2.2.1. Đặc điểm NVL,CCDC ở công ty.
Công ty CPSDP Ba Đình là một doanh nghiệp sản xuất ra hàng hoá là thuốc.Với đặc điểm riêng của sản phẩm sản xuất mà trong quá trình sản xuất công ty đã sử dụng rất nhiều loại NVL nh: Natri lauryl sunfat, PVP K30.... NVL,CCDC trong công ty chiếm khoảng 65-75% giá thành và gồm nhiều loại khác nhau.Một số NVL công ty sử dụng có giá thành cao với tính chất lý,hoá khác nhau,thời gian sử dụng ngắn lại dễ hỏng và rất kó bảo quản.Do vậy công tác quản lý NVL,CCDC ở công ty đợc thực hiện rất chặt chẽ trên tất cả các khâu nhằm vừa đảm bảo chất lợng NVL lại vừa đảm bảo tính tiết kiệm,tính hiệu quả trong sử dụng,hạn chế đến mức thấp nhất việc h hỏng ,thất thoát vật liệu.
Công tác quản lý NVL,CCDC ở công ty đợc thực hiện ở tất cả các khâu từ thu mua ,bảo quản,dự trữ và sử dụng.
- ở khâu mua: do sản xuất 1 số loại thuốc khác nhau nên nhu cầu sử dụng vật t lớn,đa dạng về chủng loại và đòi hỏi cao về chất lợng nên tất cả các vật liệu của công ty đều đợc mua theo kế hoạch do phòng kinh doanh xây dựng.VL,CCDC trớc khi nhập kho đợc kiểm tra chặt chẽ về mặt số lợng,chất lợng và chủng loại .
- ở khâu bảo quản: Do số lợng và chủng loại vật t lớn và yêu cầu cao về chất lợng nên việc bảo quản NVL ở công ty rất đợc chú trọng.Công ty đã cho xây dựng 1 hệ thống kho bảo quản gồm:kho1: kho NVL,kho 2: kho bao bì cấp 1,kho 3: kho bao bì cấp 2.Các kho do 1 thủ kho trực tiếp quản lý.Hệ tống thiết bị trong kho tơng đối đầy đủ gồm: cân,xe đẩy,các thiết bị phòng chống cháy nổ...nhằm đảm bảo an toàn 1 cách tối đa cho vật liệu trong kho.Đặc biệt đối với NVL chính nh nhóm kháng sinh đợc bảo quản trong nhà lạnh và định kỳ hàng tháng cán bộ kiểm nghiệm đến kiểm tra chất lợng NVL trong kho.
- Khâu dự trữ: Tất cả các loại vật liệu trong công ty đều đợc xây dựng định mức dự trữ tối đa,tối thiểu.Các định mức này đợc lập bởi cán bộ phòng kinh doanh để dảm bảo cho quá trình sản xuất đợc liên tục,không gián đoạn,đồng thời cũng tránh tình trạng mua nhiều dẫn đến ứ đọng.
- Khâu sử dụng: Do chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí nên để tiết kiệm NVL,công ty đã cố gắng thực hiện hạ thấp định mức tiêu hao NVLmà vẫn đảm bảo chất lợng sản phẩm.Công ty khuyến khích các phân xởng sử dụng NVL 1 cách tiết kiệm ,hiệu quả và có chế độ khen thởng thích hợp cho các phân xởng sử dụng có hiệu quả NVL trong quá trình sản xuất.
2.2.2 Phân loại NVL,CCDC
Tuy trong quá trình hạch toán NVL của công ty không đợc chi tiết hoá theo tài khoản để hạch toán nhng trong công tác quản lý,dựa trên vài trò và tác dụng của chúng trong sản xuất,NVL,CCDC của công ty đợc phân thành các loại sau
* Phân loại NVL
- NVL chính: là những chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm 1 cách ổn định và trực tiếp:Avicel 101,bột PMC E6, Propylthiouracil...
- NVL phụ thờng là : bột TIO2, bột Lactose và các loại tá dợc khác.VL phụ tuy không cấu thành nên thực thể sản phẩm nhng đợc kết hợp với NVL chính làm thay đổi hình dáng mùi vị màu sắc của sản phẩm góp phần làm tăng chất lợng sản phẩm
- Nhiên liệu: bao gồm dầu Diezel,điện,xăng... cung cấp nhiệt lợng cho sản xuất cũng nh sử dụng cho các hoạt động khác trong công ty.
