3.3.1 Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của TTTV & HTSV
Cơ cấu tổ chức hiện tại của Trung tâm tư vấn và hỗ trợ sinh viên được chia thành các mảng khá hợp lý, tuy nhiên do nhu cầu của sinh viên cần thêm 1 số hoạt động bổ trợ cho sinh viên đặc biệt là các hoạt động tư vấn và hỗ trợ về tâm lý, sức khỏe… và để phù hợp với quy mô hoạt động mới, nhóm thực hiện đề tài xin đề xuất hoàn thiện cơ cấu tổ chức của trung tâm như sau:
TTTV&HTSV
Khu thông
tin hỗ trợ Phòng khai thác dịch vụ và quan hệ cộng đồng Phòng tư vấn việc làm Các chương trình kĩ năng sống thông tin TT lao đông MT truy cập chuyên trang TT-HT Kệ sách kĩ năng mềm Trả lời thắc mắc và tư vấn khác Tọa đàm Hoạt động ngoại khóa Tổ chức giao lưu Tổ chức buổi học Tư vấn việc làm Các câu lạc bộ Cầu nối hợp tác giữa nhà trường và doanh nghiệp. Khai thác các dịch vụ kinh doanh, lập quỹ học bổng hỗ trợ sinh viên.
3.3.2 Đẩy mạnh nghiên cứu thị trường
Bất kỳ một doanh nghiệp, tổ chức nào nếu muốn tồn tại và phát triển thì bắt buộc phải dự báo nhu cầu thị trường, lấy thị trường làm trung tâm của mọi hoạt động hoạt động của mình. Qui mô, cơ cấu và sự phát triển của nhu cầu về cơ bản quyết định qui mô, cơ cấu sự phát triển của các hoạt động của tổ chức. Nghiên cứu thị trường để nắm vững nhu cầu của thị trường mục tiêu dù đối với tổ chức lợi nhuận hay phi lợi nhuận, từ đó mà tổ chức tìm cách đáp ứng nhu cầu thị trường bằng công tác lập kế hoạch hoạt động.
Điều tra nghiên cứu thị trường là căn cứ quan trọng nhất trong việc hoạch định kế hoạch hoạt động của 1 doanh nghiệp hay một tổ chức. Kết quả nghiên cứu nhu cầu sẽ giúp cho những nhà quản lý có những biện pháp tiếp cận thị trường khác nhau, thời gian cung ứng dịch vụ…..
Trong gần 1 năm thành lập vừa qua, Trung tâm Tư vấn & hỗ trợ sinh viên – Học viện CN Bưu chính Viễn thông cũng đã tham khảo các mô hình trường bạn, nghiên cứu thị trường trước khi xây dựng kế hoạch nhưng chủ yếu mang tính kinh nghiệm của các cán bộ phụ trách và chỉ dừng lại ở mức độ sơ lược chưa xem xét đến tất cả các yếu tố tác động đến sinh viên Học viện, nên dẫn đến khi thực hiện kế hoạch thì có một số chỉ tiêu không đạt được so với kế hoạch đề ra đặc biệt là rất ít sinh viên học viện biết đến Trung tâm.
Do đó công việc nghiên cứu thị trường là hết sức quan trọng, nó xác định hướng đi đúng cho Trung tâm.
3.3.3 Phân tích thị trường
Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông với trên 55 năm tồn tại và phát triển đã là một trung tâm lớn đào tạo các cử nhân, kỹ sư, thạc sỹ, tiến sỹ, là nơi tập trung rất nhiều sinh viên có nguyện vọng trau dồi, nâng cao trình độ. Với số lượng sinh viên, nghiên cứu sinh và số lượng cán bộ, giáo viên đông đảo, nhu cầu được hỗ trợ về các mặt là rất lớn.
Trong khi đó, trong học viện trước kia cũng chưa hẳn có riêng một tổ chức nào hỗ trợ cho sinh viên, cán bộ giáo viên trong trường.
Sinh viên PTIT đến từ mọi miền khác nhau, cùng tựu chung lại trên giảng đường Học viện. Mỗi em có một hoàn cảnh riêng. Thực tế cho thấy rằng có nhiều bạn sinh viên với nhiều lý do khác nhau như streess, căng thẳng, hoàn cảnh gia đình khó khăn…. mà học hành sa sút. Từ sinh viên chăm ngoan học giỏi, các em dần trượt dốc rồi sa vào tệ nạn lúc nào không hay. Để hạn chế những điều đó, và nhằm hỗ trợ tối đa cho các bạn sinh viên có được một môi trường học tập tốt nhất, một tinh thần lạc quan nhất để các bạn sinh viên có thể phát triển bản thân mình một cách hiệu quả nhất.
