QUAN HỆ ĐÁNH GIÁ VƠi HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG VÀ HIỆU NĂNG QUẢN LÍ
1. Đánh giá tổ chức hoạt động cung ứng
• Thứ 1: Phân cấp quản lí hoạt động cung ứng
Quyền hạn và trách nhiệm của bộ phận cung ứng cần được phân cấp phù hợp với yêu cầu quản lý. Để thực hiện việc phân cấp này cần giải quyết 2 vấn đề:
-xác định mức độ độc lập hay phụ thuộc của từng đơn vị để hình thành các mơ hình phân cấp
- trao các quyền hạn và trách nhiệm cụ thể về cung ứng cho từng loại đơn vị • Thứ 2: Quan hệ giữa bộ phận vật tư với các bộ phận khác
Đây là mqh trực tiếp giữa bộ phận vật tư với các bp chủ yếu sau: 1, Các bp dùng vật tư& các DV
2, Các bp kĩ thuật nghiên cứu : Phụ trách các vđ liên quan trực tiếp đến trình tựu và pp điều hành về cơng nghệ như chất lượng vật tư , dv đầu vào và sp đầu ra
3, Bp tiêu thụ cĩ qh chặt chẽ với bp cung ứng trong qtrình xác định và điều hành hđ cung ứng cả về khối lượng tiêu thụ dự kiến qua từng thời kì và chất lượng sp cần cĩ trong quan hệ với nguyên liệu, vật liệu or dv đầu vào.
4, Bp kế tốn : cĩ quan hệ tới việc xử lý thơng tin qua mỗi lần mua ,ngồi ra cịn tham gia kiểm sốt suốt qt mua về các mạ liên quan đến nguồn tài chính , giá cả, thanh tốn và các lợi ích liên quan đến quá trình cung ứng.
5, Hoạt động dự trữ : cĩ qh chặt chẽ với cung ứng , làm cầu nối trung gian giữa cung ứng với hoạt động cơ ban( sx và tiêu thụ) và chiến lược dự trữ qh thị trường với nhu cầu hđ, ví dụ quản lí kho bãi...
• Thứ 3: Thống nhất quản lí hoạt động cung ứng:
- hđ cung ứng Là quá trình phối kết hợp giữa nhiều hoạt động cụ thể trong sự chỉ đạo thống nhất và do nhiều bộ phận đảm nhiệm
-Mục tiêu là tạo ra sự kết hợp tối ưu trên cơ sở sd hữu hiệu các quy trình cà pp kĩ thuật đã dự tính cũng những kquả n/cứu về n/vụ ; giảm thiểu chi phí mua, nâng cao chất lượng ,hiệu quả của tồn bộ hoạt động ; tạo đươc sự đồng thuận nội bộ và tăng cường trách nhiệm , năng lực kĩ năng của nhân viên.
• Thứ 4 Địa vị pháp lí của người phụ trách hoạt động cung ứng cần - Đảm bảo khả năng tập hợp các bộ phận cĩ liên quan đến hđcư. - Cĩ đủ khả năng và thẩm quyền thu hút các cá nhân cĩ đủ năng lực .
- Tạo ra được mức độ độc lập và vị trí thích hợp cho quan hệ cĩ hiệu quả với các thành viên bộ phận cung ứng và các nhân viên khác cĩ liên quan .
Trong quan hệ đĩ người phụ trách chung hoạt động này phải là một trong những người thuộc bộ máy lãnh đạo cao nhất trong đơn vị
• Thứ 5 Vấn đề bất kiêm nhiệm
Yêu cầu chung là cách li thích hợp các trách nhiệm trước các nghiệp vụ cĩ liên quan trong cùng một chu trình nghiệp vụ
Trong hoạt động cung ứng một người khơng được kiêm nhiệm nhiều bước cơng việc khác nhau như
Giữa đặt hàng với cung ứng / Giữa cung ứng với đặt hàng / Giữa nhận hàng với lưu kho /
Giữa cung ứng nhận hàng với thanh tốn
2. Đánh giá quản trị tác nghiệp hoạt đọng cung ứng2.1 ước tính nhu cầu 2.1 ước tính nhu cầu
Để đánh giá hiệu lực qtri nộ bộ hq hđ và hiệu năng qli cần kđ: Tính khoa học của phương pháp ước tính nhu cầu; Trình tự và phương pháp điều hành trong quan hệ với việc thơng tính kịp thời cho bộ phận cung ứng ; Tính pháp lí của việc xác định nhu cầu.