- Phụ tùng thay thế: Dây curoa,vòng bi,ốc vít... phục vụ cho việc thay thế,sửa chữa thiết bị.
* Phân loại CCDC gồm: khuôn ép vỉ,xe kéo,xe nâng,balet để hàng,can nhựa,màng PVC TT...
Cách phân loại nh trên giúp cho quá trình quản lý và kiểm tra hạch toán NVL,CCDC đợc thuận tiện hơn,nói chung là phù hợp với đặc điểm SXKD của công ty.
Tuy nhiên,công ty vẫn cha xây dựng sổ danh điểm NVLvà đặt mã hiệu để quản lý vật t nwn gay nhiều khó khăn cho hạch toán chi tiết NVL.Đặc biệt công ty cha có tài khoản để theo dõi phế liệu thu hồi sau quá trình sản xuất,phế liệu của công ty không đợc phản ánh trên sổ sách.Những điều này khiến cho công tác quản lý bị phân tán ,dễ xảy ra nhầm lẫn,mất mát.
2.2.3 Tính giá NVL,CCDC
Nguyên vật liệu,CCDC tại công ty đợc tính theo nguyên tắc giá thực tế( giá gốc) theo đúng quy định của chuẩn mực kế toán hiện hành.
* Đối với NVL,CCDC nhập kho
NVL,CCDC nhập kho của công ty là do mua ngoài.Vì vậy giá thực tế NVL,CCDC mua ngoài nhập kho đợc xác định theo công thức sau:
giá thực tế giá Chi phí Thuế nhập Giảm giá ,chiết NVL,CCDC = mua + thu mua + khẩu( nếu - khấu thơng mại mua ngoài có) ( nếu có) * Đối với NVL,CCDC xuất kho: giá thực tế của NVL,CCDC xuất kho của công ty đợc xác định theo phơng pháp giá bình quân gia quyền.Trị giá NVL,CCDC xuất kho đợc tính căn cứ vào số lợng NVL,CCDC xuất kho trong kỳ và đơn giá bình quân gia quyền thực tế của số lợng NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ.Đơn giá bình quân gia quyền đợc tính trong 1 tháng.
Cụ thể ,toàn bộ NVL,CCDC sử dụng ở công ty đợc theo dõi trên thẻ kho,trên cơ sở theo dõi cả về mặt số lợng và mặt giá trị của từng lần nhập.Sau 1 tháng,kế toán sản xuất tính ra đơn giá bình quân gia quyền để tính giá xuất cho số NVL,CCDC xuất ra trong tháng theo công thức:
Đơn giá giá thực tế NVL,CCDC tồn đầu kỳ + giá thực tế NVL,CCDC nhập trong kỳ bình quân =
gia quyền số lợng NVL,CCDC tồn đầu kỳ + số lợng NVL,CCDC nhập trong kỳ Lớp: Kế Toán 4- K3 32
2.3. Tổ chức công tác kế toán NVL,CCDC
2.3.1.Nội dung công tác kế toán NVL,CCDC nhập kho
* Nội dung công tác kế toán NVL nhập kho:
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và dự trữ ,phòng kinh doanh tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp và gửi đơn đặt hàng.Khi hàng về,cán bộ vật t đa hàng phải báo cho phòng Kỹ thuật để tiến hành kiểm tra chất lợng.Kết quả kiểm nghiệm đợc ghi vào phiếu kiểm nghiệm và nếu đạt chất lợng thì phòng Kinh doanh sẽ lập nên lệnh nhập kho.Căn cứ vào Hoá đơn( GTGT) và phiếu kiểm nghiệm,lệnh nhập kho phòng kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho.Phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên:
+ Liên 1: Lu
+ Liên 2: Thủ kho giữ làm căn cứ ghi thẻ kho
+ Liên 3: Cán bộ thu mua chuyển cho kế toán thanh toán cùng với Hoá đơn ( GTGT) để làm căn cứ thanh toán cho khách hàng và ghi sổ.
