TẠI CÔNG TY
Trước những hạn chế còn tồn tại cũng như những khó khăn mà doanh nghiệp phải đối mặt, chuyên đề đưa ra một số nhóm giải pháp sau
3.2.1. Đẩy mạnh công tác đào tạo nguồn nhân lực
Nhân lực là yếu tố cơ bản quyết định hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hoạt động kinh doanh nhập khẩu với đặc điểm không sản xuất trực tiếp ra sản phẩm nên vai trò của nhân lực lại càng trở nên quan trọng hơn. Nếu nguồn nhân lực có trình độ được sử dụng hợp lý sẽ giúp giảm chi phí quản lý và chi phí bán hàng cũng như tránh được các tổn thất trong kinh doanh. Do vậy công tác đào tạo, nâng cao trình độ, chất lượng nguồn lao động là rất cần thiết. Các biện pháp cụ thể công ty có thể áp dụng để nâng cao chất lượng nguồn lao động là
• Tập trung công tác tuyển chọn và mở lớp tập huấn, đào tạo tại chỗ, mời giảng viên bên ngoài kết hợp với sử dụng đội ngũ các chuyên gia tư vấn của doanh nghiệp về giảng dạy. Như vậy vừa tiết kiệm chi phí vừa gắn với hoạt
động sản xuất - kinh doanh tại doanh nghiệp. Nội dung đào tạo phải có liên quan đến các nghiệp vụ trong công ty như về xuất nhập khẩu, kế toán hay kiểm định chất lượng vắc xin hay về các quy định GDP, GSP, SOP… Hình thức đào tạo cần xác định cho phù hợp, nên lựa chọn những lớp ngắn hạn theo những chuyên đề, còn với đội ngũ giữ những nhiệm vụ quan trọng trong công ty thì có thể cho họ tham gia các lớp văn bằng hai ở các trường đại học.
• Thường xuyên tập huấn cho đội ngũ cán bộ các nội quy của doanh nghiệp, quy định về an toàn lao động, kiến thức cơ bản về chất lượng sản phẩm, quy trình nhập khẩu, bảo quản, vận chuyển, phân phối các sản phẩm VXSPYT thông qua hình thức đào tạo tại chỗ, kèm cặp trong quá trình. Ngoài ra, nên tổ chức định kỳ hoặc đột xuất các đợt sát hạch, kiểm tra trình độ của CBNV trong công ty.
• Có thể thuê hoặc mời các chuyên gia kỹ thuật người nước ngoài, chủ yếu là các chuyên gia từ phía nhà cung cấp Sanofi Pasteur, đề nghị họ hỗ trợ nhằm giải quyết các khó khăn cho doanh nghiệp trong việc đào tạo, nâng cao chất lượng nhân lực, bổ sung các kiến thức chuyên môn cần thiết cho cán bộ như về đặc tính của sản phẩm VXSPYT; kỹ thuật trong hệ thống kho lạnh bảo quản vắc xin hay hỗ trợ trong quá trình điều hành, tiếp thị và phân phối·sản phẩm tại thị trường Việt Nam.
• Xây dựng quy chế cụ thể về phân phối tiền lương, thưởng, phúc lợi, bảo hiểm nhằm kích thích nhân viên tăng năng suất, nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Đây là giải pháp tạo động lực rất lớn để động viên người lao động làm việc hăng say, nhiệt tình trong công việc.
• Cần tiến hành bố trí lao động vào các vị trí phù hợp, đúng chuyên môn, năng lực sở trưởng của họ để họ có thể phát huy được tối đa khả năng của mình và đóng góp nhiều lợi nhuận hơn cho công ty.
• Hạn chế việc thay đổi nhân sự, khi kí kết hợp đồng lao động thì đưa ra những quy định riêng của doanh nghiệp; trong những giai đoạn khó khăn buộc phải cắt giảm nhân sự thì nên thông báo trước đó ít nhất 1 tháng để người lao động có sự chuẩn bị.
Với doanh nghiệp nhập khẩu như công ty thì cần tiến hành nghiên cứu thị trường ở cả thị trường trong nước và thị trường nước ngoài.
