3.4.2.1 Hội đồng quản trị
Hội đồng Quản trị là đơn vị chịu trách nhiệm của mọi hoạt động trong công ty, nắm vững hoạt động của giám đốc và kế toán, kịp thời tạo điều kiện thuận lợi cho giám đốc hoạt động tốt. Huy động vốn để mở rộng kinh doanh.
3.4.2.2 Giám đốc
Là ngƣời chịu trách nhiệm trƣớc hội đông Quản trị về mọi hoạt động của công ty theo định kỳ hàng tháng hoặc theo từng hạng mục của công trình. Giám đốc lập ra phƣơng án, điều hành công ty một cách hiệu quả nhất, đồng thời kiểm tra kiểm soát mọi hoạt động về tài chính để phát hiện ra những ƣu điểm, nhƣợc điểm để phát huy những thiếu sót còn tồn tại nhằm khắc phục quá trình hoạt động của công ty.
3.4.2.3 Phó giám đốc (Phụ trách thiết kế)
Tham mƣu, chịu trách nhiệm trực tiếp với giám đốc và hội đồng quản trị các vấn đề liên quan đến thiết kế công trình, bản vẽ,…
3.4.2.4 Phó giám đốc (Phụ trách thi công)
Tham mƣu, chịu trách nhiệm trực tiếp với giám đốc và hội đồng quản trị các vấn đề liên quan đến thƣ̣c hiê ̣n thi công công trình, tiến đô ̣ công trình,…
3.4.2.5 Phòng kỹ thuật thi công
Kiểm tra đầu vào và đầu ra quy trình công nghệ, nghiên cứu cải tiến kỹ thuật, tiếp nhận công văn bản vẽ, hồ sơ mời thầu và kiểm tra quyết toán do các phòng thi công chuyển đến.
3.4.2.6 Ban quả n lý công trình
Theo dõi kiểm tra giám sát việc chấp hành quy định, vi phạm kỹ thuật thi công và kỹ thuật an toàn tiến độ tiến độ thi công, đƣợc quyền đình chỉ thi công nếu phát hiện sai sót và báo cáo về ban giám đốc để bàn bạc đƣa ra biện pháp xử.
3.4.2.7 Phòng kế toán
Có trách nhiệm xây dựng kế hoạch tài chính trên cơ sở sản xuất kinh doanh, thông qua sao chép phản ánh, kiểm tra tình hình thực tế kế hoạch sản xuất kinh doanh thu – chi, giám sát quản lý chặt chẽ tình hình sử dụng vốn của đơn vị.
3.4.2.8 Phòng thiết kế
Đƣợc sự chỉ đạo trực tiếp từ phó giám đốc thiết kế công trình, lập các bản vẽ, bản đồ,…
3.5 HÌNH THỨC KẾ TOÁN ÁP DỤNG
3.5.1 Sơ đồ tổ chức, chƣ́ c năng bộ máy kế toán
Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
- Kế toán trưởng
+ Là ngƣời đứng đầu bộ máy kế toán của Công ty.
+ Có nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác kế toán trong Công ty theo quy định của Pháp Luật về kế toán nhƣ:
Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tƣợng và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán.
Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp thanh toán nợ, kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán.
Phân tích thông tin, số liệu kế toán, tham mƣu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán.
Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo qui định của pháp luật.
Giúp Giám đốc của Công ty giám sát tài chính của Công ty.
+ Kế toán trƣởng có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán. - Kế toán tổng hợp
Thƣờng xuyên đôn đốc và kiểm tra tình hình thực hiện công việc của các phần hành kế toán khác. Hàng tuần, tháng, quý thực hiện các công việc
KẾ TOÁN TRƢỞNG Kế toán tiền lƣơng, các khoản trích theo lƣơng Kế toán vật tƣ, hàng hoá Kế toán tài sản cố định Kế toán tổng hợp
Các nhân viên kế toán công trình Kế toán Thanh toán Thủ Quỷ
- Kế toán tài sản cố định
Chấp hành nghiêm chỉnh các quy định của pháp luật về việc mua sắm, sử dụng, nhƣợng bán, thanh lý TSCĐ. Phải mở sổ chi tiết theo dõi từng loại TSCĐ, lập bản tính phân bổ khấu hao TSCĐ. Theo dõi tình hình biến động TSCĐ theo các chỉ tiêu phù hợp. Theo dõi sát sao sự thuyên chuyển TSCĐ giữa các nghiệp vụ để tính đúng, tính đủ chi phí khấu hao TSCĐ một cách thích hợp theo phƣơng pháp đã chọn.
