bán hàng.
* Khái quát nghiệp vụ bán hàng tại công ty
Với mục tiêu đẩy mạnh khối lợng hàng bán ra, khách hàng đến với công ty đợc bảo đảm về chất lợng hàng hoá, giá cả phù hợp và có thể lựa chọn hình thúc thanh toán phù hợp. Công ty chấp nhận cho khách hàng trả lại hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách . . ., do vậy công ty luôn chú trọng các mặt sau:
- Về chất lợng hàng hoá: Trớc khi bán đợc kiểm tra kỹ lỡng về chất lợng, chủng loại, quy cách . . .
- Về giá bán: Đợc xác định giá mua thực tế cộng chi phí thu mua bảo quản và gắn liền với sự vận động giá cả thị trờng, hiên nay công ty đang áp dụng phơng thức bán hàng chủ yếu là bán hàng trực tiếp tức là hàng hoá đợc thu mua hoặc nhập khẩu đợc nhập vào kho của công ty, sau đó xuất bán theo hợp đồng mua bán đã ký kết với khách hàng
Trần Thị Diệp Hng Chuyên đề tốt nghiệp
Lớp: CĐKT4 –K6
Chứng từ gốc
Kế toán tiến hành phân loại sau đó nhập chứng từ và các bút toán vào máy
Máy vi tính xử lý tự kết chuyển phân bổ
Các báo cáo tài chính kế toán . . . Sổ cái tài khoản: TK156, TK131, TK331, . . . ,. . Sổ chi tiết, Sổ tổng hợp, Nhật ký chung
Đối tợng khách hàng chính của công ty chủ yếu là khách quen và khách hàng do phòng kinh doanh khai thác trên thị trờng nên ngoài hình thức thanh toán ngay công ty còn cho khách hàng thanh toán sau (cho khách hàng chiu).
Thị trờng đầu ra của công ty là thị trờng trong nứoc, trong đó bán cho các tổ chức là chủ yếu. Với một số sản phẩm nh: Thiết bị mã vạch, chấm công, an ninh, phòng cháy, chữa cháy, giấy in mã vạch . . . là sản phẩm chính đem lại doanh thu chủ yếu cho công ty nên các nghiệp vụ bán hàng chú trọng nhiều hơn đến các mặt hàng này. Tất cả các hợp đồng mua bán đều phải trình giam đốc duyệt. Sau khi kết thúc các hợp đồng mua bán và xác định đợc kết quả kinh doanh. Tiến hành so sánh với các chi tiêu đã đặt ra, từ đó đánh giá tình hình thực hiện nhiêm vụ bán hàng của công ty.
2.2.1. Kế toán hàng hoá :
Công tác kế toán chi tiết hàng hoá ở công ty SITD thực hiện theo phơng pháp ghi thẻ song song. Việc tổ chức hạch toán chi tiết hàng hoá ở kho và ở bộ phận kế toán có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong việc tổ chức luân chuyển chứng từ hạch toán hàng hoá và kiếm tra đối chiếu số liệu.
Việc ghi chép, phản ánh, kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa kho và bộ phận kế toán đợc tiến hành nh sau:
- ở kho: Việc ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn hàng hoá thủ kho tiến hành trên thẻ nh sau: Khi nhận đợc chứng từ nhập xuất, thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, ký hiệu loại hàng, số lợng rồi ghi số thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Thẻ kho này chi tiết cho từng loại hàng hoá theo dõi về mặt số lợng. Cuối tháng theo yêu cầu của giám đốc, thủ kho tính ra số lợng trong kho và gửi lên cho bộ phân kế toán.
- ở phòng kế toán: Từ chứng từ của thủ kho gửi lên phòng kế toán, kế toán thực hiện kiếm tra lại, hoàn chỉnh chứng từ. Sau đó thực hiên nhập dữ lieu vào máy trên giao diện “Phiếu nhập khẩu ” trong tròng hợp nhập hàng hoá trên giao diện “Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho” trong trờng hợp xuất kho hàng hoá. Kết thúc nhập dữ lieu máy tính sẽ tự động lên các số liên quan.
