viên phụ
trách nghiệp vụ nhập khấu hàng hoá
Hiện tại chế động thưởng phạt của công ty chưa có tác dụng lớn trong việc thúc đẩy động lực làm việc của nhân viên nghiệp vụ trong công ty. Sở dT có vấn đề tồn tại này là do thưởng phạt chưa gắn liền với thời gian và kết quả thực hiện họp đồng. Đe cải thiện tình hình trên, công ty có thế nghiên cúu lại chế độ thưởng phạt, nghiên cứu một chế độ thưởng phạt họp lý và hiệu quả. Công ty xem xét và áp dụng chế độ thưởng phạt theo một trong số các phương pháp sau:
+ Chế độ thưởng phạt theo cá nhân: Trong quy trình nghiệp vụ nhập khẩu, kết quả hoạt động này phụ thuộc vào trình độ, ý thức, trách nhiệm và sự chu đáo cẩn thận của từng cá nhân. Quy trách nhiệm vào từng cá nhân, người nào làm thì người đó chịu trách nhiệm. Rõ ràng việc thưởng phạt theo cá nhân sẽ giúp các nhân viên nghiệp vụ ý thức rõ hơn về quyền lợi và trách nhiệm của mình, chú ý đến công việc của mình hơn. Hạn chế sự thiếu ý thức, bất cẩn hay trình độ kém ở một số nhân viên.
+ Chế độ thưởng phạt theo gói họp đồng: Gói hợp đồng là đơn vị phổ biến nhất đế đánh giá mức độ hoàn thành công việc. Công ty có chế độ thưởng phạt theo phương pháp này, đảm bảo sự phù hợp giữa thời gian và kết quả thực hiện công việc. Theo logic, việc thưởng phạt càng gần với thời điểm có kết quả bao nhiêu thì tác dụng thúc đấy càng lớn bấy nhiêu.
+ Chế độ thưởng phạt theo phòng ban: Kiến nghị này hoàn toàn phù hợp với kiến nghị trên, hoàn toàn không có mâu thuẫn ở đây. Neu chế độ thưởng phạt theo cá nhân có tác động lớn trong việc thúc đẩy động lực làm việc của tòng các nhân thì chế độ thưởng phạt theo phòng ban có tác dụng gắn kết các cá nhân trong cùng một phòng ban lại với nhau, và có tác dụng khuyến khích sự thi đua giữa các phòng ban. Hơn nữa do số lượng nhân viên là khá lớn nên việc quản lý thưởng phạt theo từng cá nhân là tương đối phức tạp. Chế độ khen thưởng theo phòng ban tuy tác dụng thúc đấy kém hơn nhưng lại dễ quản lý hơn. Đe tận dụng được ưu điểm và nhược điểm của từng chế độ thưởng phạt, công ty có thế áp dụng kết hợp cả hai.
Một trong những cách kết hợp đó là khen thưởng theo kiểu đa cấp. Theo đó, cấp thấp nhất là các nhân viên nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở công ty. Đặc điếm của công ty là số hợp đồng thực hiện không thành công chỉ chiếm tỷ lệ nhỏ trong tổng số họp đồng được ký kết. Do vậy, đối với mỗi nhân viên nghiệp vụ, nếu một hợp đồng không thành công thì ngay lập tức phải báo cáo
nguyên nhân thất bại và các bài học kinh nghiệm rút ra. Neu nguyên nhân đó là do lỗi khách quan, nhân viên nghiệp vụ đó phải tìm ra điếm bất lợi, kiến nghị với cơ quan lãnh đạo để từ đó có biện pháp hạn chế những bất lợi tương tự trong hợp đồng sau. Neu nguyên nhân đó là do lỗi chủ quan, nhân viên đó hoàn toàn chịu trách nhiệm về những sai sót của mình. Trên đây là những biện pháp xử phạt đối với những hợp đồng không thành công. Còn đối với những hợp đồng thực hiện thành công thì sao. Theo tôi, cứ sau một số lượng hợp đồng nhất định thực hiện thành công, nhân viên phụ trách sẽ được thưởng, và mức thưởng này sẽ dựa theo tổng giá trị hàng hoá nhập khẩu.
Cấp thứ hai là cán bộ quản lý các nhân viên phụ trách nghiệp vụ. Đối với các cán bộ quản lý, thì cứ sau một số lượng nhất định các hợp đồng thực hiện thành công (ngưỡng này lớn hơn ngưỡng áp dụng cho nhân viên nghiệp vụ) thì sẽ được thưởng. Công ty cũng đặt ra định mức cho các cán bộ quản lý, nếu trong năm có số hợp đồng được thực hiện thành công vượt mức sẽ được thưởng thêm. Còn nếu không vượt mức thì không bị phạt vì số lượng hợp đồng thực hiện còn phụ thuộc vào số lượng họp đồng ký kết. Neu số hợp đồng thực hiện không thành công vượt mức cho phép thì khi đó cán bộ quản lý mới phải chịu trách nhiệm.
