Để thực hiện một hợp đồng nhập khẩu trực tiếp, trước hết cán bộ ở các phòng kinh doanh sau khi nghiên cứu mặt hàng nhập khẩu ở thị trường trong và ngoài nước phải lập phương án kinh doanh trình lên công ty. Nội dung phương án kinh doanh thường bao gồm: Nhận định tình hàng hoá, thị trường và khách hàng, phân tích những thuận l;ợi và khó khăn, đề ra những mục tiêu như: sẽ bán được bao nhiêu hàng, với giá bao nhiêu, ... và các biện pháp cụ thể để thực hiện mục tiêu, sơ bộ đánh giá hiệu quả kinh doanh. Giám đốc tham khảo ý kiến của
phó giám đốc và kế toán trưởng, phê duyệt. Sau đó, cán bộ các phòng kinh doanh trực tiếp giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đông mua bán (hợp đồng ngoại) với nước ngoài trên cơ sở hợp đồng bán hàng cho khách hàng (hợp đồng nội), hợp đồng nội có thể được ký kết trược hoặc sau hợp đồng ngoại và cuối cùng là tổ chức thực hiện hợp đồng đó. Thực hiện hợp đồng nhập khẩu, công ty thường tiến hành qua các khâu công việc: mở L/C, mua bảo hiểm, làm thủ tục hải quan, giao hàng hoặc tổ chức vận chuyển cho khách hàng, làm thủ tục thanh toán, khiếu nại về những thiếu hụt về hàng hoá hoặc những tổn thất. Mỗi giai đoạn đòi hỏi công tác kế toán phải phán ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác hàng hoá về cả giá trị và hiện vật cũng như phải tổ chức lưu chuyển hợp lý.
Ví dụ:
* Hợp đồng nhập khẩu trực tiếp số 39 - 2012 ký ngày 1/4/2012 giữa Công ty TNHH Thương mại Đầu tư và Phát triển (Bên mua) và Công ty Panasonic Corporation - Osaka JaPan (Bên bán) về việc mua thiết bị viễn thông Panasonic.
- Giá trị thiết bị theo hợp đồng: 178.300 USD (CIP Nội Bài) - Phương thức thanh toán: L/C at sight
- Địa điểm giao hàng: Sân bay Nội Bài - Hà Nội
Hợp đồng còn quy định rõ các điều kiện về loại và số lượng các hoá đơn chứng từ, bao bì và nhãn mác, điều kiện về phẩm chất và chất lượng, điều kiện về vận tải, điều kiện về giao hàng, khiếu nại và các điều kiện có liên quan khác.
Các khoản chi phí của hợp đồng bao gồm:
- Phí mở L/C và điện phí (0.2% + 20USD): 200 USD, tỷ giá 20.800 VND/USD
- Phí sửa L/C: 369.863 VND - Thuế nhập khẩu (5%): 184.986.250 VND - Thuế GTGT (10%): 388.471.125 VND - Tỷ giá tính thuế: 20.750 VND/USD
-Ngày 03/05/2012, công ty nhận được bộ chứng từ do ngân hàng gửi đến, sau khi kiểm tra, đối chiếu với các điều kiện của L/C, công ty chấp nhận trả tiền.
-Ngày 10/05/2012, hàng về đến sân bay Nội Bài, Công ty làm thủ tục nhập kho hàng hoá (Phụ lục 15).
-Ngày 10/05/2012, công ty nhận được giấy báo Nợ của ngân hàng về việc thanh toán L/C lô thiết bị viễn thông cho công ty Panasonic Corporation (Phụ lục 16).
-Tỷ giá bán ra của ngân hàng: 20.710 VND/USD.
* Hợp đồng mua bán số 12/2012 Hà Nội/TID ngày 9/4/2012 giữa Công ty TNHH Thương mại Đầu tư và Phát triển (bên bán) và Công ty Thái Phiên (bên mua).
- Giá bán hợp đồng: 210.760 USD
- Phương thức bán hàng: Bán buôn tại kho. Hàng được giao tại kho của công ty, mọi chi phí giao nhận, vận chuyển, bốc xếp từ kho của công ty về kho bên mua, do bên mua chịu.
-Phương thức thanh toán: Đặt cọc trước 20% và số tiền đặt cọc được quyết toán khi nhận hàng.
-Điều kiện về quy cách phẩm chất: theo sự giám định của Vinacontrol. -Sau 30 ngày kể từ khi nhận hàng, nếu không có khiếu nại lẫn nhau thì hợp đồng coi như được thanh lý.
-Ngày 10/05/2012, Công ty thực hiện bán hàng trực tiếp cho khách hàng tại kho hàng (Phụ lục 17)
Tổ chức hạch toán kế toán của nghiệp vụ nhập khẩu và tiêu thụ hàng hoá đó như sau:
a. Quá trình luân chuyển chứng từ
Qua trình luân chuyển chứng từ phụ thuộc vào phường thức thanh toán được quy định trong hợp đồng kinh tế. Công ty thường sử dụng các phương thức: thanh toán bằng thư tín dụng (L/C), thanh toán bằng thư bảo đảm trả tiền
(L/G), thanh toán bằng phương thức chuyển tiền, thanh toán bằng phương thức nhờ thu. Trong đó, thư tín dụng là phương thức thường được sử dụng nhất.
Theo hợp đồng trên, công ty Thương mại Đầu tư và Phát triển phải thanh toán tiền cho công ty Panasonic Corporation bằng thư tín dụng trả ngay. Quá trình luân chuyển chứng từ như sau:
Căn cứ vào các điều khoản của hợp đồng, kế toán ngoại hối và ngân hàng tiến hành làm thủ tục mở L/C gồm có: giấy xin mở tín dụng hàng hoá nhập khẩu, bản sao hợp đồng, giấy phép nhập khẩu, uỷ nhiệm chi để ký quỹ và trả phí ngân hàng. Ngân hàng xem xét và thoả thuận với công ty bằng một hợp đồng tín dụng.