Đối với thị trường trong nước: Đây là thị trường tiêu thụ các mặt hàng nhập khẩu của công ty. Để có thể đáp ứng được tối đa nhu cầu của khách hàng, tăng doanh thu và lợi nhuận, công ty trước hết cần phải nghiên cứu kĩ thị trường bằng các biện pháp
• Cập nhật thường xuyên về tình hình dịch bệnh đang diễn ra trong nước để dự đoán trước nhu cầu sử dụng, tiêu thụ vắc xin về chủng loại, số lượng và có kế hoạch nhập khẩu, bán hàng sao cho phù hợp. Ví dụ như tại thời điểm hiện nay, dịch sởi và thủy đậu đang có diễn biến khá phức tạp tại Việt Nam nên nhu cầu sử dụng các loại vắc xin phòng các bệnh này tăng lên nhanh chóng. Nếu công ty có thể dự đoán được và có kế hoạch nhập khẩu các loại vắc xin đó từ trước hoặc có thể liên hệ với nhà cung ứng nước ngoài để kịp thời nhập về số lượng lớn các mặt hàng vắc xin kể trên thì có thể đáp ứng phần nào nhu cầu phòng bệnh của người dân, đồng thời có cơ hội mở rộng đối tác khách hàng và tăng danh tiếng cho công ty.
• Kịp thời nắm bắt những thay đổi về quy định, chính sách của nhà nước có liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như quy định về thuế nhập khẩu, lãi suất, tỷ giá hay các quy định trong lĩnh vực vắc xin. Công ty có thể tìm hiểu những thay đổi về quy định trên các trang báo điện tử của các cơ quan nhà nước hoặc trực tiếp liên hệ với những người có thẩm quyền để tìm hiểu rõ về các quy định.
• Do kinh doanh vắc xin không được phép quảng cáo tự do trên thông tin đại chúng nên công ty cần thực hiện linh hoạt các giải pháp nhằm xúc tiến hoạt động bán hàng như phối hợp với nhà cung cấp nước ngoài để tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm; tham gia các triển lãm về dược phẩm - vắc xin; trực tiếp đến các trung tâm y tế để giới thiệu, cung cấp thông tin và hướng dẫn sử dụng sản phẩm; lập website để giới thiệu sản phẩm…
Đối với thị trường nước ngoài, việc nghiên cứu giúp doanh nghiệp có thể tìm được nhà cung cấp uy tín với chất lượng sản phẩm tốt, giá thành rẻ và ổn định về khối lượng hàng cung ứng. Trong quá trình hợp tác, việc tìm hiểu kĩ đối tác vừa giúp công ty có thể đáp ứng được tốt những yêu cầu của họ; đồng thời đi đến những thỏa thuận có lợi cho doanh nghiệp. Cho đến nay, công ty đã hợp
tác lâu dài với nhà cung cấp Sanofi Pasteur. Đây là một công ty đa quốc gia có thương hiệu và uy tín lớn trong lĩnh vực dược phẩm và vắc xin ở trên thế giới. Sanofi Pasteur đã hỗ trợ cho công ty rất nhiều trong hoạt động truyền thông, xây dựng kho bảo quản vắc xin và bù đắp những khoản tổn thất cho công ty do chênh lệch tỷ giá hay do hủy vắc xin…Tuy nhiên, công ty nên thỏa thuận thêm với nhà cung cấp trong việc cung ứng hàng, yêu cầu họ cung cấp đầy đủ và kịp thời những mặt hàng mà trong nước đang có nhu cầu sử dụng thay vì nhập khẩu nhiều mặt hàng với số lượng lớn nhưng khó tiêu thụ tại Việt Nam. Để hạn chế việc phải hủy bỏ vắc xin hết hạn do phải nhập về số lượng quá lớn, công ty nên yêu cầu phía đối tác cung cấp số lượng mặt hàng theo đúng đề nghị của công ty, mức chênh lệch về số lượng không quá 5% tổng số hàng nhập về; ngoài ra nên lựa chọn nhập khẩu những mặt hàng có hạn sử dụng dài trên 2 năm. Bên cạnh đó, công ty nên tìm kiếm thêm những nhà cung ứng mới để tránh rủi ro khi làm độc quyền cho một công ty nước ngoài duy nhất và cũng để đa dạng hóa sản phẩm kinh doanh, đáp ứng tốt hơn các nhu cầu của thị trường.
3.2.3. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động kinh doanh nhập
khẩu
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động kinh doanh là vô cùng cần thiết, giúp doanh nghiệp nắm bắt thông tin nhanh chóng đồng thời tiết kiệm chi phí đi lại. Hiện nay, công ty cũng đã lắp đặt đường truyền cáp riêng để thực hiện việc giám sát quản lý hệ thống kho từ xa, ngay cả khi người quản lý không trực tiếp có mặt tại công ty, điều này giúp cho mọi hoạt động trong công ty luôn được diễn ra bình thường. Việc trao đổi thông tin với nhà cung cấp nước ngoài cũng được thực hiện thường xuyên qua mail hay điện thoại có kết nối mạng, điều này giúp giảm thiểu nhiều chi phí cho doanh nghiệp.