* Những yếu tố làm căn cứ xác định nhu câù
Chương trình mục tiêu của hoạt động để xác định qui mơ cơ cấu và thời gian cung ứng từng loại vật tư hoặc dịch vụ cụ thể
Định mức sử dụng và dự trữ cùng các tiêu chuẩn kic thuật và trách nhiệm của các bộ phận kĩ thuật vật tư dự trữ
Những dự án riêng cần đến những vật tư dịch vụ đặc biệt
Nhu cầu dự trữ bình thường hoặc đặc biệt được tính tốn trên cơ sở khoa học Nhu cầu khác do các bộ phận trong đơn vị đặt ra
-xét duyệt yêu cầu mua bao gồm 2 loại cơng việc
Kiểm tra lại các thơng tin ở tầm cao hơn và yêu cầu bổ sung khi cần xét đến Kí duyệt hoặc bác bỏ yêu cầu nếu khơng sửa đổi hoặc bổ sung làm rõ được các vấn đề cần đặt ra
Trong KTHĐ xét duyệt cần được đánh giá trên 2 mặt
Pháp lí : đánh giá quản trị nội bộ hoạt động cung ứng thường quan tâm nhiều
tới cả địa vị pháp lí của người xem duyệt và cả thủ tục pháp lí qua quá trình xét duyệt
Nghiệp vụ : xét và duyệt được gắn kết như 2 mặt của 1 vấn đề và đều cần
được thực hiện ở tầm cao hơn với ý nghĩa kết nối nhiều mối liên hệ trên phạm vi rộng Mục tiêu của quá trình xét duyệt
Mức đầy đủ của chương trình cĩ nhu cầu vật tư dịch vụ cụ thể Độ tin cậy của các thơng tin cơ sở về nhu cầu mua
Mức đầy đủ và kịp thời của việc cung cấp thơng tin liên quan đến nhu cầu hàng hĩa
Mức cơng khai hĩa và đồng thuận với các bộ phận cĩ liên quan và mức minh bạch hĩa trong quan hệ với lợi ích của hoạt động
Khả năng mua hàng hĩa trên thị trường và khả năng thay thế
Lợi ích chung của hoạt đơng cùng những lợi ích và khả năng thay thế Khả năng thanh tốn trong kì này và trong tương lai
Đánh giá việc ủy quyền mua (của ban giám đốc)
Khẳng định hàng hĩa trong yêu cầu mau khơng cĩ trong đơn vị Khả năng sản xuất tại chỗ loại cần mua
Khả năng mua được mặt hàng theo yêu cầu Việc xét duyệt trước khoản ngân sách mua hàng Nguồn tài chính cho việc chi trả tiền hàng
2.2 tìm kiếm thị trường
Tìm hiểu hồ sơ về các nhà cung ứng chiến lược của đơn vị
Cập nhật các thơng tin mới về thị trường qua quảng cáo niên giám cacs bản tin hoặc tạp chí chuên nghành
Tiếp xúc với các đại diện nhà cung ứng để tìm hiểu thơng tin về sản phẩm và tạo thiện cảm với những đại diện này
Tìm hiểu số lượng người cung cấp thơng tin về nhà cung ứng mới cũng như những đối tác của nhà cung ứng này
2.3 lựa chọn nhà cung ứng
Những tiêu chuẩn chính để lựa chọn nhà cung ứng
o Yếu tố số lượng vật tư khối lượng dịch vụ
o Yếu tố chất lượng vật tư dịch vụ cần mua
o Yếu tố giá cả trong quan hệ với các dịch vụ kèm theo Các phương pháp đánh giá nhà cung ứng
o Phương pháp phân loại nhà cung cấp
o Phương pháp chấm điểm cĩ hệ số Vấn đề kết hợp của phương án mua
