phòng ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà
Sau khi ký kết hợp đồng nhập khấu hàng hoá, Tân Hồng Hà với tư cách là một bên ký kết -phải tố chức thực hiện họp đồng đó. Đây là một công việc rất phức tạp. Nó đòi hỏi công ty phải am hiểu luật quốc gia và quốc tế, tiết kiệm chi phí lưu thông, nâng cao tính doanh lợi và hiệu quả của toàn bộ nghiệp vụ giao dịch, đảm bảo uy tín của doanh nghiệp cũng như nâng tầm doanh nghiệp Việt Nam lên tầm quốc tế. nghiệp vụ giao dịch. Theo trình tự các bước nghiệp vụ, lẽ ra quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở THH phải trải qua 9 bước. Tuy nhiên do đặc điếm của loại hình hàng hóa nhập khấu và đặc điếm kinh doanh của THH nên công ty không phải trải qua bước phải xin giấy phép nhập khâu, việc thuê tàu lưu cước cũng do bên bán đảm nhiệm. Thêm vào đó với những hợp đồng nhập khẩu uỷ thác thì việc nhận hàng thường do đon vị đặt hàng trong nước trực tiếp đảm nhận. Do đó trên thực tế nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khấu ở THH chỉ bao gồm các bước sau:
2.3.1 Mở L/C
Trước tiên, phòng KH-XNK thông báo cho phòng Tài vụ về họp đồng nhập khẩu đã được ký kết, thời hạn mở L/C chậm nhất mà hai bên đã thoả thuận. Sau đó, đề nghị phòng Tài vụ chỉ thị ngân hàng mở L/C trong số các ngân hàng được người bán chấp nhận. THH thường mở L/C tại các ngân hàng uy tín tại Việt Nam như: ngân hàng công thương Việt Nam (Incombank), ngân hàng ngoại thương Việt Nam (Vietcombank),...
Sau khi xem xét nguồn vốn, công ty căn cứ vào nội dung họp đồng đế làm đơn yêu cầu ngân hàng phát hành L/C. Thường thì các ngân hàng đã có mẫu in sẵn theo tiêu chuấn của ICC và của Tô chức SWIFT quốc tế, cho nên công ty chỉ phải đọc kỹ và điền vào ô của đơn yêu cầu. Sau đó nộp tại ngân hàng hồ sơ xin mở L/C: Đơn xin mở L/C, hợp đồng nhập khấu, hợp đồng uỷ thác
nếu có và phương án kinh doanh nếu muốn vay vốn ngân hàng trong đó nêu rõ kế hoạch sản xuất kinh doanh, sổ tiền vay, thời gian vay, thời gian trả nợ và nguồn trả nợ. Sau khi xem xét nguồn vốn đế đảm bảo thanh toán L/C của công ty ngân hàng sẽ quyết định việc phát hành L/C. Sau khi ngân hàng phát hành L/C, công ty nhận một bản sao L/C đó đế xem xét đối chiếu giữa nội dung L/C với đơn yêu cầu của mình đế đảm bảo rằng L/C hoàn toàn phù họp, đồng thời thông báo cho ngân hàng ngay những sai lệch (nếu có). Đe có thế sửa đổi được L/C thì, công ty cần xuất trình Thư yêu cầu sửa đối L/C (theo mẫu) kèm văn bản thoả thuận giữa nguời mua và người bán (nếu có). Nhưng trường hợp này rất hạn chế xảy ra vì trước khi mở L/C, công ty đã thỏa thuận cụ thế với người xuất khấu về các khoản thanh toán, lịch giao hàng, phương tiện giao hàng, và các chứng từ cần xuất trình và hai bên thống nhất cụ thế với nhau. Và đơn xin mở L/C của công ty luôn phù hợp với họp đồng.Các điều kiện của L/C ngắn gọn, dễ hiểu, không đưa vào L/C các nội dung quá chi tiết và các quy cách kỹ thuật quá phức tạp, khó hiểu khiến người mua hiểu sai, không thực hiện được, hoặc thực hiện không đúng việc giao hàng khiến công ty không nhận được hàng hoá kịp thời. Trong quá trình giao dịch nếu có nghi ngờ, thường công ty liên hệ ngay với ngân hàng đế phối hợp xử lý, tránh tình trạng phải tu sửa L/C nhiều lần gây tốn kém thời gian và chi phí.Khi có yêu cấu tu chỉnh L/C tù’ phía người bán, công ty cử ra một cán bộ tiến hành kiếm tra, đưa ra ý kiến và tu chỉnh L/C theo ý kiến của ban giám đốc ty. Trình tự tu chỉnh L/C công ty cũng tiến hành giống như trình tự mở L/C. Sau khi sửa đối, cán bộ này lấy xác nhận của ngân hàng mở thư tín dụng thì nội dung sửa đổi mới có tác dụng. Lúc này văn bản sửa đối hay bố sung sẽ trở thành phần không thế tách rời của L/C và nội dung cũ sẽ được huỷ bỏ. Chi phí sửa chữa L/C sẽ do công ty chi trả nếu sai sót thuộc về phía công ty.Khi ký quỹ mở L/C, ngân hàng thường đưa ra tỉ lệ ký quỹ 100%, dưới 100% giá trị L/C, có
