K t l un ch ng 2
3.2.2. Quy trình q un lý dán đ ut xây d ng công trình ca BQLDA
3.2.2.1. M c đích xây d ng quy trình qu n lý d án c a BQLDA
- B o đ m đ u t xây d ng theo đnh h ng phát tri n c a Công ty Vinaconex-1 nói riêng và c a t ng Công ty Vinaconex nói chung, nâng cao đ c k thu t, ch t l ng, ti n đ và s d ng chi phí h p lý.
- Giúp th c hi n d án đ u t theo đúng trình t các b c, t o s d dàng trong vi c qu n lý, giám sát toàn b d án đ u t , mang l i hi u qu cao trong công cu c đ u t .
- Nh m ki m soát quá trình thi t l p và tri n khai m t d án t khi b t đ u đ n khi k t thúc đ đ t yêu c u c a khách hàng, giúp d án đ c hoàn thành đúng th i h n, trong khuôn kh nh ng chi phí cho phép và đ t m t tiêu chu n c n thi t mà Công ty đ t ra.
- Quy trình này giúp cho vi c tri n khai th c hi n d ch v t v n qu n lý d án đ u t xây d ng công trình t i Ban đ c thu n l i, nh m th a mãn cao nh t nh ng yêu c u c a khách hàng trong các h p đ ng t v n qu n lý d án, t đó giúp nâng cao kh n ng huy đ ng v n và s d ng v n hi u qu h n.
3.2.2.2. Ph m vi áp d ng
ây là m t quy trình qu n lý d án d a trên quy trình qu n lý d án khung bao quát mà Công ty đã xây d ng đ áp d ng cho các d án đ u t v a và l n v i t cách là ch đ u t d án, thành l p Ban qu n lý đ đi u hành tr c ti p d án. D a vào quy trình này và các đi u ki n th c t c a t ng d án nh quy mô, tính ch t, k thu t mà Ban qu n lý d án đã vi t quy trình c th phù h p và kh thi nh t cho d án do mình ph trách.
3.2.2.3. Quy trình qu n lý d án.
D a trên quy trình d án chung mà Công ty Vinaconex – 1 đã đ ra, BQLDA đã áp d ng và đ a ra quy trình qu n lý d án c th c a mình d a trên tính ch t, đ c đi m, quy mô, k thu t c a d án.
53
Theo s đ , các b c công vi c trong quá trình th c hi n qu n lý d án s bao g m nh ng n i dung c th sau:
B c 1: Ti p nh n h p đ ng và l p k ho ch th c hi n n i b . + Ng i th c hi n: Giám đ c Ban qu n lý d án.
+ Th i gian th c hi n: 5 ngày k t ngày có Quy t đnh thành l p Ban QLDA. + N i dung th c hi n:
- Nghiên c u k h p đ ng mà Công ty đã ký k t đ xác đnh rõ n i dung công vi c ph i th c hi n, th i h n hoàn thành và phân công c th quy n h n, trách nhi m đ n t ng b ph n và t ng thành viên trong Ban QLDA.
- L p k ho ch tri n khai công vi c.
Bao g m các vi c ph i th c hi n t khâu chu n b (đ n bù, gi i phóng m t b ng,..) đ n khâu đ u th u, thi t k , thi công cho đ n khâu nghi m thu, bàn giao công trình vào s d ng. B n k ho ch qu n lý d án đ c thi t l p trên nh ng kh ng ch t ng th v chi phí, nhân l c, th i gian trên c s các m c tiêu đã xác đnh cho d án, bao g m k ho ch l a ch n các nhà th u (cung c p thi t b , kh o sát xây d ng, thi tuy n thi t k ki n trúc công trình, các nhà th u t v n xây d ng công trình, nhà th u thi công..); k ho ch ki m tra H s thi t k , d toán, t ng d toán xây d ng công trình; k ho ch giám sát thi công; k ho ch qu n lý h p đ ng; k ho ch qu n lý thi công ( ch t l ng, kh i l ng, ti n đ , chi phí xây d ng, an toàn lao đ ng và v sinh môi tr ng c a d án); k ho ch nghi m thu và bàn giao công trình đ a vào s d ng; k ho ch l p h s quy t toán, hoàn công; k ho ch báo cáo, bàn giao h s liên quan.