o Kết hợp giữa phương thức mua trực tiếp với phương thức mua từ bán buơn
o Kết hợp những nhà cung ứng khác nhau để đảm bảo tính an tồn của hoạt động cung ứng và tăng tính cạnh tranh giữa các nhà cung ứng
2.4 chuyển giao đơn đặt hàng
Đơn đặt hàng đã được xây dựng chính thức và chuyển giao cho nhà cung ứng
o Nhà cung ứng cần chuyển trả lại một bản sau khi đã làm đầy đủ các thủ tục chấp nhận
o Những thơng tin về đơn đặt hàng cần được chuyển giao cho Bộ phận sử dụng
Bộ phận dự trữ Bộ phận thu nhận Bộ phận kế tốn
2.5 theo dõi thực hiện đơn đặt hàng
o Bộ phận cung ứng phải thực hiện việc theo dõi cho tới khi nhận hàng để thực hiện đúng thời hạn cung ứng đã được thỏa thuận
o Trình tự thực hiện tùy thuộc vào mức độ hệ trọng của việc cung ứng cụ thể
o Cần gặp gỡ nhà cung ứng để nắm bắt và cùng tháo gỡ những khĩ khăn cĩ thể nảy sinh
2.6 tiếp nhận hàng
o Bộ phận tiếp nhận hàng chịu trách nhiệm xem xét vật tư hoặc dịch vụ được cung cấp cả về số lượng và chất lượng
o Những vấn đề phát sinh qua kết quả kiểm sốt cần chuyển ngay cho nhà cung ứng để giải quyết kịp thời đảm bảo hiệu quả hoạt động
o Bộ phận cung ứng phải làm trung gian giữa người sử dụng với nhà cung ứng để đưa ra giải pháp thích hợp như trả lại tồn bộ hay từng phần lượng hàng đang giao nhận điều chỉnh lại giá cả xử phạt người vận chuyển … tùy tình huống và nguyên nhân cụ thể
2.7 thanh tốn tiền hàng
Bộ phận vật tư cần tập hợp và chuyển đủ cho bộ phận thủ quỹ những giấy tờ hợp lệ minh chứng cho sự hồn tất của hoạt động
Đơn yêu cầu mua Giấy đặt hàng Phiếu nhận hàng
Hoa đơn của nhà cung ứng
Bộ phận vật tư kết hợp với bộ phận kế tốn kiểm tra lại các chứng từ này cả về sự đồng bộ lẫn tính hợp lí và chính xác của các thơng tin trên chứng từ này
3. Xây dựng tiêu chí đánh giá hiệu lực quản trị nội bộ hoạt đơng cug ứng
Việc đánh giá hoạt động được thực hiện đồng bộ cho tồn bộ cuộc kiểm tốn
Tuy nhiên cũng tùy theo mục tiêu và tính chất của từng cuộc kiểm tốn việc xây dựng chương trình kiểm tốn và thực hiện đánh giá này cĩ thể bao gồm
Đầy đủ cả về nội dung đánh giá theo những tiêu chí cụ thể (với kiểm tốn chuyên đề về cung ứng )
Đánh giá sơ bộ trong từng hoạt động cụ thể (của cuộc kiểm tốn tồn diện) Yêu cầu của tiêu chí này cần được đặt trên cả 2 mặt
Hiệu lực quản trị
Đánh giá chung tồn bộ hoạt động
Do vậy các tiêu chí cần được cụ thể đồng thời nhất quán với định hướng chung của cuộc kiểm tốn.
I.01: Loại tiêu chí đánh giá hiệu lực điều hành
I.01.01 Mức sát thực ,rõ ràng của từng mục tiêu I.01.01.01 Mức chi tiết cụ thể ở cấp dưới I.01.01.01 Mức chi tiết cụ thể ở cấp dưới
I.01.01.01 Mức cụ thể ,rõ ràng của đơn đặt hàng (hay phiếu yêu cầu) của đv sd.