Để phản ánh hoạt động bán hàng, kế toán công ty đã sử dụng hệ thống sổ trong hình thức kế toán nhật ký chung gồm:
+ Sổ nhật ký chung,
+ Sổ cái các tài khoản 111, 112,131, 156, 3331, 632, 511. + Sổ quỹ tiền mặt , sổ tiền gửi ngân hàng
+ Sổ chi tiết vật liệu, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (TK156): Sổ này được mở chi tiết cho từng mặt hàng .
+ Sổ chi tiết phải thu khách hàng (TK131): Sổ này được mở chi tiết cho từng khách hàng .
- Cuối ngày, căn cứ vào những chứng từ kế toán đã được kiểm tra là hợp pháp, hợp lệ; kế toán tổng hợp tiến hành ghi sổ nhật ký chung, sổ quỹ tiền mặt, sổ quỹ tiền gửi ngân hàng và sổ chi tiết tài khoản 156, sổ chi tiết tài khoản 131.
- Sau đó căn cứ vào số liệu ghi trên sổ nhật ký chung, kế toán tổng hợp tiến hành ghi sổ cái các tài khoản 111,112, 131, 3331, 156, 632 , 511, 6421, 911.
- Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, kế toán tiến hành cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các báo cáo tài chính.
Ví dụ: Trình tự luân chuyển chứng từ nghiệp vụ ngày 04/04/2014.
Kế toán lập phiếu xuất kho số 02 chuyển cho thủ kho, thủ kho sau khi xuất hàng ghi thẻ kho; kế toán khi nhận được liên 2 phiếu xuất kho thì ghi đơn giá xuất kho và tính giá trị hàng xuất kho, sau đó căn cứ vào khối lượng hàng đã xuất trên PXK và đơn giá bán trên Đề nghị giao hàng để lập hóa đơn GTGT số 0000165.
Kế toán tập hợp các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ bán hàng như hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT để ghi vào sổ chi tiết bán hàng (Phụ lục 2.11). Cùng với việc vào sổ chi tiết các tài khoản, kế toán đồng thời vào sổ nhật ký chung
(Phụ lục 2.12). Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết bán hàng để ghi vào sổ tổng hợp chi tiết bán hàng và căn cứ vào nhật ký chung, các chứng từ được nhập, kế toán ghi sổ cái TK 511 (Phụ lục 2.13). Sau đó kế toán tiến hành đối chiếu số liệu tổng hợp của sổ chi tiết doanh thu với sổ cái TK 5111.
Căn cứ vào PXK, kế toán ghi sổ NKC về giá vốn hàng bán và trị giá hàng xuất, từ NKC để ghi sổ cái TK 632 (Phụ lục 2.14), TK 156; đồng thời ghi sổ chi tiết TK 632 và TK 156.
Căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng, kế toán ghi sổ NKC đối ứng TK 112 và TK 131, từ đó ghi sổ cái TK 131 (Phụ lục 2.15), TK 112 (Phụ lục 2.16) đồng thời ghi sổ chi tiết TK 131.