a, Đánh giá chung về tổ chức bộ máy quản trị
3.3.1. xuất một số giải pháp chủ yếu hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty CPTP XK Trung Sơn Hưng Yên
Công ty CPTP XK Trung Sơn Hưng Yên trong thời gian tới
3.3.1. Đề xuất một số giải pháp chủ yếu hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty CPTP XK Trung Sơn Hưng Yên của Công ty CPTP XK Trung Sơn Hưng Yên
Qua quá trình tìm hiểu và phân tích tình hình thực tế về hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty CPTP XK Trung Sơn Hưng Yên thấy được những mặt hạn chế và thiếu sót của Công ty. Dưới đây em xin đưa ra một số biện pháp nhằm hướng tới hoàn thiện hơn nữa cơ cấu tổ chức và sự phân quyền của Công ty sao cho phù hợp với tình hình thực tế hiện nay.
3.3.1.1. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy
Về mô hình cơ cấu tổ chức của Công ty, với mô hình cơ cấu tổ chức chức năng phù hợp với doanh nghiệp với đầy đủ các phòng ban. Nhưng theo tình hình thực tế, hiện nay Công ty đang tiến hành xây dựng thêm một xưởng sản xuất mới thì với cơ cấu như bây giờ rất khó để đáp ứng công suất của nhà máy.
Cơ cấu các phòng ban vẫn giữ nguyên như trước, nhưng được bổ sung thêm nhân viên. Cơ cấu trong từng phòng ban có sự xáo chộn, đặc biệt là phòng kinh doanh, phòng xuất nhập khẩu và phòng quản lý chất lượng.
* Phòng kinh doanh
STT Chức danh Số lượng Trình độ
1 Trưởng phòng 1 Đại học
2 Nhân viên 8 7 ĐH + 1 CĐ
Đế tránh chồng chéo công việc, cơ cấu trong phòng được phân theo khách hàng và mặt hàng chế biến. Tương ứng với các mặt hàng xưởng sản xuất được phân chia theo từng mặt hàng sản xuất.
Quản lý chất lượng là bộ phận không thể thiếu trong Công ty nhằm đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm cũng như đảm bảo về các quy trình, tiêu chuẩn mà khách hàng đưa ra. STT Chức danh Số lượng Trình độ 1 Trưởng phòng 1 Đại học 2 Phó phòng 1 Đại học 3 Nhân viên 12 5ĐH + 7CĐ * Phòng xuất nhập khẩu
Khi phân xưởng sản xuất mới đi vào hoạt động thì với số lượng nhân viên trong phòng xuất nhập khẩu như hiện nay không thể đáp ứng được mà cần phải bổ sung thêm.
STT Chức danh Số lượng Trình độ
1 Trưởng phòng 1 Đại học
2 Nhân viên 4 1ĐH + 2CĐ + 1 TC
* Phân xưởng sản xuất mới
Phân xưởng sản xuất mới được dự kiến chia thành 4 line gồm: cua, mực, ngô…
Số lượng nhân viên trong xưởng như sau:
STT Chức danh Số lượng Trình độ
1 Quản đốc 1 Đại học
2 Phó quản đốc 1 Đại học
3 Tổ trưởng sản xuất 4 2 ĐH + 2CĐ
4 Thống kê 2 2 CĐ
5 Công nhân 500 Trung học phổ thông
3.3.1.2. Hoàn thiện công tác phân quyền trong Công ty
Xưởng sản xuất mới đi vào hoạt động, với số lượng lao động tăng lên, nhân viên trong các phòng ban được tăng cường thì việc phân công nhiệm vụ càng phải rõ ràng.
Nhân viên trong phòng kinh doanh được phân chia theo khách hàng, 3 người phụ trách một nhóm khách hàng riêng biệt. Gồm: Nhật Bản, EU, Nga.
Phòng quản lý chất lượngphân chia theo từng line trong xưởng sản xuất, mỗi line sẽ có một nhân viên kiểm soát chất lượng riêng.
Công việc trong xưởng sản xuất được phân thành 7 line như sau: * Xưởng 1:
- Line 1: cá Saba (gồm 2 phòng: sơ chế và cắt tạo thành phẩm) - Line 2: Cắt cá hồi
- Line 4: sơ chế cá hồi
- Line 5: Sơ chế cua và xếp vỉ cua - Line 6: Sơ chế mực, tôm… - Line 7: cắt bạch tuộc, bào ngư,… * Xưởng 2
- Line 1: Sơ chế cá hồi - Line 2: Cắt cá hồi - Line 3: Ngô nướng
3.3.1.3. Tăng cường sự phối hợp giữa các phòng ban chức năng trong Công ty
Công ty là một thể thống nhất vì vậy mà hoạt động giữa các phòng ban cần phải được phối hợp nhịp nhàng. Sự thống nhất cao trong lãnh đạo và giữa các phòng ban sẽ tạo ra tính khả thi trong thực hiện các quyết định đưa ra, nó phản ánh tính hiệu quả trong công tác lãnh đạo. Lãnh đạo Công ty cần phải thường xuyên kiểm tra, giám sát các phòng ban chức năng, các trưởng phòng phải kiểm tra, giám sát chặt chẽ các công việc của các nhân viên.
Xây dựng mạng lưới hệ thống thông tin một cách thông suốt giữa ban lãnh đạo với toàn bộ Công ty cũng như thông tin giữa các phòng ban phải đảm bảo tính chính xác. Thông tin đi từ trên xuống phải lập thành văn bản có chữ ký xác nhận của ban giám đốc và các phòng ban liên quan và ngược lại.
