Mã địa chỉ bu chính là cách viết ngắn gọn của của địa chỉ bu chính với mục đích là rút ngắn thời gian đọc dịa chỉ để chia chọn bu gửi cho nhanh và chính xác.
1. Vai trò của mã bu chính
Trong tự động hoá:
Khi tự động hoá khai thác bu chính thì không thể không có mã bu chính. Mã bu chính giúp cho máy chia chọn tự động nhận biết và xử lý nhanh hơn, không những thế mã bu chính cũng giúp cho việc chia chọn thủ công hiệu quả hơn và ít tốn công đào tạo nhân viên mới. Nhiều nớc trên thế giới đã thiết lập mã bu chính cho mình. Đối với Bu chính Việt nam, việc xây dựng mã bu chính để phục vụ cho việc tin học hoá hiện nay và tự động hoá sản xuất.
Trong quản lý bu chính
Xây dựng hệ thống mã hoá bu chính sẽ hỗ trợ cho công tác quản lý nghiệp vụ theo lu lợng, doanh thu để có thể đề ra chiến lợc phát triển các bu cục hợp lý với hiệu quả cao. Trên cơ sở sử dụng mã địa chỉ bu chính, công tác định luồng lu lợng bu chính sẽ thuận lợi, tạo điều kiện cho việc xác định phơng tiện vận chuyển phù hợp.
Ngoài ra công tác quản lý chất lợng cũng sẽ thuận tiện hơn khi có hệ thống mã địa chỉ bu chính. Thông qua mã địa chỉ bu chính, máy sẽ tự động xác định đợc
“thời gian lu kho “ của bu gửi tại các Trung tâm chia chọn.
hệ thống mã địa chỉ bu chính sẽ tạo điều kiện thuận lợi phát triển các loại hình dịch vụ bu chính mới nh dịch vụ Datapost, bu phẩm không địa chỉ, quảng cáo trực tiếp...
Công tác giao dịch với khách hàng mã địa chỉ bu chính hỗ trợ rất nhiều trong việc xác định bu cục gần nhất và với mã địa chỉ bu chính ngời nhận có thể mở một dịch vụ nào đó giúp cho giao dịch viên dễ dàng phục vụ khách hàng.
Trong các lĩnh vực khác.
2. Nguyên tắc xây dựng mã bu chính.
Nguyên tắc chung
Để xây dựng mã bu chính trớc hết phải tìm hiểu phân bố các cấp quản lý hành chính trong cả nớc. Có nghĩa là phân bố rõ ràng từ phạm vi tỉnh, thành phố tới các quận huyện và thôn , ấp, tổ, xóm... Tuy nhiên, tính ổn định của các khu vực hành chính là không cao, do đó ta phải xây dựng bộ mã bu chính phải đảm bảo sao cho khi có sự thay đổi về quản lý hành chính thì hệ thống mã bu chính không bị xáo trộn.
Khi xây dựng hệ thống mã bu chính thì phải tính đến công nghệ khai thác, vận chuyển cho hiện tại và tơng lai vì một trong những mục đích của việc xây dựng hệ thống mã bu chính là để phục vụ cho việc tự động hoá khâu khai thác và khâu chia chọn bu gửi. Ngoài ra mã bu chính còn chứa thông tin về địa chỉ giúp cho thống kê lu lợng để lập kế hoạch phát triển và sử dụng các phơng tiện vận chuyển một cách hiệu quả.
Khi xây dựng hệ thống mã bu chính phải có hệ thống mã bu chính dự phòng để nếu có sự quy hoạch lại thì không làm hệ số cũ bị xáo chộn.
Mã địa chỉ bu chính phải là duy nhất. Điều này có nghĩa là khi gán mã phải đảm bảo sao cho không có hai địa chỉ khác nhau mà có mã giống nhau.
Mã bu chính phải đảm bảo khép kín, nghĩa là khi xây dựng hệ thống mã bu chính phải đảm bảo mọi khu vực đều có mã.
Độ dài mã và loại mã bu chính.
Tuỳ thuộc vào mục đích sử dụng, vào địa d hành chính của mỗi nớc mà ngời xây dựng hệ thống mã bu chính với độ dài khác nhau.
Sau đây, tôi xin đa ra một vài loại mã địa chỉ bu chính trên một số nớc tiên tiến mà đối với ngời dân ở nớc này mã địa chỉ bu chính đã trở thành một phần trong cuộc sống của họ.
Với độ dài 05 ký tự trì bao gồm 02 ký tự đầu đợc sử dụng để gán cho các tỉnh, 03 ký tự tiếp theo đợc dùng để gán cho các bu cục phát trong tỉnh. Tại bu cục chia chọn với mã bu chính có độ dài 05 ký tự trong việc chia tới cùng bu cục phát là rất thuận tiện cho việc chia chọn tự động.
Ưu điểm:
Thuận tiện cho ngời sử dụng trong việc nhớ hệ thống mã. Có khả năng tăng thêm 06 hoặc 07 số sau này.
Chi phí cho việc thiết lập mã và ứng dụng mã sẽ không cao. Nhợc điểm:
Khó nhớ cho nhân viên bu điện khi chia chọn thủ công do không có khả năng phân cấp rõ ràng theo hệ thống quản lý hành chính.
Với độ dài là 05 số, mã địa chỉ chỉ thể hiện tới các tuyến phát hoặc bu cục phát mà không thể hiện đợc tới các khu dân c trên tuyến phát. Nh vậy, với độ dài 05 số mã địa chỉ bu chính thực chất chỉ phục vụ cho công tác chia chọn tới từng tuyến phát, cha đáp ứng đợc các mục tiêu khác đã đề ra.
Mã có độ dài 06 ký tự số (Singapore)
Cấu trúc mã địa chỉ bu chính bao gồm 02 số đầu là mã khu vực, 04 số tiếp theo là mã điểm phát. Hệ thống mã này cho phép bu chính Singapore gán cho mỗi nhà, mỗi toà nhà một mã với mục đích là trong tơng lai hệ thống máy chia chọn có thể chia tới từng điểm phát. Nếu chia chọn bằng tay, thì hệ thống mã này sẽ hỗ trợ để có thể giảm thời gian chia chọn của bu tá là 02h/ngày.
Ưu diểm.
Thuận tiện cho việc phân cấp trong cấu trúc mã nên dễ nhớ cho công nhân bu điện trong việc chia chọn bằng tay.
Mã có thể thể hiện đợc chi tiết tới từng cụm dân c, mã sẽ đợc gán theo nguyên tắc dựa trên sự phân bố về địa d hành chính.
Nhợc điểm
Khó nhớ cho ngời sử dụng.
Cha đủ tổ hợp để có thể chia chọn tới từng điểm phát trên đờng th bu tá.
Nếu khảo sát quy hoạch phát triển không cụ thể sẽ dẫn đến khả năng dự phòng không chính xác gây lãng phí.
Mã có độ dài 07 ký tự số (Nhật)
Mã gồm có ký tự chữ và số kết hợp (Anh)