B c 2: L p k ho ch đ u th u và t ng ti n đ chi ti t th c hi n d án. + Ng i th c hi n: Giám đ c Ban QLDA và các k s d án.
+ Th i gian th c hi n: 5 ngày k t ngày có Quy t đnh thành l p Ban QLDA. + N i dung th c hi n:
- C n c vào các n i dung quy t đnh đ u t , l p “K ho ch đ u th u” c a d án theo h ng d n Quy ch đ u th u hi n hành. G m các n i dung: phân chia d án
54
thành các gói th u; xác đnh giá gói th u và ngu n tài chính; hình th c l a ch n nhà th u và ph ng th c đ u th u áp d ng đ i v i t ng gói th u; th i gian t ch c đ u th u cho t ng gói th u; lo i h p đ ng cho t ng gói th u; th i gian th c hi n h p đ ng. - C n c vào các n i dung quy t đnh đ u t , l p “T ng ti n đ chi ti t th c hi n d án” cho phù h p b t đ u t công tác chu n b đ n bù, gi i phóng m t b ng,... đ n khâu đ u th u, thi t k , thi công cho đ n khi nghi m thu, bàn giao công trình đ a vào s d ng, l p h s quy t toán.
K ho ch đ u th u và T ng ti n đ chi ti t th c hi n d án sau khi l p s H i đ ng qu n tr Công ty phê duy t làm c n c đ th c hi n các b c ti p theo.
B c 3: Qu n lý l c ch n nhà th u t v n và nhà th u cung c p thi t b .
+ Ng i th c hi n: Giám đ c Ban QLDA và các k s d án.
+ Th i gian th c hi n: B t đ u ngay sau khi “K ho ch đ u th u” đ c H i đ ng qu n tr Công ty (H QT Công ty) phê duy t”. Th i gian th c hi n theo Ti n đ d án và K ho ch đ u th u đã đ c phê duy t.
+ N i dung th c hi n:
- C n c k ho ch đ u th u đ c phê duy t, th c hi n l a ch n nhà th u cung c p thi t b , kh o sát xây d ng, thi t k , t v n l p T ng d toán … theo đúng Lu t xây d ng và Quy ch đ u th u hi n hành (l p H s m i th u, tiêu chu n đánh giá, thành l p T t v n ch m th u, phân tích đánh giá H s d th u, hoàn thi n h p
đ ng…). N i dung th c hi n đ c tham chi u theo “Quy trình l a ch n Nhà th u” c a Công ty.
- Giám đ c Ban QLDA có trách nhi m xem xét, rà soát l i toàn b n i dung k t qu và trình H QT Công ty phê duy t.
Trên c s Lu t xây d ng, Quy ch đ u th u hi n hành và n i dung d án, Giám đ c Ban QLDA s ti n hành: ki m tra, rà soát H s m i th u, tiêu chu n đánh giá và danh sách các Nhà th u tham gia; tr c ti p thông báo m i th u; xem xét danh sách T t v n ch m th u; ki m tra, xem xét k t qu phân tích và đánh giá H s d th u; tr c ti p so n th o và giúp H QT Công ty th ng th o h p đ ng...
55
B c 4: G m 3 công tác chính đ c th c hi n đ c l p - song song nh m rút
ng n ti n đ th c hi n d án: ki m tra ph ng án thi t k , d toán, t ng d toán; ti n hành các th t c đ t đai; ti n hành giao nh n v t t , thi t b .
a. Ki m tra ph ng án thi t k , d toán, t ng d toán
+ Ng i th c hi n:
- Các K s giám sát: Ki m tra ph ng án thi t k , d toán. - Các K s d án : Ki m tra T ng d toán.
