Phương thức thanh toán tín dụng chứng từ có rất nhiều ưu điếm. Tuy nhiên không phải không có những hạn chế. Việc thanh toán chỉ dựa trên chứng tù' mà không dựa trên thực tế hàng hoá, cho nên bên bán có thể lợi dụng điều đó đế được thanh toán. Ví dụ: xuất trình chứng tù’ giả, chứng tù’ không thống nhất
với hàng hoá. Neu công ty vẫn thanh toán, công ty phải chấp nhận rủi ro là không nhận được hàng hoặc nhận hàng không đúng với họp đồng. Đế tránh tình trạng này, công ty phải quy định chặt chẽ nội dung, và hình thức của bộ chứng từ. Bộ chứng từ bên bán xuất trình được ngân hàng chấp nhận thanh toán, phải đảm bảo những yêu cầu sau:
- Vận đơn phải do hàng tàu đích danh lập.
- Hoá đơn thương mại nên có sự xác nhận của đại diện phía công ty, của phòng thương mại hay hoá đơn lãnh sự.
- Giấy chứng nhận về số lượng, chất lượng phải do cơ quan có uy tín ở nước
xuất khẩu cấp
Trước đó, công ty nên tìm hiếu kỹ càng về đối tác. Công ty có thế tham vấn ý kiến ngân hàng về tinh hình hoạt động kinh doanh của nhà xuất khấu, tránh tình trạng không nhận được hàng, hoặc nhận hàng không đúng vẫn phải thanh toán.
Trong hợp đồng, THH có thể quy định thêm một số điều khoản thưởng phạt, và mức thưởng phạt cụ thế nếu người bán không thực hiện đầy đủ nghĩa vụ quy định trong họp đồng.
Neu hai bên mới có quan hệ làm ăn, và THH vẫn chưa thật sự tin tưởng đối tác, công ty có thế yêu cầu nhà xuất khẩu gửi bản sao bộ chứng từ thanh toán, đế tham khảo, điều chỉnh hoặc yêu cầu thêm, phòng trường hợp hàng đến nơi mà công ty vẫn chưa thế xuất trình bộ chúng tù' đế nhận hàng, hoặc bộ chứng tù’ không họp lệ.
Neu hai bên đã có mối quan hệ làm ăn lâu dài, và thực sự tin tưởng nhau, thì việc áp dụng hình thức thư tín dụng huỷ ngay, trả ngay rất cứng ngắc, và tốn kém thời gian và chi phí. Trong trường họp này, công ty có thế linh hoạt hơn bằng việc sử dụng hình thức chuyến tiền, hoặc thư tín dụng không huỷ ngang, trả chậm. Neu công ty thoả thuận được với khách hàng hình thức L/C trả chậm thì giúp ích rất nhiều cho công ty trong thời gian thu hồi vốn kinh doanh trong nước đế thanh toán, giảm lãi suất vay nóng ngân hàng.
Đế tránh mất thời gian trong khâu làm thủ tục hải quan, công ty nên chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ về lô hàng nhập khấu mà cơ quan hải quan yêu cầu. Bộ hồ sơ này phải đầy đủ số lượng và chất lượng, chủng loại cần thiết. Việc kê khai hàng hoá phải đảm bảo đúng theo quy định của biếu thuế, đế thuận lợi, nhanh chóng trong khâu kiếm hoá. Do đó công ty nên có một cán bộ chuyên phụ trách về vấn đề này nhằm tiết kiêm thời gian và chi phí cần thiết.
Cán bộ làm thủ tục hải quan sẽ chịu trách nhiệm về toàn bộ thủ tục, giấy tò' liên quan đến lô hàng nhập khẩu. Anh ta có mối liên hệ thường xuyên với bộ phận hải quan đế luôn cập nhật mọi thông tin, những diễn biến tình hình, hay những thay đối liên quan đến lô hàng. Cán bộ này cũng phải luôn nghiên cứu tìm hiếu những quy định mới liên quan đến thủ tục hải quan: như danh mục hàng hoá cấm xuất nhập khấu, danh mục hàng hoá miễn thuế, miễn kiếm tra...
Công ty cũng nên áp dụng hình thức thông quan điện tử đế tiết kiệm thời gian và công sức.
Hiện nay, nhà nước cũng có quy định về cấp thẻ ưu tiên làm thủ tục hải quan, cho doanh nghiệp. Thẻ chỉ có giá trị trong 6 tháng, và không áp dụng cho làm thủ tục hải quan cho lô hàng xuất khẩu, nhập khẩu uỷ thác. Trong thời gian trước mắt, công ty cố gắng hoàn thiện tốt thủ tục hải quan, đế được xem xét đưa vào danh sách những doanh nghiệp được cấp thẻ ưu tiên làm thủ tục hải quan vì như vậy thủ tục hải quan sẽ được đơn giản hoá, và đẩy mạnh quá trình lên rất nhiều.
