2. Công việc chuyên môn
2.3 Đánh máy công văn đến, công văn đi
Công văn đến và công văn đi đƣợc sắp trong một bộ hồ sơ riêng biệt, chia làm hai phần, các công văn này đƣợc sắp xếp theo từng năm, nhiệm vụ của kế toán công nợ phải sao lƣu các giấy tờ này cẩn thận để dễ kiểm soát.
Công văn đến là: khi Bên đối tác gặp rắc rối về những sự cố máy móc, thiết bị
hƣ hỏng mà những máy móc này thuộc thẩm quyền của Tân Ngọc Bích thực hiện. Bên đối tác sẽ gửi công văn đến yêu cầu Tân Ngọc Bích cho ngƣời đến kiểm tra và bảo trì, sữa chữa. Khi Tân Ngọc Bích đã khắc phục đƣợc sự cố sẽ gửi một công văn đến khác, để thông báo cho đối tác về tình hình hiện tại của công trình, cũng nhƣ đƣa ra mức phí mà đối tác cần thanh toán cho công ty Tân Ngọc Bích.
Công văn đi là: Khi đối tác chƣa thanh toán tiền cho Tân Ngọc Bích thì công ty
sẽ gửi công văn đi cho đối tác. Công văn này có nội dung chủ yếu là nhắc nhở đối tác về khoản nợ chƣa thanh toán cho công ty cũng nhƣ hạn chót mà đối tác phải thanh toán. Nếu bên đối tác trả lời lại công văn đòi nợ này thì công văn
Báo cáo thực tập nhận thức
17
này cũng đƣợc sắp vào công văn đi. Ngoài ra còn có biên bản xác nhận sữa chữa thiết bị theo yêu cầu.
Ví dụ: Siêu thị Hà nội đã mua môt số thiết bị cửa tự động của công ty, tuy nhiên phát hiện hệ thống cửa gặp sự cố sai cảm quang, Siêu thị sẽ gửi công văn đến yêu cầu công ty cho ngƣời khắc phục sự cố. Sau khi khắc phục xong công ty sẽ gửi công văn đến báo cáo tình hình sữa chữa và đề ra mức phí siêu thị cần thanh toán. Nếu đối tác vẫn chƣa thanh toán công văn sẽ gửi đến lần hai yêu cầu đại diện hai bên củng gặp mặt để gia hạn thời gian cũng nhƣ bàn về việc thanh toán. Nếu tiếp tục trì hoãn thì công ty sẽ nhờ đến sự can thiệp của pháp luật hay cơ quan có thẩm quyển.
Nhận xét:
Tôi đã biết công văn đến và công văn đi chính là phƣơng tiện giao tiếp của doanh nghiệp với các đối tác khách hàng.