Sơđồ 2.1: Sơđồ tổ chức của Co.opMart
Nguồn: phịng Tổ chức nhân sự Co.opMart
- Tình hình nhân sự gồm. 1 Giám đốc, 2 phĩ Giám đốc kinh doanh, 1 Kế tốn trưởng, 5 Tổ trưởng ngành hàng.
+ Giám đốc:
Là lãnh đạo cao nhất và người chịu trách nhiệm tồn diện về các mặt hoạt đơng cuả
siêu thị với Ban Tổng Giám Đốc SaigonCo.op và với khách hàng.
Nhận các chỉ tiêu kế hoạch hàng năm từ. Liên hiệp và lập kế hoạch thực hiện các chỉ tiêu: doanh số, tỷ lệ lãi, chi phí, hao hụt và triển khai giao kế hoạch hàng tháng cho các bộ phận kinh doanh của siêu thị.
Chỉđạo thực hiện các quy định hướng dẫn của Liên hiệp tại đơn vị nhằm bảo đảm
PHĨ GIÁM ĐỐC NGÀNH HÀNG THƯỜNG XUYÊN PHĨ GIÁM ĐỐC NGÀNH HÀNG KHƠNG THƯỜNG XUYÊN KẾ TỐN TRƯỞNG NGÀNH HÀNG SẢN PHẨM MỀM NGÀNH HÀNG SẢN PHẨM CỨNG NGÀNH HÀNG HỐ MỸ PHẨM NGÀNH HÀNG THỰC PHẨM CƠNG NGHỆ NGÀNH HÀNG THỰC PHẨM TƯƠI SỐNG THÂU NGÂN VÀ BẢO VỆ PHỊNG HÀNH CHÁNH VĂN PHỊNG GIÁM ĐỐC
theo concept Co.opMart và ISO. Ký các quyết định, hợp đồng kinh doanh, duyệt các khoản chi phí của đơn vị theo phân cấp.
Trực tiếp phụ trách và giải quyết các mối quan hệđối ngoại để bảo đảm mơi trường hoạt động kinh doanh thuận lợi cho siêu thị.
Quyết định về tiền thưởng cho nhân viên siêu thị, bảo đảm cơng bằng, chăm lo đời sống cho nhân viên siêu thị an tâm cơng tác. Tổ chức thực hiện các phong trào thi
đua do Liên hiệp phát động và phát động các phong trào thi đua của đơn vị. Kiểm tra các hoạt động tồn diện của siêu thị. Phân cơng và kiểm tra cơng việc của cán bộ chủ chốt, tổ chức họp giao ban định kỳ.
Trực tiếp phụ trách cơng tác tổ chức nhân sự - đào tạo của đơn vị.
Trực tiếp chỉ đạo hoạt động của các bộ phận hỗ trợ bán: thu ngân, bảo vệ, quảng cáo khuyến mãi và bộ phận quản trị gồm tổ kế tốn, tổ chức hành chánh, khu cho thuê, hợp tác.
Chịu trách nhiệm xây dựng, thực hiện và duy trì các nguồn lực cần thiết đểđảm bảo áp dụng và thường xuyên cải tiến hệ thống quản lý chất lượng tại siêu thị theo quy
định của Liên hiệp.
Giải quyết các vụ việc liên quan tới tố cáo, khiếu nại của khách hàng khi được chuyển tới.
+ Phĩ Giám đốc:
Chịu trách nhiệm tồn diện trước Giám đốc về hoạt động kinh doanh của ngành hàng do mình phụ trách: doanh số, tốc độ luân chuyển hành hĩa, tồn kho, trưng bày
định vị hàng hĩa, chủng loại hàng hĩa, giá cả, chất lượng, tỷ lệ lợi nhuận, các chương trình khuyến mãi. Thực hiện quản lý chất lượng theo ISO và Concept. Trực tiếp phụ trách cơng tác tổ chức, thi đua khen thưởng của các tổ trực thuộc ngành hàng phụ trách: phân cơng lao động, năng suất lao động, hiệu quả lao
động… để làm căn cứ xem xét bình chọn thi đua hàng tháng.
Thay mặt đơn vịđàm phán với các nhà cung cấp: các hợp đồng tự doanh của đơn vị
và các hợp đồng cho thuê quầy kệ, trưng bày hàng hĩa và các hoạt động marketing
Thay mặt đơn vị tiếp xúc, giải thích, trả lời và giải quyết các khiếu nại của khách hàng đối với ngành hàng mình phụ trách sau khi đã được Giám đốc thơng qua, tuân thủ thủ tục giải quyết khiếu nại và phản hồi của khách hàng.
+ Kế tốn trưởng:
Chịu trách nhiệm trước Giám đốc và Kế tốn trưởng Liên hiệp về việc tổ chức cơng tác kế tốn tại đơn vị. Tham mưu cho Giám đốc về các hoạt động tài chính kế tốn Thực hiện các báo cáo định kỳ cho các Phịng ban chức năng Liên hiệp, trình Giám
đốc phê duyệt.
Lập báo cáo hoạt động kinh doanh ngày, tuần và quyết tốn. Theo dõi, kiểm tra, giám sát các khoản thu chi của đơn vị. Kiểm tra tồn quỹ cuối ngày và kiểm kê cuối tháng.