- Chi phí thu mua: do doanh nghiệp là doanh nghiệp vừa và nhỏ chi phí thu mua phát sinh trong kỳ không lớn, doanh nghiệp chủ yếu bán lẻ hàng hoá nên mọi chi phí thu mua đều kết chuyển vào TK 632
- Chẳng hạn: Khi nhận đợc HĐ 829 ngày 01/11/2006 nhập khẩu thiết bị hội nghị truyền hình POLYCOM với số tiền 241.616.704, thuế nhập khẩu 20%, thuế VAT hàng nhập khẩu 5%. Kế toán kiểm tra phân loại chứng từ sau đó tiến hành nhập liêụ vào máy: vào phân hệ nghiệp vụ “Kế toán mua hàng và công nợ
phải thu” chọn “Cập nhập số liệu”, Click kép chuột vào “Phiếu nhập khẩu”. Khi đó màn hình xuất hiện giao diện “Phiếu nhập khẩu”. Trên giao diện này, kế toán tiến hành nhập các dữ lieu cần thiết . Sau khi kết thúc nhập dữ lieu máy sẽ tự đông lên các sổ liên quan: Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn; Sổ chi tiết TK 1561, 1562; Sổ cái TK 156 . . .
Trần Thị Diệp Hng Chuyên đề tốt nghiệp
Đơn vị: Công ty TNHH PTCN và Đầu T Địa chỉ : Cầu Giấy_ Hà Nội
Mẫu số: 02 – VT
(Ban hành theo QĐ
15/2006/QĐ/BTCngày20 tháng 03 năm2006 của Bộ Tài chính)
Phiếu xuất kho
Ngày 03 tháng 11 năm 2006
Nợ TK 632… Số 110
Có TK 156
Họ tên ngời nhận hàng: Công ty TNHH hệ thống dây Sumi-Hanel Lý do xuất kho: Bán hàng
Xuất tại kho: Công ty TNHH PTCN và Đầu T
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, sản phẩm, vật t, hàng hoá... Mã số ĐVT Số lợng
Đơn giá Thành tiền Theo CT Thựcxuất A B C Đ 1 2 3 4 01 Máy quét SYMBOL P370 Cái 02 02 25.529.580 51.059.160 Cộng 02 02 51.059.160
Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Năm mơi mốt triệu không trăm năm mơi chín nghìn một trăm sáu mơi đồng chẵn.
Xuất, ngày 03 tháng 11 năm 2006
Phụ trách bộ phận sử dụng
(Ký, họ tên)
Phụ trách cung tiêu
(Ký, họ tên) Ngời nhận hàng(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)Thủ kho
Đơn vị: Công ty TNHH PTCN và Đầu T Bộ phận : Kho Công ty Mẫu số: 06 – VT (Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ/BTCngày20 tháng 03 năm2006 của Bộ Tài chính) Thẻ kho Ngày lập thẻ: Ngày 01/11/2006
Tờ số: 01
- Tên, nhãn hiệu, quy cách vật t: Máy quét SYMBOL - Đơn vị tính: Cái - Mã số:... STT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lợng Ký, xác nhận của kế toán SH NT Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 Số tồn đầu tháng - 01 PN 101
Mua về nhập kho 01/11 5 Trang 02 PX
110
Xuất kho theo hợp đồng 09/11 2 Số phát sinh trong tháng 5 2 Số tồn cuối tháng 3
Mẫu hoá đơn GTGT
Hoá đơn
Giá trị gia tăng
Liên 3: Dùng để thanh toán Ngày 03 tháng 11 năm 2006
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH PTCN & ĐT Địa chỉ: Cầu Giấy _ Hà Nội
Số tài khoản: 0011000644465 NHNT Việt Nam MS : 0101430351
Điện thoại :……… Fax:………..
