2.1.3.1 Nội dung
Trong doanh nghiệp xây lắp, việc thi công có thể thực hiện dưới hình thức thi công chuyên bằng máy hoặc hình thức hỗn hợp vừa thủ công vừa bằng máy. Hình thức thi công hỗn hợp đã làm phát sinh khoản chi phí sử dụng máy thi công. Đây là khoản chi phí đặc trưng của hoạt động xây lắp, chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm xây lắp.
Là một khoản chi phí lớn, bao gồm chi phí nguyên vật liệu cho máy hoạt động như: xăng, dầu, phụ từng thay thế..., chi phí khấu hao máy móc thiết bị, chi phí tiền lương và các khoản phụ cấp lương, tiền công của công nhân trực tiếp điều khiển máy, chi phí sữa chữa, bảo dưỡng máy thi công như điện, nước, chi phí bằng tiền khác..., chi phí lán trại tạm thời để bảo vệ máy, chi phí vận chuyển chạy thử... Chi phí sử dụng máy thi công không bao gồm các khoản trích theo lương của công nhân điều khiển máy, công nhân vận chuyển, phân phối vật liệu cho máy, chi phí máy trong thời gian máy ngừng sản xuất...
Do đặc điểm hoạt động của máy thi công trong xây dựng, chi phí sử dụng máy thi công được chia làm hai loại:
- Chi phí thường xuyên: là những chi phí hàng ngày cần thiết cho việc sử dụng máy thi công như khấu hao máy, tiền thuê máy, lương công nhân điều khiển máy, phí tổn sử chữa thường xuyên, nhiên liệu, động lực phục vụ máy...
- Chi phí tạm thời: là những chi phí liên quan đến tháo lắp, chạy thử, vận chuyển máy, chi về công trình tạm phục vụ cho sử dụng như lán che máy, bệ để máy... Chi phí này được phân bổ dần theo thời gian máy ở công trường.
Có nhiều hình thức sử dụng máy thi công, gắn với mỗi hình thức có những chứng từ hạch toán khác nhau. Trường hợp máy thi công thuê ngoài chứng từ gốc là hóa đơn giá trị gia tăng, hợp đồng thuê ngoài. Trường hợp doanh nghiệp có tổ chức đội máy thi công riêng, có phân cấp hạch toán và có tổ chức kế toán riêng thì chứng từ gốc là phiếu tính giá thành sản phẩm hoặc hóa đơn giá trị gia tăng. Trường hợp doanh nghiệp không, hoặc có tổ chức đội máy thi công riêng
SV: Lê Thị Cẩm Tú Lớp: Kế toán tổng hợp 4+1
Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Phí Văn Trọng
nhưng không tổ chức kế toán riêng thì chứng từ gốc là phiếu tính giá thành sản phẩm hoặc hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ... Đây là căn cứ để kế toán lập bảng phân bổ chi phí sử dụng máy thi công phục vụ công tác hạch toán.
Máy thi công được sử dụng cho nhiều công trình nên chi phí máy thi công liên quan đến nhiều công trình. Vì vậy phải tập hợp chi phí sử dụng máy thi công sau đó phân bổ cho từng công trình theo sản lượng hoặc giờ máy sử dụng.
2.1.3.2 Tài khoản sử dụng
• TK623 - Chi phí sử dụng máy thi công: Tài khoản này chỉ sử dụng trong trường hợp doanh nghiệp thi công theo phương thức hỗn hợp vừa thủ công vừa bằng máy.
• Kết cấu
Bên Nợ: Các chi phí liên quan đến hoạt động của máy thi công - Chi phí
vật liệu cho máy hoạt động, chi phí tiền lương và các khoản phụ cấp lương, tiền công của công nhân của công nhân trực tiếp điều khiển máy, chi phí bảo dưỡng, sủa chữa máy thi công.... Chi phí vật liệu, chi phí dịch vụ khác phục vụ cho xe, máy thi công.
