THỜI GIAN TỚ
3.2.1. Thu thập thông tin chuyên nghiệp.
3.2.1.1. Nội dung :
Việc thu thập thông tin thiếu tính chuyên nghiệp là một điểm mà Công ty xây dựng Lũng Lô còn yếu trong quy trình lập giá thầu. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc lập giá dự thầu của Công ty, làm giảm khả năng thắng thầu do giá dự thầu có thể cao hơn đối thủ. Nguyên nhân là cán bộ thu thập thông tin còn chưa tìm hiểu sâu, kỹ thông tin về đối thủ cạnh tranh cũng như chính thông tin của gói thầu. Vì vậy mà Công ty cần giải quyết triệt để khâu này để hoàn thiện hơn quy trình lập giá dự thầu.
Một số thông tin về gói thầu mà Công ty cần quan tâm hơn:
• Những yêu cầu của chủ đầu tư về chất lượng, tiến độ, biện pháp tổ chức, thiết kế thi công.
• Các đơn giá, định mức của nguyên vật liệu, nhân công, máy thi công tại thời điểm Công ty lập giá.
• Điều kiện tự nhiên, kinh tế xã hội, trình độ dân trí tại địa điểm của gói thầu. Phân tích những khó khăn thuận lợi trong việc vận chuyển nguyên liệu vào nơi thi công,.
• Xem xét điểm mạnh, điểm yếu của đối thủ cạnh tranh một cách kỹ lưỡng.
• Và một số thông tin khác giúp ích cho việc xác định giá.
Nếu không thu thập thông tin không rõ ràng, thiếu sót thì sẽ gây khó khăn cho cán bộ lập giá, nếu thu thập thông tin gián đoạn làm cho cán bộ phải điều chỉnh lại giá sẽ gây mất thời gian, thậm chí sai sót dẫn tới thua thầu.
Ví dụ như “dự án thủy điện Sông Bung 2 gói thầu 33” tại Sông Bung thuộc hệ thống bậc thang sông Vũ Gia-Thu Bồn thuộc địa bàn 2 xã Laêê và xã Zuôil, huyện Nam Giang, tỉnh Quảng Nam. Do ban đầu cán bộ thu thập thông tin tìm hiểu về địa hình, khí hậu chưa được kỹ lưỡng nên làm cho việc lập giá khó khăn trong việc tính chi phí vận chuyễn, giá nhân công… sau khi trưởng phòng kế hoạch phát
hiện ra những thiếu sót đã cho cán bộ thu thập lại thông tin. Tuy phải tốn thời gian hơn nhưng thông tin thu được chính xác từ đó lập lại giá dự thầu sát hơn với giá mời thầu, vì vậy mà Công ty đã thắng được gói thầu này.
Hoàn thiện quy trình này thực sự là rất cần thiết, trưởng phòng Kế hoạch cần phân công nhiệm vụ một cách rõ ràng nhằm thu thập thông tin về gói thầu một cách nhanh chóng và chính xác nhất. Bên cạnh đó Công ty đã mở trang web riêng cho mình nhằm quảng bá, tăng thêm uy tín của Công ty trên thị trường, nhờ vậy và thu hút thêm nhiều chủ đầu tư cho Công ty.
Cụ thể cán bộ làm nhiệm vụ thu thập thông tin cần làm những nhiệm vụ sau:
• Tìm hiểu rõ yêu cầu của chủ đầu tư đối với gói thầu, xem xét năng lực của Công ty, khả năng thắng thầu cũng như năng lực của các đối thủ cạnh tranh trực tiếp để tiến hành lập giá.
• Xem xét địa hình, khí hậu, các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức thi công để tính chi phí một cách chính xác cũng như thiết kế tổ chức thi công tối ưu nhất.
• Tìm hiểu về các nguồn cung cấp nguyên liệu gần nơi dự án nhằm tìm ra nguồn cung tốt nhất và tính toán chi phí vận chuyển, nhân công hợp lý.
• Cập nhật các thông tin, văn bản liên quan đến việc lập giá như định mức dự toán, điều chỉnh dự toán công trình, đơn giá máy thi công, vật liệu ở các địa phương…
• Thông tin về các đối thủ cạnh tranh chính, trực tiếp của từng gói thầu nhằm xác định được mục tiêu của đối thủ với gói thầu.
• Cuối cùng là sàng lọc các thông tin trên một chính xác, loại bỏ các thông tin làm nhiểu để từ đó cán bộ lập giá tính toán và đưa ra mức giảm giá phù hợp.