Đế thúc đấy động lực hoạt động của nhân viên thực hiện hợp đồng thì có rất nhiều biện pháp, trong đó có chế độ thưởng phạt là hợp lý nhất. Và trong chế độ thưởng phạt thì thưởng phạt gắn liền với quyền lợi và trách nhiệm của từng cá nhân có tác động thúc đấy mạnh mẽ nhất. Nó đòi hỏi, các cá nhân phải tự đào tạo trình độ không ngừng, phải cố gắng và hoàn thiện mình, phải có ý thức trách nhiệm cao độ. Như thế vừa khẳng định được mình vừa được sự quan tâm khen thưởng của các cấp lãnh đạo.
3.2.4 Biện pháp hạn chế ảnh hưỏng tiêu cực xuất phát từ nguyên nhân
khách quan
Những nguyên nhân khách quan bên ngoài không nằm trong sự kiểm soát của công ty, nên công ty khó chủ động giải quyết. Tuy nhiên công ty cũng có thế hạn chế những rắc rối này bằng một số các biện pháp. Ví dụ như đối với việc sửa chữa thông tin qua fax. Các bên thường xuyên trao đối thông tin qua fax. Quá trình theo dõi các thông báo bằng fax lại dễ dẫn đến sai sót, đòi hỏi phải kiểm tra kỹ lường và hỏi lại những thông tin chưa rõ ràng gây ra tốn kém công sức, thời gian của cán bộ. Đây là vấn đề khó giải quyết. Tuy nhiên, công ty có thể hạn chế những rắc rối này bằng cách thiết lập một mẫu thông báo riêng. Trong thông báo này, các thông tin trong mẫu thông báo được chia thành từng ô nhỏ. Chỉ khi tất cả các ô được điền đầy đủ thì mới đảm bảo thông báo không thiếu sót. Công ty có thể gửi mẫu thông báo này cho các đối tác nước ngoài đế dễ kiểm tra và quản lý. Hay đối với nghiệp vụ ký kết hợp đồng mà việc soạn thảo hợp đồng là nghĩa vụ của bên bán. Nhưng đế hạn chế những so suất có thế xảy ra trong khi ký kết hợp đồng, công ty có thế giành lấy quyền soạn thảo họp đồng mua bán. Việc giành lấy quyền soạn thảo này có thể sẽ tổn thêm công sức, thời gian nhưng công ty có thể chủ động về các điều khoản, đặt biệt là những khoản mục cần giải thích rõ đế hạn chế rủi ro và đảm bảo lợi ích cho mình .Ví dụ trong điều khoản thuê tàu nhập khấu theo điều kiện CFR người bán thuê tàu, tuổi tàu cần được quy định rõ là không quá 20 tuối, nếu tuổi tàu trên 16 tuổi thì bên bán phải nộp phí tàu già với mức phí là 0,25% của 110% trị giá hoá đơn.
3.2.5 Biện pháp nâng cao trình độ cho nhân viên phụ trách nghiệp vụ
thuộc vào đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp ấy, phụ thuộc vào trình độ, năng lực, tác phong, đạo đức làm việc. Hiện nay, trong bối cảnh nền kinh tế tri thức đang hình thành, thì đào tạo nguồn nhân lực đang giữ vị trí quan trọng.
Ý thức được vấn đề này, công ty thường xuyên nỗ lực tuyển dụng, đào tạo, đào tạo lại nguồn nhân lực, nhằm củng cố và nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên, đặc biệt là nhân viên xuất nhập khấu, phải hiếu rõ luật pháp, buôn bán của đổi tác, những tập quán, thông lệ quốc tế mà nước đó sử dụng, và có thế áp dụng linh hoạt vào trong công việc.
Hiện nay, số cán bộ trong công ty hầu hết là những người trẻ tuổi, nhanh nhẹn nhạy bén, có khả năng học hỏi, tiếp thu những cái mới, tuy nhiên lại bị hạn chế về kinh nghiệm. Cho nên người đi trước có thế giúp đỡ, chỉ bảo người đi sau để hạn chế những thiếu sót do kinh nghiệm.
Nhu cầu cải tiến nâng cao nguồn lực công ty là một việc làm cần thiết. Đe nâng cao hiệu quả nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá, có thế tiến hành những biện pháp sau:
+ Mở các lóp nghiệp vụ ngắn hạn
+ Các nhân viên thuộc khối kinh tế hay khối kỹ thuật am hiếu chuyên môn, nhưng còn hạn chế về ngoại ngữ, chưa có nhiều kiến thức hay chua thuờng xuyên cập nhập những thông tin về hàng hoá mới mà doanh nghiệp đang kinh doanh. Mà do đặc điểm của công ty là nhập khẩu thiết bị văn phòng, tức là một công việc vừa hàm chứa yếu tố kỹ thuật, vừa am hiếu về ngoại ngữ. Việc chênh lệch về trình độ chuyên môn này chưa ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh của công ty, xong rất khó khăn đế nâng cao nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá, nâng cao hiệu suất làm việc hay tăng số hợp đồng được ký kết. Do đó đối với những cán bộ có thời gian làm việc lâu trong công ty, công ty sẽ tổ chức một khoá học ngắn hạn, đế nâng cao trình độ ngoại ngữ cho nhân viên
kỹ thuật, hay một khoá học chuyên môn tông quát vê kỹ thuật, hàng hoá mà công ty đang kinh doanh cho các nhân viên hành chính, kinh tế.
+ Trong quá trình tuyển dụng, công ty nên chú trọng hơn về trình độ ngoại ngữ, tất nhiên cũng không đuợc xem nhẹ chuyên môn, nghiệp vụ. Điều này không mới mẻ nhung nó sát với thực tế của THH.
+ Cử cán bộ đi đào tạo về thuê tàu, mua bảo hiểm hàng hoá, hay mở L/C và các lĩnh vục liên quan. Mục đích là khi ký kết họp đồng theo điều kiện gì, đội ngũ nhân viên không ngờ ngàng, có sẵn trình độ nghiệp vụ đế thực hiện.
+ Công ty cũng nên đầu tu đào tạo cán bộ có khả năng thuơng luợng, ký kết hợp đồng. Tuy nó không nằm trong nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá, nhung nó khá là quan trọng, nó ảnh huởng trục tiếp đến khâu nghiệp vụ. Ví dụ: đàm phán đế giành đuợc quyền thuê tàu, đuợc chậm thanh toán.. .Một khi đã giành đuợc quyền thuê tàu, công ty có thế lựa chọn kỹ hãng tàu, lịch trình tàu đi theo ý muốn nhằm tránh khả năng hàng bị hu hỏng, mất mát khi vận chuyến, đảm bảo lợi ích nhiều nhất cho doanh nghiệp.
+ Hiện tại khâu giao nhận của công ty vẫn chua trục tiếp tiến hành mà uỷ thác cho doanh nghiệp chuyên giao nhận thực hiện, hoặc giao lại cho đơn vị đặt hàng trong nuớc. Neu công ty tự thực hiện giao nhận, công ty sẽ tiết kiệm đuợc chi phí, hơn nữa công ty sẽ nắm rõ hơn thực trạng hàng hoá về số luợng, chất luợng, đế kịp thời có biện pháp giải quyết.
3.2.6 Biện pháp căi thiện nguồn vốn kỉnh doanh
Thiếu vốn vẫn là bài toán khó giải quyết ở hầu hết các doanh nghiệp, không
chỉ ở riêng doanh nghiệp sản xuất mà còn ở các doanh nghiệp thuơng mại, dịch vụ. Thiếu vốn khiên doanh nghiệp không thể mở rộng quy mô hay chớp lấy thời cơ. Ví dụ: Công ty dự đoán được một mặt hàng nào đó trong tương lai sẽ tăng giá, nếu có đủ vốn, công ty sẽ nhập khẩu lô hàng đó, đợi lên giá sẽ
bán. Nhưng công ty sẽ bỏ lỡ cơ hội đó nêu không đủ vôn. Hơn nữa, vôn còn ảnh hưởng gián tiếp đến hoạt động kinh doanh của công ty nói chung và nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá nói riêng. Thiếu vốn công ty không thể cải thiện được cơ sở vật chất, không thế đầu tư trang thiết bị hiện đại, không thế ứng dụng những thành tự khoa học kỹ thuật mới vào trong sản xuất, không thế cử cán bộ đi đào tạo...Vì vậy cải thiện nguồn vốn, có thế nói là một công việc đầu tiên, cần thiết mà công ty nên tiến hành.
Đối với một công ty trách nhiệm hữu hạn như Tân Hồng Hà, một số biện pháp áp dụng có thể áp dụng như sau:
+ Dùng khoản lãi cuối năm để tái đầu tư mở rộng kinh doanh.