3.2.2 Biện pháp về tố chức quản lý họp đồng nhập khẩu
Tất nhiên việc tố chức quản lý hợp đồng không thuộc quy trình nghiệp vụ nhập khâu hàng hoá của công ty nhưng công việc này sẽ gây nhiêu khó khăn nếu nó không được chuẩn bị tốt hay chưa khoa học. Đó là khó khăn trong
công việc sửa chữa và cập nhật chi tiết và theo dõi tiến bộ thực hiện của họp đồng. Đe khắc phục nhược điếm này công ty nên có một nhân viên chuyên phụ trách hợp đồng. Sự chuyên môn hoá này tạo điều kiện thuận tiện trong việc quản lý, số hợp đồng mà một cá nhân phụ trách không nhiều, do đó họ nắm chắc các khoản mục trong hợp đồng. Nhờ vậy các thông tin nhầm lẫn được hạn chế đi rất nhiều, thậm chí có thể loại bở hoàn toàn. Hơn nữa, khi hợp đồng có trục trặc thì công ty dễ dàng quy thuộc trách nhiệm của ai, từ đó có biện pháp xử lý và rút kinh nghiệm.
Đế chuyên môn hoá nhân viên phụ trách hợp đồng của công ty cần dựa vào sổ lượng hợp đồng được thực hiện trong cùng một thời gian và số lượng nhân viên có đủ trình độ nghiệp vụ đế trách nhiệm theo dõi hợp đồng đó, khả năng của tùng người. Từ đó công ty có thế xác định được mỗi nhân viên phụ trách bao nhiêu họp đồng. Những nhân viên có trình độ nghiệp vụ giỏi, có kinh nghiệm sẽ phụ trách những hợp đồng có giá trị lớn, thời gian thực hiện ngắn hơn. Bên cạnh đó, công ty nên sắp xếp các hợp đồng theo một trật tự nhất định tạo điều kiện theo dõi, tìm kiếm dễ dàng, khoa học, đỡ tốn thời gian công sức, tránh được nhầm lẫn. Công ty có thế dựa vào các tiêu chí sau đế sắp xếp các hợp đồng một cách trật tự:
+ Theo thời gian ký kết hợp đồng ngoại thương: Họp đồng của lô hàng nhập khâu nào được ký kết trước thì được sắp xếp lên trước. Vì những họp đồng này sẽ nhận được các yêu cầu tu chỉnh chi tiết hợp đồng từ phía đối tác trước, yêu cầu mở và tu chỉnh L/C từ phía đối tác và ngân hàng trước so với những hợp đồng được ký kết sau.
+ Theo thời gian hoàn thành hợp đồng uỷ thác: Không hẳn là bất kỳ lô hàng nhập khấu nào có hợp đồng được ký kết trước cũng được thực hiện trước. Neu hai lô hàng có thời gian ký kết hợp đồng gần nhau thì lô hàng nào
phải hoàn thành hợp đồng uỷ thác trước sẽ được ưu tiên thực hiện trước, do đó sẽ được sắp xếp lên trước.
Ngoài ra công ty có thể đầu tư một chiếc giá để xếp các hợp đồng. Chi phí đế có chiếc giá này không lớn lắm, hoàn toàn phù họp với khả năng của công ty. Chiếc giá này nhỏ gọn, có nhiều ngăn có thế được đặt ngay trên bàn đế thuận tiện cho nhân viên sử dụng. Mỗi ngăn của giá dành cho một hợp đồng và có ghi sổ hợp đồng và mặt hàng nhập khấu. Khi có điều chỉnh liên quan đến họp đồng nào đó thì nhân viên phụ trách có thể ngay lập tức lấy được đúng hợp đồng đó, hoàn toàn không tốn kém thời gian, công sức và hạn chế sự nhầm lẫn, thậm chí sự nhầm lẫn có thể được loại bỏ hoàn toàn. Ngay cả khi nhân viên phụ trách hợp đồng vắng mặt thì các cá nhân khác cũng có thế ghi nhận thông tin thay đối liên quan đến họp đồng bằng cách lưu sự thay đối đó vào một mảnh giấy rồi bỏ vào đúng ô chứa hợp đồng đó. Có sự xác nhận của người thay đối đó, và sự thay đối đó xuất phát từ đâu.