- Kế toán thanh toán
Kế toán căn cứ vào nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kiểm tra đối chiếu chứng từ, đảm bảo tính chính xác và trung thực của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trên cơ sở chứng từ phải đáp ứng đầy đử các yêu cầu theo quy định về chứng từ kế toán của Bộ tài chính quy định. Sau đó, tiến hành lập chứng từ thanh toán trình kế toán trƣởng và lãnh đạo duyệt.
- Thủ quỷ
+ Thu, chi tiền mặt ,séc, ngân hàng phiếu nộp vào Ngân hàng, phản ánh số tiền hiện có tại quỹ, thực hiện việc chi trả, phát lƣơng thanh toán tạm ứng…..
+ Tiếp nhận các phiếu thu, chi từ và tiến hành thu, chi.
+ Thủ quỹ tiến hành kiểm tra chứng từ của đối tƣợng cần thu- chi
+Tiến hành ghi chép vào sổ quỹ các khoản thu chi này để theo dõi và làm cơ sở kiểm kê quỹ cuối ngày.
+ Lƣu trữ các phiếu thu,chi
+ Cùng với phòng kế toán tiến hành kiểm quỹ cuối ngày để đảm bảo số tiền thực tế có phù hợp với số tiền trong sổ kế toán.
+ Nếu có sự chênh lệch giữa hai bên, thủ quỹ sẽ cùng kế toán đối chiếu từng phiếu thu - chi để tìm ra nguyên nhân chêch lệch, lập biên bản kiểm quỹ và ghi rõ số tiền cũng nhƣ nguyên nhân của sự sai lệch để trình kế toán trƣởng có quyết định xử lý.
- Kế toán vật tư, hàng hoá
Kết hợp cùng phòng cung ứng vật tƣ theo dõi toàn bộ tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu, hàng hoá của Công ty trong tháng, quý, năm. Định kỳ kiểm kê nguyên vật liệu thực tế tồn kho. Thƣờng xuyên nắm bắt đƣợc sự biến động về giá cả nguyên vật liệu trên thị trƣờng. Cuối kỳ, kế toán lập báo cáo sổ sách về số liệu chi tiết cho kế toán tổng hợp thực hiện việc quyết toán thuế.
- Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Kế toán dựa vào hợp đồng lao động, bảng chấm công hàng tháng, kế toán thực hiện tính các khoản lƣơng, trừ các khoản tạm ứng lƣơng và tiến hành thực hiện lập bảng thanh toán tiền lƣơng vào cuối tháng. Theo dõi các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn theo quy định của Nhà nƣớc.
3.5.2 Hình thức kế toán doanh nghiệp
Công ty Cổ Phần Thiết Kế Và Xây Dƣ̣ng Nền Móng DFC hạch toán kế toán theo Quyết đi ̣nh số 15 ban hành ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài Chính. Doanh nghiệp có quy mô tƣơng đối lớn, trong thực tế luôn có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh và xuất phát từ yêu cầu quản lý, doanh nghiệp lựa chọn hình thức “Chứng từ ghi sổ” để áp dụng, thực hiện công tác kế toán trên máy theo các phần mềm đƣợc viết riêng, do vậy trình tự hạch toán và các loại sổ sách sử dụng có những đặc điểm riêng. Áp dụng kế toán tài chính là chủ yếu, kế toán quản trị thông thƣờng không đƣợc áp dụng trực tiếp, nhƣng mỗi kế toán viên sẽ đƣợc phân công đảm nhiệm phần kế toán tài chính nào thì nhận luôn nhiệm vụ kế toán quản trị phần đó.
Tất cả các hóa đơn, chứng từ gốc đều tập trung một lần trên máy, sau đó số liệu sẽ đƣợc máy tự động chuyển vào các báo cáo liên quan. Cuối kỳ, truy xuất đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính lƣu trữ theo qui định.
Đơn vị kế toán tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên, xuất kho theo phƣơng pháp đơn giá bình quân cuối kỳ , nộp thuế giá trị gia tăng theo phƣơng pháp khấu trừ, khấu hao tài sản cố định theo phƣơng pháp đƣờng thẳng.
Niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12 hàng năm, đơn vị sử dụng tiền tệ là Việt Nam đồng.
Nguyên tắc chuyển đổi các đồng tiền khác là hạch toán theo tỷ giá thực tế, điều chỉnh chênh lệch cuối kỳ.
