Căn cứ vào chứng từ do thủ kho chuyển lờn, sau khi kiểm tra tớnh chớnh xỏc, hợp lý hợp lệ của chứng từ và việc ghi chộp hàng ngày trờn thẻ kho của thủ kho, đối chiếu với số liệu trờn thẻ kho với số liệu trờn chứng từ, kế toỏn vật tư sẽ ký vào cột cuối cựng của thẻ kho và phiếu giao nhận chứng từ. Sau đú kế toỏn vật tư tiến hành phõn loại chứng từ theo từng loại vật liệu (nếu là phiếu nhập), theo dừi đối tượng sử dụng (nếu là phiếu xuất) rồi nhập dữ liệu vào mỏy tớnh.
Đối với hạch toỏn trờn mỏy tớnh quan trọng nhất là khõu thu thập, xử lý, phõn loại chứng từ và định khoản. Đõy là khõu đầu tiờn của quy trỡnh hạch toỏn trờn mỏy và cũng là khõu quan trọng nhất. Bởi kế toỏn chỉ cần nhập chớnh xỏc dữ liệu trờn chứng từ vào mỏy, chương trỡnh sẽ tự động xử lý, tớnh toỏn và ghi vào cỏc sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ Chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết và cỏc bỏo cỏo.
* Một số nghiệp vụ chủ yếu diễn ra thỏng 12/2011 tại doanh nghiệp:
NV1: Ngày 10/12/2011 Phiếu nhập kho số 250 mua 38010kg Ngụ hạt sấy
đơn giỏ 4150 đồng/kg, hoỏ đơn GTGT số 072942 mua hàng của Doanh nghiệp tư nhõn Minh Hiền, đơn giỏ mua chưa cú VAT 5% là 157.741.500 đồng chưa thanh toỏn với người bỏn. Chi phớ vận chuyển đó thanh toỏn bằng tiền mặt, phiếu chi số 55 giỏ chưa VAT 5% là 1.000.000 đồng.
BT1: Nợ TK 152(Ngụ hạt) : 157.741.500 Nợ TK 1331 : 7.887.075 Cú TK 331(MH) : 165.628.575 BT2: Nợ TK 152(Ngụ hạt) : 1.000.000 Nợ TK 1331 : 50.000 Cú TK 1111 : 1.050.000 Quy trỡnh xử lý chứng từ:
Phiếu giao hàng Húa đơn giỏ trị gia tăng Biờn bản kiểm nghiệm Phiếu nhập kho Phũng kế toỏn
NV2: Ngày 12/12/2011 xuất NVL để sản xuất 1 lụ sản phẩm hỗn hợp theo
phiếu xuất kho số 208.
Kế toỏn hạch toỏn như sau (ĐVT: Đồng):
Nợ TK 1541(CP NVL) : 705.835 Cú TK 1521 : 705.835
Biểu số 2
Trạm cõn HTX Sụng Cụng và Vận tải Chiến Cụng
Địa chỉ: KCN Sụng Cụng I - Sụng Cụng - Thỏi Nguyờn Điện thoại: 0280 2860366
Cõn ụ tụ điện tử 80 tấn