+ Th i gian th c hi n: đ c b t đ u ngay sau khi các Nhà th u T v n giao k t qu th c hi n (Ph ng án k thu t; B n v thi t k ; H s d toán,…)
+ N i dung th c hi n:
- i v i các gói th u T v n kh o sát, ki m đnh (thi t b , v t li u…), thi t k và các gói th u khác mà c n l p ph ng án, d toán (rà phá bom mìn, v n chuy n thi t b , khai thác m …) trình phê duy t tr c khi th c hi n, ph i th c hi n các n i dung: xem xét, ki m tra, giúp H QT Công ty l a ch n ph ng án t i u; ki m tra thi t k k c s thay đ i thi t k và trình H QT Công ty phê duy t Thi t k cu i cùng; ki m tra d toán và trình H QT Công ty phê duy t d toán cu i cùng.
Sau khi có k t qu phê duy t d toán các gói th u, ti n hành Ki m tra t ng d toán công trình, trình H QT Công ty.
Tr ng h p ngo i l :
- Tr ng h p 1: T ng d toán v t T ng m c đ u t trong đi u ki n, lý do cho phép: ti n hành đánh giá l i hi u qu d án, đi u ch nh T ng m c đ u t , đi u ch nh k ho ch đ u th u trình H QT Công ty.
- Tr ng h p 2: T ng d toán v t T ng m c đ u t trong đi u ki n, lý do không cho phép: ti n hành hi u ch nh cân đ i l i toàn b d toán c a các gói th u cho phù h p và không làm v t T ng m c đ u t đã đ c phê duy t.
b. Ti n hành các th t c đ t đai
•Ng i th c hi n: Các k s d án
56
•N i dung th c hi n:
- Công tác đ n bù, gi i phóng m t b ng, chu n b m t b ng xây d ng: t ch c th c hi n, ho c đôn đ c công tác đ n bù, gi i phóng m t b ng, tái đnh c , chu n b m t b ng xây d ng theo ph ng án đã phê duy t trong Quy t đnh đ u t ; l p báo cáo đnh k cho H QT Công ty v tình hình gi i phóng m t b ng, t p h p t t c các khi u n i, v ng m c trong đ n bù, gi i phóng m t b ng, đ xu t ph ng án gi i quy t; ph i h p cùng các bên liên quan gi i quy t các v ng m c trong đ n bù, gi i phóng m t b ng…
- Ti n hành các th t c xin c p gi y t sau (n u có). Quy trình ti n hành các th t c v đ t đai tuân theo s h ng d n c a c quan Qu n lý Nhà n c. i v i tr ng h p Công ty đã có gi y ch ng nh n quy n s d ng đ t h p l thì không c n th c hi n b c này.
c. Ti n hành giao nh n v t t thi t b
+ Ng i th c hi n: Các k s d án
+ Th i gian th c hi n: đ c b t đ u ngay sau khi l a ch n đ c nhà th u cung c p thi t b .
+ N i dung th c hi n:
- T ch c chu n b kho, bãi đ l u kho, l u bãi thi t b , v t t nh p v . - T ch c giao nh n v t t , thi t b .
- Ki m tra, ki m soát, th ng kê v t t , thi t b v ch ng lo i, s l ng, xu t x … - K t h p v i Ch đ u t t ch c th c hi n các th t c liên quan đ n ki m đnh, giao nh n, b o qu n v t t , thi t b .
Các k s d án s l p báo cáo đnh k cho Giám đ c Ban v tình hình giao nh n v t t , thi t b .
B c 5: G m 3 công tác chính đ c th c hi n đ c l p - song song nh m rút ng n ti n đ th c hi n d án: Xin gi y phép xây d ng; các th t c khác v đ u t có liên quan; Qu n lý l a ch n Nhà th u thi công.
57
a. Xin c p gi y phép xây d ng
+ Ng i th c hi n: Các k s d án
+ Th i gian th c hi n: Ti n hành b t đ u sau khi đã th c hi n xong các th t c v đ t đai và thi t k đã đ c H QT Công ty phê duy t - K t thúc tr c khi kh i công công trình.