Để có thể tạo nhiều thuận lợi hơn cho hoạt động kinh doanh thì công ty có thể áp dụng một số giải pháp sau đây
• Chủ động thiết lập một trang web thương mại điện tử, cập nhật một số thông tin cơ bản của doanh nghiệp. Việc này không tốn quá nhiều chi phí nhưng lại có thể giúp doanh nghiệp nâng cao hình ảnh, mở rộng đối tác kinh doanh và giới thiệu sản phẩm đến các khách hàng được tốt hơn.
• Sử dụng mạng lưới Internet để cập nhật những thông tin liên quan đến các văn bản pháp luật mới được ban hành, tìm hiểu nhu cầu của thị trường,
khách hàng, những thay đổi trong quy định của nhà nước về nhập khẩu hàng hóa, quản lý về mặt hàng VXSPYT để kịp thời có những điều chỉnh về chính sách và biện pháp.
• Ngoài ra, doanh nghiệp có thể kết hợp sử dụng phương thức thanh toán trực tuyến từ những nhà cung cấp dịch vụ có uy tín song song với phương thức thanh toán truyền thống để giảm bớt các chi phí đi lại.
• Tổ chức tốt hệ thống thông tin nội bộ doanh nghiệp, xây dựng các ngân hàng dữ liệu gồm các biểu mẫu, báo cáo, cách thức lưu trữ, truy cập và xử lý thông tin.
3.2.4. Đẩy mạnh đầu tư đổi mới máy móc thiết bị, công nghệ
Đầu tư đổi mới máy móc thiết bị, công nghệ hiện đại nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm là công việc thường xuyên và lâu dài. Các biện pháp có thể áp dụng, đó là:
• Đầu tư, đổi máy móc thiết bị, công nghệ hiện đại với giá cả phù hợp với tiềm lực tài chính của doanh nghiệp (có thời gian khấu hao ngắn, chi phí duy tu, bảo dưỡng thấp) để nhanh chóng đi vào sản xuất ổn định đạt hiệu quả cao.
• Định kì duy tu, bảo trì, bảo dưỡng máy móc thiết bị cũng như các tài sản cố định khác nhằm tăng tuổi thọ, độ tin cậy của máy móc thiết bị, đảm bảo chất lượng hoạt động, hạn chế đến mức thấp nhất những gián đoạn trong quá trình sản xuất kinh doanh làm giảm chất lượng sản phẩm.
3.2.5. Xây dựng kế hoạch nhập hàng và bán hàng phù hợp
Để giải quyết tình trạng hàng tồn kho quá hạn phải hủy, công ty phải xây dựng kế hoạch nhập hàng, bán hàng sao cho hợp lý.
Trước hết, việc nhập hàng cần căn cứ vào kết quả nghiên cứu thị trường, dựa trên nhu cầu sử dụng vắc xin của các đơn vị khách hàng truyền thống trong khoảng thời gian trước đó cũng như tình hình các loại dịch, bệnh trên người (nếu có) diễn ra tại Việt Nam trước thời điểm chuẩn bị nhập hàng. Doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến yếu tố tỷ giá khi nhập hàng, nên lựa chọn thời điểm tỷ giá thấp để nhập hàng; như vậy doanh nghiệp có thể tiết kiệm được một khoản chi phí và hạn chế việc phải nâng giá bán vắc xin.
Sau khi nhập hàng với số lượng lớn nhiều loại vắc xin thì doanh nghiệp phải có kế hoạch bán hàng. Các biện pháp cần làm là:
• Hàng hóa cần được cấp phát theo nguyên tắc FIFO (Nhập trước- xuất trước) và FEFO (Hết hạn trước – xuất trước).