Bên Có:
- Kết chuyển chi phí sử dụng xe, máy thi công.
- Kết chuyển chi phí sử dụng máy thi công vượt trên mức bình thường
Số Dư: TK 623 không có số dư cuối kỳ
Đối với tài khoản này chi tiết TK cấp 2 được áp dụng theo quy định bao gồm: TK 6231: Chi phí nhân công
TK 6232: Chi phí vật liệu
TK 6233: Chi phí dụng cụ sản xuất TK6234: Chi phí khấu hao máy thi công TK6237: Chi phí dịch vụ mua ngoài TK6238: Chi phí bằng tiền khác
Tài khoản cấp 3 được mở chi tiết theo đối tượng tập hợp chi phí. 30
Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Phí Văn Trọng
2.1.3.3 Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết
Để tiến hành hoạt động xây dựng công ty cần có máy thi công. Hiện nay công ty đã trang bị thêm nhiều loại máy mới, hiện đại: cẩu tháp, cần cẩu KATO... Đối với những máy thuộc sở hữu của công ty để tiện cho việc quản lý và sử dụng thì công ty giao cho đội tự quản lý và không tổ chức kế toán riêng cho đội máy thi công. Đối với chi phí phát sinh trong quá trình sử dụng đội phải tập hợp chi phí, cuối tháng báo cáo về công ty để hạch toán chi phí. Đối với máy thuê ngoài thông thường công ty đứng ra thuê và thuê luôn cả máy và các loại vật tư cần thiết cho máy chạy ( tức là thuê trọn gói).
Nguyên liệu sử dụng cho máy thi công như xăng, dầu, phụ tùng thay thế...thường không nhập kho mà khi có nhu cầu được mua về và đưa thẳng vào sử dụng, máy thi công giá trị nhỏ không đủ điều kiện để coi là TSCĐ cũng như vậy nên chứng từ gốc làm căn cứ cho kế toán ghi sổ là các hóa đơn GTGT...
Đối với máy thi công thuê ngoài: Chứng từ đầu tiên làm cơ sở để xác định chi phí máy thi công thuê ngoài là hợp đồng thuê máy và hóa đơn GTGT. Căn cứ vào các chứng từ về máy thi công thuê ngoài, kế toán đội lập bảng tổng hợp chi phí thuê máy của từng công trình, hạng mục công trình.
Cuối tháng, kế toán đội gửi các chứng từ ban đầu và bảng tổng hợp chi phí thuê máy lên phòng Tài chính – Kế toán công ty. Các nghiệp vụ phát sinh được phản ánh vào sổ nhật ký chung, sổ cái các tài khoản liên quan và sổ chi tiết chi phí sử dụng máy thi công.
Trường hợp công ty thuê ngoài nhân công sử dụng máy thì tiền công phải trả được hạch toán vào chi phí sử dụng máy thi công. Đối với công trình này, công ty trả công theo hình thức khoán. Khi công trình hoàn thành bàn giao, công ty sẽ trả toàn bộ tiền công theo hợp đồng.
Khi kết thúc hợp đồng làm khoán thì nhân viên kỹ thuật cùng đội trưởng sản xuất tiến hành kiểm tra khối lượng và chất lượng công việc sau đó xác nhận vào hợp đồng.
SV: Lê Thị Cẩm Tú Lớp: Kế toán tổng hợp 4+1
Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Phí Văn Trọng
Hàng ngày nếu có chi phí phát sinh liên quan đến máy thi công kế toán tập hợp các chứng từ để cuối tháng, cuối quý vào sổ chi tiết TK623.
Các TSCĐ, kể cả các loại máy thi công được trích khấu hao theo phương pháp khấu hao theo đường thẳng.
Hàng ngày, kế toán đội tiến hành lập bảng tính và phân bổ khấu hao. Cuối quý bộ phận kế toán tài sản cố định sẽ tiến hành tính và phân bổ khấu hao máy thi công để tập hợp chi phí sử dụng máy thi công.
Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Phí Văn Trọng
Bảng 2.8: Bảng tính và phân bổ khấu hao máy thi công Bảng tính và phân bổ khấu hao máy thi công
Quý II năm 2011
Công trình: Nhà máy giầy da Phú Thụy Đơn vị: VNĐ
STT Tên tài sản cố định Số năm sử dụng Thời gian sử dụng thực tế
Nguyên giá Mức khấu hao Giá trị còn lại
1 Cốt pha, dàn giáo 6 2 283.889.000 7.885.805 276.003.195
2 Máy đầm đât 8 1 25.000.000 260.417 24.739.583
3 Xe san nền 12 1 420.000.000 2.916.667 417.083.333
4 Máy ép thủy lực 9 1 202.700.000 1.876.852 200.823.148
Cộng 931.589.000 12.939.741 918.649.259
(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán)
SV: Lê Thị Cẩm Tú Lớp: Kế toán tổng hợp 4+1
Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Phí Văn Trọng
Bảng 2.9: Bảng kê chứng từ phát sinh sử dụng máy thi công
Công ty CP ĐT&PT XD công nghiệp Đội xây dựng số 1
Bảng kê chứng từ phát sinh sử dụng máy thi công
Quý II năm 2011
Công trình: Nhà máy giầy da Phú Thụy Đơn vị: VNĐ
STT Chứng từ Ngày tháng Nội dung chi Số tiền
1 PXK 20 05/04/2011 Xuất kho xăng sử dụng cho máy thi công 1.500.000
2 PC 15 07/04/2011 Mua dầu thay cho máy 620.000
3 PC 18 28/04/2011 Thanh toán chi phí bảo dưỡng máy 1.750.000
4 PC 22 25/05/2011 Thanh toán chi phí sửa máy hỏng 830.000
5 PC 30 30/06/2011 Thanh toán tiền thuê nhân công 15.000.000
6 PC 33 30/06/2011 Thanh toán tiền thuê máy 3.500.000
Tổng 23.200.000
(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán)
Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Phí Văn Trọng
2.1.3.4 Quy trình ghi sổ tổng hợp
Dựa trên bảng phân bổ khấu hao máy thi công và bảng kê chứng từ phát sinh sử dụng máy thi công kế toán tiến hành lập Sổ chi tiết tài khoản 623 – Chi phí sử dụng máy thi công.
SV: Lê Thị Cẩm Tú Lớp: Kế toán tổng hợp 4+1
Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Phí Văn Trọng
Bảng 2.10: Sổ chi tiết chi phí sử dụng máy thi công
Công ty CP ĐT&PT XD công nghiệp
Sổ chi tiết chi phí sử dụng máy thi công
Tài khoản: 623 Quý II năm 2011
Công trình: Nhà máy giầy da Phú Thụy Đơn vị: VNĐ
Chứng từ Diến giải TK ĐƯ Số tiền Ghi Nợ TK 623 Số hiệu NT 152 334 214 111 1 2 3 4 5 6 7 8 9 - Số dư đầu kỳ - - Số phát sinh trong kỳ
PXK 20 05/04 Xuất kho xăng 152 1.500.000 1.500.000
PC 15 07/04 Mua dầu 111 620.000 620.000
PC 18 28/04 Thanh toán CP bảo dưỡng 111 1.750.000 1.750.000
PC 22 25/05 Thanh toán CP sửa máy 111 830.000 830.000
HĐ thuê máy 30/06 Thanh toán tiền thuê máy 111 3.500.000 3.500.000 HĐ làm khoán 30/06 Thanh toán tiền lương 334 15.000.000 15.000.000
BPB khấu hao 30/06 Khấu hao MTC 214 12.939.741 12.939.741
Cộng số phát sinh 36.139.741 1.500.000 15.000.000 12.939.741 6.700.000
- Ghi Có TK 623 154 36.139.741