+ N i dung th c hi n:
L p H s xin c p gi y phép xây d ng trình c p có th m quy n c p gi y phép xây d ng đ làm c s cho vi c kh i công xây d ng công trình. Quy trình ti n hành th t c v xin c p gi y phép xây d ng tuân theo s h ng d n c a c quan Qu n lý Nhà n c.
b. Các th t c khác v đ u t xây d ng có liên quan
+ Ng i th c hi n: Các k s d án
+ Th i gian th c hi n: B t đ u th c hi n sau khi đã ti n hành xong các th t c v đ t đai và thi t k đã đ c H QT Công ty phê duy t - K t thúc tr c khi kh i công công trình.
+ N i dung th c hi n:
Tùy theo quy mô và tính ch t c a d án có th ph i th c hi n các th t c trình c p có th m quy n hay c quan qu n lý chuyên ngành ch p thu n v các n i dung: thi t k và thi t b phòng cháy, ch a cháy; khai thác, s d ng tài nguyên (đi n, n c); v sinh môi tr ng... Quy trình ti n hành các th t c khác liên quan v đ u t xây d ng tuân theo s h ng d n c a c quan Qu n lý Nhà n c. Tu theo tính ch t và quy mô d án mà ti n hành các th t c có liên quan.
c. Qu n lý l a ch n nhà th u thi công
+ Ng i th c hi n: Giám đ c Ban QLDA và các k s d án.
Trong tr ng h p Giám đ c Ban QLDA và các k s d án tr c ti p th c hi n c vi c “T v n L p h s m i th u & phân tích đánh giá H s d th u” thì T chuyên gia ch m th u c a d án s ph i th c hi n.
58
+ Th i gian th c hi n: B t đ u ti n hành sau khi đã có thi t k , d toán đ c phê duy t.
+ N i dung th c hi n: Th c hi n T ng t B c 3.
B c 6: Ti n hành kh i công xây d ng công trình
+ Ng i th c hi n: Giám đ c Ban QLDA, các k s d án và các k s giám sát. + Th i gian th c hi n: Ti n hành b t đ u ngay sau khi đã có gi y phép xây d ng và l a ch n đ c Nhà th u thi công.
+ N i dung th c hi n:
- Xem xét, t p h p đ y đ tính pháp lý và các đi u ki n đ t ch c kh i công. - Giúp Ch đ u t ban hành l nh kh i công.
- Giúp Ch đ u t t ch c l kh i công.
B c 7: G m 3 công tác chính đ c th c hi n song song, liên quan ch t ch v i nhau nh m rút ng n ti n đ và qu n lý hi u qu d án: qu n lý h p đ ng; qu n lý thi công; qu n lý Giám sát thi công.
a. Qu n lý h p đ ng
+ Ng i th c hi n: Giám đ c Ban QLDA và các k s d án.
+ Th i gian th c hi n: B t đ u ti n hành ngay sau khi H QT Công ty ký h p đ ng v i các Nhà th u. K t thúc khi h p đ ng đ c thanh lý.
+ N i dung th c hi n:
Trên c s h p đ ng gi a H QT Công ty và Nhà th u, Giám đ c Ban qu n lý và các k s d án s đôn đ c, ki m tra, giám sát ti n trình th c hi n h p đ ng c a Nhà th u v các n i dung đã ký k t (n i dung công vi c, ch t l ng, ti n đ công vi c…): l p báo cáo đnh k v i lãnh đ o Công ty v tình hình th c hi n h p đ ng c a các Nhà th u; theo dõi th ng kê, t ng h p các vi ph m h p đ ng c a Nhà th u kèm theo nh ng t n h i và đ xu t bi n pháp x lý; ki m tra, th ng kê các khi u n i c a Nhà th u v h p đ ng, tìm rõ nguyên nhân, đ xu t bi n pháp gi i quy t; tham