- Chứng từ kế toán gồm: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi, lệnh xuất kho, bộ chứng từ xuất nhập khẩu, giấy báo của ngân hàng…
- Sổ sách kế toán: sổ cái tổng hợp, sổ thu chi tiền mặt, sổ theo dõi công nợ, sổ theo dõi tạm ứng, sổ chi tiết theo dõi vật tƣ, thành phẩm, hàng hóa, sổ theo dõi tài sản cố định, sổ theo dõi công cụ lao động và các sổ chi tiết khác đƣợc lập theo yêu cầu quản lý tại doanh nghiệp (sổ theo dõi chi phí, sổ theo dõi tiền lƣơng).
- Báo cáo tài chính: bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính, báo cáo lƣu chuyển tiền tệ.
Hình 3.3 Sơ đồ kế toán máy tại doanh nghiệp Chú thích:
Ghi hàng ngày Ghi vào cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Trình tự ghi sổ:
- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng biểu đƣợc thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin đƣợc tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp, và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
- Cuối kỳ, kế toán thực hiện các thao tác cộng sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết đƣợc thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã đƣợc nhập trong kỳ. Ngƣời làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác in báo cáo tài chính theo qui định. Cuối kỳ, sổ kế toán tổng hợp và sổ chi tiết đƣợc in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo qui định về sổ ghi kế toán bằng tay.
3.6 KHÁI QUÁT KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG K INH DOANH CỦA CÔNG TY TƢ̀ NĂM 2010 ĐẾN 06 THÁNG ĐẦU NĂM 2013
Để đánh giá tổng quát về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh , công tác quản lý chi phí của công ty Cổ Phần Thiết Kế Và Xây Dựng Nền Móng DFC, chúng ta sẽ phân tích hiệu quả hoạt động kinh doanh củ a công ty trong giai đoa ̣n tƣ̀ năm 2010 đến 06 tháng đầu năm 2013.
PHẦN MỀM KẾ TOÁN (Máy vi tính) Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ kế toán - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
Báo cáo tài chính Chứng từ kế toán
Bảng 3.1: Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ Phần Thiết Kế và Xây Dƣ̣ng nền móng DFC giai đoạn tƣ̀ năm 2010 – 06 tháng đầu năm 2013
Nguồn: Tổng hợp báo cáo tình hình kinh doanh công ty Cổ Phần Thiết Kế và Xây Dựng nền móng DFC giai đoạn từ năm 2010 – 06 tháng đầu năm 2013
Chỉ tiêu 2010 (1) 2011 (2) 2012 (3) ∑6 tháng 2012(4) ∑6 tháng 2013(5) Chênh lệch (2)/(1) Chênh lệch (3)/(2) Chênh lệch (5)/(4) Số tiền % Số tiền % Số tiền % ∑Doanh thu
và thu nhập 68.162 84.180 111.118 40.977 55.061 16.018 23,5 26.938 32 14.084 34,4 ∑Chi phí 51.605 67.087 81.097 34.179 40.749 15.482 30 14.010 20,9 6.570 19,2
Lợi nhuận 16.557 17.093 30.021 6.798 14.312 536 3,2 12.928 75,6 7.514 110,5
Từ bảng tổng hơ ̣p kết quả hoạt động kinh doanh của công ty cho thấy tình hình hoạt động của công ty ngày càng phát triển. Doanh thu hàng năm có chiều hƣớng tăng, cụ thể năm 2011 so với năm 2010 tăng lên 16.018 triệu đồng ( 23,5%) đây là kết quả đáng mừng cho doanh nghiệp vì hoạt động có hiệu quả. Bên cạnh đó chi phí cũng tăng 15.482 triê ̣u đồng (30%). Nhƣ vậy ta thấy doanh thu chỉ tăng 23,5% nhƣng các chi phí có ảnh hƣởng đến doanh thu lại tăng đáng kể, 30% đây là con số không nhỏ . Qua tìm hiểu viê ̣c sƣ̉ du ̣ng chi phí tăng cao nhƣ vậy , phòng kế toán cho biết việc này là do công ty mở rộng việc thi công các công trình, tham gia nhiều dự án công trình xây dựng, chi phí bỏ ra để giao tiếp khách hàng tăng, mặt khác giá cả các mặt hàng vật tƣ xây dựng năm 2011 cũng tăng lên nhiều so với năm 2010. Vì vậy mà lợi nhuận năm 2011 chỉ tăng nhẹ 3,2% tƣơng đƣơng 536 triê ̣u đồng so với năm 2010.