khi không phải ký quỹ. Thường thì công ty chỉ phải ký quỹ 10-30% trị giá L/C do công ty thường xuyên thanh toán đúng hạn, cho nên đã tạo uy tín đối với ngân hàng hay tính khả thi trong phương án kinh doanh hàng nhập khẩu. 2.3.2 Mua bảo hiểm hàng hoá
Công ty thường ký kết hợp đồng nhập khẩu theo điều kiện C&F cho nên bên bán không có nghĩa vụ mua bảo hiểm cho hàng hoá. Nhưng việc mua bảo hiểm cho hàng hoá là rất cần thiết đặc biệt là hàng hoá vận chuyển bằng đường biến do thiên tai, cưóp biến...Việc mua bảo hiếm hàng hoá nhập khâu giúp công ty chuyến giao rủi ro của mình cho các công ty bảo hiểm. Mức phí bảo hiếm không cao, mà công ty có thế được an tâm khi hàng hoá xảy ra tốn thất sẽ được các công ty bảo hiểm bồi thường đầy đủ, nhanh chóng. Giữa công ty bảo hiếm của Việt Nam và các hãng bảo hiểm nước ngoài, công ty thường lựa chọn các công ty bảo hiếm uy tín của Việt Nam như Tống công ty bảo hiểm Việt Nam như Bảo Việt. Vì công ty ý thức được rằng, mua bảo hiếm trong nước có lợi hơn so với bảo hiếm nước ngoài, nhanh chóng nhận được tiền bảo hiểm hơn do thời gian chuyển giao bộ chứng từ khiều nại đến công ty bảo hiểm nhanh hơn.
Trước khi giao hàng, công ty thông báo bằng fax cho người bán đế đề nghị họ cho biết chi tiết con tàu đinh thuê như năm đóng, quốc tịch, tuổi tàu, trọng tải, các thông sổ của tàu (kích thước hầm tàu)...đế đối chiếu với điều khoản thuê tàu trong hợp đồng, xem người bán có thực hiện đúng quy định trong hợp đồng hay không và căn cứ đế mua bảo hiểm hàng hoá.
Sau khi lựa chọn hãng bảo hiếm, công ty lựa chọn điều kiện bảo hiếm c. Công ty thường mua bảo hiểm với điều kiện c (điều kiện tối thiểu để tiết kiệm chi phí). Do rủi ro có thê xảy ra trên quãng đường vận chuyên không lớn lắm như không thường xuyên có bão, cướp biển,... lựa chọn hãng tàu uy tín
đế chuyên chở nên công ty hoàn toàn yên tâm lựa chọn điều kiện bảo hiếm tối thiếu. Thường thì công ty mua bảo hiếm theo chuyến, khi đã biết thông tin chi tiết về con tàu, lô hàng hoá nhập khẩu công ty lập “Giấy yêu cầu bảo hiếm” Trên cơ sở “Giấy yêu cầu bảo hiểm” này, công ty và hãng bảo hiếm đàm phán ký kết hợp đồng bảo hiểm. Yêu cầu hãng bảo hiểm xác nhận đơn bảo hiểm. Khi nhận được đơn bảo hiếm gốc và hoá đơn chi phí bảo hiếm, công ty tiến hành thanh toán ngay vì đơn bảo hiếm chỉ có giá trị khi phí bảo hiếm đã được thanh toán. Đơn bảo hiếm là cơ sở đế công ty khiếu nại người bảo hiểm khi có tổn thất xảy ra, cho nên công ty tiến hành xem xét kỹ lưỡng, đảm bảo tính chính xác.
2.3.3 Làm thủ tục hải quan
Việc làm thủ tục hải quan cho lô hàng nhập khẩu của công ty Tân Hồng Hà khá đơn giản. Hàng hoá của công ty thường nhập khẩu theo điều kiện CFR cho nên người bán nước ngoài sẽ tiến hành thuê tàu. Tiếp theo, bên bán sẽ fax chứng tù' giao hàng cho công ty và gửi tiếp một bộ chứng tù' gốc theo đường chuyến phát nhanh về Việt Nam cho công ty đế công ty làm thủ tục nhận hàng.