• Đối với những mặt hàng có hạn sử dụng ngắn (dưới 1 năm) thì cần đẩy nhanh tốc độ bán hàng bằng cách chiết khấu, giảm giá mua hàng hoặc cho trả chậm với các khách hàng mua số lượng lớn; khuyến mại kèm theo khi mua các sản phẩm khác…
• Trong quá trình cấp phát vắc xin, hóa đơn phải ghi đầy đủ thông tin gồm tên, số lượng, đơn giá, số đăng kí lưu hành và hạn sử dụng của vắc xin. Khách hàng sau khi nhận và kiểm tra hàng thì phải kí biên bản xác nhận lô hàng đạt yêu cầu dây chuyền lạnh nhằm hạn chế tối đa những rủi ro cho doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp phải lưu trữ toàn bộ hồ sơ liên quan đến hàng hóa xuất bán và định kỳ kiểm kê các hàng lưu kho. Việc minh bạch về hồ sơ sẽ giúp cho doanh nghiệp dễ dàng trong quản lý bán hàng và giải quyết những sự cố (nếu có).
3.2.6. Thường xuyên cập nhật chính sách, quy định của nhà nước có
liên quan đến hoạt động kinh doanh
Là một doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực đặc thù là vắc xin thì việc phải thường xuyên theo dõi, cập nhật những thay đổi về thông tư, quy định của Bộ Y tế, Cục Quản lý Dược là cần thiết vì hoạt động nhập khẩu, phân phối vắc xin sẽ chịu tác động trực tiếp bởi những quy định này. Do lĩnh vực này ngày càng chịu sự giám sát chặt chẽ của nhà nước nên việc tìm hiểu các quy định sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện hoạt động kinh doanh theo đúng hướng, tránh vi phạm pháp luật và tiết kiệm những chi phí không đáng có. Việc cập nhật thông tin có thể thực hiện thông qua các trang báo điện tử của các cơ quan hoặc trực tiếp liên hệ người có thẩm quyền để hỏi đáp. Tuy nhiên do bản thân doanh nghiệp không thể tự cập nhật hết được những thay đổi này, vì vậy doanh nghiệp nên hướng đến việc thuê các luật sư tư vấn trong các hoạt động quản lý và kinh doanh của mình. Việc này sẽ giúp mọi hoạt động của công ty đi đúng hành lang của pháp luật, tránh được những căng thẳng không cần thiết.
3.2.7. Tăng cường huy động và sử dụng vốn có hiệu quả
Sử dụng vốn trong kinh doanh có tầm quan trọng, là một trong những yếu tố quyết định đến hiệu quả của doanh nghiệp. Công ty cần hướng đến việc
đổi mới và mở rộng hình thức huy động vốn sao cho giảm chi phí vốn và tăng mức độ tự chủ trong kinh doanh. Cách thức huy động vốn gồm:
• Đàm phán với nhà cung cấp nước ngoài để được hưởng phương thức thanh toán trả chậm nhằm tạm chiếm dụng vốn cho hoạt động kinh doanh
• Lựa chọn những ngân hàng có uy tín và có mặt bằng lãi vay thấp để vay vốn. Doanh nghiệp cần tạo dựng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các ngân hàng để được hưởng những ưu đãi như hỗ trợ tín dụng trong nhập khẩu, mở L/C… với lượng vay lớn thông qua các hình thức tài trợ xuất nhập khẩu, bao thanh toán. Tuy vậy nên hạn chế tối đa việc phải đi vay ngân hàng thường xuyên nhằm giảm bớt các chi phí không cần thiết.
• Ngoài ra, công ty có thể phát hành trái phiếu doanh nghiệp, tạo thêm kênh huy động vốn từ người dân và đưa hình ảnh của doanh nghiệp đến gần hơn với người dân.
• Đối với những tài sản cố định cũ, khó có thể tiếp tục sử dụng thì công ty nên thanh lý ngay.
• Với khách hàng, doanh nghiệp cần tìm hiểu, phân tích kĩ khả năng thanh toán của họ để có các chính sách bán hàng phù hợp. Đối với khách hàng mới, mua số lượng ít thì nên yêu cầu họ thanh toán ngay; với các đối tác lâu năm, tùy thuộc vào uy tín và khả năng tài chính của họ thì công ty có thể đề ra các chính sách khách hàng khác nhau như cho phép trả chậm, chiết khấu hàng mua số lượng lớn, khuyến mại hay cung cấp miễn phí dịch vụ hướng dẫn sử dụng vắc xin… Công ty phải thường xuyên theo dõi hồ sơ bán hàng, chủ động thu hồi các khoản nợ của khách hàng.
• Trong quá trình sử dụng vốn, doanh nghiệp cần phải lựa chọn phương thức thanh toán an toàn, phù hợp để tránh xảy ra tình trạng ứ đọng vốn làm phát sinh các khoản chi phí lãi vay.
