Để đáp ứng được nhu cầu quản lý bộ máy kế toán của công ty được tổ chức một cách quy củ, tạo nên một hệ thống có quan hệ chặt chẽ với nhau.
Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức phù hợp với hình thức công tác kế toán và thích hợp với điều kiện cụ thể của Công ty. Về tổ chức sản xuất có tính chất, quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh, sự phân cấp quản lý...và phù hợp với trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán Công ty.
Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần viglacera Hạ Long I được thể hiện ở sơ đồ sau:
Sơ đồ 3.1: Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty
Kế toán trưởng (Trưởng phòng tài vụ) Kế toán thanh toán Kế toán hạch toán CPSX và Tính Zsp Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Kiêm kế toán Vật tư Kế toán thành phẩm Kế toán tiêu thụ sản phẩm
* Kế toán trưởng: Trưởng phòng tài vụ còn đảm nhận phần hạch toán quan trọng nhất của Công ty là kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. Trưởng phòng tài vụ chịu trách nhiệm trực tiếp trước ban giám đốc Công ty về mọi hoạt động của phòng tài vụ. Đồng thời trưởng phòng tài vụ còn có trách nhiệm căn cứ vào các báo cáo, sổ chi tiết,bảng phân bổ để tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm.
Giúp việc cho trưởng phòng là các nhân viên kế toán. Mỗi nhân viên kế toán đảm nhận các phần kế toán khác nhau. Trong đó:
* Kế toán hạch toán CPSX và Tính Zsp: Một nhân viên kế toán đảm nhận phần hạch toán kế toán thanh toán (bao gồm các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng, thanh toán với nhà cung cấp, thanh toán với cán bộ công nhân viên về tiền lương và các khoản trích theo lương, thanh toán nội bộ, giao dịch thanh toán với ngân hàng và thanh toán với Nhà nước).
* Kế toán thanh toán: Có trách nhiệm phản ánh và theo dõi kịp thời các nghiệp vụ thanh toán phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và chi tiết theo từng đối tượng, từng khoản nợ và theo thời hạn thanh toán: Ghi chép kịp thời trên hệ thống chứng từ, sổ chi tiết tiền vay(vay ngắn hạn và vay dài hạn), các sổ chi tiết thanh toán (thanh toán với nhà cung cấp, với khách hàng...). Tổng hợp thông tin về tình hình công nợ trong hạn, quá hạn, công nợ có khả năng khó trả, khó thu để định kỳ lập báo cáo cho kế toán trưởng.
* Kế toán tổng hợp: Hàng ngày ghi vào nhật ký chung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Cuối kỳ tổng hợp các số liệu từ các sổ chi tiết của các phần hành kế toán khác. Đồng thời căn cứ vào sổ nhật ký chung ghi vào sổ cái các tài khoản.
* Thủ quỹ, kế toán vật tư: Có trách nhiệm giữ tiền mặt, căn cứ vào các chứng từ gốc để thu, chi. Ghi sổ quỹ các phần thu, chi cuối ngày đối chiếu với kế toán thanh toán kế toán thành phẩm.
* Kế toán tiêu thụ sản phẩm: Do đặc điểm của công ty là nghiệp vụ bán hàng xảy ra thường xuyên liên tục với mật độ cao và hình thức chủ yếu là gửi bán, bán chịu và bán trực tiếp nên có hai nhân viên kế toán đảm nhận phần hạch toán kế toán tiêu thụ thành phẩm. Nhiệm vụ của hai nhân viên này là theo dõi tình hình nhập, xuất kho thành phẩm, tính khoản giảm trừ như triết khấu, giảm giá... Tính các khoản chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ thành phẩm như vận chuyển... Xác định kết quả tiêu thụ sản phẩm, định kỳ lập báo cáo tiêu thụ lên kế toán trưởng. Ngoài ra hỗ trợ cho kế toán thanh toán theo dõi các khoản thanh toán với khách hàng.