phẩm tại Công ty liên doanh xây dựng VIC
Để thu hút được các nhà đầu tư nước ngoài thì vấn đề đặt ra là làm sao tạo được mặt bằng chung về công tác quản lý tài chính. Tạo được tiếng nói chung giữa các nước trên thế giới để tạo điều kiện thuận lợi cho việc thẩm định các dự án đầu tư cũng như phân tích tình hình tài chính của các công ty nước ngoài.
Vì vậy hoàn thiện công tác kế toán phải hướng đến mục tiêu phù hợp với các chuẩn mực kế toán quốc tế, áp dụng một cách linh hoạt đối với các loại hình doanh nghiệp Việt nam. Đồng thời phải nghiên cứu, học tập những phương pháp tối ưu từ kế toán các quốc gia khác. Có như vậy kế toán Việt nam mới có thể tránh được tình trạng lạc hậu, thích nghi được với tình hình chung của thế giới.
Bên cạnh đó, hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán phải đúng với những quy định trong điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước, theo chế độ kế toán do Nhà nước ban hành và phù hợp với các chính sách, chế độ quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước hiện nay.
Hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán phải phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý của Công ty. Mỗi doanh nghiệp có một đặc điểm và điều kiện riêng nên không thể có một mô hình kế toán chung cho tất cả các doanh nghiệp. Để tổ chức tốt công tác kế toán đảm bảo phát huy tốt vai trò, tác dụng của kế toán đối với công tác quản lý thì việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, tính chất của doanh nghiệp và trình độ chuyên môn của nhân viên kế toán.
bảo tiết kiệm và hiệu quả. Tiết kiệm và hiệu quả là nguyên tắc kinh doanh nói chung và tổ chức công tác kế toán nói riêng. Thực hiện nguyên tắc này phải đảm bảo tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp lý, thực hiện tốt nhất các chức năng nhiệm vụ của kế toán.
Hoàn thiện công tác kế toán phải đảm bảo thực hiện tốt chức năng thông tin cho các nhà quản lý doanh nghiệp. Đối với phần hành chi phí giá thành các khoản mục chi phí và giá thành đưa ra vừa cần đảm bảo được tính trung thực, vừa phải tập hợp sao cho rõ ràng, chính xác từng khoản mục. Cụ thể các doanh nghiệp nên mở đầy đủ các tài khoản cấp hai trong khả năng có thể đồng thời mở đầy đủ các sổ chi tiết để theo dõi từng công trình thi công, từng thời điểm cho thích hợp.
Từ những tồn tại trong quản lý và trong công tác hạch toán kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm ở trên, tôi xin đưa ra một số ý kiến nhằm góp phần hoàn thiện công tác hạch toán kế toán ở Công ty.
Việc luân chuyển chứng từ
Chứng từ là căn cứ để kế toán quản lý chi phí và ghi sổ kế toán cho nên việc luân chuyển chứng từ kịp thời là rất cần thiết. Song do nhiều lý do khách quan và chủ quan mà chứng từ không được tập hợp kịp thời. Có nhiều nguyên nhân nhưng nguyên nhân chủ yếu là do Công ty có địa bàn hoạt động rất rộng, nhiều công trình xây lắp điện tại các vùng sâu vùng xa, và do trách nhiệm từ phía các đội chưa thực sự quan tâm đến vấn đề này cho nên chứng từ ở các đội xây lắp gửi về thường chậm trễ. Có những chứng từ phát sinh từ năm 2007 đến năm 2008 mới được tính vào chi phí của năm 2008. Ví dụ chi phí điện nước mua ngoài phát sinh từ 11/8/2007 tại xưởng cơ khí, đến quý IV/2008 mới được đưa vào giá thành.
Việc chậm luân chuyển chứng từ dẫn đến việc tính chi phí giá thành của các công trình thi công không chính xác, thông tin tài chính đưa ra sai lệch.
Hơn nữa, do đặc thù sản xuất nên các chứng từ, các bảng kê gửi lên được tập hợp theo quý, dẫn đến tình trạng vào những thời điểm này, khối lượng công việc của phòng tài chính – kế toán thường rất lớn, khiến cho việc tập hợp chi phí và phân bổ chi phí gặp nhiều khó khăn. Dễ dẫn đến những sai sót không đáng có như bỏ sót nghiệp vụ, ghi nhầm số liệu...