Sau khi nhận được bộ chứng tù' gửi tù' phía người bán nước ngoài về, công ty tiến hành làm thủ tục hải quan cho lô hàng nhập khâu nhập khấu đó. Phòng Tài vụ tiến hành làm thủ tục đế ngân hàng ký hậu vận đơn. Sau đó, nhân viên xuất nhập khẩu sẽ tập hợp bộ chứng tù' nộp cho bộ phận hải quan. Thuờng thì nhân viên này sẽ kê khai đầy đủ nội dung của tờ khai và tự tính thuế. Sau khi lập bộ hồ sơ đầy đủ, nhân viên này sẽ nộp cho cán bộ hải quan. Cán bộ hải quan kiếm tra lại số thuế doanh nghiệp tự' tính và xác nhận hàng hoá miễn kiếm tra thực tế, được thông quan. Sau đó nộp thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng và thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) cho kho bạc nhà nước. Đối với những
lô hàng nhập khấu uỷ thác, công ty có thể bàn giao bộ hồ sơ cho đơn vị đặt hàng trong nước đế đơn vị này tự’ làm thủ tục hải quan. Vì công việc thông quan hàng hoá khá đơn giản, cho nên thường công ty tự tiến hành và nhận thông quan luôn cho lô hàng nhập khẩu uỷ thác. Hiện nay có một số đại lý hải quan, chuyên cung cấp dịch vụ thông quan hàng hoá nhập khẩu. Công ty cũng có thế ký họp đồng với các đại lý này trong thời gian dài. Các đại lý này sẽ đảm nhận làm thủ tục hải quan cho tất cả các lô hàng nhập khấu của công ty trong thời gian đó. Như vậy, công ty sẽ tiếp kiệm được thời gian, chi phí nhân lực.
2.3.4 Giao nhận và kiểm tra hàng hoá:
Có thế nói trong tất cả các khâu của quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng ho á của công ty Tân Hồng Hà thì khâu giao nhận và kiếm tra hàng hoá là khâu khó nhất, nhiều công việc phức tạp nhât.
Đối với lô hàng nhập khẩu theo hình thức trực tiếp, công ty thường thuê công ty cố phần Kho vận và dịch vụ thương mại Hải phòng 1 - một doanh nghiệp chuyên kinh doanh dịch vụ giao nhận thay mặt công ty đi nhận hàng. Công ty và doanh nghiệp kinh doanh giao nhận sẽ ký một hợp đồng trong đó thoả thuận công ty sẽ thanh toán phí giao nhận và tiếp nhận cho doanh nghiệp này.
Các doanh nghiệp này hoạt động mang tính chuyên nghiệp hơn, và đỡ tổn kém thời gian, chi phí của công ty hơn so với tự thực hiện công việc giao nhận. Doanh nghiệp này sẽ mời các tố chức chuyên môn giám định như Vinacontrol đảm nhận việc kiếm tra hàng hoá cần thiết. Neu lô hàng có sai sót hoặc thiếu hụt, các công ty giám định sẽ lập biên bản cần thiết để khiếu nại các bên liên quan. Sau khi thông quan cho lô hàng, THH bàn giao hồ sơ cho
cho doanh nghiệp dịch vụ đế doanh nghiệp này nhận hàng tù' cảng, làm thủ tục ga cảng, Các giấy tờ này bao gồm :
V Giấy uỷ nhiệm tiếp nhận hàng V Tờ khai hải quan
V Hợp đồng nhập khẩu
V Bộ chứng tù' hàng nhập khấu (01 vận đơn gốc hoặc giấy bảo lãnh
nhận hàng của ngân hàng)
Doanh nghiệp này sẽ tiên hành vận chuyến lô hàng này về kho của công ty ở Xuân Đỉnh hoặc Hung Yên. Công ty chỉ việc chuấn bị kho đế nhận hàng và làm thủ tục lưu kho lô hàng đó. Sau một ngày tiếp nhận và vận chuyển hàng hoá, doanh nghiệp vận tải sẽ giao lại toàn bộ các chứng từ giao nhận cần thiết đảm bảo cho Tân Hồng Hà có thế giải quyết nốt các thủ tục còn lại.
Đối với lô hàng nhập khẩu theo hình thức uỷ thác, sau khi làm thủ tục hải quan, công ty sẽ bàn giao bộ chứng từ cho đơn vị đặt hàng trong nước đế đơn vị này tiến hàng nhận hàng. Bộ chứng từ này bao gồm tất cả nhứng chứng từ chứng minh quyền sở hữu của công ty đối với lô hàng nhập khấu. Việc bàn giao này càng nhanh càng tiết kiệm được chi phí gửi hàng ở cảng.
