mặt hàng khác nhau, Phân xưởng Bao bì: sản xuất bao PP các loại; Phân xưởng Mỹ nghệ làm bằng thủ công sản xuất GOBO các loại. Có rất nhiều công nhân trực tiếp sản xuất, do đó nước đá hàng ngày phải mua để phục vụ công nhân. Hàng ngày khách hàng mang nước đá vào trong phân xưởng, 10 ngày thanh toán tiền 1 lần , người bán hàng dùng hóa đơn bán lẻ làm chứng từ để thanh toán hóa đơn dưới 200.000đ.
Người thanh toán tiền là nhân viên trong Phân xưởng nhận hóa đơn của khách hàng: lập “Giấy đề nghị thanh toán tiền” và ký tên vào người thanh toán, Quản đốc Phân xưởng ký xác nhận “phụ trách bộ phận” mang đến phòng nghiệp vụ gặp kế toán thanh toán đề nghị chi tiền.
Kế toán kiểm tra Giấy đề nghị thanh toán tiền (GĐNTTT), chứng từ kèm theo là Hóa đơn bán lẻ đã ghi đầy đủ và hợp lệ, mang GĐNTTT cho Trưởng Phòng ký tên, trình Giám đốc Xí Nghiệp ký duyệt chi, sau đó lập phiếu chi tiền. Chương trình kế toán được viết phần mềm nhập dữ liệu trong máy tính, mỗi kế toán được trang bị một máy vi tính.
Kế toán thanh toán lập “Phiếu chi tiền”, và hạch toán định khoản, lưu vào máy và phiếu chi được in ra bằng giấy liên tục.
Sau đó kí tên và đóng dấu tên, chuyển phiếu chi cho thủ quỹ chi tiền và
người nhận ký tên. Phiếu chi có 2 liên, 1 liên kèm theo chứng từ lưu giữ cuối ngày sau khi vào sổ sách xong chuyển chứng từ lại cho kế toán thanh toán để lưu lại, 1 liên giao cho người thanh toán.
Cuối ngày các phiếu chi được kế toán trình Trưởng phòng nghiệp vụ và Giám đốc ký tên , phiếu chi hợp lệ có đầy đủ chữ ký, đóng dấu họ tên .
Cuối ngày đối chiếu sổ quỹ cùng với các chứng từ khác.
Đóng tập hàng ngày lưu vào thành 1 quyển.