Theo cách hạch toán mới hiện nay tất cả các khoản chi phí khoán cho các xí nghiệp đều được hạch toán qua tài khoản tạm ứng 141. Các xí nghiệp tự lo liệu về nguyên vật liệu, nhân công ... Mà cuối quý chứng từ từ các xí nghiệp mới được gửi về, căn cứ vào đó Công ty lập các nghiệp vụ thanh toán tạm ứng. Do đó các xí nghiệp không thực hiện đựơc các nguyên tắc thanh toán dứt điểm lần này mới được tạm ứng lần sau mà phải khất nợ.
Như vậy theo em để giảm tình trạng luân chuyển chứng từ chậm và giảm bớt khối lượng công việc cho kế toán vào cuối quý, theo em các xí nghiệp nên gửi chứng từ về phòng kế toán làm 2 hoặc 3 lần trong quý thì sẽ tránh được tình trạng chứng từ về dồn dập từ tất cả các xí nghiệp về phòng kế toán Công ty cuối quý.
Hơn nữa nếu thực hiện được quy định thanh toán tạm ứng dứt điểm chi phí lần trước thì mới được tạm ứng lần sau thì các chủ công trình sẽ có trách nhiệm nộp được chứng từ cho phòng Tài chính – Kế toán.
Hoạt động xây lắp là một loại hình phức tạp, sản phẩm xây lắp cũng rất đa dạng.
Việc tập hợp chi phí cho từng công trình, hạng mục công trình theo quý gặp nhiều khó khăn.
Nhưng muốn phân tích hiệu quả tình hình sản xuất kinh doanh cho từng quý thì không có cách nào khác là phải tập hợp chi phí đúng thời điểm. Muốn làm được việc này phải nâng cao trách nhiệm của chủ nhiệm công trình, các
đội trưởng đội xây dựng, về tính cấp thiết và tầm quan trọng của luân chuyển chứng từ kịp thời theo từng khoản mục, từng thời điểm rõ ràng. Có như vậy việc tính giá thành của công trình, hạng mục công trình sẽ trở nên thuận lợi hơn và chính xác hơn.
Hoàn thiện hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chi phí nguyên vật liệu là khoản chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí sản xuất của Công ty. Hiện nay ở Công ty với các cơ chế khoán, toàn bộ khoản chi phí này là do các xí nghiệp xây lắp tự tìm nguồn cung cấp, tự mua sắm theo theo dự toán và gửi về Công ty. Điều này có ưu điểm là tạo sự chủ động cho các xí nghiệp xây lắp nhưng có thể xảy ra gian lận hoặc thất thoát, lãng phí trong khâu mua sắm, quản lý và sử dụngvật tư bằng cách bố trí nhân viên thường xuyên theo dõi chi phí vật tư tại các xí nghiệp, ở các công trình. Công ty cũng rất tăng cường kiểm tra, giám sát việc ghi chép các chứng từ ban đầu của nhân viên, có các biện pháp xử lý thích đáng các trường hợp vi phạm.
Về công tác hạch toán kế toán. Do hình thức kinh doanh của doanh nghiệp là nguyên vật liệu mua về xuất thẳng cho công trình, cho nên việc hạch toán qua tài khoản 152 theo em là không cần thiết. Khi phát sinh chi phí nguyên vật liệu kế toán các đội nên tập hợp thẳng vào tài khoản 621, 627 luôn. Điều này sẽ giảm được nhiều thao tác đáng kể cho người làm công tác kế toán của Công ty.
Hơn nữa hiện nay Xí nghiệp chưa mở các tài khoản cấp 2, các bảng phân bổ để theo dõi khoản mục chi phí nguyên vật liệu chính, chi phí nguyên vật liệu phụ để có thể tạo tính rõ ràng cho các thông tin tài chính, phục vụ cho việc so sánh với dự toán và lập dự toán cho các giai đoạn sau.
Hạch toán chi phí nhân công:
Hiện nay Công ty đang tiến hành hạch toán chi phí từ các xí nghiệp theo hàng quý. Chi phí nhân công trực tiếp cũng chỉ được quyết toán theo quý.
Các đội trưởng tiến hành chấm công, tính điểm năng suất lao động, hàng quý gửi dự toán lên Công ty. Sau khi đã được quyết toán, các đội tiến hành trả công cho công nhân.
