THỜI GIAN TỚ
3.2.2.Phân công bố trí công việc hợp lý.
3.2.2.1. Nội dung:
Công ty gồm có 4 phòng ban: phòng Kế hoạch- Kỹ thuật thi công, phòng Hành chính- Tổ chức lao động, phòng Chính trị, phòng Trang bị- Kỹ thuật, phòng Tài chính- Kế toán.
Phòng Kế hoạch- Kỹ thuật thi công chịu trách nhiệm chính về lập và quản lý dự án. Là phòng nghiệp vụ, tham mưu giúp việc Giám đốc và Phó Giám đốc Công ty trong lĩnh vực như lập kế hoạch, điều độ sản xuất. Nhiệm vụ cụ thể: lập kế hoạch sản xuất kinh doanh cho hàng tháng, quý, năm của Công ty, đôn đốc và theo dõi việc thực hiện tiến độ kế hoạch của các bộ phận sản xuất; lập dự toán theo khối lượng và hồ sơ thanh quyết toán khối lượng công trình, tham gia đấu thầu, nhận thầu các công trình xây dựng. Cụ thể như:
• Kiểm tra giám sát các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty để đảm bảo hiệu quả kinh tế. Có chức năng tiếp thị đấu thầu, soạn thảo các hợp đồng kinh tế, thanh quyết toán công trình.
• Lập tiến độ và phương án thi công chi tiết cho từng công trình trên cở sở đó lập tiến độ cung ứng vật tư, hạch toán chi phí cho tưng công trình.
• Tìm kiếm thông tin về gói thầu, lập hồ sơ dự thầu, tính giá dự thầu.
• Các hoạt động khác của phòng như báo cáo kinh doanh, lập các dự án đầu tư…
Tuy phòng có 12 người nhưng trong đó có nhiều người thường xuyên phải xuống công trường làm công tác kỹ thuật, quản lý chất lượng… nên việc xác định giá dự thầu của phòng KH&KTTC chỉ được 6 nhân viên thực hiện và được trưởng phòng phân công làm từng nhiệm vị cụ thể, nhiều lúc cùng tham gia nhiều gói thầu khiến cho phòng bị quá tải.
Công tác lập giá dự thầu trong Công ty không chỉ liên quan đến phòng KH&KTTC, đó là công việc đòi hỏi sự phối hợp của các phòng ban khác như: phòng Hành chính- Tổ chức lao động, phòng Chính trị, phòng Trang bị- kỹ thuật, phòng Tài chính- Kế toán, và các bộ phận, đơn vị khác. Hiện nay, Công ty đã xây dựng được một quy trình lập giá dự thầu riêng nhưng việc phối hợp thực hiện lại chưa chặt chẽ, nhiều lúc các bộ phận khác chỉ xem nhiệm vụ lập giá là của bộ phận
tin trong nội bộ Công ty. Việc thu thập thông tin về cơ bản chỉ do phòng Kỹ thuật thực hiện thông qua đài báo, tạp chí và các mối quan hệ thân quen làm cho chất lượng của công tác lập giá chưa cao, ảnh hưởng đến khả năng trúng thầu. Để khắc phục tình trạng này, Công ty cần tăng cường sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận để các luồng thông tin trao đổi thông suốt, đồng thời cũng phải có sự sắp xếp, tổ chức lại bộ phận làm giá. Cụ thể là:
• Công việc thu thập thông tin mời thầu phải được thông báo cho tất cả các bộ phận, phòng ban, đơn vị trong Công ty và phải được thực hiện một cách tích cực chủ động. Thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau như qua mạng, phương tiện thông tin đại chúng, từ Công ty mẹ, các tạp chí thông tin đấu thầu, các nhà tư vấn.
• Sau khi nghiên cứu sơ bộ, nếu xét thấy Công ty có thể đáp ứng các vấn đề có liên quan đến dự án về tính khả thi và tính hiệu quả kinh tế, Công ty sẽ tiến hành nghiên cứu hồ sơ mời thầu. Trước đây, công tác khảo sát hiện trường, đánh giá điều kiện tự nhiên, kinh tế xã hội của dự án chủ yếu dựa trên cảm quan kinh nghiệm. Việc nghiên cứu đối thủ cạnh tranh thường dựa trên ý kiến chủ quan, kinh nghiệm của cán bộ lập giá. Thiếu cán bộ làm công tác bóc tách giỏi. Để khắc phục những hạn chế này công ty nên thực hiện nghiêm túc, kỹ lưỡng công tác khảo sát hiện trường, đưa ra những đánh giá về điều kiện tự nhiên, kinh tế xã hội chi tiết, tỉ mỉ. Bổ sung thêm cán bộ có trình độ kinh nghiệm làm công tác bóc tách tiên lượng giỏi.
• Tăng cường thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh thông qua các nhà tư vấn, thông tin về chủ đầu tư, thông tin về thị trường tư liệu sản xuất, thông tin từ các nhà cung cấp…. Đồng thời bộ phận lập giá phải có quan hệ chặt chẽ với các phòng ban khác trong công ty để nắm bắt chế độ chính sách mới bảo đảm tính đúng, tính đủ các loại chi phí vào giá thành.
• Để tránh tình trạng chồng chéo, ách tắc hoặc bỏ sót công việc trong quá trình lập giá thì nên cử một cán bộ có năng lực và kinh nghiệm quản lý và chỉ đạo thực hiện trong quá trình lập giá, chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo công ty. Cụ thể người quản trị viên này sẽ tiếp nhận thông tin về công trình đấu thầu từ các nguồn trong và ngoài công ty. Phân tích, đánh giá về công trình một cách chi tiết, cụ thể, sau đó thuyết trình với ban giám đốc về vấn đề đó và cho biết công ty có nên
chuyên môn, kinh nghiệm đưa ra các chiến lược tranh thầu, để từ đó các phòng ban có cơ sở bắt đầu tiến hành các nhiệm vụ được giao.
• Phòng Tài chính - Kế toán phải thường xuyên liên hệ với bộ phận làm giá trong quá trình lập giá, cung cấp các thông tin về tiềm lực tài chính của đối thủ cạnh tranh, thông tin về các ngân hàng tài chính.
• Đưa ra phương pháp tính toán khoa học trong việc xác định mức giảm giá căn cứ vào thông tin mà nhà thầu thu thập được về đối thủ cạnh tranh, các nguồn cung ứng, mục đích tham gia đấu thầu của công ty.