Qua khảo sát nghiên cứu thị trường cho ta thấy sinh viên nói chung và sinh viên Học viện nói riêng cần được hỗ trợ rất nhiều trên nhiều lĩnh vực khác nhau. 99% phiếu điều tra các bạn sinh viên cho thấy mong muốn Trung tâm hoạt động hiệu quả, có nhiều hoạt động hữu ích cho sinh viên. Đặc biệt qua NCTT , nhu cầu được học tập và rèn luyện kỹ năng mềm của các bạn sinh viên là rất lớn.
Các bạn sinh viên cũng rất quan tâm đến các công việc làm thêm bán thời gian, các thông tin hướng nghiệp tuyển dụng của các doanh nghiệp. Đây cũng là một trong những mảng mà trung tâm rất mong muốn hỗ trợ các bạn.
Thông qua chương trình hoạt động, hướng sinh viên đến việc phải xác định giá trị của bản thân, hòa đồng gần gũi với bạn bè, đơn giản hóa các vấn đề phức tạp của cuộc sống, ý thức đúng đắn hơn về tình cảm bạn bè, tình yêu đôi lứa thời sinh viên giúp sinh viên có một cuộc sống lành mạnh nhất.
3.3.4 Xây dựng cơ sở vật chất và tổ chức hoạt động
Mở rộng văn phòng trung tâm bao gồm 2 phòng phòng thông tin hỗ trợ sinh viên và phòng tư vấn việc làm.
3.3.4.1 Phòng tư vấn việc làm
Tận dụng văn phòng hiện tại của Trung tâm là phòng tư vấn việc làm. Phòng rộng khoảng 15m2 được trang bị 2 bộ bàn ghế và 2 máy tính, các giá đựng tài liệu, tập hồ sơ…
Đây chính là phòng tư vấn việc làm nhằm giúp các bạn sinh viên tìm được một công việc pass time phù hợp với mình nhất.
3.3.4.2 Xây dựng Văn phòng trung tâm - phòng thông tin hỗ trợ sinh viên
Văn phòng Trung tâm cũng là phòng thông tin hỗ trợ sinh viên có các máy tính phục vụ truy cập chuyên trang tư vấn – hỗ trợ. Ngoài ra, đây cũng là nơi làm việc của các cán bộ của trung tâm, nơi các bạn đăng ký tham gia các buổi tọa đàm, các hoạt động của trung tâm và đăng ký tham gia lực lượng hỗ trợ trung tâm. Các kệ sách, báo, tạp chí tư vấn sức khỏe, tủ sách sống đẹp, sách về các kỹ năng như: xin việc làm, giao tiếp, ... giúp các bạn tìm hiểu nhiều thông tin hơn, cũng có thể giúp các bạn đang chờ được tư vấn trong trường hợp phòng tư vấn đã kín chỗ.
Với yêu cầu như trên Văn phòng Trung tâm cần được xây dựng rộng khoảng 20m2. Trong thời gian xây dựng văn phòng Trung tâm tam thời vẫn đặt tại nhà B15 cũ.
3.3.4.3 Thiết kế chuyên trang "Hỗ trợ - Tư vấn":
Xây dựng 1 Website của Trung Tâm, do Trung tâm quản lý kế nối với Website chính của Học viện. Trên Website sẽ có các mảng về Hỗ trợ và tư vấn cho sinh viên.
Chuyên trang gồm:
+ Việc làm: Thông tin về phòng tư vấn việc làm, các công việc đang cần tuyển dụng…để các bạn sinh viên tiện theo dõi.
Ngoài ra trong mảng việc làm các bạn sinh viên sẽ tìm thấy cho mình rất nhiều kiến thức về tìm việc, các kỹ năng cần có, hướng dẫn phỏng vấn ….
+ Nhà trọ: Thông tin về nhà trọ trong khu vực Thanh Xuân – Hà Đông được cập nhật trên Website của Trung tâm.
+ Tư vấn: Đây là mảng giúp các bạn sinh viên gỡ rối được những thắc mắc của mình về các vấn đề trong học tập cũng như xã hội.
