Công tác văn thư ở K hoa Luật cũng như ở các cơ quan, đơn vị khác, đều có những đặc thù riêng nhưng nhìn chung đều có nội dung, tính chất và đặc điểm tương tự như nhau. C húng ta biết rằng, vì văn bản là phương tiện thông tin chủ yếu của hoạt động quản lý, nên bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu công tác văn thư. Vậy, công tác văn thư tại K hoa Luật cũng bao gồm các công việc chính sau đây:
Một là, Soạn thảo văn bản:
Quá trình soạn thảo để ban hành một văn bản thông thường phải thực hiện theo các công đoạn:
+ T hảo văn bản; + D uyệt văn bản;
+ Ký văn bản để ban hành.
Hai là, Q uản lý và giải quyết văn bản, bao gồm:
+ T iếp nhận, vào sổ (đăng ký) và chuyển giao văn bản đến; + V ào sổ và chuyển giao văn bản đi;
+ G iải quyết văn bản và theo dõi việc giải quyết văn bản.
Ba là, Q uản lý và sử dụng con dấu; và
Bốn là, Lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
X uất phát từ các nội dung nói trên chúng ta thấy thợc trạng công tác văn thư của m ọi cơ quan, tổ chức nói chung và Khoa Luật nói riêng đều có chung những tính chất và đặc điểm sau đây:
a). Công tác văn thư mang tính chất nghiệp vụ, kỹ thuật, do đó để làm tốt công tác này đòi hỏi người làm công tác văn thư phải nắm vững lý luận và phương pháp tiến hành các nghiệp vụ có liên quan như: kỹ thuật soạn thảo văn bản, lập hồ sơ bằng các phương pháp truyền thống và ứng dụng công nghệ thông tin (ví dụ như đề án 112 của Chính phủ v.v...);
b). Công tác văn thư m ang tính chính trị cao vì những nội dung của công tác văn thư đều nhằm phục vụ cho hoạt động quản lý, tức là phục vụ trực tiếp cho việc ban hành các chủ trương, chính sách, chương trình k ế hoạch công tác, tố chức điều hành thực hiện các nhiệm vụ chính trị của Đảng và Nhà nước nói chung và của các cơ quan, đơn vị nói riêng;
c). Công tác văn thư liên quan đến nhiều cán bộ, viên chức trong cơ quan, tổ chức, đơn vị vì phần lớn cán bộ, viên chức trong cơ quan, đơn vị khi thực hiện các công việc (hoặc các tác nghiệp) hàng ngày của m ình thì hoặc là nhiều (hoặc ít) đều có liên quan đến các loại văn bản, tức là đã làm một phần việc của cống tác văn thư. C hẳng hạn như, tại Khoa Luật trực thuộc Đại học Q uốc gia Hà Nội, lãnh đạo K hoa hàng ngày phải duyệt và ký văn bản, các chuyên viên, thư ký hoặc các trợ lý giúp việc phải soạn thảo, giải quyết vãn bản; các cán bộ văn thư chuyên trách phải làm nhiệm vụ tiếp nhận, chuyển giao văn bản, vào sổ văn bán
đi, đến và theo dõi việc giải quyết văn bản v.v... Do đó, trong m ột cơ quan, tổ chức cứ khi nào m ột người nào đó làm m ột trong những công việc nói trên đều đã tham gia vào các công đoạn khác nhau của công tác văn thư hay còn gọi là công tác công văn, giấy tờ và có thể gọi những người này là cán bộ làm công tác công văn giấy tờ. H iện nay, thuật ngữ “cán bộ vãn thư” đã trở nên thông dụng trong tất cả các cơ quan, đơn vị, là m ột cụm từ dùng để chỉ những cán bộ, viên chức chuyên trách làm m ột số phần việc của công tác văn thư như soạn thảo các văn bản quy định, hướng dẫn công tác văn thư; chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các nghiệp vụ văn thư trong cơ quan, đơn vị; tiếp nhận, chuyển giao văn bản đi, đến; quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký; bảo quản, sử dụng con dấu cơ quan, tổ chức. Có thể khẳng định rằng, bất cứ trong m ột cơ quan, tổ chức nào cũng có m ột (hoặc một vài) người được bố trí làm công tác văn thư và tất nhiên theo quy định của nhà nước họ cũng được xếp vào ngạch công chức (hoặc viên chức trong các đơn vị sự nghiệp; và
d). Công tác văn thư không phải là một ngành hay một lĩnh vực hoạt động riêng biệt của nhà nước hay của các tổ chức chính trị-xã hội hoặc các đơn vị sự nghiệp, m à đó chính là những công việc cụ thể đan xen liên quan đến văn bản và gắn liền với các hoạt động quản lý trong từng cơ quan, tổ chức. Khi hiểu về bản chất vấn đề như vậy, chúng ta thấy rằng điểu này hoàn toàn khác với công tác văn thư lưu trữ là m ột ngành hoạt động của nhà nước hoặc rộng hơn là của xã hội. Tuy nhiên, để làm tốt công tác văn thư, cần có sự quản lý và chỉ đạo thống nhất về tổ chức cũng như chuyên m ôn nghiệp vụ trong từng cơ quan, tổ chức, đơn vị. Điều đó cũng hoàn toàn phù hợp với công tác văn thư ở Đại học Quốc gia Hà Nội nói chung và các đơn vị thành viên của Đại học Quốc gia Hà Nội nói riêng.