Phiếu nhập kho đợc Công ty lập để phù hợp với yêu cầu quản lý của mình và thuận lợi cho công tác hạch toán.Phiếu nhập kho đợc làm căn cứ để nhập kho VL và làm cơ sở để ghi vào thẻ kho,sổ chi tiết vật t.
Biểu số 2.1 : Hoá đơn GTGT Mẫu số:01/GTKT-31A Số: 0234686 hoá đơn GTGT Liên 2: Giao khách hàng
Ngày: 10 tháng 10 năm 2008 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Hoá Dợc Hà Nội
Địa chỉ: 51 Hàng Ngang- Hoàn Kiếm- Hà Nội Số tài khoản:
Điện thoại: 048674923 Mã số: Họ tên ngời mua hàng: Bùi Thị Giang
Đợn vị: Công ty Cổ phẩn Sinh học Dợc phẩm Ba Đình
Địa chỉ: Khu CN Quế Võ- Xã Phơng Liễu- Huyện Quế Võ- Tỉnh Bắc Ninh Số tài khoản: 451101000237 – NHNN & phát triển nông thôn
Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số:0100106560
STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơnvị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 LACTOSE gam 100.000 46 4.600.000 2 Amidone Roquette gam 100.000 40 4.000.000
Cộng tiền hàng: 8.600.000 Thuế suất : 5% Tiền thuế GTGT: 430.000 Tổng cộng thanh toán: 9.030.000 Số tiền bằng chữ: Chín triệu bao mơi nghìn đồng chẵn
Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị ( kí,họ tên) ( kí,họ tên) ( kí,đóng dấu,họ tên)
Căn cứ vào Hoá đơn GTGT phòng Kinh doanh tiến hành lệnh lệnh nhập kho Biểu số 2.2 : Lệnh nhập kho
Công ty CPSHDP lệnh nhập kho Số: 1110/08
Ba Đình ( Có giá trị hết ngày.../200....) Căn cứ hoá đơn 0234686 . Yêu cầu...
Nhập của: Công ty TNHH Hoá Dợc Hà Nội Địa chỉ: 51 Hàng Ngang- Hoàn Kiếm – Hà Nội
Do ông,bà: Mang chứng minh th Số: cấp tại ngày:
Nhập những mặt hàng dới đây:
STT Tên hàng Q uy cách Đơnvị tính Số lợng Đơn giá 1 LACTOSE gam 100.000 46 2 Amidone Roquette gam 100.000 40 Cộng: ...khoản( viết bằng chữ): Ngày 10 tháng 10 năm 2008 Họ tên,chức vụ Họ tên,chức vụ
ngời thực hiện ngời ra lệnh
Từ Hoá đơn GTGT và lệnh nhập kho phòng kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho
Biểu số 2.3: phiếu nhập kho
Công ty CPSHDP Mẫu số: 02- TT Ba Đình QĐ số: 15TC/QĐ/CĐKT Ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ Tài Chính phiếu nhập kho ngày 10 tháng 10 năm 2008
Họ,tên ngời giao hàng: Hoá Dợc Hà Nội Số: D102 Theo Hoá đơn số: 0234686 ngày 10 tháng 10 năm 2008 Nợ TK: 152 Nhập tại kho: nguyên liệu Có TK: 111 STT Tên nhãn hiệu,quy cách,phẩmchất vật t Mã số Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 LACTOSE gam 100.000 46 4.600.000 4-
2 Amidone roquette gam 100.000 40 4.000.000 Thành tiền: 8.600.000 Thuế GTGT: 430.000 Cộng tiền thanh toán: 9.030.000 Số tiền bằng chữ: Chín triệu ba mơi nghìn đồng chẵn
Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho Kế toán trởng ( kí,họ tên) ( kí,họ tên) ( kí,họ tên) ( kí,họ tên)
* Nội dung công tác kế toán CCDC nhập kho: - Tơng tự nh NVL
Khi mua CCDC về đến công ty,ngời mua mang hoá đơn – kiêm phiếu xuất kho của ngời bán trong đó ghi tên hàng hoá số lợng xuất bán,đơn giá CCDC hình thức thanh toán lên phòng kế toán nếu xác định nội dung đúng nh hợp đồng đã thoả thuận thì tiến hành lập phiếu nhập kho.Thủ kho kiểm tra số lợng quy cách CCDC thực tế với hoá đơn nếu đúng thì viết thực nhập vào phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho đợc chia thành 3 liên: + Liên1: Lu
+ Liên 2: Thủ kho giữ
+ Liên 3: Cán bộ đi mua vật t giữ kèm với hoá đơn thanh toán
Sau đó thủ kho chuyển phiếu kho cho phòng kế toán để theo dõi hạch toán.Phiếu nhập kho đợc làm căn cứ để nhập CCDC và làm cơ sở để ghi vào thẻ kho,sổ chi tiết vật t.