3.3.4. Xây dựng các chương trình tọa đàm định kỳ :
Định kỳ thường xuyên tổ chức các buổi tọa đàm cho sinh viên, dưới hình thức vận động tài trợ và phối hợp thực hiện với các công ty tổ chức bên ngoài trường, chẳng hạn như: "Các kỹ năng xin việc làm", mời chuyên gia tâm lý trao đổi về "Hoạch định và định hướng cho tương lai", "Đoàn kết và kỷ luật với khả năng làm việc nhóm", "Giao tiếp và ứng xử trong môi trường học tập", "Xây dựng – Phát triển – Giữ gìn mối quan hệ", "Kỹ năng sinh hoạt dã ngoại và tiếp xúc các hoạt động xã hội", các buổi tọa đàm về giáo dục sức khỏe, tự bảo vệ bản thân, ...Cán bộ trung tâm có nhiệm vụ tìm hiểu nhu cầu thực tế trong sinh viên và từ đó đưa ra nội dung các chương trình cho phù hợp; thời gian tổ chức định kỳ tăng dần tùy nhu cầu thực tế, trung bình mỗi tháng một lần.
3.3.5 Đội ngũ quản lý
3.3.5.1 Trưởng trung tâm
Đề xuất về nhân sự cho Trung tâm
Tuyển chọn các nhân viên đáp ứng nhu cầu hoạt động của Trung tâm
Có trách nhiệm tổ chức hoạt động và phân công nhiệm vụ đến từng chuyên viên trong trung tâm
Điều hành quản lý thực hiện các công việc của Trung tâm được giao phó. Chịu trách nhiệm chính trước Giám đốc Học viện về hoạt động của Trung tâm
Có chức năng tham mưu, tư vấn, đề xuất cho giám đốc Học viện trong công tác tư vấn hỗ trợ sinh viên
3.3.5.2 Chuyên viên tư vấn học tập, rèn luyện (quản lý khu thông tin hỗ trợ)
Cung cấp và tư vấn cho sinh viên về các thông tin liên quan đến hoạt động học tập, nghiên cứu khoa học sinh viên.
Tổ chức các hoạt động để giao lưu học tập và nâng cao các kỹ năng sống cần thiết cho sinh viên.
Tổ chức tiến hành hoạt động tư vấn tuyển sinh hằng năm cho học sinh, sinh viên mới vào trường
3.3.5.3 Chuyên viên khai thác dịch vụ và quan hệ cộng đồng
Tổ chức quản lý điều hành và khai thác kinh doanh phục vụ cho lợi ích của sinh viên. Đặc biệt là 2 hoạt động: Kinh doanh hà sách PTIT và phòng tư vấn việc làm.
Tham gia các dự án của VNPT, của Trung ương Đoàn thanh niên và của các doanh nghiệp khác
Tổ chức đạo tạo tập huấn cho sinh viên để sinh viên tham gia vào các hoạt động kinh doanh tạo ra thu nhập tạo điều kiện nâng cao đời sống cho sinh viên
Quản lý các hoạt động kinh doanh dịch vụ. Thành lập các đại lý Marketing cho VNPT. Phát triển các quỹ hỗ trợ tài chính cho sinh viên
Tổ chức các sự kiện, quảng bá hình ảnh về các hoạt động của học viện tới các kênh truyền thông như báo chí và truyền hình.
Duy trì và phát triển mối quan hệ tốt với các khác hàng của học viện Thực hiện công tác truyền thông rộng rãi tới công chúng.
- Ngoài 3 chuyên viên chính Trung tâm càn thêm 4 nhân viên nữa. 2 nhân viên bán hàng trong nhà sách PTIT (làm ca, ưu tiên sinh viên Học viện). 2 nhân viên làm trong phòng tư vấn việc làm. Gồm 1 nhân viên tư vấn việc làm và 1 nhân viên thông tin thị trường. lao động.
- Ngoài ra tùy từng sự kiện của trung tâm sẽ cần thêm sự hỗ trợ từ các câu lạc bộ:
Các câu lạc bộ giữ 1 vai trò quan trọng trong các hoạt động ngoại khóa cũng như tổ chức các các buổi học về kỹ năng mềm. Đây cũng có thể coi là 1 lực lượng tình nguyện viên rất lớn của trung tâm cùng phối hợp hoạt động với trung tâm tại các mảng khác nhau. - Câu lạc bộ CDA (Creative Dynamic Administrators): Phụ trách những mảng về tổ
- Câu lạc bộ Tiếng Anh và Nghiên cứu khoa học: Phụ trách các mảng về học tập, đề xuất ý tưởng về các cuộc thi trí tuệ phục vụ học tập của sinh viên
- Câu lạc bộ Văn hóa – Nghệ thuật: Phụ trách các mảng liên quan đến văn nghệ. Thành lập các đội văn nghệ cho các sự kiện của trường cũng như của tập đoàn.
- Câu lạc bộ thể thao: Phụ trách các mảng về thể thao, là môi trường rèn luyện đồng thời phát hiện ra những hạt giống thể thao cho trường.