+ Công ty có thế tận dụng vốn của ngân hàng, bằng cách thiết lập lòng tin về thanh toán L/C khi đến hạn, cung các làm ăn hiệu quả, chuyên nghiệp, đế ngân hàng đồng ý cho THH, ký quỹ với mức thấp khi mở L/C, hay cho vay những khoản tiền lớn hơn với thời gian lâu hơn. Đe có the gây dựng niềm tin với ngân hàng, công ty cần:
- Thanh toán đầy đủ L/C khi đến hạn
- Đưa ra các phương án kinh doanh khả thi có tính thuyết phục cao. - Duy trì tài sản tiền gửi ổn định.
- Trong trường hợp cần thiết, công ty có thế nhường ngân hàng một
phần lợi
nhuận tù' việc nhập khấu lô hàng bằng việc chấp nhận vay với lãi suất
cao hơn
thực tế. Tất nhiên vấn đề này công ty cần xem xét kỹ, đảm bảo vẫn có lợi
nhuận sau khi trù' tất cả các khoản chi phí, trong đó có cả chi phí phát
sinh do
vay gấp với lãi suất cao từ phía ngân hàng.
có thể sử dụng quỹ đầu tu của doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất, an toàn nhất.
3.2.7 Áp dụng thương mại điện tử vào việc kinh doanh của công ty
ích lợi từ thương mại điện tử chúng ta không có gì để bàn cãi như mở rộng thị trường, giảm thời gian từ khi thanh toán đến khi nhận hàng, tìm kiếm đối tác kinh doanh, hay cải thiện hình ảnh của doanh nghiệp...
Thương mại điện tử trên thế giới đã khá phát triển và sắp trở thành một hình thức mua bán chính thay cho các cửa hàng, siêu thị. Nhưng ở Việt Nam đó còn khá mới mẻ, và có nhiều tiềm năng, và đang thu hút các doanh nghiệp tham gia. Có rất nhiều nguyên nhân khiến thương mại điện tử chưa được áp dụng phố biến ở Việt Nam. Một trong những nguyên nhân đó là: do tâm lý của người Việt Nam, chưa có hệ thống cơ sở hạ tầng đồng bộ và hoàn thiện... Một trong các khoản mục chính cho đầu tư cơ sở hạ tầng, vật chất kỹ thuật là được trang bị máy tính với số lượng khá lớn. Ưu điếm của THH trong lĩnh vục này là mỗi người trong khu vục văn phòng đều có một máy, và đang bắt đầu áp dụng hình thức thương mại điện tử vào trong mua bán. Các máy tính đều được nối mạng và nối với nhau bằng mạng LAN, tạo điều kiện thuận lợi đế trao đối và tìm kiếm thông tin về đối tác, cũng như khách hàng, những biến động của thị trường...Tuy nhiên trong công ty vẫn chưa có một nhân viên quản trị mạng giỏi. Nhân viên này sẽ thiết kế và sắp xếp các công việc một các hợp lý và hiệu quả, từ việc khai thác thông tin bên ngoài đến trao đổi thông tin nội bộ. Trên cơ sở đó công ty sẽ đàm phán, ký kết họp đồng, đặt hàng cũng như thanh toán tiền hàng qua mạng, cập nhật thông tin sản phấm mới lên web, tạo điều kiện cho khách hàng tìm kiếm sản phẩm mình có nhu cầu, so sánh các nhà cung cấp về sổ lượng, chất lượng, và ưu đãi thanh toán...
Thương mại điện tử diễn ra trong công ty dưới hai hình thức: B2B và thương mại điện tủ' trong nội bộ THH.
Để áp dụng hình thức B2B công ty nên thiết kế một trang web riêng. Trang Web là bộ mặt của công ty, là nơi tự giới thiệu, quảng cáo, là nơi đối tác có thế tiếp xúc với công ty từ bất kỳ đâu, bất kỳ nơi nào. Công ty nên thuê các tổ chức chuyên thiết kế, đế đảm bảo tính chuyên nghiệp, hiệu quả và khoa học nhất. Nội dung quảng cáo phải mang nét riêng của công ty, ngắn gọn dễ nhớ, dễ đi vào lòng người. Thông qua trang Web công ty có thể giao dịch với nhà cung cấp nước ngoài, khách hàng trong nước, trao đối thông tin với ngân hàng đế tiến hành đặt hàng và thanh toán qua mạng. Nhân viên quản trị mạng sẽ chịu trách nhiệm duy trì hoạt động của trang Web, đảm bảo thông tin không bị các hacker phá hoại.
Thanh toán qua mạng cũng rất nhiều ưu điểm. Trước hét nó đáp ứng khối