Khi bộ chứng từ gốc từ nước ngoài về đến ngân hàng, Công ty phải kiểm tra chứng từ và nếu chứng từ hợp lệ trả tiền cho ngân hàng, để thanh toán cho nhà xuất khẩu. Bộ chứng từ gốc gồm có: hoá đơn thương mại, vận đơn, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy bảo hiểm, giấy chứng nhận số lượng và chất lựng. Có như vậy, Công ty mới nhận được bộ chứng từ này để đi nhận hàng.
Khi nhận được giấy báo hàng đã về cảng hoặc sân bay, cán bộ kinh doanh xuất nhập khẩu có trách nhiệm nhận bộ chứng từ gốc đến địa điểm để nhận hàng. Sau khi xuất trình giấy tờ hợp lệ, cán bộ kinh doanh làm thủ tục hải quan, giám định hàng hoá và nhận hàng sau đó phải tổ chức vận chuyển
Về kho hàng của Công ty. Nếu có khiếu nại, Công ty phải Fax hoặc Telex hoặc Cable cho đơn vị xuất khẩu để thống nhất giải quyết. Bộ chứng từ trong khâu này gồm có: giấy thông báo thuế nhập khẩu và thuế GTGT của hàng nhập khẩu, tờ khai hàng hoá xuất khẩu và nhập khẩu (phụ lục kèm theo nếu có), chứng từ giám định về chất lượng Vinacontrol, ....
Khi bán hàng hoá, dựa vào những điều khoản đã được ký kết trong hợp đồng nội, kế toán tiêu thụ viết phiếu xuất kho gồm 3 liên, liên 1 lưu tại nơi lập phiếu, liên 2 giao cho khách hàng làm chứng từ đi đường, liên 3 thu kho giữ lại để ghi vào thẻ kho và viết hoá đơn trong đó phải ghi rõ :
+ Giá bán chưa có thuế GTGT
+ Thuế GTGT.
+ Tổng giá thanh toán.
Toàn bộ chứng từ trên được chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ để hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết. Trên cơ sở bộ chứng từ nhận được, kế toán tiến hành ghi sổ và phản ánh toán bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình nhập khẩu, sau đó lưu trữ, bảo quản chứng từ.
b. Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá.
Quy trình hạch toán nhập khẩu được thực hiện như sau:
- Ngày 01/04/2012, ký quỹ mở L/C, căn cứ vào giấy báo Nợ của ngân hàng, kế toán ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 331: 178.300 × 20% × 20.800 = 741.728.000
Có TK 1122: 178.300 × 20% × 20.800 = 741.728.000 - Ngày 04/04/2012, nhận được giấy báo Có của ngân hàng số tiền vay mở L/C, kế toán tiến hành ghi sổ theo định khoản :
Nợ TK 1122: 178.300 × 80% × 20.800 = 2.966.912.000 Có TK 311: 178.300 × 80% ×20.800 = 2.966.912.000 Và giấy báo Nợ lệ phí mở L/C và điện phí, kế toán ghi :
Nợ TK 6425: 200 × 20.800 = 4.160.000 Có TK 1121: 200 × 20.800 = 4.160.000
- Căn cứ vào giấy báo Nợ của ngân hàng, kế toán phản ánh phí tu sửa L/C
Nợ TK 6425: 369.836
Có TK 1121: 369.836
- Ngày 10/05/2012 hàng về đến cửa khẩu, cán bộ kinh doanh làm thủ tục hải quan, nhận hàng để tại kho 5. Kế toán phản ánh giá trị hàng nhập khẩu theo công thức:
Trị giá Trị giá mua Các khoản thuế chi phí Giảm giá Thực tế = hàng NK + không được + mua hàng hóa - CKTM Hàng NK hoàn lại
Giá trị hàng nhập khẩu :
178.300 × 20.800 + 184.986.250 = 3.893.626.250
Căn cứ vào phiếu nhập kho, giấy thông báo thuế và phụ thu, kế toán ghi:
Nợ TK 1561: 3.893.626.250
Có TK 3333: 184.986.250
Có TK 331: 3.708.640.000
- Ngày 10/05/2012, Công ty nhận được giấy báo Nợ của ngân hàng thông báo đã thanh toán tiền hàng cho nhà xuất khẩu tổng số tiền:
178.300 × 20.800 = 3.708.640.000
Vì đã coi khoản ký quỹ là khoản ứng trước nên kế toán chỉ ghi sổ số tiền còn lại: 178.300 × 80% × 20.800 = 2.966.912.000
Kế toán ghi:
Nợ TK 331: 2.966.912.000
Có TK 1122: 2.966.912.000
- Căn cứ vào giấy thông báo thuế và phụ thu, kế toán phản ánh thuế GTGT của hàng nhập khẩu:
Nợ 133: 388.417.125
Có TK 3331(33312): 388.417.125
- Khi nộp thuế căn cứ vào giấy báo Nợ của ngân hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 3333: 184.986.250
Nợ TK 3331 (33312): 388.417.125
Có TK 1121: 573.457.375
- Căn cứ vào phiếu chi, giấy thanh toán tạm ứng, kế toán phản ánh chi phí giao nhận, vận chuyển, bốc dỡ và thuê kho bãi vào sổ theo định khoản:
Nợ TK 6418: 369.836
Có TK 141: 369.836