Họ tên ngời mua hàng: Đoàn Ngọc Đạt
Tên đơn vị: Công ty TNHH hệ thống dây sumi_hanel Địa chỉ: Khu công nghiệp Sài Đồng _ Long Biên _ Hà Nội Số tài khoản :
Hình thức thanh toán: CK MS: 0101473309
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2
01 Máy quét SYMBOL Cái 02 33.547.500 67.095.000
Trần Thị Diệp Hng Chuyên đề tốt nghiệp
P370
Cộng tiền hàng 67.095.000
Thuế xuất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 6.709.500
Tổng cộng tiền thanh toán: 73.804.500
Số tiền bằng chữ: bảy mơi ba triệu tám trăm linh bốn nghìn năm tram đồng chẵn /
Ngời mua hàng
2.2.2 Kế toán giá vốn
2.2.2.1 Phơng pháp xách định trị giá vốn hàng xuất kho
Công ty hach toán hàng tồn kho theo PPKKTX và tính GVHB theo ph- ơng pháp nhập trớc xuất trớc. Khi xuất kho để bán, hàng xuất thuộc hợp đồng mua nhập nào nhập trớc thì đợc xuất trớc, căn cứ để ghi trị giá giá vốn của hàng xuất hàng do phần mềm tự động tính
Tri giá vốn hàng xuất kho bao gồm trị giá mua và chi phí thu mua của hàng xuất kho
Trị giá mua là giá mua của hàng hoá trên hợp đồng mua hàng(hoá đơn mua hàng) đối với hàng nhập khẩu trị giá mua là giá CIF ghi trên hợp đồng nhập khẩu. Chi phí mua của lô hàng nào thì hạch toán ngay vào giá vốn của lô hàng đó, công ty không tiến hành phân bổ.
2.2.2.2 Chứng từ kế toán
Kế toán GVHB sử dụng phiếu xuất kho cho từng lần xuất kho theo mẫu 02_VT do bộ tài chính ban hành ngày20/03/2006. Phiếu xuất kho đợc lập thành 3 liên:
Liên 1: Lu ở bộ phận lập phiếu
Liên 2: Thủ kho giữ để lu vào thẻ kho và chuyển cho phòng kế toán Liên 3: Giao cho ngời nhận
2.2.2.3 Tài khoản kế toán sử dụng, sổ kế tóan và trình tự ghi sổ:
- Tài khoản sử dụng: TK632 - Sổ kế toán: + Sổ nhật ký chung + Sổ chi tiết TK632 + Sổ cái TK632 - Trình tự ghi sổ:
Hàng ngày khi có phiếu xuất kho cùng với hoá đơn bán hàng kế toán tiến hành nhập dữ lieu trên giao diện “Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho”. Sau đó máy tính sẽ tự động lên các sổ : Nhật ký chung, sổ chi tiết TK632, Sổ cái TK632
2.2.2.4 Trình tự kế toán
Vói phiếu xuất kho trên (Số 110 ngày 03/11/2006) kế toán tiến hành nhập dữ lieu vào máy cùng với hoá đơn bán hàng trên giao diện “Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho”.( Trình bày ở phẩn 2.2.2.2). Sau đó máy sẽ tự động lên các sổ sau: Nhật ký chung, sổ chi tiết TK632, Sổ cái TK632
Trần Thị Diệp Hng Chuyên đề tốt nghiệp
2.2.3 Kế toán doanh thu bán hàng 2.2.3.1 Chứng từ kế toán
Công ty là cở sở kinh doanh thuộc đối tợng nôp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ, vì vậy hoá đơn công ty đang sử dụng là hoá đơn GTGT mẫu số 01_GTKT_3LL. Hoá đơn GTGT đợc lập làm ba liên.
Liên 1: Lu
Liên 2: Giao cho khách hàng Liên 3: Dùng để thanh toán
2.2.3.2 Tài khoán kế toán:
Do công ty chủ yếu nhập khẩu hàng hoá và bán hàng hoá đó ở thị trờng trong nớc nên doanh thu chủ yếu là doanh thu bán hàng trong nớc.