Tƣơng tự ta cũng có mức chênh lệch doanh thu , chi phí của năm 2012 so với năm 2011 tăng khá nhanh 26.938 triệu đồng (32%), bên cạnh thì chi phí cũng tăng là 14.010 triệu đồng (20,9%). Nhƣ vậy ta thấy mức chênh lệch chi phí của hai năm đã có sự cải thiện đáng kể, mặc dù doanh thu tăng lên nhƣng đồng nghĩa với việc các chi phí đã có chiều hƣớng giảm xuống, đây là một việc tốt cho công ty. Rõ ràng trong năm 2012 công ty đã có chính sách cắt giảm chi phí và kiểm soát tốt các chi phí bỏ ra. Vì vậy mà lợi nhuận năm 2012 cao hơn rất nhiều so với năm 2011 là 12.928 triệu đồng (75,6%). Theo cán bô ̣ quản lý , nguyên nhân của viê ̣c doanh thu và lợi nhuâ ̣n tăng vo ̣t nhƣ vâ ̣y là do chính sách mở rô ̣ng quy mô sản xuất : đƣợc biết tƣ̀ đầu năm 2012 thì Công ty tham gia vào lĩnh vƣ̣c xây dƣ̣ng cầu đƣờng tiêu biểu nhất là dƣ̣ án Nâng cấp mở rô ̣ng tuyến quốc lô ̣ 91B với tổng giá tri ̣ trên hợp đồng số 010/2012 HĐXD ngày 27/03/2012 là 35.826.820.000 đồng, tham gia đấu thầu nhiều công trình lớn do nhà nƣớc đầu tƣ nhƣ dƣ̣ án Trung tâm giáo du ̣c thể chất quâ ̣n Bình Thủy trị giá 41.007.855.000 đồng, đƣợc công ty bắt đầu áp du ̣ng vào năm 2011 và đến nƣ̉a cuối năm 2012 thì đa ̣t hiê ̣u quả đáng phấn khởi . Sáu tháng đầu năm , công ty phải bỏ r a nhiều chi phí cho công tác tranh thầu , ký hợp đồng xây dƣ̣ng nhiều công trình mới nên lợi nhuâ ̣n chỉ đa ̣t ở mƣ́c 6.798 triệu đồng , với mức lợi nhuận cuối năm 2012 đạt 30.021 triê ̣u đồng thì ta có thể đánh giá doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả.
So với kết quả hoa ̣t đô ̣ng kinh doanh lũy kế 06 tháng đầu năm cùng kỳ năm 2012 thì năm 2013 lơ ̣i nhuâ ̣n tăng cao 7.514 triệu đồng (110,5%). Nguyên nhân chính của viê ̣c lợi nhuâ ̣n tăng nhanh nhƣ vâ ̣y là do kết quả kinh doanh cuối năm 2012 còn nhiều công trình xây dựng lớ n còn dở dang đƣơ ̣c
chuyển qua đầu năm 2013, vì vậy có thể giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm đƣợc mô ̣t khoản chi phí lớn so với cùng kỳ năm trƣớc . Bên ca ̣nh thì doanh thu và thu nhập ta ̣i công ty 06 tháng đầu năm 2013 có phần tăng mạnh so với cùng kỳ (34,4% tƣơng đƣơng 14.084 triệu đồng).
3.7 NHƢ̃NG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN CỦA CÔNG TY TRONG NHƢ̃NG NĂM GẦN ĐÂY NHƢ̃NG NĂM GẦN ĐÂY
3.7.1 Thuận lợi
- Về lao động: Đội ngũ cán bộ công nhân viên có nghiệp vụ chuyên môn cao và đội ngũ thi công lành nghề, tăng cao năng suất lao động, giảm tối thiểu chi phí sản xuất nhƣng vẫn đảm bảo chất lƣợng và uy tín của công ty.
- Máy móc và thiết bị : Trong toàn bộ quá trình phát triển, đặc biệt là những năm trở lại đây công ty rất quan tâm đến đầu tƣ cho máy móc, trang thiết bị vật tƣ sản xuất hiện đại. Vì vậy, công ty có thể tiết kiê ̣m đƣơ ̣c nhiều thời gian và sƣ́c lao đô ̣ng hơn trƣớc , đảm bảo viê ̣c bàn giao công trình đúng thời ha ̣n hợp đồng khi có nhiều công trình thi công cùng lúc nhƣng chất lƣợng