Phòng vật tư phối hợp với phòng kinh doanh nhận đơn đặt hàng tính toán và tiến hành nhập nguyên vật liệu, chuyển xuống xưởng sản xuất.
Phòng kinh doanh liên hệ với khách hàng lấy quy trình sản xuất, yêu cầu về kỹ thật và đưa xuống xưởng, phối hợp với xưởng sản xuất và phòng quản lý chất lượng nhằm đảm bảo đúng yêu cầu về quy trình chế biến cũng như đảm bảo vệ sinh thực phẩm mà khách hàng yêu cầu.
Sau khi hàng được chế biến, đóng gói xong, phòng xuất nhập khẩu nhận hàng từ xưởng tiến hàng xuất hàng cho khách.
Phòng kinh doanh tiếp nhận phản hồi của khách hàng, báo cho ban giám đốc xin ý kiến chỉ đạo và báo cho xưởng sản xuất, phòng QC, phòng vật tư, phòng xuất nhập khẩu tìm ra những nguyên nhân về sai sót của lô hàng và tìm cách khắc phục.
Xưởng sản xuất mới được lập ra nhằm hỗ trợ cho xưởng cũ, chính vì vậy giữa xưởng cũ và mới phải phối hợp chặt chẽ. Xưởng 1 không đảm bảo công suất, có thể chuyển sang xưởng 2 bổ sung.
3.3.1.4. Nâng cao hiệu quả công tác tuyển dụng, bố trí và sử dụng hợp lý nhân sự theo đúng chuyên môn
Việc bố trí và sử dụng nhân sự hợp lý ảnh hưởng đến năng suất của nhà máy. Sau hơn 3 năm hoạt động, tình hình sản xuất của Công ty khá ổn định, khách hàng tin tưởng, đơn đặt hàng nhiều. Trước tình hình đó, Công ty tiến hàng xây dựng thêm xưởng mới với công suất bằng 4.5 – 5 tấn/ngày. Hiện tại công suất của nhà máy là 10 – 12 tấn/ngày. Tức là xưởng sản xuất mới có công suất bằng một nữa công suất của xưởng cũ. Vì vậy mà lượng công nhân viên phải tăng cường khá nhiều.
Khi xưởng sản xuất mới đi vào hoạt động thì tình hình nhân sự của Công ty sẽ có những thay đổi lớn từ công nhân trong xưởng đến các nhân viên trong các phòng ban.
Hiện nay công tác tuyển dụng và đào tạo nhân sự là vô cùng quan trọng nhằm tạo điều kiện tốt khi xưởng sản xuất mới đi vào hoạt động. Để có một đội ngũ cán bộ công nhân đủ năng lực và trình độ thì việc tuyển dụng cần phải được quan tâm đúng mức, cụ thể là phải xây dựng các tiêu chuẩn tuyển chọn như trình độ văn hóa, chuyên môn…
3.3.1.5. Tăng cường thực hiện việc đào tạo và bồi dưỡng nâng cao trình độ cán bộ công nhân viên trong Công ty
Đào tạo nhân lực của công ty theo hai hướng - Đào tạo do nội bộ công ty thực hiện
Cán bộ đào tạo giảng dạy nội dung và lựa chọn phương pháp đào tạo căn cứ vào kế hoạch của phòng HC-NS.
- Đào tạo từ bên ngoài
+ Đào tạo cử cán bộ đến trung tâm
Sau khi nhận được phê duyệt của ban Giám đốc, cán bộ nhân sự lập sự trù kinh phí đào tạo. Cán bộ nhân sự nộp học phí cho Trung tâm và nhận các chứng từ tài chính có liên quan và chuyển chứng từ cho phòng kế toán.
+ Mời giáo viên về công ty đào tạo
Phòng Hành chính nhân sự liên hệ giảng viên và thương lượng các điều khoản liên quan đến khóa đào tạo của giảng viên. Sau đó thống nhất tiến hành soạn thảo hợp đồng và trình Ban Giám đốc ký duyệt.
3.3.1.6. Hoàn thiện các chính sách đãi ngộ và các biện pháp khích lệ, động viên nhân viên
Một mức lương phù hợp, một chế độ thưởng ưu đãi là điều kiện để nhân viên gắn kết với Công ty lâu dài.
Ngoài lương, thưởng Công ty cần phải xây dựng thêm các chính sách phúc lợi, cũng như tạo môi trường làm việc ổn định cho nhân viên. Công nhân của Công ty chủ yếu ở các tỉnh thành khác đến việc đảm bảo chỗ ở cho cán bộ công nhân viên yên tâm sản xuất là điều không thể xem nhẹ. Đặc biệt khi xưởng sản xuất mới đi vào hoạt động, lượng công nhân viên tăng lên. Công ty cần phải xây dựng thêm khu ký túc xá cho nhân viên sinh hoạt. Cán bộ công nhân viên trong Công ty chủ yếu là nữ nên cần phải có những biện pháp khích lệ động viên công nhân về mặt tinh thân có thể xây dựng thêm một khu nhà trẻ dành cho con em cán bộ công nhân viên, để họ yên tâm làm việc.
Ngoài ra chính sách đãi ngộ, khuyến khích có thể tùy theo từng phòng ban mà có những chính sách phù hợp. Chẳng hạn, công nhân trong xưởng sản xuất phải làm ca đêm cần phải bổ sung thêm lượng thức ăn, đảm bảo chế độ dinh dưỡng phù hợp cho công nhân. Hay trong các phòng ban có những chính sách như: tặng nhân viên có thành tích xuất sắc trong tháng…