Kế toán công ty sử dụng TK511 để thoả mãn doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ bên ngoài. Tài khoản này đợc mở chi tiết nh sau:
TK511.1: Doanh thu bán hàng
TK511.3: Doanh thu cung cấp dich vụ
Ngoài ra còn sử dụng một số tài khoản có liên quan sổ kế toán có trình tự
2.2.3.3:Sổ kế toán và trình tự ghi sổ
- Sổ kế toán phản ánh doanh thu bán hàng bao gồm:
Sổ nhật ký chung, Sổ chi tiết một TK511, Sổ cái TK511. Ngoài ra còn sử dụng các sổ khác có liên quan: Số chi tiết TK111, TK112 . . .
- Trình tự ghi sổ:
Hàng ngày khi nhân đợc các chứng từ: Hoá đơn GTGT, phiếu thu . .. kế toán tién hành phân loại chứng từ và nhập lieu vào máy trên giao diện “Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho”. Từ đó máy sẽ tự động lên các sổ liên quan đến doanh thu bán hàng: Sổ cái TK511, sổ chi tiết doanh thu bán hàng, nhật ký chung
2.2.3.4 Kế toán doanh thu bán hàng
Ví dụ 1: Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 0044159 ngày 03/11/2006 với nội dung: Bán máy quét SYMBOL P370 cho công ty TNHH Sumi-Hanel. Khách hàng cha thanh tóan tiền:
- Cộng tiền mua hàng: 67.095.000
- Tiền thuê GTGT : 6.709.500
- Tổng cộng tiền thanh toán: 73.804.500 Từ nghiệp vụ này kế toán tiến hành nhập dữ lieu nh sau:
+ Vào phân hệ : “Kế toán bán hàng và công nợ phải thu”.
+ Chọn : “Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho” Màn hình xuất hiện giao diện :”Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho”
Từ giao diện này kế toán tiến hành nhập các dữ liệu cần thiết cần thiết và tiến hành định khoản
Nợ TK 131 : 73.804.500
Có TK 5111 : 67.095.000
Có TK 3331 : 6.709.500
Từ giao diện này, kế tóan chọn nut “Lu” sau đó chọn nut “Quay ra”. Vào phần hệ “Kế toán hàng tồn kho” -> Chọn “cập nhập số lieu” -> Chọn “tính giá theo phơng pháp NTXT”. KHi đó màn hình xuất hiện giao diện “Tính giá
Trần Thị Diệp Hng Chuyên đề tốt nghiệp
TNXT”. Từ giao diện này nhập từ ngày 03/11/2006 đến ngày 30/11/2006 sau đó chọn nút “Nhận ”. Máy tính sẽ tự tính tiền vốn “51.095.160”
Đến đây phần mềm FAST đã thực hiện xong.
Từ dữ lieu của chứng từ đã đã nhập vào máy ta có thể xem in đợc các see chỉ tiết, sổ cái các TK nh sau: Sổ chi tiết doanh thu bán hàng sổ cái TK632 . . .
2.2.4 Kế toán các khoản làm giảm doanh thu
Do doanh nghiệp là doanh nghiệp vừa và nhỏ nên hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán: Khoản mục này thực tế tại DN hầu nh không phát sinh
2.2.5 Kế toán các khoản thanh toán
Kế toán thanh toán với khách hàng nhằm theo dõi tình hinh thanh toán giữa công ty với nguời mua, giữa công ty với ngời bán từ đó xác định đợc các khoản phải thu và các khoản còn phảitrả. Đối với công tác bán hàng việc quản lý và thu hồi các khoản phảithu là cực kỳ quan trọng. Vì nếu khoản phải thu của khách hàng quá lớn, VLĐ của công ty bị chiến dụng nhiều dẫn đến hậu quả sử dụng vốn kém, anh hởng hoạt động của công ty. Do đó phải có biện pháp đôn đốc thu hồi nợ, theo dõi chặt chẽ và liên tục để đảm bao khách hàng thanh toán đúng thời hạn.
Quy trình:
Cũng là quy trinh của doanh thu bán hàng. Sau khi nhập xong hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho. Máy sẽ tự động lên các sổ liên quan đến các khoản thanh toán với khác hàng: Sổ chi tiết công nợ , Sổ tổng hợp công nợ
Trần Thị Diệp Hng Chuyên đề tốt nghiệp