Theo dõi việc quản lý tài sản của đơn vị, các hĩa đơn tài chính, phiếu mua hàng và các chứng từ cĩ giá trị khác. Hướng dẫn, kiểm tra thu ngân trong việc viết hố đơn tài chính và thu nộp tiền hàng. Tổ chức và thực hiện lưu trữ số liệu đơn vị. Quản lý khu vực cho thuê và hợp tác.
Quản lý và theo dõi các hợp đồng kinh tế của đơn vị theo phân cấp. Thơng báo tỷ giá ngoại tệ cho tổ trưởng thu ngân mỗi ngày.
+ Ngành hàng:
Quản lý tất cả các hàng hố phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng hàng ngày được kinh doanh trong siêu thị, chịu trách nhiệm đặt hàng, quản lý nhân sự và ngành hàng theo tính thương phẩm của hàng hố, thời hạn sử dụng và vệ sinh thực phẩm. + Bộ phận hổ trợ:
Thu ngân phụ trách việc tính tiền cho khách hàng theo giá trị hàng hố do khách hàng mua. Bảo vệ cĩ nhiệm vụ bảo vệ trật tự, an tồn , bảo vệ tài sản và hàng hố cho siêu thị.
Bảng 2.1: Trình độ nghề nghiệp văn hĩa STT Trình độ Số lượng (người) Tỷ lệ( %) 1 Đại học 40 16.7 2 Cao đẳng 30 12.5 3 Trung cấp 20 8.3 4 Phổ thơng trung học 130 54.2 5 Lao động phổ thơng 20 8.3 Tổng 240 100 Nguồn: phịng Tổ chức nhân sự
Trước đây nhân sự của hợp tác xã mua bán thường cĩ trình độ khơng cao. Tuy nhiên trong điều kiện kinh tế hiện nay đất nước ta đang trên đà phát triển và hội nhập cần phải nâng cao trình độ kiến thức về chuyên mơn thương mại cho bộ phận quản lý nên Saigonco.op đã cĩ chủ trương yêu cầu các vị trí mới bổ nhiệm từ tổ
trưởng trở lên phải cĩ trình độ thấp nhất là Cao đẳng.
Ngồi ra chủ trương chung của Liên hiệp Hợp tác xã Saigonco.op cịn khuyến khích các nhân viên quản lý tại khối văn phịng và các tổ trưởng phải tự sắp xếp để đi học nâng cao trình độ. Nhờđĩ tỷ lệ nhân viên cĩ trình độ Cao đẳng và đại học tại Siêu thị Bình Tân đạt được 70 người, chiếm tỷ lệ 29,2%.
Phấn đấu đến năm 2010 phải đạt tỷ lệ 30% nhân sự cĩ trình độ đại học tại bộ phận quản lý để biết phân tích tình hình kinh doanh siêu thị và cĩ khả năng tự khắc phục
được những điểm yếu của bản thân. Trình độ cao đẳng phấn đấu đạt tỷ lệ 30 % và trung cấp đạt 25 % để nâng khả năng giao tiếp với khách hàng, đồng thời tạo được
ấn tượng tốt cho người mua sắm. Trình độ phổ thơng trung học giảm xuống chỉ cịn 10 % cho phù hợp với việc lao động nhẹ và lao động phổ thơng chỉ chiếm tỷ lệ 5%
để làm những việc thủ cơng.
Bảng 2.2: Chỉ tiêu nhân sự từng bộ phận
STT Chỉ tiêu số lượng (người) Tỷ lệ %
1 Bộ phận quản lý 4 1.6 2 Ngành hàng 10 4.1 3 Kế tốn -hành chánh - văn thư 18 7.5 4 Điện tốn - Bảo trì 7 2.9 5 Bảo vệ 40 16.7 6 Thu ngân 40 16.7 7 Bán hàng 100 41.8 8 Thủ kho - Phụ kho 21 8.7 Tổng 240 100 Nguồn: phịng Tổ chức nhân sự
Bộ phận quản lý 4 người gồm 1 giám đốc, 2 phĩ giám đốc, 1 kế tốn trưởng. Ngành hàng 10 người gồm bộ phận thu mua hàng hĩa.
Bộ phận Kế tốn nhập số liệu hố đơn thu mua hàng và thanh tốn tiền hàng, hành chánh theo dõi chấm cơng để tính lương cho nhân viên, văn thư theo dõi cơng văn
đi- đến, kiểm sốt thực hiện ISO.
Bộ phận điện tốn và bảo trì chiụ trách nhiệm đảm bảo vận hành máy tính và thống kê số liệu bán hàng.
Bộ phận thâu ngân cĩ nhiệm vụ tính tiền khách mua hàng, xuất hố đơn tài chính theo yêu cầu của khách hàng và thực hiện dịch vụ giao dịch tài chính.
Bộ phận bảo vệ chịu trách nhiệm đảm bảo an ninh trật tự, an tồn cho tồn bộ hàng hố và con người tại siêu thị.
Bộ phận bán hàng cĩ trách nhiệm giúp đỡ người mua hàng trong việc cung cấp thơng tin về chủng loại hàng hố, hướng dẫn khách nơi trưng bày và giải đáp các thắc mắc của khách hàng về các tính năng sử dụng.sản phẩm.
Thủ kho và phụ kho cĩ trách nhiệm tiếp nhận hàng hố từ nhà cung cấp, kiểm tra
đúng chủng loại, số lương, cung cấp mã số và đưa hàng hố ra khu trưng bày sản phẩm.