Công ty sẽ tiến hành làm thủ tục lưu kho, lưu bãi cho lô hàng đó nếu hàng đã về cảng mà đơn vị đặt hàng trong nước chưa cử người tới nhận và chi phí lưu kho, lưu bãi sẽ do đơn vị đặt hàng gánh chịu. Ngoài ra, do trễ thời gian nhận hàng, công ty còn phạt đơn vị đặt hàng trong nước một khoản tiền vi phạm họp đồng, và khoản tiền này thường chiếm 15% giá trị họp đồng. Trong hợp đồng cũng có quy định là nếu đến thời gian giao hàng mà THH vẫn chưa có hàng đế giao thì THH cũng phải chịu phạt tương tự.
2.3.5 Tha
Khi tiến hành mở L/C, công ty thường dành một số tiền nhất định trên tài khoản tiền gửi của mình đế tiến hành ký quỹ mở L/C và thường thì số tiền này lớn hơn số tiền phải ký quĩ. Để có thể yêu cầu ngân hàng được ký quỹ với mức thấp, hay cho vay những khoản tiền lớn hơn với thời gian lâu hơn trong tương lai thì công ty đang tạo dựng uy tín đối với ngân hàng là cổ gắng thanh toán L/C khi đến hạn. Khi trên tài khoản đã đủ số tiền ký quỹ, ngân hành sẽ trích tù’ tài khoản tiền gửi chuyến sang tài khoản ký quĩ đế thanh toán. Phòng kế hoạch xuất nhập khẩu của công ty trực tiếp làm phiếu chuyển khoản nội dung ký quĩ mở L/C sau đó sẽ chuyển sang Phòng Ke toán đế thực hiện. Còn nếu sổ dư tài khoản tiền gửi nhỏ hơn sổ tiền ký quĩ, thì công ty có thường giải quyết bằng hai cách sau: Đó là mua ngoại tệ để ký quĩ hoặc vay ngoại tệ đế ký quĩ. Sau khi người bán tiến hành giao hàng, sẽ lập một bộ chứng tù' thông qua ngân hàng thông báo, gửi đến ngân hàng mở L/C đòi khoản tiền ghi trên thư tín dụng. Ngân hàng chỉ đồng ý giao chứng từ khi công ty thanh toán, hoặc chấp nhận thanh toán bộ chứng từ và các chi phí liên quan (nếu có). Công ty kiếm tra xem bộ chứng tù’ đã đủ về số lưọng và nội dung của bộ chứng tù’ đã họp với quy định hay chưa. Neu kiếm tra thấy bộ chứng tù' đã hoàn hảo và công ty đã nộp đủ 100% trị giá L/C thì ngân hàng mở L/C sẽ tiến hành ký hậu bộ chứng từ đế công ty đi nhận hàng.
Đối với lô hàng nhập khấu trục tiếp, công ty phải trích số tiền ứng với toàn bộ trị giá hợp đồng trên tài khoản của mình đế thanh toán. Đối vơi lô hàng nhập khấu uỷ thác, thì đơn vị đặt hàng trong nước sẽ ứng trước một số tiền nhất định, số tiền còn lại sẽ thanh toán nốt cho THH trong thời hạn tối đa 120 ngày kế từ ngày THH hoàn tất việc giao hàng.
Thường trong quá trình giao nhận hàng hoá nếu thấy hàng hoá có dấu hiệu bị tốn thất, công ty hoặc các doanh nghiệp thay mặt công ty đế nhận hàng sẽ mời công ty giám định, để có thể khiếu nại người bán, người chuyên chở hay người bảo hiểm. Khi phát hiện hàng bị đố vỡ hoặc hư hỏng công ty lập biên bản hàng đổ vờ. Đối với hàng bị thiếu so với xác nhận trên vân đơn thì sẽ lập biên bản chứng nhận hàng thiếu. Còn khi công ty thấy nghi ngờ hàng tốn thất, mất mát lập thư dự kháng. Neu nhận thấy đối tượng khiếu nại là người bán công ty lập hồ sơ khiếu nại người bán. Khi phát hiện hàng hoá tốn thất thuộc trách nhiệm của người bảo hiếm, thì công ty lập tức thông báo cho hãng bảo hiểm cử người xuống kiểm tra. Mời cơ quan giám định theo thoả thuận trong hợp đồng tiến hành giám định tổn thất và lập hồ sơ khiếu nại hãng bảo hiểm theo quy định tại hợp đồng bảo hiếm hoặc quy định tại đơn bảo hiếm. Còn nếu hàng hoá tốn thất trên quãng đường vận chuyến, nghĩa là vận đơn cấp là vận đơn hoàn hảo nhưng khi giao hàng tại cảng lại thiếu hụt, sai quy cách (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});