Việc tố chức quản lý hợp đồng một cách khoa học hợp lý, sẽ tạo rất nhiều điều kiện thuận lợi cho công ty. Nó giảm bót những khâu công việc không cần thiết, những thời gian nhầm lẫn, sửa chữa không đáng có.
3.2.3 Biện pháp khuyến khích động lực làm việc của các nhân
viên phụ
trách nghiệp vụ nhập khấu hàng hoá
Hiện tại chế động thưởng phạt của công ty chưa có tác dụng lớn trong việc thúc đẩy động lực làm việc của nhân viên nghiệp vụ trong công ty. Sở dT có vấn đề tồn tại này là do thưởng phạt chưa gắn liền với thời gian và kết quả thực hiện họp đồng. Đe cải thiện tình hình trên, công ty có thế nghiên cúu lại chế độ thưởng phạt, nghiên cứu một chế độ thưởng phạt họp lý và hiệu quả. Công ty xem xét và áp dụng chế độ thưởng phạt theo một trong số các phương pháp sau:
+ Chế độ thưởng phạt theo cá nhân: Trong quy trình nghiệp vụ nhập khẩu, kết quả hoạt động này phụ thuộc vào trình độ, ý thức, trách nhiệm và sự chu đáo cẩn thận của từng cá nhân. Quy trách nhiệm vào từng cá nhân, người nào làm thì người đó chịu trách nhiệm. Rõ ràng việc thưởng phạt theo cá nhân sẽ giúp các nhân viên nghiệp vụ ý thức rõ hơn về quyền lợi và trách nhiệm của mình, chú ý đến công việc của mình hơn. Hạn chế sự thiếu ý thức, bất cẩn hay trình độ kém ở một số nhân viên.
+ Chế độ thưởng phạt theo gói họp đồng: Gói hợp đồng là đơn vị phổ biến nhất đế đánh giá mức độ hoàn thành công việc. Công ty có chế độ thưởng phạt theo phương pháp này, đảm bảo sự phù hợp giữa thời gian và kết quả thực hiện công việc. Theo logic, việc thưởng phạt càng gần với thời điểm có kết quả bao nhiêu thì tác dụng thúc đấy càng lớn bấy nhiêu.
+ Chế độ thưởng phạt theo phòng ban: Kiến nghị này hoàn toàn phù hợp với kiến nghị trên, hoàn toàn không có mâu thuẫn ở đây. Neu chế độ thưởng phạt theo cá nhân có tác động lớn trong việc thúc đẩy động lực làm việc của tòng các nhân thì chế độ thưởng phạt theo phòng ban có tác dụng gắn kết các cá nhân trong cùng một phòng ban lại với nhau, và có tác dụng khuyến khích sự thi đua giữa các phòng ban. Hơn nữa do số lượng nhân viên là khá lớn nên việc quản lý thưởng phạt theo từng cá nhân là tương đối phức tạp. Chế độ khen thưởng theo phòng ban tuy tác dụng thúc đấy kém hơn nhưng lại dễ quản lý hơn. Đe tận dụng được ưu điểm và nhược điểm của từng chế độ thưởng phạt, công ty có thế áp dụng kết hợp cả hai.
Một trong những cách kết hợp đó là khen thưởng theo kiểu đa cấp. Theo đó, cấp thấp nhất là các nhân viên nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở công ty. Đặc điếm của công ty là số hợp đồng thực hiện không thành công chỉ chiếm tỷ lệ nhỏ trong tổng số họp đồng được ký kết. Do vậy, đối với mỗi nhân viên nghiệp vụ, nếu một hợp đồng không thành công thì ngay lập tức phải báo cáo
nguyên nhân thất bại và các bài học kinh nghiệm rút ra. Neu nguyên nhân đó là do lỗi khách quan, nhân viên nghiệp vụ đó phải tìm ra điếm bất lợi, kiến nghị với cơ quan lãnh đạo để từ đó có biện pháp hạn chế những bất lợi tương tự trong hợp đồng sau. Neu nguyên nhân đó là do lỗi chủ quan, nhân viên đó hoàn toàn chịu trách nhiệm về những sai sót của mình. Trên đây là những biện pháp xử phạt đối với những hợp đồng không thành công. Còn đối với những hợp đồng thực hiện thành công thì sao. Theo tôi, cứ sau một số lượng hợp đồng nhất định thực hiện thành công, nhân viên phụ trách sẽ được thưởng, và mức thưởng này sẽ dựa theo tổng giá trị hàng hoá nhập khẩu.
