VI. Kỷ luật phục vụ trong nhà hàng:
2. Cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý của khách sạn Phương Đông:
2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý:
Quan hệ trực tuyến (trực tiếp điều hành) 2.2. Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận:
- Ban giám đốc : gồm giám đốc và phó giám đốc
+ Giám đốc là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của công ty, trực tiếp chỉ đạo các bộ phận của phòng ban thực hiện các phương án kinh doanh, quy định về tổ chức tài chính, phân phối thu nhập. Giám đốc là người thay mặt nhân viên thực thi quyền và nghĩa vụ đối với nhà nước, đồng thời cũng được quyền tuyển dụng và cho nghỉ việc lao động theo yêu cầu của nhiệm vụ kinh doanh.
+ Phó giám đốc: là người trợ giúp cho giám đốc, tham mưu cho giám đốc để xây dựng các phương án sản xuất kinh doanh và chịu trách nhiệm trước giám đốc về phần việc của mình đã được phân công.
Giám đốc điều hành Hành chính tổng hợp Tài chính - kế toán Lễ tân - Thị trường Nhà hàng Nhà
buồng Dịch vụ thuậtKỹ Bảo vệ Phó giám đốc
Nhân
- Bộ phận hành chính tổng hợp: với chức năng tham mưu cho giám đốc trong việc thực hiện các chiến lược có tính chất lâu dài cùng giám đốc theo dõi thực hiện các nội dung đề ra. Quan hệ ngoại giao với các đối tác có liên quan đến doanh nghiệp, chủ động kí kết các hợp đồng với các công ty trên địa bàn, định kỳ trong năm đi tiếp thị quảng cáo cho khách sạn.
Nhiệm vụ: nhận thông tin, kế hoạch từ ban giám đốc, lên lịch công tác cụ thể, bố trí hợp lý công việc, trực tiếp phổ biến các kế hoạch làm việc từng ngày, từng giờ cho các bộ phận, điều phối nhân viên giữa các bộ phận khi cần thiết.
- Bộ phận tài chính kế toán: đứng đầu là kế toán trưởng với chức năng là ngoài việc phản ánh các tài khoản vốn và nguồn tại khách sạn thì bộ phận này còn làm nhiệm vụ phân tích, quản lý và tham mưu cho giám đốc ra quyết định về các chiến lược tài chính, tìm kiếm vốn và nguồn vốn cho khách sạn nhằm đảm bảo các hoạt động kinh doanh của khách sạn diễn ra thuận lợi.
Nhiệm vụ của bộ phận này là lập chứng từ để chứng minh tính hợp pháp của việc hình thành và sử dụng vốn kinh doanh, phân loại và xử lý chứng từ kịp thời luân chuyển đúng hướng, lập báo cáo tài sản, cân đối tài sản và các tình hình kinh doanh của khách sạn tìm kiếm vốn và nguồn vốn cho khách sạn, quản lý tất cả vốn và nguồn vốn của khách sạn.
- Bộ phận lễ tân, thị trường: với chức năng thực hiện các quy trình công nghệ gắn với khách thuê phòng, làm cầu nối giữa khách với khách sạn như: ăn uống, lưu trú, vui chơi, giải trí...
Nhiệm vụ: điều phối các phòng thuê ngắn hạn và dài hạn, làm thủ tục cho khách đến và đi. Tiếp cận và môi giới các dịch vụ tương ứng với cấp hạng của khách sạn, tính toán thu và nợ cho các dịch vụ mà khách sạn đã cung ứng cho khách trong thời gian lưu trú, có trách nhiệm trong việc đảm bảo an ninh về tính mạng và tài sản cho khách.
- Bộ phận buồng: với chức năng phục vụ khách lưu trú tại khách sạn, quản lý tài sản trang thiết bị vật tư trong phòng cũng như trong khu vực thuộc bộ phận phòng ngủ.
Nhiệm vụ: chăm sóc và bảo trì hằng ngày các khu vực phòng ở thuộc bộ phận, đồng thời phục vụ các dịch vụ tại phòng như làm vệ sinh phòng, nhận đồ giặt là của khách, lập các hoá đơn thanh toán dịch vụ mà khách đã tiêu dùng trong thời gian lưu trú.
- Bộ phận nhà hàng gồm 2 phần là bàn và bếp
+ Nhà bàn: chức năng phục vụ khách ăn uống trong nhà hàng và phục vụ bên ngoài khi có yêu cầu
+ Nhà bếp: chức năng chế biến thực phẩm đúng quy định, đảm bảo vệ sinh phục vụ khách.
Nhiệm vụ: chuẩn bị và cung cấp cho khách các món ăn, đồ uống theo thực đơn đã đặt hoặc theo yêu cầu trực tiếp của khách, phối hợp trực tiếp với các bộ phận như lễ tân, nhà buồng trong việc phục vụ các dịch vụ bổ sung có kèm theo ăn uống.
- Bộ phận bảo trì với chức năng sữa chữa bảo trì các cơ sở vật chất trang thiết bị, máy móc trong toàn khách sạn.
Nhiệm vụ: đảm bảo việc sữa chữa bảo dưỡng các trang thiết bị cơ sở vật chất kỹ thuật toàn khách sạn, kiểm tra lắp đặt các trang thiết bị trong toàn khách sạn.
- Bộ phận dịch vụ : bao gồm giặt ủi và các dịch vụ bổ sung khác. Có nhiệm vụ lập các bảng kê khai dịch vụ của khách đã sử dụng báo về lễ tân để tính toán.
- Bộ phận bảo vệ: đảm bảo an ninh về tài sản và tính mạng cho khách trong thời gian khách lưu trú tại khách sạn.
Qua sơ đồ ta thấy khách sạn Phương Đông hoạt động theo nguyên lý từ trên xuống (trực tuyến), giám đốc - kiêm chủ tịch hội đồng quản trị - là người đứng đầu và chịu trách nhiệm cao nhất trong khách sạn. Thực tế, việc phân chia các bộ phận với những chức năng như trên sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các bộ phận hoạt động hiệu quả, tăng năng xuất lao động. Tuy nhiên trong hoạt động kinh doanh thực tế có những việc chồng chéo nhau, sự phối hợp
giữa các bộ phận chưa cao, một người kiêm nhiều nhiệm vụ...Do vậy khách sạn cần hoàn thiện công tác tổ chức lao động tốt hơn, cần tiến hành thường xuyên, kết hợp thống nhất và có hiệu quả các yếu tố của quá trình lao động, sử dụng có hiệu quả trang thiết bị hiện có, sử dụng hợp lý thời gian lao động, cải tiến lao động hợp lý.