2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty
Công ty cổ phần tập đoàn phát triển công nghệ và đầu t là một công ty có đầy đủ t cách pháp nhân và là một đơn vị kinh tế hoạch toán độc lập.Tên giao dịch quốc tế: Solution Invest And Techniques Delopment Company Limited (SITD co.Ltd). Công ty đợc thành lập ngày 15/12/2002. Do sở kế hoạch và đầu t thành phố Hà Nội cấp giấy phép hoạt động số 0102010831. Trụ sở của công ty đặt tại cầu giấy Hà Nội.
Báo cáo kế toán, sổ sách kế toán Tệp sổ cái
Tệp số liệu tổng hợp tháng
Tự động chuyển sổ Tổng hợp dữ liệu
Chức năng chủ yếu của công ty là nhập khẩu thiết bị mã vạch, thiết bị kiểm soát và chấm công, thiết bị phòng cháy chữa cháy, thiết bị máy vi tính, từ các nớc Nhật Bản, Hoa Kỳ, Hàn Quốc, Italia, Đài Loan…sau đó bán cho các tổ chức và cá nhân trong nớc.
Những năm mới thành lập (2002-2003) hoạt động kinh doanh của công ty phải nhập khẩu uỷ thác qua công ty TNHH Biển Bạc và do mới thành lập nên việc tim kiếm thị trờng tiêu thụ còn gặp nhiều khó khăn, nên khả năng kinh doanh còn phụ thuộc và không đem lại nhiều lợi nhuận cho công ty.
Đến cuối năm 2003 công ty đã chủ động nhập khẩu đợc mặt hàng kinh doanh chủ yếu của mình. Với tinh thần đoàn kết nhất trí và sự điều hành năng động sáng tạo của tập thể lãnh đạo kịp thời đề ra những giải pháp hợp lý, khai thác nội lực, tranh thủ thời cơ cùng với đội ngũ công nhân viên có trình độ chuyên môn cao, ý thức làm việc tích cực thị trờng tiêu thụ đã đợc mở rộng,công ty kinh doanh có hiệu quả có nhiều dự án khả thi, làm cho lợi nhuận của công ty ngày càng cao, đặc biệt trong những năm trở lại đây:
Kết quả hoạt động kinh doanh trong những năm qua nh sau:
STT Chỉ tiêu Năm 2005 Năm2006
I Vốn sản xuất kinh doanh 2.761.989.120 3.959.056.322
1 Vốn cố định 445.261.049 948.118.192
2 Vốn l động 2.316.728.071 3.010.938.130
II Kết quả kinh doanh 58.793.582 260.086.731
1 Tổng doanh thu 5.230.653.557 11.123.260.708
2 Tổng lợi nhuận 40.653.754 162.969.759
3 Lợi nhuận để lại công ty 40.653.754 121.431.260
4 Thu nhập bình quân 1.400.000 1.600.000
III Tinh hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nớc
(50.820.456) 17.876.255
Từ số liệu trên ta thấy: Công ty cổ phần tập đoàn phát triển công nghệ và đầu tchỉ trong 1 thời gian ngắn đã có sự vợt bậc cả về số lợng lẫn chất lợng. Kết quả kinh doanh năm 2006 tăng 66% so với 2005.Đời sống của công nhân viên trong công ty cũng đợc cải thiện đáng kể: Mức lơng bình quân tăng từ 1.300.000 lên 1.600.000. Điều đó là động lực khuyến khích mọi ngời trong công ty phấn đấu thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, đồng thời không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn để thích ứng với nhu cầu thị trờng mới nói chung và của công ty nói riêng.
Hiện nay, công ty có 30 công nhân viên, trong đó nhân viên quản lý là 6 ngời hầu hết đã qua các trờng đào tạo về chuyên môn.Với đà phát triển này
Trần Thị Diệp Hng Chuyên đề tốt nghiệp
công ty sẽ tiếp tục tuyển dụng thêm lao động có trình độ để nâng cao năng lực quản lý, đáp ứng đợc yêu cầu và nhiệm vụ của công ty trong điều kiện hiện nay.
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ kinh doanh và lĩnh vực hoạt động của Công ty cổ phần tập đoàn phát triển công nghệ và đầu t SITD
2.1.2.1 Chức năng:
Công ty cổ phần tập đoàn phát triển công nghệ và đầu t trực tiếp nhập khẩu và mua trong nớc các thiệt bị và các mặt hàng khác theo quy định hiện hành của Nhà nớc và Bộ thơng mại.