Cấp thứ hai là cán bộ quản lý các nhân viên phụ trách nghiệp vụ. Đối với các cán bộ quản lý, thì cứ sau một số lượng nhất định các hợp đồng thực hiện thành công (ngưỡng này lớn hơn ngưỡng áp dụng cho nhân viên nghiệp vụ) thì sẽ được thưởng. Công ty cũng đặt ra định mức cho các cán bộ quản lý, nếu trong năm có số hợp đồng được thực hiện thành công vượt mức sẽ được thưởng thêm. Còn nếu không vượt mức thì không bị phạt vì số lượng hợp đồng thực hiện còn phụ thuộc vào số lượng họp đồng ký kết. Neu số hợp đồng thực hiện không thành công vượt mức cho phép thì khi đó cán bộ quản lý mới phải chịu trách nhiệm.
Đế thúc đấy động lực hoạt động của nhân viên thực hiện hợp đồng thì có rất nhiều biện pháp, trong đó có chế độ thưởng phạt là hợp lý nhất. Và trong chế độ thưởng phạt thì thưởng phạt gắn liền với quyền lợi và trách nhiệm của từng cá nhân có tác động thúc đấy mạnh mẽ nhất. Nó đòi hỏi, các cá nhân phải tự đào tạo trình độ không ngừng, phải cố gắng và hoàn thiện mình, phải có ý thức trách nhiệm cao độ. Như thế vừa khẳng định được mình vừa được sự quan tâm khen thưởng của các cấp lãnh đạo.
3.2.4 Biện pháp hạn chế ảnh hưỏng tiêu cực xuất phát từ nguyên nhân
khách quan
Những nguyên nhân khách quan bên ngoài không nằm trong sự kiểm soát của công ty, nên công ty khó chủ động giải quyết. Tuy nhiên công ty cũng có thế hạn chế những rắc rối này bằng một số các biện pháp. Ví dụ như đối với việc sửa chữa thông tin qua fax. Các bên thường xuyên trao đối thông tin qua fax. Quá trình theo dõi các thông báo bằng fax lại dễ dẫn đến sai sót, đòi hỏi phải kiểm tra kỹ lường và hỏi lại những thông tin chưa rõ ràng gây ra tốn kém công sức, thời gian của cán bộ. Đây là vấn đề khó giải quyết. Tuy nhiên, công ty có thể hạn chế những rắc rối này bằng cách thiết lập một mẫu thông báo riêng. Trong thông báo này, các thông tin trong mẫu thông báo được chia thành từng ô nhỏ. Chỉ khi tất cả các ô được điền đầy đủ thì mới đảm bảo thông báo không thiếu sót. Công ty có thể gửi mẫu thông báo này cho các đối tác nước ngoài đế dễ kiểm tra và quản lý. Hay đối với nghiệp vụ ký kết hợp đồng mà việc soạn thảo hợp đồng là nghĩa vụ của bên bán. Nhưng đế hạn chế những so suất có thế xảy ra trong khi ký kết hợp đồng, công ty có thế giành lấy quyền soạn thảo họp đồng mua bán. Việc giành lấy quyền soạn thảo này có thể sẽ tổn thêm công sức, thời gian nhưng công ty có thể chủ động về các điều khoản, đặt biệt là những khoản mục cần giải thích rõ đế hạn chế rủi ro và đảm bảo lợi ích cho mình .Ví dụ trong điều khoản thuê tàu nhập khấu theo điều kiện CFR người bán thuê tàu, tuổi tàu cần được quy định rõ là không quá 20 tuối, nếu tuổi tàu trên 16 tuổi thì bên bán phải nộp phí tàu già với mức phí là 0,25% của 110% trị giá hoá đơn.
3.2.5 Biện pháp nâng cao trình độ cho nhân viên phụ trách nghiệp vụ
thuộc vào đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp ấy, phụ thuộc vào trình độ, năng lực, tác phong, đạo đức làm việc. Hiện nay, trong bối cảnh nền kinh tế tri thức đang hình thành, thì đào tạo nguồn nhân lực đang giữ vị trí quan trọng.
Ý thức được vấn đề này, công ty thường xuyên nỗ lực tuyển dụng, đào tạo, đào tạo lại nguồn nhân lực, nhằm củng cố và nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên, đặc biệt là nhân viên xuất nhập khấu, phải hiếu rõ luật pháp, buôn bán của đổi tác, những tập quán, thông lệ quốc tế mà nước đó sử dụng, và có thế áp dụng linh hoạt vào trong công việc.
Hiện nay, số cán bộ trong công ty hầu hết là những người trẻ tuổi, nhanh nhẹn nhạy bén, có khả năng học hỏi, tiếp thu những cái mới, tuy nhiên lại bị hạn chế về kinh nghiệm. Cho nên người đi trước có thế giúp đỡ, chỉ bảo