- Câu lạc bộ tình nguyện: Phụ trách các mảng liên quan đến tình nguyện như: Tiếp sức mùa thi, Vì môi trường xanh sạch đẹp….
3.3.6 Kế hoạch marketing
3.3.6.1 Mục tiêu marketing
- 100% sinh viên PTIT biết đến Trung tâm và những lợi ích mà Trung tâm mang lại cho sinh viên PTIT.
- Góp phần xây dựng hình ảnh sinh viên PTIT không chỉ giàu kiến thức mà còn vững kỹ năng.
3.3.6.2 Kế hoạch marketing
Việc tuyên truyền tới các bạn sinh viên PTIT sẽ đạt hiệu quả cao thông qua các bạn lớp trưởng, bí thư. Lớp trưởng, bí thư sẽ thông báo cho các bạn sinh viên lớp mình.
Đặt banner Website của Trung tâm lên Website chính của Học viện, trên 4room svptit.org.
Lập 1 box của Trung tâm trên diễn đàn sinh viên học viện. Đây là cũng là nơi chia sẻ của các bạn sinh viên học viện, và là nguồn tin quan trọng cho trung tâm.
Thiết kế 1 đoạn video clip ngắn về cách thức hoạt động, clip này có thể đặt trên box của trung tâm trên diễn đàn sinh viên. Thông báo và gởi mail đến từng sinh viên thông qua tổ chức Đoàn - Hội.
KẾT LUẬN
Một tổ chức muốn hoạt động hiệu quả cần phải xác định rõ mục tiêu, tổ chức thực hiện để đạt được mục tiêu đó. Ngoài ra công tác lập kế hoạch là việc hết sức cần thiết đối với 1 tổ chức. Nó quyết định đến sự thành công của tổ chức đó Bởi lập kế hoạch cho biết phương hướng hoạt động, làm giảm sự tác động của những thay đổi, tránh được sự lãng phí dư thừa và thiết lập nên những tiêu chuẩn thuận lợi cho công tác kiểm tra.
Dự trên cơ sở những luận giải và trình bày một cách hệ thống những vấn đề lý luận cơ bản về chức năng lập kế hoạch, chuyên đề đã đi sâu phân tích trên nhiều góc độ khác nhau để đánh giá đúng những thành quả, hạn chế và những nguyên nhân làm cản trở hoạt động tại Trung tâm Tư vấn và Hỗ trợ sinh viên – Học viện CN Bưu chính Viễn thông.
Dựa vào kế quả phân tích và đánh giá thực trạng hoạt động tại Trung tâm, chuyên đề cũng đã đề xuất những giải pháp chủ yếu nhằm mục đích nâng cao chất lượng hoạt động, đảm bảo mục tiêu của trung tâm. Các biện pháp được đề cập là: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Trung tâm, Đẩy mạnh nghiên cứu thị trường và tìm hiểu nhu cầu của sinh viên PTIT, hoàn thiện cơ sở vật chất, Đẩy mạnh PR – Marketing hình ảnh trung tâm tới sinh viên Học viện, hoàn thiện nguồn nhân lực cho Trung tâm…..
Đề tài được thực hiện trong sự giới hạn về thời gian, mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng do phạm vi nghiên cứu của đề tài rộng, khả năng và kiến thức của nhóm thực hiện còn hạn chế nên chuyên đề chắc chắn còn nhiều khiếm khuyết và chưa thể nghiên cứu một cách hoàn chỉnh những vấn đề đã đặt ra. Vì vậy em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của quí thầy cô và các cán bộ ở Trung tâm Tư vấn và hỗ trợ sinh viên - Học viên CN Bưu chính Viễn thông để tiếp tục hoàn thiện chuyên đề của mình.
HỌC VIỆN CN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG Đề tài NCKH năm 2009 - 2010
---o0o---
PHIẾU CÂU HỎI KHẢO SÁT Ý KIẾN
Các bạn sinh viên thân mến! Với Đề tài “Lập kế hoạch hoạt động cho Trung tâm tư vấn và hỗ trợ sinh viên Học viện CN Bưu chính Viễn thông”, nhóm làm đề tài” cần có một số thông tin về ý kiến và nhu cầu thực tế của các bạn sinh viên Học viện hiện nay, từ đó đưa ra thực trạng và lập kế hoạch hoạt động của trung tâm một cách hiệu quả và thiết thực. Chúng tôi cam kết ý kiến của bạn hoàn toàn được bảo mật, nhóm chỉ sử dụng thông tin trả lời của bạn để thống kê số liệu. Bạn có thể từ chối không trả lời phỏng vấn này. Rất