Đợc phép kinh doanh các loại dịch vụ theo quy định hiện hành. Cụ thể công ty hoạt động trong các lĩnh vực:
- T vấn, cung cấp lắp đặt các loại thiết bị mã vạch, các loại ribbon, giấy in mã vạch, giải pháp phần mềm ứng dụng mạ vạch,các thiết bị máy tính
- T vấn , cung cấp lắp đặt thiết bị camera giám sát, thiết bị báo động chống trộm .
- Xây dựng giải pháp quản lý toà nhà thông minh . - T vấn lắp đặt thiết bị phòng cháy chữa cháy.
- Thực hiện các dịch vụ: t vấn thiết kế, thiết kế hệ thống, lắp đặt, bảo d- ỡng , bảo hành các thiết bị mã vạch an ninh, phòng cháy chũă cháy
2.1.2.2 Nhiệm vụ:
-Trc tiếp nhập khẩu hàng hoá ,chủ động trong giao dịch , đàm phán , ký kết và thực hiện các hợp đồng kinh tế và các văn bản đã ky kết khác với khách hàng trong nội dung hoạt động của công ty.
- Kinh doanh thơng mại và các loại hình dịch vụ thơng mại .
- Liên doanh liên kết trong và ngoài nớc để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trờng.
2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý Công ty cổ phần tập đoàn phát triển công nghệ và đầu t:
Công ty thành lập cơ cấu bộ máy quản lý theo trục tuýên chức năng và đợc xây dựng theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy quản lý
Cơ cấu tổ chức bộmáy quản lý của công ty gồm:
Giám đốc: là ngời đứng đầu công ty ,điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty ,đa ra chiến lợc phát triển, quản ly chung , định hớng kỹ thuật công nghệ , chủ nhiệm dự án.Giám đốc là ngời đại diện cho pháp luật của công ty.Chịu mọi trách nhiệm về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình.
Phó giám đốc: Có nhiêm vụ tham mu cho tổng giám đốc về chiến lợc và sách lợc kinh doanh của công ty , nắm bắt tình hình tiêu thụ và phân phối về chất lợng, số lợng ,chủng loại, giá cả và nghiên cúu phát triển thị
Trần Thị Diệp Hng Chuyên đề tốt nghiệp
Lớp: CĐKT4 –K6
Hội đồng thành viên
Ban giám đốc
Phòng
kỹ thuật P.Kinh doanh P.Hanhchính Phòng TC-KT Phòngkho BP kinh doanh, xúc tiến bán hàng Bộ phận kho BP giao nhận hàng
trờng tìm ra hớng đầu t cho các mặt hàng . Trực tiếp quản lý một số phòng ban.
Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban nh sau:
- Khối văn phòng có phòng kế toán có nhiệm vụ tổ chức các vấn đề liên quan đến công tác kế toán của công ty theo đúng chế độ kế toán, cung cấp các thông tin kế toán cho các bộ phận có liên quan, cố vấn cho giám đốc trong quản trị doanh nghiệp .
Theo dõi và hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Lập kế hoạch tài chính hàng năm, lập BCTC theo quy định của Ban giám đốc, quyết toán tài chính hàng năm . Hàng tháng kế toán thuế tự kê khai thuế khi nộp tờ khai thuế và nộp thuế vào NSNN (từ ngày 1đến 10).
- Khối kinh doanh có phòng kinh doanh: phụ trách việc tiêu thụ trực tiếp và gián tiếp, nghiên cứu thị trờng, giới thiệu sản phẩm.Tổ chức khai thácvà mở rộng thị trờn, nhằm mục đích thúc đẩy phát triển công ty. Lập kế hoạch và chiến lợc kinh doanh lâu dài cho công ty đảm bảo cho công ty hoạt đọng ngày càng mạnh và gặt hái đợc nhiều thành công.
- Khối kỹ thuật gồm có phòng kỹ thuật: Phòng kỹ thuật làm nhiệm vụ theo dõi kiểm tra bảo đảm về mặt kỹ thuật cho hàng hoá nhập vào cũng nh xuất bán, và đảm bảo việc bảo hành theo đúng hợp đồng khi bán hàng, kiểm tra chất lợng hàng hoá để đảm bảo hàng hoá của công ty luôn đảm bảo giữ đợc uy tín lâu dài với khách hàng.
- Phòng hành chính công đoàn : Lên các kế hoạch đảm bảo cho đời sống của công nhân viên trong công ty cũng nh các mối quan hệ bên ngoài công ty.