Trong K hoa Luật trực thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội hiện nay, thông tin phục vụ cho công tác quản lý điều hành gồm nhiều loại hình và được cung cấp từ các nguồn khác nhau, cụ thể là:
Thứ nhất, văn bản quản lý do các cơ quan cấp trên, cấp tương đương và các cơ quan khác gửi tới gồm nhiều thể loại như luật, nghị định, nghị quyết, chỉ thị, thông tư, k ế hoạch, báo cáo, quy định, quy chế, công văn giấy tờ và các loại văn bản khác v.v...;
Thứ hai, các đơn thư của cán bộ, viên chức, của các sinh viên, học viên sau đại học và các bậc phụ huynh của họ gửi tới K hoa Luật để khiếu nại, tố cáo, hoặc đề xuất ý kiến v.v...;
Thứ ba, các nguồn thông tin được cán bộ, viên chức của Khoa ghi chép, tổng hợp qua điều tra khảo sát thực tế hoặc qua các hội nghị, hội thảo, sinh hoạt chuyên đề hoặc trong các cuộc họp giao ban tuần, tháng, quý v.v...;
Thứ tư, nguồn thông tin từ các phương tiện thông tin đại chúng như radio, televition, báo chí hoặc internet cung cấp.
Trong các nguồn thông tin nói trên, có thể bằng cách này hay cách khác được gửi tới K hoa Luật, nhưng nguồn thông tin được thể hiện dưới hình thức văn bản quản lý, văn bản về giáo dục, đào tạo và nghiên cứu khoa học là nguồn thông tin chủ yếu và quan trọng hơn cả vì chúng liên quan chặt chẽ với chức năng, nhiệm vụ của K hoa L uật và chứa đựng đầy đủ các yếu tố pháp lý. Để các nguồn thông tin văn bản này đến được lãnh đạo, cán bộ, viên chức toàn K hoa Luật, hoặc các văn bản từ K hoa L uật đến được các cơ quan cấp trên hoặc các đơn vị bạn có liên quan chắc chắn m ột điều phải được thực hiện qua các khâu xử lý của công tác văn thư gồm việc soạn thảo, duyệt, ký văn bản, tiếp nhận, vào sổ văn bản đi, đến, chuyển giao, giải quyết văn bản. Điều đó, đã m inh chứng cho việc công tác văn thư thực hiện chức năng đảm bảo cho hoạt động quản lý và đó cũng chính là mục đích và nhiệm vụ cơ bản của công tác này.
H iện nay, tại K hoa Luật trực thuộc Đại học Q uốc gia Hà Nội, công tác văn thư chưa thật sự được chú trọng, người làm công tác này cũng chưa được đào tạo bài bản theo đúng chuyên ngành, nhưng về cơ bản công tác văn thư và người làm công tác văn thư tại K hoa Luật trong suốt thời gian qua đã có nhiều cố gắng, tự
h ọ c h ỏ i đ ể vư ơn lê n , vừ a là m , vừ a h ọ c và trên th ự c t ế đ ã đ ả m b ảo k h â u p h ụ c vụ ch o c ô n g tá c q u ả n lý , đ iề u h à n h c ủ a K h o a. T u y n h iê n , tro n g c á c tá c n g h iệ p h àn g n g à y , c ô n g tá c v ăn thư , lú c n à y h o ặ c lú c k h á c vẫn c ò n có h iệ n tư ợ ng văn b ản đến với n g ư ờ i x ử lý c ò n c h ậ m , h o ặ c ch ư a tới đ ú n g n gư ờ i cầ n x ử lý các văn b ản đó. N g u y ê n n h â n c ủ a c á c v ấ n đ ề n à y th ì n h iề u , có c ả cá c y ế u tố c h ủ q u a n và k h á c h q u an m à lã n h đ ạ o p h ò n g c ũ n g n h ư n gư ờ i làm c ô n g tá c vãn th ư cần rút k in h n g h iệ m đ ể th ự c h iệ n tố t h ơ n h o ặ c th a m m ư u ch o lã n h đ ạo K h o a b an h à n h các qu y đ ịn h cụ th ể về c ô n g tá c n à y , m à tro n g đó c ầ n q u y đ ịn h rõ chứ c n ăn g n h iệ m vụ củ a v ăn th ư , n g ư ờ i là m c ô n g tác văn thư, và c ủ a n h ữ n g n gư ờ i có liê n q u an đến cô n g tác v ăn th ư , c ũ n g n h ư c á c c h ế độ và cơ c h ế ch ín h sá ch k h á c có liê n quan.