Biểu số 2.4: Hoá đơn GTGT
Mẫu số: 02/GTKT-31A Số : 0077973
hoá đơn GTGT
Liên 2: giao khách hàng Ngày 11 tháng 10 năm 2008 Đơn vị bán hàng: Doanh nghiệp t nhân An Toàn
Địa chỉ: Đờng Nguyễn Tam Trinh- Phờng Mai Động- Hoàng Mai- Hà Nội Điện thoại: 048800543 Mã số: 0101098496
Họ tên ngời mua hàng: Bùi Thị Giang Đơn vị mua hàng: Công ty CPSHDP Ba Đình
Địa chỉ: Khu CN Quế Võ- Phơng Liễu- Quế Võ- Bắc Ninh Số tài khoản:451101000237 – NHNN & phát triển nông thôn Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số : 0100106560
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3
1 Can nhựa 20 lít chiếc 1 30.000 30.000 2 Màng PVC TT kg 120 32.000 3.840.000 Cộng tiền hàng3.870.000 Thuế suất : 5% Thuế GTGT : 193.500 Tổng cộng : 4.063.500 Số tiền bằng chữ: Bốn triệu không trăm sáu mơi ba nghìn năm trăm đồng. Ngời bán hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
( kí,họ tên) ( kí,họ tên) ( kí,đóng dấu,họ tên)
Biểu số 2.5: Phiếu nhập kho
Công ty CPSHDP Mẫu số 02- TT Ba Đình QĐ số: 15TC/QĐ/CĐKT Ngày 20 tháng 3 năm 2006 Phiếu nhập kho của Bộ Tài Chính
Họ tên ngời giao hàng: Doanh nghiệp t nhân An Toàn
Theo hoá đơn số:0077973 ngày 11 tháng 10 năm 2008 Số: D103 Nhập tại kho:Kho công ty Nợ: 153 Có: 111 STT Tên nhãn hiệu,quy cách phẩm chất vật t Đơnvị tính Số lợng
Đơn giá Thành tiền Theo
chứng từ
Thực nhập
A B C 1 2 3 4 1 Can nhựa 20 lít chiếc 1 1 30.000 30.000 2 Màng PVC TT kg 120 120 32.000 3.840.000
Cộng tiền hàng: 3.870.000 Thuế GTGT: 193.500 Tổng cộng: 4.063.500 Số tiền bằng chữ: Bốn triệu không trăm sáu mơi ba nghìn năm trăm đồng
Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho Kế toán trởng ( kí,họ tên) ( kí,họ tên) ( kí,họ tên ) ( kí,họ tên) Khi làm thủ tục xong thủ kho gửi lên phòng kế toán công ty để thanh toán tiền.
Biểu số 2.6 : Phiếu chi
Đơn vị: Công ty CPSHDP Ba Đình Mẫu số:02- TT Địa chỉ: Khu CN Quế Võ- Bắc Ninh QĐ số: 15 TC/QĐ/CĐKT Ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ Tài Chính
phiếu chi
Ngày 11 tháng 11 năm 2006 Họ tên ngời nhận: Bùi Thị Giang
Địa chỉ: Kho NVL của công ty Lý do chi: Mua công cụ dụng cụ
Số tiền : 4.063.500
Số tiền bằng chữ: Bốn triệu không trăm sáu mơi ba nghìn năm trăm đồng Kèm theo: 1 chứng từ gốc
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Thủ kho Ngời nhận ( kí,đóng dấu,họ tên) ( kí,họ tên) ( kí,họ tên) ( kí,họ tên) + Đã thanh toán đủ số tiền( viết bằng chữ): bốn triệu không trăm sáu mơi ba nghìn năm trăm đồng.