- Phòng kho: Phụ trách việc kiểm kê hàng và giao nhận hàng chính xác, đầy đủ
Không những vậy đội ngũ cán bộ công nhân viên của công ty đợc đào tạo từ các trờng đại học và cao đẳng trên cả nớc nh : ĐH Thơng Mại, ĐH Quốc Gia TPHCM, ĐH Công Nghiệp Hà Nội (hệ cao đẳng), ĐHDL Đông Đô, ĐH GTVT Hà Nội, Học Viện Tài Chính…
. Mỗi phòng trong công ty lại có ngời quản lý riêng, đứng đầu là trởng phòng và dới quyền truởng phòng là nhân viên của từng phòng cụ thể.
Trởng phòng có nhiệm vụ giám sát nhân viên trong phòng mình, kiểm tra đôn đốc công việc, chịu trách nhiệm về kết quả làm việc của phòng mình
2.1.4. Tổ chức công tác kế toán 2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Để tổ chức bộ máy kế toán hợp lý, gọn nhẹ, có hiệu quả, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, công ty đã lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung để phù hợp với đặc điểm tổ chức và quy mô kinh doanh của công ty. Hình thức này giúp việc kiểm tra, chỉ đạo cac nghiệp vụ kế toán phát sinh và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trởng, cũng nh sự chỉ đạo kịp thời của ban lãnh đạo công ty đối với hoạt động kinh doanh nói chung và công tác kế toán nói riêng. Đặc biệt mô hình này cho phép việc trang bị các phơng tiện, thiết bị xử lý thông tin tiên tiến, hiện đại đồng thời giúp cho việc phân công và chuyên môn hoá công tác kế toán đợc dễ dàng
Hiện nay, công việc kế toán của công ty đợc xử lý trên máy vi tính. Do vậy, ngoài chuyên môn nghiệp vụ kế toán còn đòi hỏi cán bộ kế toán của công ty thành thạo máy vi tính. Ngoài ra mỗi nhân viên kế toán phải ý thức việc bảo mật thông tin kế toán phần hành mình lắm giữ và các thông tin chung của phòng, chỉ cung cấp thông tin khi có lệnh. Thực tế cho thấy cán bộ nhân viên phòng kế toán của công ty đã làm tốt đợc điều này.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty cổ phần tập đoàn phát triển công nghệ và đầu t
- Kế toán trởng là ngời đứng đầu bộ máy kế toán có nhiệm vụ phụ trách chung, có trách nhiệm hớng dẫn, kiểm tra các công việc do kế toán viên thực hiện. Tổ chức và quản lý công tác lập báo cáo, các thống kê kế toán với cấp
Trần Thị Diệp Hng Chuyên đề tốt nghiệp
Lớp: CĐKT4 –K6 Kế toán trởng Kế Toán kho Kế Toán công nợ Nhân viên thủ quỹ
trên và nhà nớc. Chịu trách nhiệm trớc pháp luật về vấn đề trong phạm vi quyền hạn đợc giao.
- Kế toán kho theo dõi quá trình giao dịch hàng hoá, quản lý hàng hoá, phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến hàng hoá, lên sổ chi tiết TK156, sổ chi tiết TK632.
- Kế toán công nợ quản lý đầy đủ, chính xác, kịp thời các khoản công nợ phải thu và phải trả theo các nội dung công nợ (công nợ với ngời mua, ngời cung cấp hàng hoá- dịch vụ, công nợ với ngân sách nhà nớc, với cán bộ công nhân viên trong công ty, công nợ khác, chi tiết theo từng đối tợng công nợ, số tiền, thời hạn thanh toán theo hợp đồng và theo từng chứng từ phát sinh công nợ nh hoá đơn, phiếu nhập hàng , phiếu chi tiền...). Từ các nguồn phát sinh công nợ, đôn đốc nhắc nhở việc thu hồi thanh toán công nợ đảm bảo việc thanh toán công nợ nhanh chóng kịp thời và chính xác.
- Nhân viên thủ quỹ là nhân viên độc lập thừa hành nghiệp vụ nhập, xuất tiền phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh trong toàn công ty.
- Mặc dù nhiệm vụ và chức năng của từng bộ phận đợc quy định riêng, xong giữa các bộ phận vẫn có mối quan hệ chắt chẽ, thống nhất và cùng hỗ trợ nhau để hoàn thành tốt nhiệm vụ kế toán của công ty.
2.1.4.2 Hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo
Công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung. Công ty sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting
Công ty đã vận dụng hệ thống chứng từ theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC, ngày 20/3/2006. Quyết định này thay thế quyết định số 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trởng Bộ tài chính ban hành “Chế độ kế toán doanh nghiêp”; Quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 của Bộ trởng Bộ tài chính ban hành ”Chế độ báo cáo tài chính doanh nghiệp” và các thông t hớng dẫn khác.
Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên, tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ.
• Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: Việt Nam Đồng
• Phơng pháp thay đổi ngoại tệ (USD) ra đồng Việt Nam theo nguyên tắc: theo tỷ giá thực tệ
• Phơng pháp ghi sổ: Quá trình thực hiên ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc thực hiện trên máy tính, kế toán tập hợp và phân loại chứng từ gốc nh phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất, hoá đơn bán hàng, giấy báo nợ,
giấy báo có . . ., sau đó nhập chứng từ cần thiết và các bút toán vào máy tính. Máy tự động thực hiện các bút toán phân bổ, kết chuyển cuối kỳ, lập các sổ chi tiết, sổ tổng hợp, các báo cáo tài chính theo quy định. Khi cần lấp sổ kế toán in từ máy ra.
• Báo cáo kế toán là phơng pháp tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế tài chính nhất đinh 1 cách có hệ thống nhằm cung cấp thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiêp cho các đối tợng sử dụng thông tin.
Hiện nay công ty lập 3 báo cáo tài chính theo quy định hiện hành của hệ thống kế toán Việt Nam, đó là:
- Bảng cân đối kế toán.
- Báo cáo kết quả kinh doanh. - Thuyết minh báo cáo tài chính.
Và cũng nh nhiều doanh nghiệp khác, niên độ kế toán của công ty bắt đầu từ 1/1 đến ngày 31/12 hàng năm. Kỳ kế toán của công ty là tháng , quý.
2.1.4.3. Phần mềm kế toán áp dụng và quy trình kế toán tại công ty
∗ Phần mềm kế toán áp dụng:
Hiện nay công ty sử dụng phần mềm kế toán FAST
Phần mềm kế toán FAST bao gồm các phân hệ nghiệp vụ sau: + Hệ thống
+ Kế toán tổng hợp
+ Kế toán tiền mặt, tiền gởi và tiền vay + Kế toán bán hàng và công nợ phải thu + Kế toán mua hàng và công nợ phải trả + Kế toán hàng tồn kho
+ Kế toán TSCĐ + Báo cáo thuế + Báo cáo tài chính + Kế toán chủ đầu t
Để FAST có thể hoạt động theo hệ thống kế toán của doanh nghiệp nó phải có dữ liêu ban đầu. Cập nhập số liệu ban đầu là công đoạn không thể thiếu khi đa FAST ứng dụng. Tất cả coca see lieu kế toán đang có tai doanh
Trần Thị Diệp Hng Chuyên đề tốt nghiệp
nghiệp phải cập nhập vào FAST thông qua “cập nhập số lieu”. Sau khi cập nhập số lieu xong FAST có thể in ra các sổ sách, báo cáo của doanh nghiệp.
∗ Danh mục, mã hoá đối tợng cần quản lý:
Phần mềm FAST của công ty gồm có cách danh mục sau: + Danh mục tài khoản
+ Danh mục hàng hoá + Danh mục khách hàng + Danh mục nhà cung cấp + Danh mục nhóm tài sản + Danh mục báo cáo . . .
Trong tng danh mục các đối tợng cần quản lý đều đợc mã hoá phục vụ cho công tác quản lý
Chẳng hạn, trong danh mục hàng hoá bao gồm các chỉ tiêu đợc mã hoá: Má hàng hoá, tên hàng hoá, đơn vị tính, tài khoản hàng hoá, nhóm hàng hoá
Trong danh mục tài khoản: FAST mã hoá tài khoản chuẩn và đợc mở chi tiết cấp II, III cho từng đối tợng quản lý. Chẳng hạn TK 112 đợc mã hoá đến
∗ Quy trình kế toán tại công ty
Sơ đồ quy trình kế toán
2.2 Tình hình thực hiện kế toán bán hàng và xác định kết quảbán hàng. bán hàng.
* Khái quát nghiệp vụ bán hàng tại công ty
Với mục tiêu đẩy mạnh khối lợng hàng bán ra, khách hàng đến với công ty đợc bảo đảm về chất lợng hàng hoá, giá cả phù hợp và có thể lựa chọn hình thúc thanh toán phù hợp. Công ty chấp nhận cho khách hàng trả lại hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách . . ., do vậy công ty luôn chú trọng các mặt sau:
- Về chất lợng hàng hoá: Trớc khi bán đợc kiểm tra kỹ lỡng về chất lợng,