Công thức tính lương Công ty đang áp dụng đã thể hiện được tính ưu việt, kết hợp được cả lương thời gian và lương sản phẩm, em đã trình bày ở Chương II. Nhưng việc tính lương vẫn còn một số điểm chưa hợp lý.
+ Thứ nhất: Hàng quý, tức là 3 tháng một lần các xí nghiệp mới tiến hành chấp điểm NSLĐ cho từng người. Điểm số này sẽ là căn cứ quan trọng để hạch toán lương cuối quý. Như vậy người lao động sẽ nhận được một mức lương không đổi trong quý đó. Điều này gây bất lợi cho công tác theo dõi vì thời gian cho một quý là quá dài, hàng quý Công ty mới tiến hành tính và trả lương cho công nhân, sẽ giảm bớt khả năng khuyến khích động viên những cố gắng của người lao động trong công viếc một cách kịp thời.
+ Thứ hai: Về khoản trích trước tiền lương nghỉ phép cho công nhân. Là doanh nghiệp xây lắp, tiến độ thi công các công trình còn phụ thuộc rất nhiều vào thời tiết. Chẳng hạn khi mùa mưa bão, các công trình thi công gặp nhiều khó khăn, có khi công nhân phải nghỉ việc nhiều. Khi đó số lượng công nhân nghỉ pháp tăng lên rất nhiều, dẫn đến tiến độ công trình thi công chậm nhưng vẫn phát sinh chi phí nhân công.
Hiện nay Công ty đã tiến hành trích trước chi phí tiền lương nghỉ pháp cho công nhân viên. Tuy nhiên việc trích vẫn chưa đồng đều.
Chế độ kế toán hiện nay quy định rất chặt chẽ về chi phí trả trước và chi phí trích trước để tránh tình trạng các doanh nghiệp khai tăng chi phí trong kỳ hoặc ngược lại.
Theo em Công ty nên đều đặn trích các khoản chi phí này trong khuôn khổ cho phép. Để điều hoà các khoản chi phí trong năm, tạo tính chính xác cao cho giá thành công trình thi công.
Hạch toán chi phí thiệt hại trong sản xuất
Trong sản xuất xây lắp các công trình thi công ngoài trời, chịu ảnh hưởng của thời tiết thiên tai, địch hoạ do đó nhiều công trình thường bị thiệt hại bất ngờ. Có những trường hợp công trình không đảm bảo yêu cầu phải phá đi làm lại. Theo chế độ quy định các khoản thiệt hại trong sản xuất không được tính vào giá thành. Do đó kế toán cần phải tiến hành ghi giảm chi phí. Tuy nhiên tại Công ty không phản ánh phát sinh khoản chi phí này vì:
Các đội thi công không giám sát chặt chẽ, khi phát sinh thiệt hại không lập biên bản và kiểm kê xác định giá trị thiệt hại để từ đó có căn cứ xác định nguyên nhân gây thiệt hại. Việc không phản ánh thiệt hại sẽ làm sai lệch thông tin kế toán, gây khó khăn cho nhà quản trị đánh giá chính xác hiệu quả công tác quản lý hiện tại của Công ty.
Vì vậy, Công ty cần tăng cường công tác quản trị nội bộ, cử cán bộ giám sát chặt chẽ quá trình hoạt động thi công xây lắp của các đội , khi phát sinh thiệt hại thì buộc các đội phải tiến hành xác định gía trị thiệt hại, xác định nguyên nhân gây thiệt hại đề ra các biện pháp sử lý kịp thời và lập biên bản gửi về Công ty.
Xử lý thiệt hại như sau:
Nợ TK 1388( khoản bồi thường của người làm hỏng) Nợ TK 821 ( thiệt hại tính vào chi phí bất thường) Nợ TK 131 ( nếu phải thu của đơn vị chủ đầu tư) Có TK 1381 (chi tiết )
Về phương pháp tập hợp chi phí sản xuất
Công ty tập hợp chi phí sản xuất theo quý và theo dõi trên Sổ tài khoản 154. Tại các đội sản xuất, cuối quý, kế toán căn cứ trên Sổ tài khoản lập các bảng kê chi tiết và Báo cáo chi phí sản xuất gửi lên Công ty. Kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc các đội tập hợp gửi lên để lập các bảng kê tập hợp chi
phí sau đó đối chiếu với các bảng kê các đội sản xuất gửi lên. Các bảng kê của các đội chỉ mang tính chất tham khảo và hỗ trợ còn giá trị thực tế phải qua khâu xét duyệt chứng từ và sàng lọc chứng từ tại phòng kế toán Công ty. Sau đó kế toán tập hợp các chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong quí tổng hợp cho từng công trình, hạng mục công trình và tính nên giá thành toàn bộ.
Các số liệu kế toán chi tiết và tổng hợp chỉ được hình thành sau khi đã tập hợp đủ các khâu trên. Do đó các thông tin kế toán được cung cấp rất chậm, ảnh hưởng đến việc ra quyết định của nhà quản lý, đặc biệt là trong giai đoạn hiện nay, giai đoạn bùng nổ của thông tin, các thông tin luôn biến động từng giờ từng phút. Do vậy, việc cung cấp các thông tin kế toán cần có sự đổi mới để đáp ứng kịp thời yêu cầu của công tác quản lý. Như vậy nên chăng Công ty tiến hành tập hợp chi phí sản xuất theo tháng tại các đơn vị sản xuất rồi báo cáo nhanh lên Công ty. Cuối quí, Căn cứ vào Báo cáo chi phí sản xuất của tháng, kế toán tính tổng hợp số liệu để lập Báo cáo chi phí sản xuất của cả quí. Việc này giúp cho thông tin kế toán được đưa tới nhà quản lý được nhanh hơn, kịp thời hơn.
Về hệ thống tài khoản kế toán:
+Thứ nhất: Hiện nay Công ty đang sử dụng TK 141 để phản ánh các khoản Công ty khoán cho các đội. Điều này là hoàn toàn đúng với chế độ kế toán hiện hành đối với loại hình doanh nghiệp chưa phân cấp kế toán riêng như tình hình Công ty. Nhưng theo em hiện nay Công ty chưa xây dựng hệ thống tiểu khoản để theo dõi chi tiết một cách khoa học các khoản mục chi phí phát sinh.
Cụ thể:
TK 1411 “Tạm ứng lương và các khoản phụ cấp theo lương” TK 1412 “ Tạm ứng mua vật tư hàng hoá”
TK 1413 “ Tạm ứng chi phí giao khoán xây lắp nội bộ” TK 1418 “ Tạm ứng khác”
+ Thứ hai: Để có thể tồn tại và đứng vững trong nền kinh tế thị trường, hiện nay Công ty còn thực hiện nhiều chức năng khác như thiết kế, tự gia công cột điện, cột tiếp địa. Các mảng này đều được tập hợp vào TK 154.
Vì vậy, theo em Công ty nên mở chi tiết TK 154 để có thể theo dõi từng mảng phát sinh cụ thể hơn. Cụ thể:
TK “1541” – Xây lắp
TK “1542” – Sản phẩm khác TK “1543” – Dịch vụ
TK “1544” – Chi phí bảo hành xây lắp
Hoàn thiện tổ chức sổ sách kế toán:
Thứ nhất: Hạch toán một cách chính xác và đầy đủ chi phí sản xuất kinh doanh là vấn đề sống còn của doanh nghiệp. Nhưng hạch toán đúng chi phí cũng là quan tâm lớn của các nhà đầu tư, ngân hàng, cơ quan thuế. Vì vậy theo em Công ty nên lập Bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định để tiện cho công tác theo dõi sự biến động của tài sản khối quản lý và khối sản xuất.
Thứ hai: Công ty hạch toán theo hình thức nửa tập trung nửa phân tán do đó các bảng biểu các đội lập gửi lên Công ty và các bảng liệt kê Công ty lập có sự trùng lắp.
Theo quy định của chế độ là các nghiệp vụ đã vào sổ Nhật ký đặc biệt thì không cần vào Sổ Nhật ký chung. Như vậy bằng việc thay thế các bảng liệt kê và phân tích chứng từ gốc bằng các Sổ nhật ký đặc biệt kế toán đã giảm đi một khối lượng lớn công việc bằng cách không cần vào Sổ Nhật ký chung các khoản mục đó.
Hiện đại hoá công tác kế toán
Do quy định về thời gian tập hợp chi phí là hàng quý, do đó công tác hạch toán kế toán vào cuối quý rất vất vả. Vì vậy hiện đại hoá các phần mềm