+ Tỷ giá ngoại tệ( vàng ,bạc,đá quý)... + Số tiền quy đổi:...
2.3.2 Nội dung công tác kế toán NVL,CCDC xuất kho
Căn cứ vào nhiệm vụ và kế hoạch SXKD đợc giao và định mức tiêu hao vật t cho từng loại sản phẩm,hàng tháng phòng kỹ thuật lập định mức vật t cho từng phân
xởng,khi có nhu cầu về NVL,CCDC tại phân xởng lập phiếu lĩnh vật t theo hạn mức và kế toán NVL,CCDC dựa vào đây để tiến hành lập phiếu xuất kho,phiếu xuất kho gồm 3 liên:1 liên lu tại sổ, 1 liên giao cho thủ kho, 1 liên giao cho quản đốc phân xởng.Ngoài ra công ty còn sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ đối với các NVL,CCDC nhập xuất giữa các kho với nhau.Phiếu xuất này chỉ theo dõi về mặt số lợng NVL,CCDC đã xuất còn cột đơn giá,thành tiền sẽ không đợc theo dõi vì công ty áp dụng phơng pháp giá bình quân gia quyền( giá bình quân cả kì dự trữ) để tính giá NVL,CCDC xuất kho.Vì thế,giá trị của NVL xuất kho sẽ không đợc ghi vào phiếu xuất kho mà chỉ đến cuối tháng giá trị NVL,CCDC xuất kho mới đợc tính và ghi vào thẻ kho và bảng tổng hợp nhập xuất tồn.
Phiếu xuất kho đợc lập ngay khi các phân xởng có nhu cầu hay có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về xuất NVL,CCDC trả nợ hay là xuất bán.Riêng đối với hoạt động xuất bán NVL,CCDC thì ngoài phiếu xuất kho,phòng kinh doanh còn lập Hoá đơn GTGT phản ánh nghiệp vụ xuất bán.Hoá đơn GTGT đợc lập thành 3 liên: 1 liên lu tại phòng kinh doanh,1 liên giao cho khách hàng sau khi đã tiến hành thanh toán hay chấp nhận thanh toán với kế toán , 1 liên do kế toán giữ.
Từ đó cho thấy,hệ thống chứng từ đợc sử dụng tại công ty đều có các chứng từ theo quy định của chế độ kế toán hiện hành,đảm bảo đầy đủ các chỉ tiêu ,yếu tố cần thiết cho công tác quản lý và kế toán.Các chứng từ này đều đợc kiểm tra chặt chẽ về tính hợp lệ,hợp pháp trớc khi dùng làm căn cứ ghi sổ.
* Nội dung công tác kế toán xuất kho NVL
Căn cứ vào các phiếu xuất trên đó phải ghi rõ tên đơn vị lĩnh vật t,lý do lĩnh,kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho để định khoản sau đó vào sổ kế toán chi tiết vật t,đồng thời vào sổ nhật ký chung.
Biểu số 2.7: Phiếu xuất kho
Công ty CPSHDP Ba Đình Mẫu số:02-TT QĐ: 15/QĐ/CĐKT phiếu xuất kho Ngày 20 tháng 3 năm 2006 Ngày 28 tháng 10 năm 2008 của Bộ Tài Chính Số: 244
Nợ: 621 Có: 152
Họ tên ngời nhận hàng: Bùi Thị Giang Địa chỉ(bộ phận): Phân xởng viên nén trần Lý do xuất: Phục vụ sản xuất sản phẩm viên nén trần
Xuất tại kho: Nguyên liệu ST T Tênnhãn hiệu,quy cách phẩm chất vật t Mã số Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất
A B C D 1 2 3 4
1 LACTOSE gam 50.000 50.000 45,3 2.265.000 2 AmidoneRoquette gam 100.000 100.000 40,3 4.030.000
3 Cộng 6.295.000
Cộng thành tiền( bằng chữ): sáu triệu hai trăm chín mơi lăm nghìn đồng.
Phụ trách cung tiêu Ngời nhận hàng Thủ kho Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị